Đi làm mệt không đơn giản chỉ vì việc nhiều.
Tất nhiên, bận rộn thì mệt.
Deadline sát nút, thiếu người, việc chất đống.
Những thứ đó cũng đủ khiến người ta kiệt sức.
Nhưng còn có một kiểu mệt bào mòn hơn nhiều.
Đó là tình trạng
Không có vai trò, không được đánh giá, vậy mà trách nhiệm và việc xử lý cứ đổ về mình
Bạn không phải người phụ trách chính thức.
Không nằm trong đánh giá hiệu suất.
Không có quyền hạn.
Cũng không phải vị trí được quyền quyết định.
Vậy mà hễ ai gặp rắc rối là việc lại bay thẳng đến bạn.
Tệ hơn, chỉ cần nhận một lần là không hiểu sao lần sau đã thành "người đó chắc chắn sẽ giúp".
Đây không đơn thuần là "giúp một tay".
Đây là cảnh người tình cờ đứng gần đó bị bắt đi tóm lại phần việc đã trốn thoát qua lỗ hổng của tổ chức.
Dạo này mình gọi nó là
Sở thú thủng lỗ
Chuồng bị thủng một lỗ.
Từ đó, "công việc" như con thú chạy ra ngoài.
Lẽ ra phải sửa chuồng, nhưng không hiểu sao lần nào cũng là người đứng gần đó đi bắt.
Mà người bắt càng giỏi thì việc càng đổ dồn về.
1. Chuyện này có tên: "nhiệm vụ không chính đáng"
Trong tâm lý học nghề nghiệp, những việc kiểu này đôi khi được gọi là nhiệm vụ không chính đáng (illegitimate tasks).
Nói đại khái, nhiệm vụ không chính đáng là
nhiệm vụ khiến ta tự hỏi: "Việc này có thật sự là việc mình phải làm không?"
Theo nghiên cứu, nhiệm vụ không chính đáng chủ yếu chia làm hai loại.
| Loại | Nội dung | Cảm giác ngoài thực tế |
|---|---|---|
| unreasonable tasks | Việc nằm ngoài vai trò hoặc phạm vi công việc của mình | "Sao mình phải làm cái này?" |
| unnecessary tasks | Việc vốn không cần thiết, hoặc phát sinh vì quy trình tồi | "Việc này bỏ đi được mà, đúng không?" |
Điểm quan trọng là nhiệm vụ không chính đáng khác với việc "phiền phức" thông thường.
Phiền nhưng nếu hợp lý với vai trò của mình thì vẫn chịu được.
Còn khi bị nhét vào những việc ngoài vai trò, không được đánh giá, không có quyền hạn, con người rất dễ cảm thấy "thời gian và chuyên môn của mình bị xem nhẹ".
Vì thế mới mệt.
Điều đau hơn là thông điệp ẩn bên trong, chứ không phải bản thân công việc.
Thời gian của bạn có thể xem nhẹ
Chuyên môn của bạn không cần tôn trọng
Bạn có khó khăn thì tổ chức cũng không quan tâm
Vì cảm nhận như vậy nên động lực cứ bị bào mòn.
2. Ví dụ hôm nay: buổi bàn giao buổi chiều bỗng biến mất
Ví dụ hôm nay có chuyện thế này.
Có nhân viên mới vào, buổi sáng bên mình lên giáo trình đào tạo và dạy.
Từ chiều, dự định bàn giao cho bộ phận hiện trường.
Nhưng bên đó chỉ có đúng một người có thể nhận bàn giao.
Và người đó đột nhiên phải đi họp.
Thế là có lời nhờ bay đến:
"Bên bạn trông giúp cả ngày được không?"
Thoạt nhìn, đây chỉ là một lời nhờ hợp tác bình thường.
Nhưng nếu nhận mà không suy nghĩ thì nguy hiểm.
Vì lỗ hổng trong cách tiếp nhận của họ sẽ bị đổi thành việc bên mình bị giữ chân cả ngày.
Bên mình cũng có lịch của mình.
Dù buổi sáng do bên mình lo, thì buổi chiều đã thiết kế để bàn giao cho hiện trường.
Việc đột ngột đổi thành "trông cả ngày" chỉ vì lịch họp của bên kia thì rõ ràng là vô lý.
Nên đầu tiên mình hỏi:
"Trưởng nhóm hiện trường là ai?"
Mình xác nhận xem ai mới là người đáng lẽ phải tiếp nhận.
Sau đó mình cũng trao đổi với trưởng nhóm hiện trường.
Kết quả là:
Bên mình xử lý tối đa 1 đến 2 tiếng.
Phần còn lại hiện trường lo.
Chốt như vậy.
Đây không đơn thuần là "từ chối".
Không phải ném việc trả lại,
mà chỉ là đưa nó về đúng phạm vi trách nhiệm ban đầu.
3. Lại thêm một việc nữa: máy tính của ki-ốt không bật lên
Cùng ngày, một việc khác lại bay đến.
Hình như máy tính của một cái ki-ốt tự phục vụ nào đó không bật lên được.
Và người ta bảo:
"Tôi đang họp nên không đi được, bạn xử lý giúp tôi"
Việc này cũng nguy hiểm.
Máy tính hỏng thì chỉ cần chạm vào là trách nhiệm đã dễ phát sinh.
Không biết mà cứ động vào,
không sửa được,
rồi thành "ai đã đụng vào?".
Không hiểu sao người xử lý đầu tiên lại bị coi là người liên quan.
Nên việc này mình từ chối.
"Tôi không rành, bạn hỏi bộ phận phụ trách giúp nhé."
Vậy là được.
Không phải lạnh lùng.
Chỉ là trả việc ngoài thẩm quyền về đúng chỗ có thẩm quyền.
4. Ở sở thú thủng lỗ, việc đổ dồn về "người bắt giỏi"
Ở sở thú thủng lỗ, người thiệt nhất là người có năng lực xử lý cao.
Vì trong mắt xung quanh, họ trông như thế này:
- Người đó thì nhanh
- Người đó thì hiểu
- Người đó thì kiểu gì cũng lo được
- Người đó thì không từ chối
- Người đó thì vừa càu nhàu vừa làm
Kết quả là dù không phải người phụ trách chính thức, việc vẫn tìm đến.
Hơn nữa, rất khó được đánh giá.
Vì nó bị xử lý thành "hỗ trợ", "tiện thể", "may nhờ bạn", chứ không phải "công việc chính".
Đây là chỗ khổ nhất.
Không quyền hạn.
Không vai trò.
Không đánh giá.
Không phụ cấp.
Nhưng trách nhiệm và việc xử lý thì vẫn có.
Đây là lao động lỗ vốn.
5. Lãnh Địa Triển Khai: Gấu Trúc Gọn Lẹ
Lúc này cần đến Lãnh Địa Triển Khai: Gấu Trúc Gọn Lẹ (tên này lấy ý từ "Lãnh Địa Triển Khai" trong anime Jujutsu Kaisen; "sakusaku" trong tiếng Nhật là kiểu làm việc nhẹ nhàng, trôi chảy).
Cái tên thì đùa.
Nhưng việc làm thì khá thực tế.
Gấu Trúc Gọn Lẹ là
kỹ thuật dựng hàng rào quanh mình để không tự động tóm lấy việc đã trốn ra qua lỗ hổng
Điểm mấu chốt không phải là từ chối theo cảm xúc.
"Tôi không muốn."
"Tôi không làm được."
"Sao lại là tôi?"
Nếu đấu khẩu như vậy thì câu chuyện sẽ dài.
Đối phương cũng cãi lại.
Rốt cuộc chỉ tốn thêm chi phí giải thích.
Thay vì thế, hãy dựng hàng rào.
Ví dụ:
Bên mình không thể quyết định việc này, nhờ bạn xác nhận với bộ phận phụ trách.
Sau khi xác nhận nơi lẽ ra phải tiếp nhận bàn giao, bên mình xử lý được trong khoảng 1 đến 2 tiếng.
Phần chính của đào tạo đã được đảm bảo bằng buổi tập toàn bộ vào buổi chiều.
Bên mình chỉ nhờ làm các việc cố định trong thời gian trống, ở mức không ảnh hưởng đến đào tạo.
Những câu như vậy.
Đây không phải câu từ chối lạnh lùng.
Đây là hàng rào làm rõ phạm vi trách nhiệm.
6. Quy tắc cơ bản khi dựng hàng rào
Nền tảng của Gấu Trúc Gọn Lẹ gồm 5 điều sau.
1. Trước hết xác nhận người phụ trách thật sự
Đừng vội nhận ngay.
Người phụ trách chính là ai vậy ạ?
Đã xác nhận với trưởng nhóm hiện trường chưa ạ?
Nhờ bạn xác nhận với bộ phận phụ trách.
2. Đặt ra giới hạn xử lý của mình
"Chỉ một chút thôi" là thứ nguy hiểm nhất.
Định làm một chút thôi mà thành nửa ngày, một ngày, rồi thành công việc thường xuyên.
Bên mình xử lý được tối đa 1 đến 2 tiếng.
3. Việc ngoài thẩm quyền thì trả về đúng thẩm quyền
Động vào thứ mình không hiểu là bị cuốn vào làm người xử lý.
Bên mình không thể quyết định việc này, nhờ bộ phận phụ trách xử lý.
4. Đừng đấu khẩu, hãy để lại trong chat
Lời nói trôi đi.
Chat thì còn lại.
Để cho chắc, mình xin chia sẻ lại tiền đề.
Chỉ cần thêm câu này là khả năng tự vệ đã tăng lên.
5. Đừng biến "thiện chí" thành "công việc thường xuyên"
Giúp một lần không có gì xấu.
Nhưng nếu từ lần sau nó thành điều hiển nhiên thì cần có hàng rào.
Lần này mình xử lý, nhưng từ lần sau nhờ bộ phận phụ trách lo giúp.
7. Không phải "từ chối" mà là "trả lại"
Điều quan trọng ở đây là Gấu Trúc Gọn Lẹ không phải sự từ chối đơn thuần.
Mục tiêu là
không phải từ chối, mà là trả công việc về đúng chỗ
Việc hiện trường về hiện trường.
Sự cố IT về bộ phận phụ trách.
Phương châm đào tạo về kế hoạch đào tạo.
Việc cần quyết định về người có thẩm quyền.
Thiếu sót trong khâu tiếp nhận về bên tiếp nhận.
Chỉ cần trả lại như vậy.
Ngược lại, việc không trả lại được mới nguy hiểm.
- Không biết là việc của ai
- Không biết ai quyết định
- Không biết ai chịu trách nhiệm
- Không biết ai đánh giá
- Vậy mà việc xử lý lại đến với mình
Rơi vào tình trạng này thì chính là sở thú thủng lỗ.
8. Người càng dễ thành "người làm tất" càng cần hàng rào
Người dễ thành người làm tất thường có những đặc điểm sau.
- Xử lý nhanh
- Hiểu cách vận hành nhanh
- Cũng nắm sơ chuyện của bộ phận khác
- Thấy ai gặp khó là không nhịn được mà nhặt lên
- Nghĩ rằng tự làm cho nhanh
- Thay vì giải thích lý do từ chối thì làm luôn cho xong
Người như vậy rất tiện cho tổ chức.
Nhưng lại nguy hiểm cho chính họ.
Vì người càng tiện thì càng dễ hút việc ngoài vai trò.
Và việc đã hút vào thường không thành đánh giá chính thức.
Vì vậy thứ cần thiết không phải là vứt bỏ sự tử tế.
Cũng không phải quát tháo.
Thứ cần thiết là
dựng hàng rào trước khi nhặt việc vì thiện chí
9. Tổng kết: xem vai trò, đánh giá, trách nhiệm, giới hạn xử lý như một bộ
Khi nhận việc, nên xem bốn điểm sau.
| Góc nhìn | Câu hỏi |
|---|---|
| Vai trò | Đây có phải việc của mình không? |
| Đánh giá | Làm việc này có dẫn đến đánh giá hay thành quả không? |
| Trách nhiệm | Nếu có sự cố, ai chịu trách nhiệm? |
| Giới hạn xử lý | Mình sẽ xử lý đến đâu? |
Nếu đủ cả bốn thì nhận việc mới có ý nghĩa.
Nhưng nếu
không có vai trò, không có đánh giá, không có quyền hạn,
mà chỉ có trách nhiệm và việc xử lý đến với mình,
thì nên dừng lại một lần.
Việc đó có thể không phải việc của bạn, mà là việc đã trốn ra qua lỗ hổng.
Ở sở thú thủng lỗ, người lần nào cũng đi bắt là người kiệt sức nhất.
Vậy nên hãy sửa chuồng, hoặc trả về người phụ trách, hoặc ít nhất dựng hàng rào quanh mình.
Đó chính là
Lãnh Địa Triển Khai: Gấu Trúc Gọn Lẹ
Đây không phải kỹ thuật để xử lý công việc cho nhanh.
Mà là kỹ thuật để người có thể xử lý nhanh không bị nghiền nát vì thành người làm tất.
