Lo que agota en el trabajo no es simplemente que haya mucho que hacer.
Claro que estar ocupado es duro.
La fecha de entrega se acerca, falta gente, hay mil cosas pendientes.
Eso también cansa, y bastante.
Pero hay otro tipo de cansancio que desgasta mucho más.
Es este:
Sin rol ni reconocimiento, pero con toda la responsabilidad y los marrones encima
Tú no eres el responsable oficial.
No cuenta en tu evaluación.
No tienes autoridad.
Ni siquiera estás en posición de decidir.
Y aun así, cada vez que alguien se mete en un lío, te llega el aviso a ti.
Peor aún: una vez que aceptas, de repente pasa a ser "esta persona seguro que lo resuelve".
Esto no es simplemente "echar una mano".
Es que alguien que estaba cerca se ha visto obligado a cazar el trabajo que se escapó por un agujero de la organización.
Últimamente yo lo llamo así:
El zoológico con agujeros
La jaula tiene un agujero.
Por ahí se escapa el trabajo, como si fuera un animal.
Lo lógico sería arreglar la jaula, pero, por alguna razón, siempre acaba capturándolo quien estaba más cerca.
Y cuanto mejor cazas, más trabajo te llega.
1. Esto tiene nombre: "tareas ilegítimas"
En psicología del trabajo, a este tipo de tareas se las llama tareas ilegítimas (illegitimate tasks).
A grandes rasgos, una tarea ilegítima es
una tarea que te hace pensar: "¿de verdad me toca a mí hacer esto?"
Las investigaciones las dividen sobre todo en dos tipos.
| Tipo | Qué es | Cómo se siente en el día a día |
|---|---|---|
| unreasonable tasks | Trabajo que queda fuera de tu rol o de tus funciones | "¿Por qué tengo que hacer esto yo?" |
| unnecessary tasks | Trabajo que no hace falta o que existe solo porque el sistema está mal montado | "¿Y si simplemente eliminamos esta tarea?" |
Lo importante es que una tarea ilegítima no es lo mismo que una tarea "pesada".
Si algo es pesado pero lo entiendes como parte de tu rol, aún se aguanta.
Pero cuando te encajan algo que está fuera de tu rol, que nadie va a valorar y para lo que no tienes autoridad, es fácil sentir que tu tiempo y tu experiencia se tratan a la ligera.
Por eso agota.
Más que la tarea en sí, lo que duele es el mensaje que lleva dentro.
Tu tiempo se puede gastar sin miramientos
No hace falta respetar tu experiencia
A la organización le da igual que tú te veas en apuros
Si lo interpretas así, la motivación se va a pique.
2. El caso de hoy: el traspaso de la tarde se evaporó
Por ejemplo, hoy pasó esto.
Teníamos la incorporación de un nuevo empleado. Por la mañana, nosotros habíamos preparado y dado el programa de formación.
Por la tarde, estaba previsto pasárselo al personal de planta.
Pero resulta que en planta solo había una persona que podía encargarse del traspaso.
Y a esa persona le salió de repente una reunión.
Entonces nos llegó esto:
"¿No podéis encargaros vosotros un día entero?"
A primera vista parece una simple petición de colaboración.
Pero aceptarla sin pensar es peligroso.
Porque el agujero del sistema de acogida de ellos se convierte en un día entero de nuestro tiempo secuestrado.
Nosotros también tenemos nuestra agenda.
Aunque por la mañana nos tocara a nosotros, la tarde estaba diseñada para pasarla a planta.
Que de pronto lo cambien a "ocupaos de él todo el día" por la reunión de la otra parte es, sencillamente, absurdo.
Así que primero pregunté:
"¿Quién es el responsable de planta?"
Quería confirmar quién tenía que recibirlo en realidad.
Después hablé también con el responsable de planta.
Y el resultado fue:
Nosotros nos encargamos como máximo de 1 o 2 horas.
El resto lo cubre planta.
Esto no es simplemente "decir que no".
No devolví el trabajo a lo bruto:
solo lo devolví a su ámbito de responsabilidad.
3. Y llegó otro: el PC del quiosco no enciende
Ese mismo día llegó otro asunto.
Parece que se había apagado para siempre el ordenador de un quiosco de autoservicio, o algo así.
Y me dijeron:
"Yo estoy en una reunión y no puedo ir, ¿puedes encargarte tú?"
Esto también es peligroso.
Con un fallo de PC, en cuanto lo tocas, la responsabilidad es tuya.
Lo toqueteas sin saber,
no se arregla,
y empiezan los "¿quién lo tocó?".
Por alguna razón, quien intervino primero queda como implicado.
Así que lo rechacé.
"No sé cómo arreglarlo, consulten con el departamento responsable."
Con eso basta.
No fue una actitud fría.
Solo devolví a su jurisdicción algo que no era de la mía.
4. En el zoológico con agujeros, el trabajo se acumula en "quien mejor caza"
En el zoológico con agujeros, el más perjudicado es quien tiene más capacidad de resolver.
Porque desde fuera se ve así:
- Esa persona es rápida
- Esa persona lo entiende
- Esa persona lo arregla de algún modo
- Esa persona no dice que no
- Esa persona lo hace, aunque sea quejándose
Como resultado, te llega trabajo aunque no seas el responsable oficial.
Y además es difícil que cuente para tu evaluación.
Porque se despacha como "colaboración", "ya que estabas" o "nos salvaste", no como "tu trabajo".
Esto es lo más duro.
Sin autoridad.
Sin rol.
Sin evaluación.
Sin compensación.
Pero con la responsabilidad y los marrones encima.
Esto es trabajo a pérdidas.
5. Expansión de Dominio: Panda Resolutivo
Y para eso necesitamos la Expansión de Dominio: Panda Resolutivo (el nombre es un guiño a la "expansión de dominio" del anime Jujutsu Kaisen; en japonés "sakusaku" es la forma de decir "despachar el trabajo con soltura").
El nombre es de broma.
Pero lo que hace es muy práctico.
El Panda Resolutivo es
una técnica para poner una valla a tu alrededor y no capturar automáticamente el trabajo que se ha escapado por el agujero
El punto no es rechazar con emoción.
"No quiero".
"Imposible".
"¿Y por qué yo?".
Si discutes de palabra, la conversación se alarga.
La otra persona replica.
Al final, solo aumenta el coste de dar explicaciones.
En vez de eso, pones una valla.
Por ejemplo:
Nosotros no podemos decidir esto, por favor consúltenlo con el departamento responsable.
Una vez confirmado quién debe recibir el traspaso, lo que podemos cubrir nosotros son 1 o 2 horas.
La parte principal de la formación está asegurada con la práctica completa de la tarde.
Solo pedimos tareas rutinarias en los ratos libres, sin afectar a la formación.
Frases así.
No son frases frías para decir que no.
Son una valla que deja clara la responsabilidad de cada quien.
6. Reglas básicas para poner la valla
Lo básico del Panda Resolutivo son estos 5 puntos.
1. Primero, confirma quién es el responsable de verdad
No aceptes de entrada.
¿Quién es el responsable de esto?
¿Lo han confirmado con el líder de planta?
Por favor, consúltenlo con el departamento responsable.
2. Fija tu límite de dedicación
El "solo un ratito" es lo más peligroso.
Lo que iba a ser un ratito se convierte en media jornada, un día, una tarea permanente.
Nosotros podemos ocuparnos como máximo de 1 o 2 horas.
3. Lo que no es de tu ámbito, devuélvelo a su ámbito
Si tocas algo que no entiendes, acabas implicado como el encargado.
Nosotros no podemos decidir esto, por favor encárguese el departamento responsable.
4. No discutas de palabra: déjalo por escrito en el chat
Lo hablado se pierde.
El chat queda.
Por si acaso, comparto el contexto.
Solo con añadir esta frase, tu defensa sube.
5. No conviertas la "buena voluntad" en "trabajo permanente"
Ayudar una vez no está mal.
Pero si eso se vuelve lo normal a partir de ahora, hace falta una valla.
Esta vez me encargo yo, pero a partir de la próxima, que lo haga el departamento responsable.
7. No es "rechazar", es "devolver"
Lo importante aquí es que el Panda Resolutivo no es un simple rechazo.
El objetivo es
no rechazar, sino devolver el trabajo a su lugar correcto
El trabajo de planta, a planta.
Los fallos informáticos, al departamento responsable.
La política de formación, al plan de formación.
Lo que requiere decisión, a quien tiene autoridad.
Los fallos del sistema de acogida, a quien acoge.
Solo hay que devolverlo.
Y a la inversa: el trabajo que no se puede devolver es peligroso.
- No se sabe de quién es
- No se sabe quién decide
- No se sabe quién responde
- No se sabe quién lo evalúa
- Pero a ti te llegan los marrones
Cuando se da esta situación, estás en el zoológico con agujeros.
8. Cuanto más fácil es que te conviertas en el "todoterreno", más necesitas la valla
Quien acaba siendo el todoterreno suele tener ciertas características.
- Trabaja rápido
- Entiende los sistemas enseguida
- Se entera más o menos de lo que hacen otros departamentos
- Si ve a alguien en apuros, lo recoge
- Piensa que es más rápido hacerlo él mismo
- Prefiere hacerlo antes que explicar por qué no
Una persona así es muy útil para la organización.
Pero para ella misma es peligroso.
Porque cuanto más útil eres, más fácil es que absorbas trabajo ajeno a tu rol.
Y ese trabajo absorbido muchas veces no cuenta en la evaluación formal.
Por eso lo que hace falta no es dejar de ser amable.
Tampoco gritar.
Lo que hace falta es
poner la valla antes de recoger nada por buena voluntad
9. Resumen: mira juntos el rol, la evaluación, la responsabilidad y el límite
Antes de aceptar un trabajo conviene mirar estos cuatro puntos.
| Punto | Pregunta |
|---|---|
| Rol | ¿Es esto cosa mía? |
| Evaluación | ¿Hacerlo se traduce en evaluación o resultados? |
| Responsabilidad | Si hay problemas, ¿quién responde? |
| Límite de dedicación | ¿Hasta dónde voy a llegar yo? |
Si se cumplen los cuatro, tiene sentido aceptarlo.
Pero si
no hay rol, ni evaluación, ni autoridad,
y solo te llegan la responsabilidad y los marrones,
conviene frenar un momento.
Ese trabajo quizá no sea tuyo, sino un trabajo que se escapó por un agujero.
En el zoológico con agujeros, quien los caza todos acaba más agotado.
Así que: arregla la jaula, devuelve el trabajo a quien le toca o, al menos, pon una valla a tu alrededor.
Eso es
la Expansión de Dominio: Panda Resolutivo
No es una técnica para despachar trabajo con rapidez.
Es una técnica para que quien puede despachar trabajo con rapidez no acabe aplastado como el "todoterreno".
