Ở chỗ làm, lúc nào cũng có kiểu người trông như chỉ muốn "lên lớp" và "bới lỗi" người khác.
Họ chỉ ra lỗi thay vì giải quyết vấn đề. Họ giảng về "ý thức" thay vì xây dựng quy trình. Giấy tờ của chính mình thì nằm lì trên bàn, nhưng lại đòi người khác phải có tinh thần trách nhiệm. Thời gian không dành cho việc quan trọng mà đổ vào những cuộc họp vô bổ và việc đối ngoại. Và chẳng hiểu vì sao, họ cứ siết người ít tăng ca hoặc người dùng ngày phép.
Nhìn những người như vậy, nói thật thì tôi chỉ nghĩ thế này:
Làm việc đi. Đừng biến chỗ làm thành nơi chữa lành lòng tự trọng của bạn.
Đây không chỉ là chê bai cho hả giận. Nhìn từ góc độ cấu trúc, đây là một vấn đề khá nghiêm trọng.
Bản thân họ có thể nghĩ mình đang "hướng dẫn", đang "quản lý", đang "nói vì muốn tốt cho cấp dưới". Nhưng trên thực tế, có khi họ không giải quyết vấn đề gì cả, mà chỉ đang dùng quan hệ trên dưới ở chỗ làm để bù đắp cảm giác thiếu được công nhận, thói thích kiểm soát và cuộc sống riêng chưa trọn vẹn.
Nếu là công việc, việc cần làm vốn đã rõ ràng
Khi có vấn đề xảy ra trong công việc, việc cần làm rất đơn giản.
- Xác nhận chuyện gì đã xảy ra
- Tìm nguyên nhân ở cơ chế chứ không phải ở cá nhân
- Tìm chỗ thông tin bị đứt đoạn
- Quyết định ai làm, khi nào, đến đâu
- Làm cho những việc chưa xử lý hoặc đang treo hiện ra rõ ràng
- Cho giấy tờ chạy
- Chuyển việc quyết định cho người có thẩm quyền quyết định
- Xây dựng cơ chế để không tái diễn
Ví dụ, nếu có sự cố khi chuyển đổi hợp đồng hoặc bàn giao công việc, điều cần không phải là câu "cẩn thận hơn nhé".
Điều cần là làm cho những mục sau hiện ra rõ ràng, theo từng người:
- loại hợp đồng hiện tại
- thời hạn hợp đồng hiện tại
- loại hợp đồng tiếp theo
- thời hạn hợp đồng tiếp theo
- nguyện vọng của chính người đó
- tình trạng phê duyệt
- đã chia sẻ cho các bộ phận liên quan chưa
- các việc đang treo
- hành động tiếp theo
- người phụ trách
- hạn chót
Thông tin không đến thì người phụ trách không thể biết được. Vì vậy, thứ cần có không phải là sự chú ý của từng cá nhân, mà là một cơ chế cho thấy rõ tình trạng.
Đó mới là làm việc.
Nhưng người chỉ muốn lên lớp thì ghét "xây dựng quy trình"
Nếu thật sự muốn ngăn tái diễn, chỉ cần lập danh sách, quản lý hạn chót và làm rõ phạm vi trách nhiệm.
Nhưng người chỉ muốn lên lớp thường không thích những biện pháp cụ thể như vậy.
Vì một khi đã có quy trình, sẽ lộ ra "ai đang làm kẹt".
Lập một cuốn sổ theo dõi. Ghi hạn chót. Ghi người phụ trách. Ghi tình trạng phê duyệt. Ghi việc đang treo. Ghi hành động tiếp theo.
Thế là bỗng nhiên mọi thứ lộ ra.
"Ủa, ai đang giữ tờ giấy này vậy?" "Ủa, ai chưa chuyển cái phê duyệt này đi vậy?" "Ủa, cuộc họp này rốt cuộc đã quyết định gì?" "Ủa, hai tiếng đó đã tiến triển được gì?"
Nói cách khác, sân khấu lên lớp kết thúc, và trách nhiệm quản lý của chính họ bắt đầu.
Vì vậy, những người này rất thích nói "cẩn thận vào", "phải có ý thức", "phải có trách nhiệm", nhưng hễ nghe đề xuất "vậy mình theo dõi bằng sổ nhé", "quyết định ai cập nhật đi", "làm rõ hạn chót đi", "cho thấy rõ bóng đang nằm ở ai đi", là họ đột nhiên chậm hẳn lại.
Đó không phải cải thiện. Đó là trò diễn cải thiện.
Việc lên lớp có thể là phần thưởng cho chính người đó
Vì sao có người nghiện lên lớp và chỉ lỗi?
Tất nhiên không phải ai cũng vậy. Có người chỉ ra lỗi vì thật lòng mong cấp dưới trưởng thành. Cũng có những lời nhắc nhở và góp ý cần thiết.
Vấn đề là những bài lên lớp không dẫn đến cải thiện.
Với kiểu người này, lên lớp không phải là công việc mà có thể là phần thưởng.
- Được đứng ở trên
- Được làm bên "hiểu biết"
- Hạ người khác xuống thì thấy mình cao lên
- Không phải nhìn vào việc chưa xử lý của mình
- Có cảm giác mình đang làm việc
- Được ra vẻ người quản lý
- Tạm quên đi cảm giác cuộc đời mình chưa trọn vẹn
Tóm lại, với họ, lên lớp đã thành cách rẻ tiền để chữa lành lòng tự trọng.
Chuyện này khá rắc rối.
Vì họ không muốn giải quyết vấn đề, họ muốn thấy sướng khi chỉ lỗi người khác.
Khi đến mức này, cấp dưới và đồng nghiệp không còn là bạn cùng làm việc mà trở thành cái máy phục hồi sự công nhận cho họ.
Chứng tỏ thứ bậc, hơn thua địa vị và gỡ lại cuộc đời
Nếu dán nhãn sơ qua cho cấu trúc này, nó có vài thành phần.
1. Thành phần khỉ: xác nhận thứ bậc
Họ chỉ lỗi để xác nhận "ai ở trên".
Việc xác nhận quan hệ trên dưới được đặt trước kết quả công việc. Mục đích không phải thắng bằng lý lẽ mà là tạo bầu không khí "tôi trên, cậu dưới".
Đây không phải làm việc, mà là xác nhận thứ bậc.
2. Thành phần hơn thua địa vị: biến sự vất vả thành đạo đức
"Tôi tăng ca đấy." "Tôi còn không dùng nổi ngày phép." "Tôi đã khổ lắm rồi." "Hồi tôi trẻ còn khắc nghiệt hơn nhiều."
Chẳng hiểu vì sao, những vất vả đó được đổi thành ưu thế đạo đức.
Nhưng tăng ca nhiều không có nghĩa là giỏi. Không dùng được ngày phép cũng chẳng phải chuyện đáng khen. Đó có thể là vấn đề về tự quản lý, sắp xếp lịch, thiết lập thứ tự ưu tiên hay thiết kế tổ chức.
Người khổ nhiều không phải là người giỏi. Người làm cho công việc tiến lên mới là người giỏi.
3. Thành phần gỡ lại cuộc đời: lấy lại giá trị bản thân ở chỗ làm
Cuộc sống riêng không viên mãn. Cảm thấy cuộc đời mình còn dang dở. Không tự tin vào thành tích và năng lực của bản thân. Nhưng ở chỗ làm thì có chức vụ. Với cấp dưới thì có thể cứng rắn.
Thế là chỗ làm biến thành "bãi gỡ lại cuộc đời".
Lẽ ra đây là nơi để đẩy công việc tiến lên, vậy mà lại bắt đầu màn chữa lành lòng tự trọng của một người.
Điều này thật sự không cần thiết.
Chỗ làm không phải nơi để lấp những thiếu hụt trong đời sống riêng của ai đó. Cấp dưới không tồn tại để lấp chỗ thiếu sự công nhận của sếp.
Kẻ chỉ cứng rắn với người trông có vẻ yếu
Nặng nề hơn nữa là kiểu người chọn đối tượng để cứng rắn.
Với người có chức vụ cao hơn thì không nói. Với người đáp lại bằng lý lẽ thì không dám đụng. Với người có thể tranh luận ngang hàng thì tránh. Họ chỉ cứng rắn với người khó phản bác, khó từ chối, hoặc ở vị thế yếu.
Trong trường hợp này, vấn đề không nằm ở đặc điểm của đối phương. Tuổi tác, giới tính, vóc dáng hay học vấn đều không có lỗi.
Vấn đề là trông như họ đang lợi dụng người khó phản bác để khẳng định ưu thế của mình.
Người quản lý giỏi thật sự biết dùng cả người thông minh hơn mình, người trẻ và giỏi hơn mình, người có chuyên môn khác mình.
Ngược lại, người quản lý càng non kém thì càng muốn xung quanh chỉ có những người không đe dọa mình.
Đó không phải quản lý. Đó là dựng sân khấu để mình đứng trên cho thoải mái.
Tệ nhất là hạ người khác xuống để giữ mình
Điểm tệ nhất của kiểu người này là chuyện không dừng lại ở việc tự thỏa mãn một mình.
Nếu chỉ tự nghĩ trong đầu "tôi đang cố gắng", "tôi hiểu rõ", thì tác hại với xung quanh còn nhỏ. Nhưng họ giẫm lên người khác. Hạ thấp người khác. Lấy số giờ tăng ca và việc dùng ngày phép của người khác làm chất liệu. Dùng lỗi sai và nỗi bất an của cấp dưới để đặt mình lên trên. Chỉ cứng rắn với người khó phản bác.
Đến mức này, đó không còn là nhu cầu được công nhận của cá nhân nữa, mà là hành vi gây hại thật sự cho xung quanh.
"Hạ người khác xuống để giữ mình." Cấu trúc này nặng nề thật.
Vốn dĩ, nỗi bất an, bất mãn, cảm giác thiếu thốn và cuộc đời chưa trọn vẹn của bản thân nên được xử lý trong cuộc sống của chính mình. Bằng sở thích, nghỉ ngơi, bạn bè, hay trao đổi với chuyên gia đều được. Xử lý ở ngoài công việc là được rồi.
Nhưng nếu mang chúng vào chỗ làm và dùng cấp dưới, thành viên trong nhóm để chữa lành lòng tự trọng, thì cả nơi làm việc sẽ bị nhiễm bẩn.
Mọi người co rúm lại. Thông tin không còn được báo lên. Lỗi bị giấu đi. Không còn ai đưa ra đề xuất cải tiến. Người càng giỏi càng giữ khoảng cách. Chỉ còn lại những người chịu được bài lên lớp và những người im lặng để khỏi bị chỉ trích.
Đây không phải công việc. Đây là kiểu tự an ủi ở công sở, giữ mình bằng cách hạ người khác xuống.
Nói nặng một chút, những chuyện như vậy xin hãy tự xử lý một mình. Đừng mang vào chỗ làm. Đừng lôi người khác vào. Đừng dùng cấp dưới. Đừng dùng sự tự thỏa mãn khoác vỏ công việc để bào mòn thời gian và thần kinh của người khác.
Chỗ làm không phải quán hostess cũng không phải phòng tư vấn tâm lý
Nói nặng một chút thì là thế này:
Chỗ làm không phải quán hostess (kiểu quán ở Nhật, khách trả tiền để được chiều chuộng và tâng bốc) để bạn hồi phục cảm giác được công nhận. Chỗ làm cũng không phải phòng tư vấn tâm lý để bạn xử lý cảm xúc.
Đừng cố thỏa mãn nhu cầu được công nhận trong giờ làm. Đừng chữa lành lòng tự trọng bằng cấp dưới. Đừng lên lớp để thấy sướng. Đừng mang cuộc sống riêng chưa trọn vẹn vào quan hệ trên dưới ở chỗ làm.
Nếu cần, hãy xử lý ở ngoài công việc. Tâm sự với ai đó. Nghỉ ngơi. Có một sở thích. Nói chuyện với bạn bè. Trao đổi với chuyên gia. Sắp xếp lại cuộc sống của mình.
Bản thân những việc đó không có gì xấu.
Nhưng dùng cấp dưới hay thành viên trong nhóm để lấp chỗ thiếu sự công nhận của mình thì không đúng.
Công ty là nơi làm việc, không phải sân khấu cho màn gỡ lại cuộc đời của ai đó.
"Hướng dẫn" khác với "trò lên lớp"
Điều quan trọng ở đây là không phủ nhận bản thân việc hướng dẫn.
Có những sự hướng dẫn cần thiết. Nhắc nhở về sai sót cũng cần. Truyền đạt tiêu chuẩn cũng cần. Đào tạo người còn non kinh nghiệm cũng cần.
Nhưng hướng dẫn khác với trò lên lớp.
Hướng dẫn
- Mục đích rõ ràng
- Hành vi thay đổi
- Biết tiếp theo cần làm gì
- Có chỉ rõ hạn chót, tiêu chuẩn, vai trò
- Dẫn đến sự trưởng thành của đối phương hoặc cải thiện công việc
- Đồng thời nghĩ đến cải thiện quy trình
Trò lên lớp
- Mục đích mơ hồ
- Chỉ hạ đối phương xuống
- Nhiều từ trừu tượng như "ý thức", "tinh thần trách nhiệm"
- Không có hành động tiếp theo
- Không nhìn vào việc chưa xử lý của mình
- Chỉ người chỉ lỗi thấy sướng
Sự khác biệt này rất lớn.
Hướng dẫn làm công việc tiến lên. Trò lên lớp đốt thời gian.
Khi sự an toàn tâm lý bị phá vỡ, chia sẻ thông tin càng chết hẳn
Khi lên lớp, uy hiếp và hơn thua địa vị tăng lên, thông tin không còn được báo lên ở chỗ làm.
Bởi vì người nói ra sẽ thiệt.
Nói "có vấn đề" thì bị mắng. Nói "em không biết" thì bị dồn ép. Nói "thông tin chưa tới" thì bị coi là viện cớ. Nói "đây là vấn đề của quy trình" thì bị coi là chối trách nhiệm.
Như vậy, người ta sẽ im lặng.
Kết quả là vấn đề càng khó thấy hơn. Muốn giải quyết tình trạng thiếu chia sẻ thông tin bằng lên lớp, lại làm nó tệ hơn.
Đây hoàn toàn là phản tác dụng.
Điều thật sự cần là bầu không khí dễ nói ra và cơ chế làm cho mọi thứ hiện rõ.
- Có thể nói là không biết
- Nhìn thấy việc chưa xử lý trong một danh sách
- Quyết định phạm vi trách nhiệm
- Quyết định hạn chót
- Quyết định người cập nhật
- Không dựa vào trí nhớ cá nhân
Đó mới là quản lý.
Cách đối phó: đừng bước lên sân khấu
Với những người "chữa lành bản thân bằng cách lên lớp" như vậy, đem lý lẽ đúng đắn ra đáp trả là nguy hiểm.
Vì thứ đối phương muốn không phải giải quyết vấn đề mà là một sân khấu để lên lớp.
Nếu bạn phản ứng bằng cảm xúc, bạn đã bước lên sân khấu đó.
Cách đối phó cứ đơn giản thôi.
1. Để lại bằng chứng
Lưu lại "khi nào, nộp gì, cho ai".
Ví dụ:
Ngày ○ tháng ○, tôi đã soạn phương án ngăn tái diễn và nộp trực tiếp lên bàn. Nội dung: làm hiển thị theo từng người tình trạng hợp đồng, nguyện vọng của người đó, tình trạng phê duyệt và các việc đang treo; đồng thời làm rõ người cập nhật, thời điểm kiểm tra và phạm vi trách nhiệm. Từ đây, việc quyết định và luân chuyển do trưởng bộ phận xử lý.
2. Làm rõ phạm vi vai trò của mình
Tôi có thể đưa ra biểu mẫu và đề xuất các hạng mục. Nhưng nếu không quyết định người chịu trách nhiệm quản lý, người cập nhật và thời điểm kiểm tra, tôi e rằng lại phụ thuộc vào cá nhân.
3. Không sa vào bàn luận về ý thức cá nhân
Tôi nghĩ không chỉ cần sự chú ý của từng người, mà còn cần làm sao để những người liên quan nhìn thấy được tình trạng.
4. Không chạy theo
Tài liệu đã nộp. Phương án đã đưa. Phạm vi vai trò cũng đã nói rõ.
Từ đó, việc luân chuyển, quyết định và thứ tự ưu tiên là việc của phía quản lý.
Nếu bạn cứ vô tận chạy theo nhặt nhạnh, sẽ quay lại cấu trúc "người làm được thì đi lấp lỗ hổng".
Tổng kết
Người chỉ muốn lên lớp và chỉ lỗi trông như đang làm việc, nhưng thật ra có thể chỉ đang chữa lành cho bản thân.
Hơn thua địa vị. Xác nhận thứ bậc. Bù đắp cuộc đời chưa trọn vẹn. Giải tỏa nhu cầu được công nhận. Né tránh trách nhiệm. Diễn ra vẻ đang quản lý.
Tất cả những thứ đó đôi khi xuất hiện ở chỗ làm dưới vỏ bọc "hướng dẫn".
Nhưng chỗ làm không phải nơi chữa lành lòng tự trọng của người đó. Cấp dưới không tồn tại để lấp chỗ thiếu sự công nhận của họ. Công ty không phải quán hostess cũng không phải phòng tư vấn tâm lý.
Điều thật sự cần không phải là lên lớp.
- Thứ tự ưu tiên
- Quản lý hạn chót
- Chia sẻ thông tin
- Phạm vi vai trò
- Làm cho mọi thứ hiện rõ
- Trách nhiệm cập nhật
- Ý thức về chi phí nhân sự
- Ngăn tái diễn bằng cơ chế
Đó mới là làm việc.
Có thời gian để thấy sướng vì lên lớp thì cho giấy tờ chạy đi. Bớt những cuộc họp vô ích. Cho thấy rõ bóng đang nằm ở ai. Đừng siết người dùng ngày phép. Đừng coi số giờ tăng ca là danh dự. Đừng dùng cấp dưới để gỡ lại cuộc đời mình.
Làm việc đi.
