Di kantor, ada urusan yang seharusnya beres dalam beberapa menit.
Misalnya, cuma mengecek apakah daftar karyawan yang dikirim tiap bulan sudah memuat kolom "jabatan".
Setelah dicek, hasilnya begini:
April: tidak ada jabatan
Mei: tidak ada jabatan
Dengan ini, kondisi saat ini sudah jelas.
Langkah berikutnya sederhana:
Sampai sekarang, daftar ini dikirim tanpa jabatan.
Kalau ke depannya diperlukan, akan kami tambahkan.
Kalau mau dipakai untuk terbitan tanggal 16, kami akan konfirmasi tanggal kapan dibutuhkan dan tanggal acuan datanya.
Cukup begitu.
Tapi di sebagian kantor, urusan sesederhana ini entah kenapa berubah jadi "cari kambing hitam" atau "vonis kesalahan".
Mungkin ini salahmu
Aku nggak mau dimarahi gara-gara jawab asal
Pahami kondisi sekarang dulu
Cepetan. Habis ini aku ada rapat
Itu urusan lain
Jadi maksudmu orang yang menunjukkan itu salah?
Kalau sudah begini, pekerjaan tidak akan maju.
Yang dibutuhkan bukan vonis bersalah atas masa lalu.
Yang dibutuhkan adalah keputusan tentang aturan ke depan.
"April tidak ada, Mei tidak ada" itu cek kondisi, bukan barang bukti di pengadilan
Memeriksa dokumen lama itu sendiri bukan hal buruk.
Malah kadang perlu untuk memahami kondisi saat ini.
Seperti kasus ini, mengecek
apakah bulan April ada jabatannya
apakah bulan Mei ada jabatannya
adalah hal yang wajar untuk memahami kondisi saat ini.
Tapi kalau hasilnya
April: tidak ada
Mei: tidak ada
maka yang bisa disimpulkan pertama kali hanyalah ini:
Selama ini dijalankan tanpa jabatan.
Sampai di sini sudah cukup.
Setelah itu, tinggal memutuskan:
Apakah ke depan tetap tanpa jabatan?
Apakah ke depan jabatan dimasukkan?
Mulai dari pengiriman kali ini?
Atau mulai pengiriman berikutnya?
Pakai data per tanggal berapa?
Dibutuhkan paling lambat tanggal berapa?
Tapi kantor yang lemah dalam menyelesaikan masalah biasanya melenceng di titik ini.
Kenapa tidak dimasukkan?
Siapa yang melewatkan?
Ini kesalahan orang yang bertugas?
Apakah teguran dari departemen lain itu benar?
Bagaimana dulu pendahulunya mengerjakan?
Kalau begini, mengecek masa lalu bukan lagi bahan untuk menentukan operasional ke depan, tapi jadi bahan untuk menyalahkan seseorang.
Ini sia-sia.
Kalau ada permintaan tambahan, jawabannya cukup "oke, kami masukkan"
Dalam pekerjaan, kadang baru belakangan ketahuan ada kolom yang diperlukan.
Itu hal biasa.
Ketika departemen lain benar-benar memakai daftar itu, mereka bisa sadar bahwa:
Tanpa jabatan jadi susah dipahami
Dengan unit kerja saja tidak bisa menilai
Kalau untuk terbitan tanggal 16, kami mau data yang sedikit lebih baru
Ini bukan hal buruk.
Kalau setelah dipakai terlihat kolom apa yang kurang, itu kesempatan untuk memperbaiki cara kerja.
Jawaban yang wajar cukup begini:
Oh begitu, jadi ke depan jabatan juga diperlukan ya.
Kalau begitu, mulai pengiriman berikutnya kami tambahkan kolomnya.
Kalau perlu, lanjutkan:
Kalau pengiriman kali ini juga perlu, kami buat ulang dengan jabatan.
Kalau untuk terbitan tanggal 16, kami akan konfirmasi tanggal dibutuhkan dan tanggal acuan datanya.
Dengan begini pekerjaan jalan.
Tapi begitu "siapa yang salah" dicampur ke dalamnya, mendadak jadi aneh.
Jadi selama ini kita salah?
Orang yang menunjukkan itu bilang kita keliru?
Mungkin kesalahan orang yang bertugas
Kalau jawab asal, nanti dimarahi
Bukan begitu.
Ada permintaan tambahan.
Ya sudah, ditambahkan.
Belum ditentukan.
Ya sudah, ditentukan.
Itu saja.
Kalau "tidak mau dimarahi" jadi tujuan, pekerjaan tidak akan maju
Yang repot dalam situasi seperti ini adalah tujuan atasan atau penanggung jawabnya bergeser.
Tujuan yang sebenarnya adalah
agar departemen lain menerima data yang memuat kolom yang dibutuhkan, pada waktu yang dibutuhkan
Tapi kenyataannya, tujuannya kadang berubah jadi ini:
aku mau kumpulkan bahan untuk menjawab supaya tidak dimarahi
Pergeseran tujuan ini menambah beban di lapangan.
Kalau kita tanya saja "departemen lain butuh apa dan kapan", semuanya cepat selesai.
Apakah jabatan diperlukan?
Data per tanggal berapa yang dibutuhkan?
Paling lambat dikirim tanggal berapa?
Perlu mulai pengiriman kali ini, atau mulai berikutnya saja cukup?
Kalau ini ditanyakan, hampir selesai.
Tapi kalau "tidak mau dimarahi" jadi tujuan, perhatian pun pindah dari situ.
Bagaimana kondisi April dan Mei?
Siapa yang salah?
Bagaimana menjawab supaya tidak disalahkan?
Aku tidak mau dimarahi karena menjawab asal ke departemen lain
Tentu saja menjawab asal itu tidak baik.
Tapi untuk menjawab dengan akurat, yang dibutuhkan bukan mencari kambing hitam.
Yang dibutuhkan adalah rangkuman seperti ini:
Dulu begini
Ke depan begini
Kami akan konfirmasi tanggal dibutuhkan dan tanggal acuan
Kalau "tidak mau dimarahi" ditaruh di pusat, kerja jadi bersikap bertahan.
Lalu tujuannya berubah dari "menyelesaikan masalah pihak lain" menjadi "supaya diri sendiri tidak disalahkan".
Inilah yang melelahkan orang di lapangan.
Beban yang ditanggung pelaksana bukan cuma pekerjaannya
Yang terkuras dalam percakapan seperti ini bukan hanya waktu kerja.
Pelaksana langsung kebagian semua beban ini sekaligus:
- Beban mengecek dokumen lama
- Beban memikirkan aturan ke depan
- Beban merapikan permintaan departemen lain
- Beban dicurigai dengan "mungkin ini salahmu"
- Beban mengurus "tidak mau dimarahi" milik atasan
- Beban tekanan waktu dari "cepetan"
- Stres karena poin yang seharusnya dicek malah diabaikan
Jadi ini bukan sekadar pekerjaan mengecek.
Pekerjaan cek + dugaan salah + tekanan waktu + mengurus emosi + menyusun kebutuhan
semuanya dilempar sekaligus.
Wajar kalau semangat kerja terkikis.
Kalau cuma mengecek "April tidak ada, Mei tidak ada", mungkin 5 menit juga selesai.
Tapi kalau ditambah "mungkin salahmu", "aku nggak mau dimarahi", dan "cepetan", ceritanya jadi lain.
Yang menguras energi bukan pekerjaannya sendiri, melainkan tekanan yang tidak perlu.
"Pahami kondisi dulu" itu benar, tapi tidak ada artinya kalau tidak lanjut ke langkah berikutnya
Tentu saja memahami kondisi saat ini itu penting.
Dulu jabatan ada atau tidak?
Selama ini dikirim awal bulan?
Departemen lain melihat apa?
Mengecek hal-hal ini sendiri tidak masalah.
Tapi memahami kondisi bukanlah tujuan akhir.
Itu adalah bahan untuk melangkah ke keputusan berikutnya.
April tidak ada
Mei tidak ada
Selama ini tanpa jabatan
Lalu ke depan jabatan dimasukkan atau tidak?
Kalau terbitan tanggal 16, butuh data per tanggal berapa?
Tanggal pengirimannya kapan?
Baru kalau sudah sampai sini, ini jadi pekerjaan.
Kalau cuma memahami kondisi lalu berkata
Mungkin salahmu
Kalau jawab asal nanti dimarahi
Pahami kondisi sekarang dulu
Jadwal dan tanggal acuan itu urusan lain
dan berhenti di situ, itu bukan kerja, melainkan bertahan.
Memahami kondisi harus dipakai untuk menentukan spesifikasi, bukan untuk mencari siapa yang bertanggung jawab.
Tanpa menanyakan "tanggal dibutuhkan" dan "tanggal acuan", tujuan pihak lain tidak akan terpenuhi
Yang sebenarnya menyulitkan departemen lain mungkin ini:
Mereka ingin data yang memuat kolom yang diperlukan pada waktu yang diperlukan
Kalau begitu, yang perlu dikonfirmasi sudah jelas.
1. Kolom apa yang diperlukan
Apakah jabatan diperlukan?
Apakah unit kerja saja cukup?
Apakah nomor induk atau tanggal masuk juga diperlukan?
2. Data per tanggal berapa yang dibutuhkan
Per awal bulan?
Tepat sebelum terbitan tanggal 16?
Hari kerja sebelum tanggal terbit?
Saat mutasi karyawan sudah tercatat?
3. Dibutuhkan paling lambat tanggal berapa
Kalau untuk terbitan tanggal 16, berapa hari sebelumnya data harus ada?
Berapa lama waktu untuk pengecekan, pencetakan, dan persetujuan?
Kalau tiga hal ini tidak ditanyakan dan hanya menggali masa lalu, tujuan pihak lain tidak akan terpenuhi.
Misalnya, walaupun sudah dicek apakah April dan Mei ada jabatannya, itu tidak menentukan apakah jabatan diperlukan mulai Juni.
Kalau dulu tidak ada tapi ke depan perlu, tinggal dimasukkan.
Kalau dulu ada tapi ke depan tidak perlu, tinggal dihapus.
Masa lalu adalah bahan referensi, bukan spesifikasi masa depan.
Jawaban yang benar-benar diperlukan cukup begini
Dalam situasi ini, kalau membalas departemen lain, kira-kira begini sudah cukup:
Setelah kami cek, jabatan tidak tercantum baik di bulan April maupun Mei.
Selama ini daftar dikirim di awal bulan tanpa jabatan.
Kalau ke depannya diperlukan, kami akan menambahkan kolom jabatan.
Kalau akan dipakai untuk terbitan tanggal 16, mohon info data per tanggal berapa yang dibutuhkan dan paling lambat tanggal berapa harus dikirim.
Ini sudah cukup.
Pesan ini memuat semua informasi yang diperlukan:
- Kondisi di masa lalu
- Cara kerja selama ini
- Penanganan ke depan
- Poin yang perlu dikonfirmasi ke pihak lain
Kalau setelah ini masih dibilang
Mungkin salahmu
Itu urusan lain
Pahami kondisi dulu
Cepetan
berarti ini sudah bukan merapikan pekerjaan, melainkan mengurus kecemasan orang lain.
Kamu tidak perlu menanggung sampai sejauh itu.
Template singkat yang bisa dipakai di kantor
Saat hanya diminta mengecek kondisi saat ini
Sudah saya cek.
Baik April maupun Mei, jabatan tidak tercantum.
Saat ingin memisahkan kondisi sekarang dan rencana ke depan
Sejauh ini daftar dikirim di awal bulan tanpa jabatan.
Kalau diperlukan, mulai pengiriman berikutnya jabatan akan kami tambahkan.
Saat ingin mengonfirmasi waktu pemakaian
Kalau akan dipakai untuk terbitan tanggal 16, sebaiknya kita konfirmasi dulu data per tanggal berapa yang dibutuhkan dan paling lambat tanggal berapa harus dikirim.
Saat obrolan mulai mengarah ke cari-cari kesalahan
Bukan karena ada yang salah, tapi pemahaman saya sampai sekarang memang belum ada definisi yang menjadikan jabatan sebagai kolom wajib.
Saya ingin kita memutuskan apakah jabatan dimasukkan sebagai standar ke depan.
Saat atasan mendesak
Pertama, kondisi saat ini: baik April maupun Mei tidak ada jabatan.
Untuk pelaksanaan ke depan, kita tentukan setelah mengonfirmasi kolom yang diperlukan, tanggal acuan, dan tanggal pengiriman.
Intinya, pisahkan fakta dari keputusan ke depan.
Masa lalu: April tidak ada, Mei tidak ada
Sekarang: dijalankan tanpa jabatan
Ke depan: dimasukkan kalau perlu
Belum didefinisikan: tanggal dibutuhkan dan tanggal acuan
Dengan begini semuanya rapi.
Semangat yang hilang itu bukan karena malas
Setelah percakapan seperti ini, semangat kerja bisa hilang.
Itu wajar.
Karena pelaksana bukannya tidak bekerja.
Justru dia sudah mengerjakan
pengecekan masa lalu
perapian kondisi saat ini
usulan penanganan ke depan
hal-hal yang perlu dikonfirmasi ke departemen lain
usulan penyusunan kebutuhan
tapi malah dibalas
Mungkin salahmu
Aku nggak mau dimarahi
Cepetan
Itu urusan lain
Semakin orang ingin memajukan pekerjaan, semakin terkuras dia.
Karena jalur penyelesaian yang benar sudah terlihat, tapi lawan bicara malah keukeuh "menggali kesalahan" dan "menghindari omelan".
Semangat yang hilang bukan karena tidak mampu.
Melainkan karena orang yang ingin memajukan pekerjaan terseret ke percakapan yang tidak maju.
Yang harus dilakukan pihak manajemen
Kalau manajemen ingin mencegah masalah ini, caranya tidak sulit.
1. Jadikan "kira-kira begini" sebagai spesifikasi
Jangan hanya melempar contoh.
Tentukan kolom wajib, tanggal acuan, dan tanggal pengiriman.
2. Jangan jadikan permintaan tambahan sebagai urusan salah-benar
Kalau perlu kolom baru, tambahkan saja.
Jangan mulai dengan memvonis kesalahan di masa lalu.
3. Perjelas tujuan mengecek masa lalu
Kalau menggali masa lalu, lihat itu sebagai bahan untuk menentukan standar ke depan.
Jangan dipakai untuk mencari kambing hitam.
4. Jangan oper "tidak mau dimarahi" ke bawahan
Kecemasan akan ditegur departemen lain jangan diteruskan sebagai tekanan ke pelaksana di bawah.
Kecemasan manajemen dirapikan oleh manajemen sendiri.
5. Tanyakan tanggal dibutuhkan dan tanggal acuan
Yang sebenarnya menyulitkan pihak lain adalah tidak adanya informasi yang diperlukan pada waktu yang diperlukan.
Karena itu, mengonfirmasi tanggal dibutuhkan dan tanggal acuan adalah prioritas utama.
Rangkuman: kalau menemukan yang belum didefinisikan, jangan salahkan. Putuskan.
April tidak ada.
Mei tidak ada.
Yang diketahui dari pengecekan ini adalah cara kerja di masa lalu.
Yang perlu dilakukan setelahnya hanyalah ini:
Selama ini dijalankan tanpa jabatan
Kalau ke depan perlu, jabatan ditambahkan
Kalau untuk terbitan tanggal 16, konfirmasi tanggal dibutuhkan dan tanggal acuan
Itu saja.
Kalau ini diubah menjadi
Siapa yang salah?
Mungkin salahmu
Apakah yang menunjukkan itu keliru?
Kalau jawab asal nanti dimarahi
Cepetan
pekerjaan langsung jadi sia-sia.
Kalau menemukan yang belum didefinisikan, jangan salahkan.
Putuskan.
Pengecekan masa lalu dipakai bukan untuk mencari kambing hitam, tetapi untuk menentukan standar ke depan.
Yang dibutuhkan bukan suara keras, bukan menggali kesalahan, bukan menghindari omelan.
Yang dibutuhkan adalah definisi kolom yang diperlukan, tanggal acuan, dan tanggal pengiriman.
Urusan yang selesai dengan "April tidak ada, Mei tidak ada" jangan sampai dijadikan sidang kangaroo.
