No trabalho, tem coisa que deveria se resolver em poucos minutos.
Por exemplo, conferir se a lista de funcionários enviada todo mês tinha a coluna "cargo".
Você confere e o resultado é este:
Abril: sem cargo
Maio: sem cargo
Pronto, a situação atual está levantada.
O próximo passo é simples:
Até agora, a lista vinha sendo enviada sem cargo.
Se vocês precisarem a partir de agora, a gente inclui.
Se for para a edição do dia 16, vamos confirmar a data em que vocês precisam e a data de referência dos dados.
Só isso.
Só que, em certos ambientes de trabalho, essa história tão simples vira, sabe-se lá por quê, caça ao culpado ou sentença de "erro".
Pode ter sido erro seu
Não quero levar bronca por responder qualquer coisa
Primeiro a gente tem que entender a situação atual
Anda logo, eu tenho reunião depois
Isso é outro assunto
Você está dizendo que quem apontou estava errado?
Quando chega nesse ponto, o trabalho não anda.
O que se precisa não é uma sentença de culpa sobre o passado.
O que se precisa é definir como vai ser daqui para a frente.
"Sem abril, sem maio" é só um retrato da situação, não prova de tribunal
Conferir documentos do passado não tem nada de errado.
Aliás, às vezes é necessário para entender a situação atual.
Neste caso, checar
se em abril tinha cargo
se em maio tinha cargo
é algo natural para levantar a situação.
Mas, se o resultado foi
abril: não
maio: não
a primeira coisa que dá para concluir é esta:
Até agora, funcionava sem cargo.
Isso já basta.
Dali em diante, é só decidir:
Daqui para a frente, pode continuar sem cargo?
Vamos incluir o cargo de agora em diante?
A partir desta remessa?
Ou só da próxima?
Com os dados de qual data?
Até que dia é preciso?
Só que ambientes ruins em resolver problema desviam justamente aqui.
Por que não estava incluído?
Quem esqueceu?
Foi erro do responsável?
O outro departamento tem razão em apontar?
O que o antecessor fazia?
Com isso, olhar o passado deixa de ser material para decidir a operação futura e vira material para culpar alguém.
Isso é um desperdício.
Se pediram algo a mais, a resposta é "tá, a gente inclui" e acabou
No trabalho, às vezes só depois você descobre que falta um campo.
Isso é normal.
Quando outro departamento passa a usar a lista de verdade, ele pode perceber que:
Sem o cargo fica difícil de entender
Só com a área não dá para decidir
Se for para a edição do dia 16, a gente quer dados um pouco mais recentes
Isso não é ruim.
Se, depois de usar, deu para ver qual campo faltava, é uma chance de melhorar o processo.
A resposta natural é esta:
Entendi, então daqui para a frente vocês também precisam do cargo.
Então a gente inclui a coluna a partir da próxima remessa.
E, se for preciso, continua:
Se vocês precisarem também nesta remessa, a gente refaz com o cargo.
Se for para a edição do dia 16, vamos confirmar a data em que vocês precisam e a data de referência.
Assim o trabalho anda.
Mas, quando se mistura o "quem é o culpado", tudo desanda de repente.
Então a gente estava errado esse tempo todo?
Você está dizendo que quem apontou está errado?
Pode ter sido erro do responsável
Se eu responder qualquer coisa, levo bronca
Não é isso.
Veio um pedido adicional.
Então se inclui.
Não estava definido.
Então se define.
Só isso.
Quando "não quero levar bronca" vira o objetivo, o trabalho não avança
O complicado nessas situações é que o objetivo do chefe ou do responsável se desvia.
O objetivo de verdade é
fazer o outro departamento receber, na hora que precisa, os dados com os campos de que precisa
Mas, na prática, o objetivo às vezes vira isto:
quero juntar argumentos para responder e não levar bronca
Esse desvio de objetivo aumenta a carga de quem está na ponta.
Se você pergunta "o que o outro departamento quer e para quando", a coisa anda rápido.
Vocês precisam do cargo?
Os dados têm que ser de qual data?
Até que dia devo enviar?
Precisam já desta remessa ou pode ser a partir da próxima?
Com essas perguntas, quase tudo se resolve.
Mas, quando "não quero levar bronca" vira o objetivo, o interesse vai para outro lugar.
Como estavam abril e maio?
De quem foi o erro?
Como eu respondo para não me culparem?
Não quero levar bronca por responder qualquer coisa a outro departamento
Claro que responder qualquer coisa não é legal.
Mas, para responder com precisão, o que se precisa não é caçar culpado.
O que se precisa é de uma organização assim:
No passado era assim
Daqui para a frente vamos fazer assim
Vamos confirmar a data de necessidade e a data de referência
Quando o "não quero levar bronca" fica no centro, o trabalho vira defesa.
Aí o objetivo muda de "resolver o problema do outro" para "não ser culpado".
É isso que esgota a equipe.
A carga de quem executa não é só o trabalho em si
O que se desgasta nessas trocas não é só o tempo de trabalho.
Quem executa recebe tudo isto de uma vez:
- A carga de conferir documentos do passado
- A carga de pensar nas regras daqui para a frente
- A carga de organizar os pedidos de outro departamento
- A carga de ser alvo da suspeita de "pode ter sido erro seu"
- A carga de lidar com o "não quero levar bronca" do chefe
- A carga da pressão de tempo do "anda logo"
- O estresse de ver ignorados os pontos que realmente precisam ser conferidos
Ou seja, não é só uma conferência.
Conferência + suspeita de erro + pressão de tempo + gestão emocional + definição de requisitos
é tudo jogado junto.
Não admira que a motivação vá embora.
Só conferir "sem abril, sem maio" talvez leve 5 minutos.
Mas, se vierem junto o "pode ter sido erro seu", o "não quero levar bronca" e o "anda logo", a história muda.
Mais do que o trabalho em si, é a pressão desnecessária que acaba com a sua energia.
"Primeiro entender a situação" está certo, mas não adianta se não passar disso
Claro que entender a situação é importante.
Antes, o cargo vinha incluído?
Até agora, a entrega era no começo do mês?
O que o outro departamento estava olhando?
Conferir isso não tem nada de errado.
Só que entender a situação não é a meta.
É material para passar para a próxima decisão.
Abril: não
Maio: não
Até agora, sem cargo
Então, daqui para a frente, vamos incluir o cargo?
Para a edição do dia 16, os dados são de qual data?
Qual vai ser a data de entrega?
Só quando se chega até aqui é que vira trabalho.
Se a pessoa só entende a situação e fica em
Pode ter sido erro seu
Se eu responder qualquer coisa, levo bronca
Primeiro entender a situação
Prazo e data de referência são outro assunto
e para por aí, isso não é trabalho, é defesa.
Entender a situação deve servir para definir a especificação, não para procurar responsável.
Sem perguntar a "data de necessidade" e a "data de referência", não dá para atender o objetivo do outro lado
O que o outro departamento provavelmente está precisando é isto:
Receber, na hora certa, os dados com os campos certos
Sendo assim, o que se deve confirmar fica claro.
1. Quais campos são necessários
Precisam do cargo?
Só a área já basta?
Precisam também de matrícula ou data de admissão?
2. Os dados são de qual data
Do começo do mês?
De logo antes da edição do dia 16?
Do dia útil anterior à emissão?
De quando as mudanças de pessoal já estiverem refletidas?
3. Até que dia é preciso
Se for para a edição do dia 16, com quantos dias de antecedência é preciso?
Quanto tempo levam a conferência, a impressão e a aprovação?
Se você não perguntar essas três coisas e só ficar remexendo o passado, não vai atender o objetivo do outro lado.
Por exemplo, mesmo que você confirme se abril e maio tinham cargo, isso não decide se o cargo será necessário de junho em diante.
Se antes não tinha, mas passou a ser necessário, é só incluir.
Se antes tinha, mas deixou de ser necessário, é só tirar.
O passado é material de referência, não a especificação do futuro.
A resposta de que você realmente precisa é esta
Nessa situação, ao responder ao outro departamento, algo assim já está bom:
Conferimos e, tanto em abril quanto em maio, o cargo não estava incluído.
Até agora, enviávamos no começo do mês sem cargo.
Se vocês precisarem daqui para a frente, incluiremos o campo.
Se for usado na edição do dia 16, podem nos dizer de qual data os dados precisam ser e até que dia devemos enviar?
Isso basta.
Essa mensagem tem toda a informação necessária:
- O estado do passado
- Como se vinha fazendo
- O que será feito daqui para a frente
- Os pontos a confirmar com o outro lado
E se, mesmo assim, ouvir
Pode ter sido erro seu
Isso é outro assunto
Primeiro entender a situação
Anda logo
então já não é organização do trabalho, é lidar com a ansiedade do outro.
Você não precisa carregar isso.
Modelos curtos para usar no trabalho
Quando pedem só a confirmação da situação atual
Conferi.
Em abril e em maio, o cargo não estava incluído.
Quando você quer separar o presente do futuro
No momento, vinha sendo enviado no começo do mês sem cargo.
Se for necessário, incluiremos o cargo a partir da próxima remessa.
Quando quer confirmar a época de uso
Se for usado na edição do dia 16, acho melhor confirmarmos de qual data os dados são necessários e até que dia devem ser entregues.
Quando a conversa parece caminhar para a culpa
Mais do que alguém ter errado, entendo que até agora não existia uma definição tornando o cargo um campo obrigatório.
Gostaria que a gente decidisse se o cargo entra como padrão daqui para a frente.
Quando o chefe está apressando
Primeiro, a situação atual: em abril e maio, não tinha cargo.
Quanto ao futuro, vamos decidir confirmando os campos necessários, a data de referência e a data de entrega.
O ponto é separar os fatos das decisões futuras.
Passado: abril não, maio não
Presente: funcionava sem cargo
Futuro: incluir se for necessário
Indefinido: data de necessidade e data de referência
Assim fica organizado.
Perder a motivação não é preguiça
Depois de trocas assim, a motivação pode ir embora.
É natural.
Porque quem executa não deixou de trabalhar.
Pelo contrário, já fez
a conferência do passado
o levantamento da situação
uma proposta para o que fazer daqui para a frente
os pontos a confirmar com o outro departamento
uma sugestão de definição de requisitos
e mesmo assim ouve
Pode ter sido erro seu
Não quero levar bronca
Anda logo
Isso é outro assunto
Isso desgasta mais justamente quem quer tocar o trabalho.
Porque a pessoa vê o caminho certo, mas o outro lado se agarra a "garimpar culpa" e a "fugir de bronca".
Perder a motivação não é falta de capacidade.
É porque quem queria fazer o trabalho andar foi arrastado para uma conversa que não anda.
O que a gestão deve fazer
Se a gestão quer evitar esse problema, não é difícil.
1. Transformar o "mais ou menos assim" em especificação
Não jogar só um exemplo.
Definir os campos obrigatórios, a data de referência e a data de entrega.
2. Não transformar pedido adicional em questão de culpa
Se um campo novo é necessário, é só incluir.
Não começar declarando um erro do passado.
3. Deixar claro o objetivo de conferir o passado
Se for olhar o passado, que seja como material para definir o padrão daqui para a frente.
Não para caçar culpado.
4. Não repassar o "não quero levar bronca" para a equipe
A preocupação de levar bronca de outro departamento não deve virar pressão sobre quem executa lá embaixo.
A ansiedade da gestão é a gestão que organiza.
5. Perguntar a data de necessidade e a data de referência
O que o outro lado realmente tem de problema é não ter a informação necessária na hora necessária.
Então a prioridade é confirmar a data de necessidade e a data de referência.
Resumo: achou algo indefinido, não culpe. Defina.
Sem abril.
Sem maio.
O que essa conferência mostra é como se operava no passado.
O que se deve fazer a partir daí é só isto:
Até agora, funcionava sem cargo
Se for necessário, o cargo é incluído daqui para a frente
Se for para a edição do dia 16, confirmar a data de necessidade e a data de referência
Só isso.
Quando isso é transformado em
Quem é o culpado?
Pode ter sido erro seu
Quem apontou está errado?
Se eu responder qualquer coisa, levo bronca
Anda logo
o trabalho de repente fica sem sentido.
Achou algo indefinido, não culpe.
Defina.
A conferência do passado serve não para caçar culpado, mas para definir o padrão daqui para a frente.
O que se precisa não é voz alta, nem garimpo de culpa, nem fuga de bronca.
É a definição dos campos necessários, da data de referência e da data de entrega.
Uma história que acaba em "sem abril, sem maio" não pode virar um tribunal de circo.
