Im Job gibt es Dinge, die eigentlich in ein paar Minuten erledigt sein müssten.
Zum Beispiel: Man will nur prüfen, ob in der Mitarbeiterliste, die jeden Monat verschickt wird, die Spalte „Position“ enthalten war.
Man schaut nach, und das Ergebnis lautet:
April: keine Position
Mai: keine Position
Damit ist die Bestandsaufnahme fertig.
Der nächste Schritt ist simpel:
Bisher wurde die Liste ohne Position verschickt.
Falls Sie die Position künftig brauchen, ergänzen wir sie.
Wenn die Liste für die Ausgabe am 16. gedacht ist, klären wir, bis wann Sie sie brauchen und zu welchem Stichtag die Daten gelten sollen.
Das war's.
In manchen Firmen wird aus dieser einfachen Sache aber, warum auch immer, eine Schuldsuche oder ein Fehlerurteil.
Vielleicht war das dein Fehler
Ich will keinen Ärger kriegen, weil ich irgendwas Schnelles antworte
Erst mal müssen wir den Ist-Zustand klären
Mach schnell, ich hab gleich ein Meeting
Das ist ein anderes Thema
Willst du damit sagen, dass der, der es angemerkt hat, falsch lag?
Wenn es so läuft, kommt die Arbeit nicht mehr voran.
Was gebraucht wird, ist kein Schuldspruch über die Vergangenheit.
Gebraucht wird eine Entscheidung darüber, wie es künftig laufen soll.
„Kein April, kein Mai“ ist eine Bestandsaufnahme, kein Beweisstück vor Gericht
Alte Unterlagen anzuschauen, ist an sich nichts Schlechtes.
Manchmal ist es sogar nötig, um den Ist-Zustand zu verstehen.
In diesem Fall ist es ganz natürlich, zur Bestandsaufnahme zu prüfen,
ob im April eine Position drin war
ob im Mai eine Position drin war
Wenn das Ergebnis aber lautet
April: nein
Mai: nein
dann lässt sich daraus zunächst nur eines schließen:
Bisher lief es ohne Position.
Mehr braucht es nicht.
Von da an muss man nur noch festlegen:
Reicht es, auch künftig ohne Position zu arbeiten?
Nehmen wir die Position künftig auf?
Schon ab dieser Lieferung?
Oder erst ab der nächsten?
Daten mit welchem Stichtag?
Bis wann wird sie gebraucht?
Firmen, die schlecht darin sind, Probleme zu lösen, kommen genau hier vom Weg ab.
Warum war sie nicht drin?
Wer hat sie weggelassen?
Ist das ein Fehler des Sachbearbeiters?
Hat die andere Abteilung mit ihrem Hinweis recht?
Wie hat es der Vorgänger gemacht?
So wird der Blick in die Vergangenheit nicht mehr zur Entscheidungsgrundlage für die künftige Arbeitsweise, sondern zum Material, um jemandem etwas anzulasten.
Das bringt nichts.
Wenn ein zusätzlicher Wunsch kommt, heißt die Antwort „Okay, nehmen wir auf“ – und gut
Im Arbeitsalltag merkt man manchmal erst später, dass ein bestimmtes Feld gebraucht wird.
Das kommt ständig vor.
Wenn eine andere Abteilung die Liste wirklich benutzt, fällt ihr vielleicht auf:
Ohne Position ist es schwer zu durchschauen
Allein mit der Abteilungszugehörigkeit lässt sich das nicht beurteilen
Für die Ausgabe am 16. hätten wir gern etwas aktuellere Daten
Das ist nichts Schlimmes.
Wenn sich beim Benutzen zeigt, welches Feld fehlt, ist das eine Chance, die Arbeit zu verbessern.
Die natürliche Antwort lautet einfach:
Verstehe, Sie brauchen künftig auch die Position.
Dann ergänzen wir die Spalte ab der nächsten Lieferung.
Und falls nötig geht es weiter:
Falls Sie sie auch für diese Lieferung brauchen, erstellen wir sie mit Position neu.
Wenn sie für die Ausgabe am 16. gedacht ist, klären wir, bis wann Sie sie brauchen und zu welchem Stichtag die Daten gelten sollen.
Damit läuft die Arbeit.
Sobald man aber die Frage „Wer ist schuld?“ hineinmischt, kippt es schlagartig.
Dann haben wir also die ganze Zeit etwas falsch gemacht?
Sagst du, der, der es angemerkt hat, liegt daneben?
Vielleicht hat der Sachbearbeiter Mist gebaut
Wenn ich einfach irgendwas antworte, kriege ich Ärger
So ist es nicht.
Es kam ein zusätzlicher Wunsch.
Also wird ergänzt.
Es war nicht festgelegt.
Also legt man es fest.
Mehr ist es nicht.
Wenn „Ich will keinen Anschiss kriegen“ zum Ziel wird, kommt die Arbeit nicht voran
Das Vertrackte an solchen Situationen ist, dass sich das Ziel des Vorgesetzten oder Zuständigen verschiebt.
Das eigentliche Ziel ist,
dass die andere Abteilung zum gewünschten Zeitpunkt Daten mit den Feldern bekommt, die sie braucht
In der Praxis wird daraus aber manchmal:
Ich will Argumente für meine Antwort sammeln, damit ich keinen Ärger kriege
Diese Zielverschiebung erhöht die Last für die Leute an der Basis.
Wenn man einfach fragt, „Was will die andere Abteilung und bis wann?“, geht alles schnell.
Brauchen Sie die Position?
Daten mit welchem Stichtag brauchen Sie?
Bis wann sollen wir sie schicken?
Brauchen Sie sie schon ab dieser Lieferung oder reicht die nächste?
Mit diesen Fragen ist fast alles erledigt.
Wird „keinen Anschiss kriegen“ aber zum Ziel, liegt das Interesse plötzlich woanders.
Wie war das im April und Mai?
Wessen Fehler war es?
Wie antworte ich, damit mir keiner die Schuld gibt?
Ich will keinen Ärger, weil ich der anderen Abteilung irgendwas Schnelles geantwortet habe
Natürlich ist es nicht gut, einfach irgendwas zu antworten.
Aber um genau zu antworten, braucht es keine Schuldsuche.
Gebraucht wird eine Ordnung wie diese:
Bisher war es so
Künftig machen wir es so
Wir klären den Bedarfstermin und den Stichtag
Steht „keinen Anschiss kriegen“ im Mittelpunkt, geht die Arbeit in Verteidigungshaltung.
Dann wandelt sich das Ziel von „das Problem der anderen Seite lösen“ zu „selbst nicht beschuldigt werden“.
Das ist es, was die Leute vor Ort auslaugt.
Die Last, die der Ausführende trägt, ist nicht nur die Arbeit selbst
Was in solchen Wortwechseln aufgerieben wird, ist nicht nur Arbeitszeit.
Dem Ausführenden wird auf einen Schlag all das aufgeladen:
- Die Last, alte Unterlagen zu prüfen
- Die Last, sich die künftigen Vorgaben zu überlegen
- Die Last, die Anforderungen einer anderen Abteilung zu sortieren
- Die Last, mit „Vielleicht war das dein Fehler“ verdächtigt zu werden
- Die Last, das „Ich will keinen Anschiss kriegen“ des Chefs auszubaden
- Die Last des Zeitdrucks durch „Mach schnell“
- Der Frust, dass die Punkte, die man eigentlich klären müsste, ignoriert werden
Es geht also nicht um eine bloße Prüfaufgabe.
Prüfaufgabe + Fehlerverdacht + Zeitdruck + Gefühlsmanagement + Anforderungsdefinition
wird alles zusammen über einen abgekippt.
Kein Wunder, dass die Motivation sinkt.
Allein „kein April, kein Mai“ zu prüfen, dauert vielleicht fünf Minuten.
Kommen aber „Vielleicht war das dein Fehler“, „Ich will keinen Anschiss kriegen“ und „Mach schnell“ dazu, sieht die Sache anders aus.
Nicht die Aufgabe selbst, sondern der unnötige Druck leert deine Energieleiste.
„Erst mal den Ist-Zustand klären“ stimmt, aber es bringt nichts, wenn es dabei bleibt
Natürlich ist es wichtig, den Ist-Zustand zu verstehen.
War die Position früher drin?
Wurde bisher immer am Monatsanfang eingereicht?
Was hat die andere Abteilung angeschaut?
Das zu prüfen, ist an sich nicht schlecht.
Aber die Bestandsaufnahme ist nicht das Ziel.
Sie ist Material für die nächste Entscheidung.
April: nein
Mai: nein
Bisher lief es ohne Position
Nehmen wir sie also künftig auf?
Bei der Ausgabe am 16.: Daten mit welchem Stichtag?
Was ist der Einreichungstermin?
Erst wenn man so weit kommt, ist es Arbeit.
Wenn man dagegen nur den Ist-Zustand klärt und dann sagt
Vielleicht war das dein Fehler
Wenn ich einfach irgendwas antworte, kriege ich Ärger
Erst mal den Ist-Zustand klären
Termine und Stichtag sind ein anderes Thema
und dort stehen bleibt, dann ist das keine Arbeit, sondern Verteidigung.
Die Bestandsaufnahme sollte dazu dienen, Vorgaben festzulegen – nicht, um Verantwortliche zu suchen.
Ohne Fragen nach „Bedarfstermin“ und „Stichtag“ wird das Ziel der Gegenseite nicht erreicht
Was der anderen Abteilung wirklich Probleme macht, ist vermutlich Folgendes:
Sie will zum richtigen Zeitpunkt Daten mit den nötigen Feldern haben
Dann ist klar, was zu klären ist.
1. Welche Felder werden gebraucht
Wird die Position gebraucht?
Reicht die Abteilung allein?
Braucht man auch Personalnummer oder Eintrittsdatum?
2. Daten mit welchem Stichtag werden gebraucht
Zum Monatsanfang?
Kurz vor der Ausgabe am 16.?
Am Arbeitstag vor dem Ausgabedatum?
Nach Berücksichtigung der Personalveränderungen?
3. Bis wann werden sie gebraucht
Wie viele Tage vor der Ausgabe am 16. braucht man sie?
Wie lange dauern Prüfung, Druck und Freigabe?
Wer diese drei Dinge nicht fragt und nur in der Vergangenheit gräbt, erreicht das Ziel der Gegenseite nicht.
Selbst wenn man zum Beispiel bestätigt, ob im April und Mai eine Position drin war, ist damit nicht entschieden, ob sie ab Juni gebraucht wird.
Auch wenn sie früher nicht drin war: Wird sie künftig gebraucht, nimmt man sie auf.
Auch wenn sie früher drin war: Wird sie künftig nicht gebraucht, lässt man sie weg.
Die Vergangenheit ist Referenzmaterial, nicht die Vorgabe für die Zukunft.
Das ist die Antwort, die wirklich nötig ist
In dieser Situation reicht gegenüber der anderen Abteilung ungefähr Folgendes:
Wir haben nachgesehen: Weder im April noch im Mai war die Position enthalten.
Bisher haben wir die Liste jeweils am Monatsanfang ohne Position eingereicht.
Falls Sie sie künftig brauchen, nehmen wir das Feld auf.
Wenn Sie die Liste für die Ausgabe am 16. verwenden, teilen Sie uns bitte mit, mit welchem Stichtag die Daten gebraucht werden und bis wann wir sie einreichen sollen.
Das genügt.
Diese Nachricht enthält alle nötigen Informationen:
- Den Stand in der Vergangenheit
- Wie es bisher gehandhabt wurde
- Was künftig getan wird
- Die Punkte, die mit der Gegenseite zu klären sind
Wenn man danach trotzdem hört
Vielleicht war das dein Fehler
Das ist ein anderes Thema
Erst mal den Ist-Zustand klären
Mach schnell
dann geht es nicht mehr darum, die Arbeit zu ordnen, sondern die Unruhe des anderen zu bearbeiten.
So viel musst du nicht schultern.
Kurze Vorlagen für den Berufsalltag
Wenn nur eine Bestätigung des Ist-Zustands verlangt wird
Ich habe nachgesehen.
Weder im April noch im Mai war die Position enthalten.
Wenn du Gegenwart und Zukunft trennen willst
Bisher wurde am Monatsanfang ohne Position eingereicht.
Falls nötig, ergänzen wir die Position ab der nächsten Lieferung.
Wenn du klären willst, wann die Liste verwendet wird
Wenn sie für die Ausgabe am 16. gedacht ist, sollten wir meiner Meinung nach klären, mit welchem Stichtag die Daten gebraucht werden und bis wann sie eingereicht werden müssen.
Wenn die Sache in Richtung Schuldzuweisung zu kippen droht
Ich verstehe es eher so, dass nicht jemand etwas falsch gemacht hat, sondern dass es bisher keine Festlegung gab, die die Position zum Pflichtfeld macht.
Ich würde gern entscheiden, ob wir sie künftig als Standard aufnehmen.
Wenn der Chef drängelt
Zunächst der Ist-Zustand: Weder im April noch im Mai war eine Position enthalten.
Wie wir künftig vorgehen, legen wir fest, nachdem wir die nötigen Felder, den Stichtag und den Einreichungstermin geklärt haben.
Der Kern ist, Fakten und Entscheidungen für die Zukunft zu trennen.
Vergangenheit: kein April, kein Mai
Gegenwart: lief ohne Position
Zukunft: aufnehmen, falls nötig
Nicht definiert: Bedarfstermin und Stichtag
Damit ist es sortiert.
Wenn die Motivation weg ist, liegt das nicht an Faulheit
Nach solchen Gesprächen kann einem die Lust vergehen.
Das ist natürlich.
Denn der Ausführende hat ja nicht nichts getan.
Im Gegenteil, er hat bereits
die Vergangenheit geprüft
den Ist-Zustand sortiert
Vorschläge für das weitere Vorgehen gemacht
die Fragen an die andere Abteilung zusammengestellt
eine Anforderungsdefinition vorgeschlagen
und bekommt trotzdem zu hören
Vielleicht war das dein Fehler
Ich will keinen Anschiss kriegen
Mach schnell
Das ist ein anderes Thema
Das zermürbt gerade die, die die Arbeit voranbringen wollen.
Sie sehen den richtigen Lösungsweg, aber das Gegenüber verbeißt sich in „Schuld ausgraben“ und „Ärger vermeiden“.
Dass die Motivation verschwindet, liegt nicht an mangelnder Fähigkeit.
Es liegt daran, dass jemand, der die Arbeit voranbringen wollte, in ein Gespräch hineingezogen wurde, das nirgendwohin führt.
Was die Führungsebene tun sollte
Wer als Führungskraft solche Probleme verhindern will, hat es nicht schwer.
1. Aus „so ungefähr“ eine Vorgabe machen
Nicht nur ein Muster hinwerfen.
Pflichtfelder, Stichtag und Einreichungstermin festlegen.
2. Zusätzliche Wünsche nicht zur Schuldfrage machen
Wird ein neues Feld gebraucht, ergänzt man es.
Nicht damit anfangen, einen früheren Fehler festzustellen.
3. Den Zweck der Rückschau klar machen
Wer in der Vergangenheit gräbt, soll das als Material zur Festlegung des künftigen Standards sehen.
Nicht zur Suche nach einem Schuldigen.
4. „Ich will keinen Anschiss kriegen“ nicht an die Mitarbeiter weiterreichen
Die Sorge, von einer anderen Abteilung gerügt zu werden, darf nicht als Druck an die Ausführenden weiter unten gehen.
Die Sorgen der Führung ordnet die Führung selbst.
5. Nach Bedarfstermin und Stichtag fragen
Was der Gegenseite wirklich Probleme macht, ist, dass zum nötigen Zeitpunkt die nötige Information fehlt.
Also hat die Klärung von Bedarfstermin und Stichtag oberste Priorität.
Fazit: Wenn du etwas Undefiniertes findest, gib keine Schuld. Entscheide.
Kein April.
Kein Mai.
Diese Prüfung zeigt nur, wie in der Vergangenheit gearbeitet wurde.
Was danach zu tun ist, ist nur dies:
Bisher lief es ohne Position
Falls künftig nötig, wird die Position ergänzt
Bei der Ausgabe am 16. werden Bedarfstermin und Stichtag geklärt
Mehr nicht.
Wenn man das umwandelt in
Wer ist schuld?
Vielleicht war das dein Fehler
Liegt der, der es angemerkt hat, falsch?
Wenn ich einfach irgendwas antworte, kriege ich Ärger
Mach schnell
wird die Arbeit schlagartig sinnlos.
Wenn du etwas Undefiniertes findest, gib keine Schuld.
Entscheide.
Der Blick zurück dient nicht der Suche nach einem Schuldigen, sondern der Festlegung des künftigen Standards.
Gebraucht wird weder Lautstärke noch Schuld-Schürfen noch Ärger-Vermeidung.
Gebraucht wird eine Definition der nötigen Felder, des Stichtags und des Einreichungstermins.
Eine Sache, die mit „kein April, kein Mai“ erledigt wäre, darf nicht zum Affentheater vor Gericht werden.
