Capek di kantor itu bukan semata karena kerjaan banyak.
Memang, sibuk itu berat.
Tenggat sudah dekat, orangnya kurang, tugasnya menumpuk.
Itu juga bikin capek, wajar.
Tapi ada jenis capek lain yang jauh lebih menguras.
Yaitu kondisi ini:
Tidak punya peran, tidak dinilai, tapi tanggung jawab dan urusannya datang terus
Kamu bukan penanggung jawab resminya.
Tidak masuk penilaian kinerja.
Tidak punya wewenang.
Bahkan bukan posisi yang boleh mengambil keputusan.
Tapi begitu ada yang kerepotan, urusannya langsung dilempar ke kamu.
Parahnya lagi, sekali kamu terima, entah kenapa seterusnya jadi "kalau dia pasti mau bantu".
Ini bukan sekadar "membantu".
Ini kondisi di mana pekerjaan yang kabur lewat lubang di organisasi, ditangkap paksa oleh orang yang kebetulan ada di dekat situ.
Belakangan ini saya menyebutnya begini:
Kebun binatang berlubang
Kandangnya bolong.
Dari situ, "pekerjaan" kabur seperti hewan.
Seharusnya kandangnya yang diperbaiki, tapi entah kenapa orang yang kebetulan di dekatnya selalu yang menangkapnya.
Dan makin jago kamu menangkap, makin banyak pekerjaan yang datang.
1. Ada namanya: "tugas tidak sah"
Dalam psikologi kerja, pekerjaan seperti ini kadang disebut tugas tidak sah (illegitimate tasks).
Secara garis besar, tugas tidak sah adalah
tugas yang bikin kita berpikir: "Ini beneran kerjaan saya?"
Menurut penelitian, tugas tidak sah terutama dibagi menjadi dua jenis.
| Jenis | Isinya | Rasanya di lapangan |
|---|---|---|
| unreasonable tasks | Pekerjaan di luar peran atau lingkup tugasmu | "Kenapa saya yang harus ngerjain ini?" |
| unnecessary tasks | Pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu, atau muncul karena sistemnya jelek | "Kerjaan ini sebenarnya bisa dihapus, kan?" |
Yang penting, tugas tidak sah itu beda dengan sekadar "kerjaan yang merepotkan".
Kalau merepotkan tapi masuk akal sebagai bagian dari perananmu, masih bisa ditahan.
Tapi kalau yang dijejalkan ke kamu adalah kerjaan di luar peran, tidak dinilai, dan tanpa wewenang, orang mudah merasa "waktu dan keahlianku dianggap enteng".
Makanya terasa berat.
Dibanding pekerjaannya sendiri, pesan yang terkandung di dalamnya lebih menyakitkan.
Waktumu boleh dianggap enteng
Keahlianmu tidak perlu dihargai
Kalau kamu kesulitan, organisasi tidak peduli
Karena terdengar seperti itu, semangat kerja jadi terkikis.
2. Contoh hari ini: serah terima sore hari tiba-tiba hilang
Misalnya, hari ini terjadi hal seperti ini.
Ada karyawan baru yang masuk. Paginya, kami yang menyusun dan menjalankan kurikulum pelatihannya.
Mulai siang, rencananya diserahkan ke tim lapangan.
Tapi di pihak lapangan, orang yang bisa menangani serah terima cuma satu.
Dan orang itu mendadak harus ikut rapat.
Lalu datanglah permintaan:
"Bisa nggak kalian yang pegang satu hari penuh?"
Sekilas, ini cuma permintaan kerja sama biasa.
Tapi kalau langsung diterima tanpa mikir, bahaya.
Soalnya, lubang di sistem penerimaan mereka berubah jadi waktu kami yang tersita sehari penuh.
Kami juga punya jadwal.
Meski paginya kami yang menangani, siangnya memang dirancang untuk diserahkan ke lapangan.
Tiba-tiba diubah jadi "pegang seharian" gara-gara jadwal rapat pihak sana, ya jelas janggal.
Jadi pertama-tama saya bertanya:
"Pemimpin tim lapangannya siapa?"
Saya memastikan dulu siapa yang seharusnya menerima.
Setelah itu saya bicara juga dengan pemimpin tim lapangan.
Hasilnya:
Kami tangani paling lama 1 sampai 2 jam.
Sisanya dipegang tim lapangan.
Ini bukan sekadar "menolak".
Bukan melempar balik pekerjaan,
tapi cuma mengembalikannya ke lingkup tanggung jawab yang semestinya.
3. Ditambah lagi: PC kios tidak mau menyala
Di hari yang sama, ada urusan lain yang masuk.
Sepertinya PC di mesin kios layanan mandiri atau semacamnya tidak mau menyala.
Lalu kata orangnya,
"Saya lagi rapat, nggak bisa ke sana, tolong kamu tangani ya"
Ini juga berbahaya.
Kalau PC bermasalah, begitu kamu sentuh, tanggung jawab gampang menempel.
Dipegang padahal tidak paham,
tidak beres,
lalu muncul "siapa yang megang?".
Entah kenapa, orang yang pertama menangani malah dianggap pihak terkait.
Jadi yang ini saya tolak.
"Saya tidak paham, tolong konfirmasi ke departemen yang bertanggung jawab."
Cukup begitu.
Bukan bersikap dingin.
Cuma mengembalikan sesuatu yang di luar wewenang ke pihak yang berwenang.
4. Di kebun binatang berlubang, pekerjaan menumpuk pada "yang jago menangkap"
Di kebun binatang berlubang, yang paling rugi adalah orang dengan kemampuan menyelesaikan masalah yang tinggi.
Soalnya, di mata orang sekitar mereka terlihat begini:
- Kalau dia pasti cepat
- Kalau dia pasti paham
- Kalau dia pasti bisa mengatasi
- Kalau dia pasti tidak menolak
- Kalau dia, sambil ngomel pun tetap dikerjakan
Akibatnya, pekerjaan datang padahal dia bukan penanggung jawab resminya.
Dan sulit masuk penilaian.
Karena itu dianggap "kerja sama", "sekalian", atau "makasih, ketolong banget", bukan "pekerjaan utama".
Inilah bagian yang paling berat.
Tanpa wewenang.
Tanpa peran.
Tanpa penilaian.
Tanpa tunjangan.
Tapi tanggung jawab dan urusannya tetap muncul.
Ini kerja yang merugi.
5. Perluasan Wilayah: Panda Sat-Set
Di sinilah Perluasan Wilayah: Panda Sat-Set dibutuhkan (nama ini plesetan dari "Domain Expansion" di anime Jujutsu Kaisen; "sakusaku" dalam bahasa Jepang artinya mengerjakan sesuatu dengan lancar dan cepat).
Namanya memang bercanda.
Tapi yang dilakukan cukup praktis.
Panda Sat-Set adalah
teknik memasang pagar di sekeliling diri sendiri agar tidak otomatis menangkap pekerjaan yang kabur lewat lubang
Intinya bukan menolak dengan emosi.
"Nggak mau."
"Nggak bisa."
"Kenapa harus saya?"
Kalau beradu mulut, pembicaraan jadi panjang.
Lawan bicara juga membalas.
Akhirnya yang bertambah cuma biaya menjelaskan.
Daripada begitu, pasang pagar.
Misalnya seperti ini:
Dari sisi kami tidak bisa memutuskan, mohon konfirmasi ke departemen yang bertanggung jawab.
Setelah memastikan siapa penerima serah terima yang seharusnya, yang bisa kami tangani adalah 1 sampai 2 jam.
Inti pelatihan sudah diamankan lewat latihan penuh di sore hari.
Kami hanya meminta pekerjaan rutin di waktu luang, sejauh tidak mengganggu pelatihan.
Kalimat seperti itu.
Ini bukan kalimat penolakan yang dingin.
Ini pagar yang memperjelas batas tanggung jawab.
6. Aturan dasar saat memasang pagar
Dasar dari Panda Sat-Set ada lima.
1. Pertama, pastikan siapa penanggung jawab aslinya
Jangan langsung diterima sendiri.
Penanggung jawab aslinya siapa?
Sudah dikonfirmasi ke pemimpin tim lapangan?
Mohon konfirmasi ke departemen yang bertanggung jawab.
2. Tentukan batas penanganan sendiri
"Sebentar saja" itu yang paling berbahaya.
Awalnya niat sebentar, lama-lama jadi setengah hari, sehari, lalu jadi pekerjaan tetap.
Yang bisa kami tangani paling lama 1 sampai 2 jam.
3. Yang di luar wewenang, kembalikan ke yang berwenang
Kalau menyentuh sesuatu yang tidak dipahami, kamu ikut terseret sebagai penangannya.
Dari sisi kami tidak bisa memutuskan, mohon ditangani departemen yang bertanggung jawab.
4. Jangan beradu mulut, tinggalkan jejak di chat
Omongan lisan menguap.
Chat tersimpan.
Untuk berjaga-jaga, saya bagikan dulu premis awalnya.
Cukup menambahkan satu kalimat ini, daya tahanmu naik.
5. Jangan ubah "niat baik" jadi "pekerjaan rutin"
Membantu sekali itu tidak salah.
Tapi kalau jadi keharusan untuk seterusnya, kamu perlu pagar.
Kali ini saya tangani, tapi untuk selanjutnya mohon ditangani departemen yang bertanggung jawab.
7. Bukan "menolak", tapi "mengembalikan"
Yang penting di sini, Panda Sat-Set bukan sekadar penolakan.
Tujuannya adalah
bukan menolak, tapi mengembalikan pekerjaan ke tempat yang benar
Kerjaan lapangan ke lapangan.
Masalah IT ke departemen yang bertanggung jawab.
Kebijakan pelatihan ke rencana pelatihan.
Yang butuh keputusan ke pemegang wewenang.
Kekurangan sistem penerimaan ke pihak penerima.
Cukup dikembalikan saja.
Sebaliknya, pekerjaan yang tidak bisa dikembalikan itu berbahaya.
- Tidak jelas ini kerjaan siapa
- Tidak jelas siapa yang memutuskan
- Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab
- Tidak jelas siapa yang menilai
- Tapi urusannya datang ke kamu
Kalau sudah begini, itu kebun binatang berlubang.
8. Makin gampang jadi "tukang serabutan", makin perlu pagar
Orang yang gampang jadi tukang serabutan punya ciri-ciri tertentu.
- Cepat menyelesaikan
- Cepat paham cara kerja sistem
- Kurang lebih tahu urusan departemen lain
- Kalau ada yang kesulitan, langsung diambil
- Merasa lebih cepat kalau dikerjakan sendiri
- Daripada repot menjelaskan alasan menolak, lebih baik dikerjakan saja
Orang seperti ini praktis bagi organisasi.
Tapi berbahaya bagi dirinya sendiri.
Karena makin praktis seseorang, makin mudah ia menyerap pekerjaan di luar perannya.
Dan pekerjaan yang terserap itu sering tidak masuk penilaian resmi.
Jadi yang dibutuhkan bukan membuang kebaikan hati.
Bukan juga membentak.
Yang dibutuhkan adalah
memasang pagar sebelum mengambil pekerjaan karena niat baik
9. Rangkuman: lihat peran, penilaian, tanggung jawab, dan batas penanganan sebagai satu paket
Saat menerima pekerjaan, sebaiknya lihat empat hal ini.
| Sudut pandang | Pertanyaan |
|---|---|
| Peran | Ini bagian saya? |
| Penilaian | Mengerjakan ini berujung pada penilaian atau hasil? |
| Tanggung jawab | Kalau ada masalah, siapa yang bertanggung jawab? |
| Batas penanganan | Sampai mana saya akan menangani? |
Kalau keempatnya lengkap, ada artinya untuk menerimanya.
Tapi kalau
tanpa peran, tanpa penilaian, tanpa wewenang,
tapi tanggung jawab dan urusannya datang,
sebaiknya berhenti dulu sebentar.
Pekerjaan itu mungkin bukan tugasmu, melainkan pekerjaan yang kabur lewat lubang.
Di kebun binatang berlubang, orang yang menangkap setiap kali adalah yang paling kelelahan.
Jadi: perbaiki kandangnya, kembalikan ke penanggung jawabnya, atau minimal pasang pagar di sekelilingmu.
Itulah
Perluasan Wilayah: Panda Sat-Set
Ini bukan teknik untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
Ini teknik supaya orang yang bisa menyelesaikan pekerjaan dengan cepat tidak hancur sebagai tukang serabutan.
