En el trabajo hay cosas que deberían resolverse en unos minutos.
Por ejemplo, comprobar si la lista de empleados que se envía cada mes incluía la columna de "cargo".
Se revisa y el resultado es este:
Abril: sin cargo
Mayo: sin cargo
Con eso ya sabemos cómo están las cosas.
Lo que sigue es sencillo:
Hasta ahora la lista se ha enviado sin cargo.
Si lo necesitan de ahora en adelante, lo añadimos.
Si es para la edición del día 16, confirmamos la fecha en que lo necesitan y la fecha de referencia de los datos.
Y ya está.
Pero en algunos lugares de trabajo, este asunto tan simple se convierte, no se sabe por qué, en una búsqueda de culpables o en un veredicto de "error".
Puede que haya sido culpa tuya
No quiero que me regañen por responder a la ligera
Primero hay que entender la situación actual
Date prisa, que luego tengo una reunión
Eso es otro tema
¿Estás diciendo que se equivocó quien lo señaló?
Cuando pasa esto, el trabajo se atasca.
Lo que hace falta no es una sentencia de culpabilidad sobre el pasado.
Lo que hace falta es decidir cómo se va a hacer a partir de ahora.
"Sin abril, sin mayo" es una comprobación de la situación, no una prueba en un juicio
Revisar los documentos del pasado no tiene nada de malo.
De hecho, a veces es necesario para saber cómo están las cosas.
En este caso, comprobar
si en abril había cargo
si en mayo había cargo
es algo natural para conocer la situación.
Pero si el resultado es
abril: no
mayo: no
lo primero que se puede concluir es esto:
Hasta ahora se ha trabajado sin cargo.
Con eso basta.
A partir de ahí, solo hay que decidir:
¿Está bien seguir sin cargo?
¿Lo vamos a incluir de ahora en adelante?
¿Desde esta entrega?
¿O desde la próxima?
¿Con los datos de qué fecha?
¿Para qué día se necesita?
Pero los lugares de trabajo que se les da mal resolver problemas se desvían justo aquí.
¿Por qué no estaba incluido?
¿Quién lo omitió?
¿Es un error de la persona responsable?
¿Tiene razón el otro departamento al señalarlo?
¿Qué hacía la persona anterior?
Así, revisar el pasado deja de ser un material para decidir cómo operar en adelante y pasa a ser un material para culpar a alguien.
Eso es estéril.
Si piden algo más, la respuesta es "vale, lo añadimos" y se acabó
En el trabajo, a veces uno descubre más tarde que hace falta un dato.
Es algo normal.
Cuando otro departamento usa de verdad la lista, puede darse cuenta de que:
Sin el cargo cuesta entenderla
Solo con el departamento no se puede decidir
Si es para la edición del día 16, queremos datos un poco más recientes
Eso no es malo.
Si al usarla se vio qué dato faltaba, es una oportunidad de mejorar el trabajo.
La respuesta natural es esta:
Entiendo, de ahora en adelante también necesitan el cargo.
Entonces lo añadimos como columna a partir de la próxima entrega.
Y si hace falta, se continúa:
Si también lo necesitan para esta entrega, la rehacemos con el cargo.
Si es para la edición del día 16, confirmamos la fecha en que lo necesitan y la fecha de referencia.
Con esto el trabajo avanza.
Pero en cuanto se mezcla el "quién tiene la culpa", todo se tuerce de golpe.
¿O sea que hasta ahora lo hemos hecho mal?
¿Dicen que quien lo señaló no tiene razón?
Puede que sea error de la persona responsable
Si respondo sin cuidado, me regañan
No es así.
Llegó una petición adicional.
Pues se añade.
No estaba definido.
Pues se define.
Eso es todo.
Cuando "no quiero que me regañen" se vuelve el objetivo, el trabajo no avanza
Lo complicado de estas situaciones es que el objetivo del jefe o de la persona responsable se desvía.
El objetivo original es
que el otro departamento reciba, en el momento que lo necesita, los datos con los campos que necesita
Pero en la práctica, el objetivo a veces cambia a esto:
quiero reunir argumentos para responder y que no me regañen
Ese desvío del objetivo aumenta la carga del equipo que hace el trabajo.
Si se pregunta "qué quiere el otro departamento y para cuándo", todo va rápido.
¿Necesitan el cargo?
¿Con los datos de qué fecha?
¿Para qué día hay que enviarlo?
¿Lo necesitan desde esta entrega o basta con la próxima?
Con estas preguntas, casi está todo resuelto.
Pero cuando "no quiero que me regañen" es el objetivo, la atención se va a otro lado.
¿Cómo estaban abril y mayo?
¿De quién fue el error?
¿Cómo respondo para que no me culpen?
No quiero que me regañen por responder a la ligera a otro departamento
Por supuesto, responder a la ligera no está bien.
Pero para responder con precisión no hace falta buscar culpables.
Lo que hace falta es ordenar las cosas así:
Antes era así
A partir de ahora haremos esto
Confirmaremos la fecha de necesidad y la fecha de referencia
Si el "no quiero que me regañen" ocupa el centro, el trabajo se vuelve defensivo.
Entonces el objetivo cambia de "resolver el problema del otro departamento" a "que nadie me culpe a mí".
Eso es lo que agota a la gente.
La carga que recae en quien hace el trabajo no es solo el trabajo
Lo que se desgasta en este tipo de intercambios no es solo el tiempo de trabajo.
A quien hace la tarea le cae encima todo esto de golpe:
- La carga de revisar documentos del pasado
- La carga de pensar las especificaciones futuras
- La carga de ordenar las peticiones de otro departamento
- La carga de recibir la sospecha de "puede que sea error tuyo"
- La carga de lidiar con el "no quiero que me regañen" del jefe
- La carga de la presión de tiempo del "date prisa"
- El estrés de que ignoren los puntos que de verdad hay que comprobar
Es decir, no es solo una tarea de comprobación.
Tarea de comprobación + sospecha de error + presión de tiempo + gestión emocional + definición de requisitos
se lo lanzan todo junto.
No me extraña que se vayan las ganas.
Si solo hubiera que comprobar "sin abril, sin mayo", quizá bastarían 5 minutos.
Pero si a eso se le suman el "puede que sea error tuyo", el "no quiero que me regañen" y el "date prisa", la cosa cambia.
Más que el trabajo en sí, es la presión innecesaria la que te deja sin energía.
"Primero entender la situación" es correcto, pero no sirve si no se avanza después
Por supuesto, entender la situación es importante.
¿Antes se incluía el cargo?
¿Hasta ahora se entregaba a principios de mes?
¿Qué estaba mirando el otro departamento?
Comprobar esto no tiene nada de malo.
Pero entender la situación no es la meta.
Es material para pasar a la siguiente decisión.
Abril: no
Mayo: no
Hasta ahora, sin cargo
Entonces, ¿incluimos el cargo a partir de ahora?
Para la edición del día 16, ¿con los datos de qué fecha?
¿Qué día se entrega?
Solo cuando se llega hasta aquí empieza a ser trabajo.
Si uno se queda en entender la situación y dice:
Puede que haya sido culpa tuya
Si respondo a la ligera, me regañan
Primero hay que entender la situación
El calendario y la fecha de referencia son otro tema
y se detiene ahí, eso no es trabajo, es defensa.
Entender la situación debe servir para decidir las especificaciones, no para buscar responsables.
Si no se pregunta la "fecha de necesidad" y la "fecha de referencia", no se cumple el objetivo del otro departamento
Lo que realmente le preocupa al otro departamento es probablemente esto:
Quieren los datos con los campos necesarios en el momento necesario
Si es así, lo que hay que confirmar está claro.
1. Qué campos hacen falta
¿Necesitan el cargo?
¿Basta con el departamento?
¿Necesitan también el número de empleado o la fecha de ingreso?
2. Con los datos de qué fecha
¿A principios de mes?
¿Justo antes de la edición del día 16?
¿El día hábil anterior a la fecha de emisión?
¿Cuando ya estén reflejados los cambios de personal?
3. Para qué día lo necesitan
Si es para la edición del día 16, ¿con cuántos días de antelación lo necesitan?
¿Cuánto tardan la revisión, la impresión y la aprobación?
Si no se preguntan estas tres cosas y solo se escarba en el pasado, no se cumple el objetivo del otro departamento.
Por ejemplo, aunque se compruebe si en abril y mayo había cargo, eso no decide si hace falta a partir de junio.
Aunque antes no estuviera, si hace falta de ahora en adelante, se añade.
Aunque antes estuviera, si ya no hace falta, se quita.
El pasado es material de referencia, no la especificación del futuro.
La respuesta que de verdad hace falta es esta
Si hubiera que responder al otro departamento, más o menos esto bastaría:
Hemos comprobado que ni en abril ni en mayo se incluía el cargo.
Hasta ahora se enviaba a principios de mes sin cargo.
Si lo necesitan de ahora en adelante, lo añadiremos como campo.
Si lo van a usar para la edición del día 16, ¿nos pueden indicar con los datos de qué fecha lo necesitan y para qué día hay que enviarlo?
Con eso es suficiente.
Este mensaje contiene toda la información necesaria:
- El estado del pasado
- Cómo se ha hecho hasta ahora
- Qué se hará de ahora en adelante
- Los puntos que hay que confirmar con la otra parte
Y si aun así te dicen:
Puede que haya sido culpa tuya
Eso es otro tema
Primero, entender la situación
Date prisa
ya no se trata de ordenar el trabajo, sino de calmar la inquietud de otra persona.
No tienes por qué cargar con eso.
Plantillas breves para usar en el trabajo
Cuando solo piden confirmar la situación actual
Lo he comprobado.
Ni en abril ni en mayo se incluía el cargo.
Cuando quieres separar el presente del futuro
Por ahora, se ha enviado a principios de mes sin cargo.
Si hace falta, lo añadiremos a partir de la próxima entrega.
Cuando quieres confirmar para cuándo se usará
Si se va a usar para la edición del día 16, creo que conviene confirmar con los datos de qué fecha lo necesitan y para qué día hay que enviarlo.
Cuando la conversación parece ir hacia la búsqueda de culpables
Más que alguien se haya equivocado, entiendo que hasta ahora no existía una definición que hiciera obligatorio el cargo.
Me gustaría que decidamos si lo incluimos como estándar de ahora en adelante.
Cuando el jefe te mete prisa
Primero, la situación actual: en abril y mayo no había cargo.
Sobre cómo se hará de ahora en adelante, habría que confirmar los campos necesarios, la fecha de referencia y la fecha de entrega para decidirlo.
Lo importante es separar los hechos de las decisiones futuras.
Pasado: abril no, mayo no
Presente: se trabajaba sin cargo
Futuro: se añade si hace falta
Sin definir: fecha de necesidad y fecha de referencia
Con esto queda todo ordenado.
Que se te vayan las ganas no es pereza
Después de este tipo de intercambios, a veces se van las ganas.
Es natural.
Porque quien hace el trabajo no se ha quedado de brazos cruzados.
Al contrario, ya ha hecho
la revisión del pasado
el repaso de la situación actual
una propuesta para lo que viene
los puntos a consultar con el otro departamento
una propuesta de definición de requisitos
y aun así le responden
Puede que haya sido culpa tuya
No quiero que me regañen
Date prisa
Eso es otro tema
Esto desgasta más a quienes más quieren sacar el trabajo adelante.
Porque ven el camino correcto, pero la otra persona se obsesiona con "extraer culpas" y con "evitar la regañina".
Que se te vayan las ganas no significa que no valgas.
Es que alguien que quería que el trabajo avanzara se vio arrastrado a una conversación que no avanza.
Lo que debería hacer la dirección
Si la dirección quiere evitar este problema, no es difícil.
1. Convertir el "algo así" en una especificación
No lanzar solo un ejemplo.
Definir los campos obligatorios, la fecha de referencia y la fecha de entrega.
2. No convertir las peticiones adicionales en un asunto de culpas
Si hace falta un campo nuevo, se añade.
No se empieza declarando un error del pasado.
3. Dejar claro para qué se revisa el pasado
Si se escarba en el pasado, que sea como material para decidir el estándar futuro.
No para buscar culpables.
4. No trasladar el "no quiero que me regañen" a los subordinados
La inquietud de que otro departamento pueda regañarte no se debe pasar como presión a quien está abajo haciendo el trabajo.
La inquietud de la dirección la gestiona la dirección.
5. Preguntar la fecha de necesidad y la de referencia
Lo que de verdad preocupa a la otra parte es no tener la información necesaria en el momento necesario.
Así que lo prioritario es confirmar la fecha de necesidad y la fecha de referencia.
Conclusión: si encuentras algo sin definir, no culpes. Decide.
Sin abril.
Sin mayo.
Lo que esta comprobación nos dice es cómo se hacía en el pasado.
Lo que hay que hacer a partir de ahí es solo esto:
Hasta ahora se trabajaba sin cargo
Si hace falta, se añade el cargo de ahora en adelante
Si es para la edición del día 16, se confirma la fecha de necesidad y la de referencia
Nada más.
Si eso se convierte en
¿Quién tiene la culpa?
Puede que haya sido culpa tuya
¿Se equivocó quien lo señaló?
Si respondo a la ligera, me regañan
Date prisa
el trabajo se vuelve de golpe un sinsentido.
Si encuentras algo sin definir, no culpes.
Decide.
Revisar el pasado se usa no para buscar culpables, sino para fijar el estándar futuro.
Lo que hace falta no es levantar la voz, ni extraer culpas, ni evitar regañinas.
Es una definición de los campos necesarios, la fecha de referencia y la fecha de entrega.
Una historia que se acaba con "sin abril, sin mayo" no puede convertirse en un juicio de circo.
