Ở công ty có những việc lẽ ra chỉ mất vài phút là xong.
Ví dụ, chỉ cần kiểm tra xem danh sách nhân viên gửi đi hằng tháng có cột "chức vụ" hay không.
Kiểm tra xong, kết quả là:
Tháng 4: không có chức vụ
Tháng 5: không có chức vụ
Vậy là nắm xong hiện trạng.
Bước tiếp theo rất đơn giản:
Từ trước đến nay, danh sách vẫn được gửi mà không có chức vụ.
Nếu từ giờ cần chức vụ, bên em sẽ thêm vào.
Nếu dùng cho số phát hành ngày 16, bên em sẽ xác nhận ngày cần và ngày chốt số liệu.
Thế là ổn.
Vậy mà ở một số nơi, chuyện đơn giản này lại bị biến thành "truy tìm thủ phạm" hay "kết luận ai làm sai".
Biết đâu là lỗi của em
Anh không muốn bị mắng vì trả lời bừa
Phải nắm hiện trạng trước đã
Nhanh lên, lát nữa anh có họp
Đó là chuyện khác
Ý em là người chỉ ra điều đó nói sai à
Đến mức này thì công việc không tiến triển được.
Thứ cần không phải bản án có tội cho quá khứ.
Thứ cần là quyết định cách làm từ nay về sau.
"Tháng 4 không có, tháng 5 không có" chỉ là nắm hiện trạng, không phải chứng cứ ở tòa
Xem lại tài liệu cũ không phải là điều xấu.
Thậm chí có lúc phải xem mới nắm được hiện trạng.
Như lần này, việc kiểm tra
tháng 4 có chức vụ hay không
tháng 5 có chức vụ hay không
là điều rất tự nhiên để nắm hiện trạng.
Nhưng nếu kết quả là
tháng 4 không có
tháng 5 không có
thì điều đầu tiên có thể kết luận chỉ là:
Từ trước đến nay vẫn vận hành mà không có chức vụ.
Đến đây là đủ.
Từ đó, chỉ cần quyết định những điều sau:
Từ giờ có cần chức vụ không
Từ giờ có đưa chức vụ vào không
Bắt đầu từ lần này
Hay từ lần sau
Dùng số liệu tính đến ngày nào
Cần có chậm nhất vào ngày nào
Nhưng ở những nơi làm việc kém giải quyết vấn đề, câu chuyện lại lệch hướng ngay tại đây.
Sao lại không có
Ai đã bỏ sót
Đây có phải lỗi của người phụ trách không
Phòng ban khác chỉ ra như vậy có đúng không
Người tiền nhiệm đã làm thế nào
Như vậy, việc xem lại quá khứ không còn là dữ liệu để quyết định cách vận hành sắp tới, mà thành chất liệu để đổ lỗi cho ai đó.
Thật vô ích.
Nếu có yêu cầu bổ sung, chỉ cần nói "vậy bên em thêm vào" là xong
Trong công việc, đôi khi đến sau mới biết cần thêm một mục.
Chuyện đó rất bình thường.
Khi phòng ban khác thực sự dùng danh sách, họ có thể nhận ra:
Không có chức vụ thì khó hiểu
Chỉ có bộ phận thì không đủ để đánh giá
Nếu dùng cho số ngày 16, muốn số liệu mới hơn một chút
Đó không phải điều xấu.
Nếu dùng rồi mới thấy cần mục gì, đó là cơ hội để cải thiện công việc.
Câu trả lời tự nhiên chỉ cần như vậy:
Em hiểu rồi, từ giờ cũng cần chức vụ ạ.
Vậy từ lần sau, bên em sẽ thêm cột này vào.
Nếu cần thì nói tiếp:
Nếu lần này cũng cần, bên em sẽ làm lại bản có chức vụ.
Nếu dùng cho số phát hành ngày 16, bên em sẽ xác nhận ngày cần và ngày chốt số liệu.
Thế là công việc chạy.
Nhưng hễ trộn vào chuyện "ai sai" thì mọi thứ lập tức rối tung.
Vậy là từ trước đến giờ làm sai à
Người chỉ ra bảo là không đúng à
Biết đâu là lỗi của người phụ trách
Trả lời bừa là bị mắng
Không phải vậy.
Có yêu cầu bổ sung.
Thì thêm vào.
Chưa được quy định.
Thì quy định.
Chỉ có thế thôi.
Khi "không muốn bị mắng" trở thành mục tiêu, công việc không tiến lên được
Điều rắc rối trong những tình huống này là mục tiêu của sếp hoặc người phụ trách bị lệch đi.
Mục tiêu thật sự là
để phòng ban kia nhận được dữ liệu có đủ các mục cần thiết vào đúng lúc họ cần
Nhưng trên thực tế, mục tiêu đôi khi biến thành:
muốn gom sẵn lý lẽ để trả lời, khỏi bị mắng
Sự lệch mục tiêu này làm tăng gánh nặng cho người làm.
Chỉ cần hỏi "phòng ban kia muốn gì, khi nào" thì mọi thứ sẽ nhanh gọn.
Có cần chức vụ không ạ
Cần số liệu tính đến ngày nào ạ
Chậm nhất ngày nào cần gửi ạ
Cần từ lần này hay từ lần sau cũng được ạ
Hỏi những câu này là gần như xong.
Nhưng khi "không muốn bị mắng" thành mục tiêu, sự quan tâm không còn đặt ở đó nữa.
Tháng 4 và tháng 5 thế nào
Lỗi của ai
Trả lời thế nào để không bị quy trách nhiệm
Không muốn bị mắng vì trả lời bừa cho phòng ban khác
Dĩ nhiên trả lời bừa là không tốt.
Nhưng để trả lời chính xác thì không cần phải truy tìm thủ phạm.
Điều cần là sự sắp xếp như sau:
Trước đây là thế này
Từ giờ sẽ làm thế này
Sẽ xác nhận ngày cần và ngày chốt số liệu
Nếu lấy "không muốn bị mắng" làm trung tâm, công việc sẽ chuyển sang tư thế phòng thủ.
Khi đó mục tiêu từ "giải quyết vấn đề của bên kia" biến thành "không để mình bị quy trách nhiệm".
Chính điều này làm hiện trường mệt mỏi.
Gánh nặng đè lên người làm không chỉ là công việc
Thứ bị bào mòn trong kiểu trao đổi này không chỉ là thời gian làm việc.
Người làm bị dồn cả những gánh nặng sau cùng lúc:
- Gánh nặng kiểm tra tài liệu cũ
- Gánh nặng nghĩ ra cách làm cho sau này
- Gánh nặng sắp xếp yêu cầu của phòng ban khác
- Gánh nặng bị nghi ngờ "biết đâu là lỗi của em"
- Gánh nặng xử lý cái "không muốn bị mắng" của sếp
- Gánh nặng áp lực thời gian từ câu "nhanh lên"
- Nỗi bực vì những điểm lẽ ra cần kiểm tra lại bị phớt lờ
Nghĩa là đây không chỉ là việc kiểm tra thông thường.
Việc kiểm tra + nghi ngờ làm sai + áp lực thời gian + xử lý cảm xúc + xác định yêu cầu
bị ném vào cùng một lúc.
Bảo sao động lực cứ cạn dần.
Nếu chỉ kiểm tra "tháng 4 không có, tháng 5 không có" thì có lẽ 5 phút là xong.
Nhưng cộng thêm "biết đâu là lỗi của em", "anh không muốn bị mắng", "nhanh lên" thì câu chuyện khác hẳn.
Không phải bản thân công việc, mà chính áp lực thừa thãi đã rút cạn năng lượng của bạn.
"Nắm hiện trạng trước" là đúng, nhưng nếu không đi tiếp thì chẳng có ý nghĩa gì
Dĩ nhiên nắm hiện trạng là quan trọng.
Trước đây có chức vụ hay không?
Từ trước đến nay có nộp vào đầu tháng không?
Phòng ban khác đã xem những gì?
Kiểm tra những điều này tự nó không có gì xấu.
Chỉ có điều, nắm hiện trạng không phải đích đến.
Nó là dữ liệu để chuyển sang quyết định tiếp theo.
Tháng 4 không có
Tháng 5 không có
Từ trước đến nay vận hành không có chức vụ
Vậy từ giờ có đưa chức vụ vào không
Nếu là số ngày 16 thì cần số liệu tính đến ngày nào
Ngày nộp là ngày nào
Phải đi đến đây thì mới thành công việc.
Nếu chỉ nắm hiện trạng rồi dừng ở
Biết đâu là lỗi của em
Trả lời bừa là bị mắng
Phải nắm hiện trạng trước đã
Lịch trình hay ngày chốt là chuyện khác
thì đó không phải làm việc, mà là phòng thủ.
Hiện trạng nên được dùng để quyết định cách làm, chứ không phải để tìm người chịu trách nhiệm.
Không hỏi "ngày cần" và "ngày chốt số liệu" thì không đáp ứng được mục tiêu của bên kia
Điều thực sự làm phòng ban kia khó khăn có lẽ là:
Muốn có dữ liệu với đủ các mục cần thiết vào đúng thời điểm cần
Nếu vậy, những điều cần xác nhận rất rõ ràng.
1. Cần những mục nào
Có cần chức vụ không?
Chỉ có bộ phận có đủ không?
Có cần cả mã nhân viên hay ngày vào công ty không?
2. Cần số liệu tính đến ngày nào
Đầu tháng?
Ngay trước khi phát hành ngày 16?
Ngày làm việc trước ngày phát hành?
Thời điểm quyết định nhân sự đã được cập nhật?
3. Cần chậm nhất vào ngày nào
Nếu dùng cho số ngày 16 thì cần trước mấy ngày?
Kiểm tra, in ấn và phê duyệt mất bao lâu?
Nếu không hỏi ba điều này mà chỉ đào bới quá khứ thì không đáp ứng được mục tiêu của bên kia.
Chẳng hạn, dù đã xác nhận tháng 4 và tháng 5 có chức vụ hay không, điều đó cũng không quyết định được từ tháng 6 có cần chức vụ không.
Trước đây không có mà giờ cần thì thêm vào.
Trước đây có mà giờ không cần thì bỏ đi.
Quá khứ chỉ là tài liệu tham khảo, không phải quy định của tương lai.
Câu trả lời thật sự cần chỉ như thế này là đủ
Trong tình huống này, nếu trả lời phòng ban kia thì đại khái thế này là được:
Bên em đã kiểm tra, cả tháng 4 và tháng 5 đều không có chức vụ.
Từ trước đến nay, danh sách được nộp vào đầu tháng và không có chức vụ.
Nếu từ giờ cần chức vụ, bên em sẽ thêm vào danh sách.
Nếu dùng cho số phát hành ngày 16, nhờ bên anh/chị cho biết cần số liệu tính đến ngày nào và chậm nhất ngày nào cần nộp.
Thế là đủ.
Đoạn văn này đã có đủ thông tin cần thiết:
- Tình trạng trong quá khứ
- Cách vận hành từ trước đến nay
- Cách xử lý sắp tới
- Những điểm cần xác nhận với bên kia
Nếu gửi đi rồi mà vẫn bị nói
Biết đâu là lỗi của em
Đó là chuyện khác
Phải nắm hiện trạng trước
Nhanh lên
thì đó không còn là chuyện sắp xếp công việc, mà là xử lý nỗi lo của người khác.
Bạn không cần gánh đến mức đó.
Mấy mẫu câu ngắn dùng được ngay ở công ty
Khi chỉ được yêu cầu xác nhận hiện trạng
Em đã kiểm tra.
Cả tháng 4 và tháng 5 đều không có chức vụ.
Khi muốn tách hiện tại và tương lai
Hiện tại, từ trước đến nay danh sách được nộp đầu tháng mà không có chức vụ.
Nếu cần thì từ lần sau em sẽ thêm chức vụ vào.
Khi muốn xác nhận thời điểm sử dụng
Nếu dùng cho số phát hành ngày 16, em nghĩ nên xác nhận cần số liệu tính đến ngày nào và chậm nhất ngày nào cần nộp.
Khi câu chuyện sắp trôi sang quy trách nhiệm
Em hiểu là không phải ai đó làm sai, mà từ trước đến nay chưa có quy định coi chức vụ là mục bắt buộc.
Em mong mình quyết định xem có đưa chức vụ vào làm chuẩn từ giờ trở đi không ạ.
Khi sếp giục
Trước hết, hiện trạng là cả tháng 4 và tháng 5 đều không có chức vụ.
Còn cách làm sắp tới, sẽ quyết định sau khi xác nhận các mục cần có, ngày chốt số liệu và ngày nộp.
Điểm mấu chốt là tách sự thật khỏi quyết định cho tương lai.
Quá khứ: tháng 4 không có, tháng 5 không có
Hiện tại: vận hành không có chức vụ
Tương lai: cần thì thêm vào
Chưa định nghĩa: ngày cần và ngày chốt số liệu
Vậy là gọn.
Mất động lực không phải vì lười
Sau những lần trao đổi như vậy, đôi khi người ta mất hết động lực.
Điều đó là tự nhiên.
Vì người làm không phải là không làm việc.
Ngược lại, họ đã làm
kiểm tra quá khứ
sắp xếp hiện trạng
đề xuất cách xử lý sắp tới
liệt kê điều cần hỏi phòng ban kia
đề xuất cách xác định yêu cầu
vậy mà lại nhận về
Biết đâu là lỗi của em
Anh không muốn bị mắng
Nhanh lên
Đó là chuyện khác
Điều này bào mòn nhất chính là những người muốn đẩy công việc tiến lên.
Vì họ đã thấy đường giải quyết đúng, nhưng đối phương lại cứ khăng khăng "đào bới trách nhiệm" và "tránh bị mắng".
Mất động lực không phải vì thiếu năng lực.
Mà vì người muốn đẩy công việc tiến lên đã bị cuốn vào một cuộc trò chuyện không đi đến đâu.
Phía quản lý nên làm gì
Nếu phía quản lý muốn phòng tránh vấn đề này thì không khó.
1. Biến "đại khái thế này" thành quy định
Đừng chỉ ném một bản mẫu.
Hãy định rõ các mục bắt buộc, ngày chốt số liệu và ngày nộp.
2. Đừng biến yêu cầu bổ sung thành chuyện quy trách nhiệm
Nếu cần mục mới thì cứ thêm vào.
Đừng bắt đầu bằng việc kết luận lỗi của quá khứ.
3. Làm rõ mục đích của việc xem lại quá khứ
Nếu đào lại quá khứ, hãy coi đó là tư liệu để quyết định chuẩn mực sắp tới.
Đừng dùng nó để truy tìm thủ phạm.
4. Đừng đẩy cái "không muốn bị mắng" xuống cấp dưới
Nỗi lo có thể bị phòng ban khác phàn nàn đừng chuyển thành áp lực cho người làm bên dưới.
Nỗi lo của quản lý thì quản lý tự xử lý.
5. Hỏi ngày cần và ngày chốt số liệu
Điều bên kia thực sự gặp khó là không có thông tin cần thiết vào thời điểm cần thiết.
Vậy thì xác nhận ngày cần và ngày chốt số liệu là ưu tiên hàng đầu.
Tóm lại: gặp chỗ chưa được định nghĩa thì đừng đổ lỗi. Hãy quyết định.
Tháng 4 không có.
Tháng 5 không có.
Việc kiểm tra này chỉ cho biết cách vận hành trong quá khứ.
Từ đó, việc cần làm chỉ là:
Từ trước đến nay vận hành không có chức vụ
Nếu cần thì thêm chức vụ từ giờ
Nếu dùng cho số ngày 16 thì xác nhận ngày cần và ngày chốt số liệu
Chỉ có vậy.
Nếu biến nó thành
Ai sai
Biết đâu là lỗi của em
Người chỉ ra có nói sai không
Trả lời bừa là bị mắng
Nhanh lên
thì công việc lập tức trở nên vô nghĩa.
Gặp chỗ chưa được định nghĩa, đừng đổ lỗi.
Hãy quyết định.
Xem lại quá khứ không phải để truy tìm thủ phạm, mà để định ra chuẩn mực cho sau này.
Thứ cần không phải giọng to, không phải đào bới trách nhiệm, cũng không phải tránh bị mắng.
Thứ cần là định nghĩa về các mục cần có, ngày chốt số liệu và ngày nộp.
Đừng biến một chuyện chỉ cần kết thúc bằng "tháng 4 không có, tháng 5 không có" thành một phiên tòa hề.
