Was bei der Arbeit müde macht, ist nicht einfach nur, dass es viel zu tun gibt.
Klar, viel Stress ist anstrengend.
Die Deadline rückt näher, es fehlt Personal, die To-do-Liste ist lang.
Auch das schlaucht ganz normal.
Aber es gibt eine Art von Erschöpfung, die noch viel mehr an einem zehrt.
Und zwar diese:
Keine Rolle, keine Anerkennung, aber Verantwortung und Aufräumarbeit landen trotzdem bei dir
Du bist nicht offiziell zuständig.
Es zählt nicht für deine Beurteilung.
Du hast keine Befugnisse.
Du bist nicht einmal in der Position, etwas zu entscheiden.
Und trotzdem wird dir jedes Mal, wenn jemand in der Klemme steckt, die Sache zugeschoben.
Und es kommt noch dicker: Hast du es einmal übernommen, heißt es plötzlich: „Der macht das schon."
Das ist nicht einfach „mal aushelfen".
Es ist, als müsste jemand, der zufällig in der Nähe war, Arbeit einfangen, die durch ein Loch in der Organisation entwischt ist.
Ich nenne das in letzter Zeit so:
Zoo mit Löchern
Das Gehege hat ein Loch.
Dort entkommt die Arbeit wie ein Tier.
Eigentlich müsste man das Gehege reparieren, aber aus irgendeinem Grund fängt jedes Mal jemand ein, der gerade in der Nähe ist.
Und je besser man im Einfangen ist, desto mehr Arbeit kommt hinzu.
1. Dafür gibt es einen Namen: „illegitime Aufgaben"
In der Arbeitspsychologie nennt man solche Aufgaben manchmal illegitime Aufgaben (illegitimate tasks).
Eine illegitime Aufgabe ist grob gesagt
eine Aufgabe, bei der man sich fragt: „Muss ich das wirklich machen?"
In der Forschung werden illegitime Aufgaben hauptsächlich in zwei Arten unterteilt.
| Art | Inhalt | Gefühl im Arbeitsalltag |
|---|---|---|
| unreasonable tasks | Arbeit, die außerhalb der eigenen Rolle oder des Aufgabenbereichs liegt | „Warum muss ausgerechnet ich das machen?" |
| unnecessary tasks | Arbeit, die gar nicht nötig wäre oder nur wegen schlechter Abläufe entsteht | „Könnte man diese Aufgabe nicht einfach abschaffen?" |
Wichtig ist: Illegitime Aufgaben sind etwas anderes als bloß „lästige Arbeit".
Lästige Arbeit, die man als Teil der eigenen Rolle nachvollziehen kann, hält man noch aus.
Wird einem aber etwas aufgedrückt, das außerhalb der Rolle liegt, nicht gewürdigt wird und für das man keine Befugnisse hat, fühlt man sich schnell, als würden die eigene Zeit und das eigene Fachwissen auf die leichte Schulter genommen.
Darum zehrt es so.
Mehr als die Arbeit selbst schmerzt die Botschaft, die darin steckt.
Deine Zeit darf man ruhig auf die leichte Schulter nehmen
Dein Fachwissen muss man nicht respektieren
Auch wenn du in der Klemme steckst, ist es der Organisation egal
Weil man es so empfängt, schwindet die Motivation.
2. Der heutige Fall: Die Übergabe am Nachmittag ist plötzlich weggefallen
Heute ist zum Beispiel Folgendes passiert.
Es ging um die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Vormittags hatten wir das Schulungsprogramm aufgestellt und durchgeführt.
Ab dem Nachmittag sollte er an die Fachabteilung vor Ort übergeben werden.
Nur gab es auf deren Seite genau eine Person, die die Übergabe übernehmen konnte.
Und die musste kurzfristig in ein Meeting.
Da kam die Anfrage:
„Könnt ihr ihn nicht einen Tag lang bei euch betreuen?"
Auf den ersten Blick wirkt das wie eine ganz normale Bitte um Unterstützung.
Aber wer das gedankenlos annimmt, lebt gefährlich.
Denn das Loch in ihrer Aufnahmeplanung wird in einen ganzen blockierten Tag auf unserer Seite umgewandelt.
Auch wir haben unseren Terminplan.
Selbst wenn der Vormittag bei uns lag, war der Nachmittag für die Übergabe an die Fachabteilung angelegt.
Das wegen des Meetings der Gegenseite plötzlich in „betreut ihn den ganzen Tag" umzuwandeln, ist schlicht nicht in Ordnung.
Also habe ich zuerst gefragt:
„Wer ist der Teamleiter vor Ort?"
Ich habe geklärt, wer eigentlich für die Aufnahme zuständig ist.
Danach habe ich auch mit dem Teamleiter gesprochen.
Das Ergebnis:
Wir übernehmen höchstens 1 bis 2 Stunden.
Den Rest übernimmt die Fachabteilung.
So haben wir es festgelegt.
Das ist keine bloße „Absage".
Ich habe die Arbeit nicht zurückgeworfen,
sondern nur in den ursprünglichen Verantwortungsbereich zurückgegeben.
3. Und gleich noch eine: Der PC am Kiosk-Terminal geht nicht an
Am selben Tag kam noch eine andere Sache.
Anscheinend ließ sich der PC eines Kiosk-Terminals oder so etwas nicht mehr einschalten.
Und es hieß:
„Ich bin im Meeting und kann nicht hin, kümmer du dich bitte darum."
Auch das ist riskant.
Bei einem PC-Defekt entsteht Verantwortung schnell in dem Moment, in dem man ihn anfasst.
Man fasst etwas an, obwohl man es nicht versteht,
es wird nicht repariert,
und dann heißt es: „Wer hat daran herumgefummelt?"
Aus irgendeinem Grund wird die Person, die sich zuerst darum gekümmert hat, zur Beteiligten.
Deshalb habe ich das abgelehnt.
„Ich kenne mich damit nicht aus, bitte wenden Sie sich an die zuständige Abteilung."
Das genügt.
Das war nicht kalt.
Ich habe nur zurückgegeben, was nicht in meinen Zuständigkeitsbereich fällt.
4. Im Zoo mit Löchern sammelt sich die Arbeit bei „dem, der gut einfängt"
Im Zoo mit Löchern hat jemand mit hoher Bearbeitungskapazität den größten Nachteil.
Denn von außen wirkt das so:
- Der ist schnell
- Der kennt sich aus
- Der kriegt das irgendwie hin
- Der sagt nicht nein
- Der macht es, auch wenn er dabei schimpft
Die Folge: Die Arbeit kommt zu dir, obwohl du nicht offiziell zuständig bist.
Und sie fließt kaum in die Beurteilung ein.
Denn sie wird als „Unterstützung", „wenn du schon mal dabei bist" oder „danke, du hast uns gerettet" verbucht, nicht als „eigentliche Arbeit".
Das ist das Härteste daran.
Keine Befugnisse.
Keine Rolle.
Keine Beurteilung.
Keine Zulage.
Aber Verantwortung und Aufräumarbeit gibt es trotzdem.
Das ist Arbeit mit Verlust.
5. Gebietserweiterung: Panda Zack-Zack
Hier brauchen wir die Gebietserweiterung: Panda Zack-Zack (der Name spielt auf die „Gebietserweiterung" aus dem Anime Jujutsu Kaisen an; „sakusaku" ist im Japanischen das Wort dafür, Arbeit locker und zügig wegzuarbeiten).
Der Name ist ein Scherz.
Aber was dahintersteckt, ist ziemlich praxisnah.
Panda Zack-Zack ist
eine Technik, um einen Zaun um sich zu ziehen und Arbeit, die durchs Loch entwischt ist, nicht automatisch einzufangen
Der Punkt ist nicht, emotional abzulehnen.
„Das will ich nicht."
„Das geht nicht."
„Warum ausgerechnet ich?"
Wenn man mündlich dagegen ankämpft, zieht sich das Gespräch in die Länge.
Die andere Seite hält dagegen.
Am Ende steigt nur der Erklärungsaufwand.
Stattdessen zieht man einen Zaun.
Zum Beispiel so:
Das können wir von hier aus nicht entscheiden, bitte klären Sie das mit der zuständigen Abteilung.
Nachdem geklärt ist, wer die Übergabe eigentlich übernimmt, können wir von unserer Seite 1 bis 2 Stunden abdecken.
Den Kern der Schulung haben wir mit der kompletten Übung am Nachmittag abgesichert.
Wir hatten lediglich in freien Zeiten Routinetätigkeiten angefragt, soweit sie die Schulung nicht beeinträchtigen.
So formuliert man das.
Das sind keine kalten Absagen.
Es ist ein Zaun, der den Verantwortungsbereich klarmacht.
6. Die Grundregeln beim Zaunziehen
Die Grundlagen von Panda Zack-Zack sind diese 5.
1. Zuerst klären, wer eigentlich zuständig ist
Nicht sofort selbst annehmen.
Wer ist eigentlich dafür zuständig?
Haben Sie das mit dem Teamleiter vor Ort geklärt?
Bitte klären Sie das mit der zuständigen Abteilung.
2. Die eigene Obergrenze festlegen
„Nur kurz" ist am gefährlichsten.
Was nur kurz sein sollte, wird zum halben Tag, zum ganzen Tag, zur Dauerarbeit.
Wir können höchstens 1 bis 2 Stunden übernehmen.
3. Was nicht in den eigenen Bereich fällt, geht in den zuständigen Bereich zurück
Wer anfasst, was er nicht versteht, wird als Verantwortlicher mit hineingezogen.
Das können wir von hier aus nicht entscheiden, bitte wenden Sie sich an die zuständige Abteilung.
4. Nicht mündlich kämpfen, sondern im Chat festhalten
Gesprochenes verfliegt.
Der Chat bleibt.
Zur Sicherheit teile ich kurz die Ausgangslage.
Allein mit diesem einen Satz steigt deine Verteidigungskraft.
5. „Gute Absicht" nicht zur „Dauerarbeit" werden lassen
Einmal zu helfen ist nicht schlimm.
Aber wenn es ab dann selbstverständlich wird, braucht es einen Zaun.
Dieses Mal übernehme ich es, aber ab dem nächsten Mal bitte durch die zuständige Abteilung.
7. Nicht „ablehnen", sondern „zurückgeben"
Wichtig ist hier: Panda Zack-Zack ist keine bloße Ablehnung.
Das Ziel ist
nicht abzulehnen, sondern die Arbeit an den richtigen Ort zurückzugeben
Die Arbeit vor Ort geht an die Fachabteilung.
IT-Störungen an die zuständige Abteilung.
Schulungsfragen an die Schulungsplanung.
Was eine Entscheidung braucht, an die Entscheidungsbefugten.
Lücken in der Aufnahmeplanung an die aufnehmende Seite.
Man muss es nur zurückgeben.
Umgekehrt ist Arbeit gefährlich, die sich nicht zurückgeben lässt.
- Man weiß nicht, wessen Aufgabe es ist
- Man weiß nicht, wer entscheidet
- Man weiß nicht, wer die Verantwortung trägt
- Man weiß nicht, wer es beurteilt
- Aber die Aufräumarbeit kommt trotzdem zu dir
Bei diesem Zustand bist du im Zoo mit Löchern.
8. Wer leicht zum „Mädchen für alles" wird, braucht erst recht einen Zaun
Menschen, die leicht zum Mädchen für alles werden, haben bestimmte Eigenschaften.
- Sie arbeiten schnell
- Sie verstehen Abläufe schnell
- Sie kennen sich auch in anderen Abteilungen grob aus
- Wenn jemand in Not ist, greifen sie zu
- Sie denken, selbst machen geht schneller
- Statt zu erklären, warum sie ablehnen, machen sie es lieber gleich
Solche Leute sind für die Organisation praktisch.
Für sie selbst aber gefährlich.
Denn je praktischer jemand ist, desto leichter saugt er Arbeit außerhalb seiner Rolle auf.
Und aufgesogene Arbeit fließt oft nicht in die offizielle Beurteilung ein.
Was es braucht, ist deshalb nicht, die Freundlichkeit abzulegen.
Auch nicht, herumzubrüllen.
Was es braucht, ist
den Zaun zu ziehen, bevor man aus guter Absicht etwas aufgreift
9. Fazit: Rolle, Beurteilung, Verantwortung und Obergrenze im Paket betrachten
Wenn du Arbeit übernimmst, solltest du diese vier Punkte ansehen.
| Gesichtspunkt | Frage |
|---|---|
| Rolle | Ist das meine Aufgabe? |
| Beurteilung | Führt das zu Anerkennung oder zählbaren Ergebnissen? |
| Verantwortung | Wer trägt die Verantwortung, wenn etwas schiefgeht? |
| Obergrenze | Wie weit gehe ich mit? |
Wenn alle vier gegeben sind, ergibt es Sinn, die Arbeit zu übernehmen.
Aber wenn
keine Rolle, keine Beurteilung, keine Befugnisse,
aber Verantwortung und Aufräumarbeit auf dich zukommen,
dann halte besser einmal an.
Diese Arbeit ist vielleicht gar nicht deine, sondern Arbeit, die durch ein Loch entwischt ist.
Im Zoo mit Löchern ist der am erschöpftesten, der jedes Mal einfängt.
Also: Gehege reparieren, an die Zuständigen zurückgeben, oder wenigstens einen Zaun um dich ziehen.
Das ist
die Gebietserweiterung: Panda Zack-Zack
Keine Technik, um Arbeit schneller wegzuarbeiten.
Sondern eine Technik, damit jemand, der schnell arbeiten kann, nicht als Mädchen für alles verheizt wird.
