ในที่ทำงานมักมีคนประเภทที่ดูเหมือน "อยากเทศนา" และ "อยากจับผิด" เท่านั้น
ชอบชี้ข้อผิดพลาด มากกว่าจะแก้ปัญหา ชอบพูดเรื่อง "จิตสำนึก" มากกว่าจะสร้างระบบ เอกสารของตัวเองค้างอยู่บนโต๊ะ แต่กลับเรียกร้องให้คนอื่นมีความรับผิดชอบ เอาเวลาไปใช้กับประชุมที่ไม่สำคัญและงานติดต่อภายนอก มากกว่างานที่สำคัญจริง ๆ แถมไม่รู้ทำไมถึงชอบกดดันคนที่ทำโอทีน้อยหรือคนที่ใช้วันลาพักร้อน
เห็นคนแบบนี้แล้ว พูดตามตรงก็คิดแบบนี้
ทำงานเถอะ อย่าเอาที่ทำงานมาเป็นที่ซ่อมความภูมิใจในตัวเองของคุณ
นี่ไม่ใช่แค่การบ่นด่า ถ้ามองในแง่โครงสร้าง มันเป็นปัญหาที่ค่อนข้างสำคัญเลยทีเดียว
เจ้าตัวอาจคิดว่า "กำลังสอน" "กำลังดูแลบริหาร" "พูดเพราะหวังดีกับลูกน้อง" แต่ความจริงแล้ว อาจไม่ได้เป็นการแก้ปัญหาเลย แค่กำลังใช้ลำดับขั้นในที่ทำงานมาชดเชยความรู้สึกที่ไม่ได้รับการยอมรับ ความอยากควบคุม และชีวิตส่วนตัวที่รู้สึกว่ายังไม่สุด
ถ้าเป็นงาน สิ่งที่ต้องทำก็ชัดเจนอยู่แล้ว
เวลาเกิดปัญหาในงาน สิ่งที่ต้องทำนั้นง่ายนิดเดียว
- ตรวจสอบว่าเกิดอะไรขึ้น
- มองหาสาเหตุที่โครงสร้าง ไม่ใช่ที่ตัวบุคคล
- หาจุดที่การแบ่งปันข้อมูลขาดหายไป
- กำหนดว่าใคร ทำเมื่อไหร่ และถึงขั้นไหน
- ทำให้งานที่ยังไม่ได้จัดการหรือค้างอยู่มองเห็นได้
- ส่งเอกสารให้เดินต่อ
- ส่งเรื่องให้คนที่มีหน้าที่ตัดสินใจเป็นผู้ตัดสิน
- สร้างระบบป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ
ตัวอย่างเช่น ถ้าเกิดความผิดพลาดตอนเปลี่ยนสัญญาหรือส่งต่องาน สิ่งที่ต้องการไม่ใช่คำว่า "ระวังให้มากกว่านี้"
แต่คือการทำให้ข้อมูลเหล่านี้มองเห็นได้ ทีละคน
- ประเภทสัญญาปัจจุบัน
- ระยะเวลาสัญญาปัจจุบัน
- ประเภทสัญญาครั้งถัดไป
- ระยะเวลาสัญญาครั้งถัดไป
- ความต้องการของตัวบุคคล
- สถานะการอนุมัติ
- สถานะการแจ้งให้แผนกที่เกี่ยวข้องทราบ
- เรื่องที่ค้างอยู่
- สิ่งที่ต้องทำต่อไป
- ผู้รับผิดชอบ
- กำหนดเวลา
ถ้าข้อมูลไม่มาถึง ผู้รับผิดชอบก็ไม่มีทางรู้ ดังนั้นสิ่งที่ต้องมีคือระบบที่ทำให้เห็นสถานะ ไม่ใช่ความละเอียดรอบคอบของแต่ละคน
นี่แหละคืองาน
แต่คนที่อยากแค่เทศนา ไม่ชอบ "การสร้างระบบ"
ถ้าอยากป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำจริง ๆ ก็แค่ทำเป็นรายการ จัดการกำหนดเวลา และแบ่งขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัด
แต่คนที่อยากแค่เทศนามักไม่ค่อยชอบมาตรการที่เป็นรูปธรรมแบบนี้
เพราะพอสร้างระบบแล้ว จะมองเห็นว่า "ใครกำลังขวางอยู่"
ทำสมุดบันทึกสำหรับควบคุม เขียนกำหนดเวลา เขียนผู้รับผิดชอบ เขียนสถานะการอนุมัติ เขียนเรื่องที่ค้างอยู่ เขียนสิ่งที่ต้องทำต่อไป
แล้วจู่ ๆ ทุกอย่างก็เห็นชัดขึ้นมา
"เอ๊ะ ใครดองเอกสารฉบับนี้ไว้นะ" "เอ๊ะ ใครไม่ส่งต่อการอนุมัตินี้นะ" "เอ๊ะ ประชุมครั้งนี้ตกลงอะไรกันไว้" "เอ๊ะ สองชั่วโมงนั้นงานเดินหน้าไปตรงไหน"
กล่าวคือ เวทีเทศนาจบลง และความรับผิดชอบด้านการบริหารของเจ้าตัวเองก็เริ่มต้น
ด้วยเหตุนี้ คนแบบนี้จึงชอบพูดว่า "ระวังหน่อย" "มีจิตสำนึกหน่อย" "รับผิดชอบหน่อย" แต่พอมีคนเสนอว่า "งั้นเรามาควบคุมด้วยสมุดบันทึกกันเถอะ" "มากำหนดคนอัปเดตกันเถอะ" "มากำหนดเวลาให้ชัดกันเถอะ" "มาทำให้เห็นกันเถอะว่าตอนนี้ลูกบอลอยู่ที่ใคร" ท่าทีก็ช้าลงทันที
นี่ไม่ใช่การปรับปรุง นี่คือ การเล่นเป็นปรับปรุง
การเทศนาอาจเป็นรางวัลสำหรับเจ้าตัว
ทำไมบางคนถึงติดการเทศนาและการชี้ข้อผิดพลาด
แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคน มีคนที่ชี้เพราะอยากให้ลูกน้องเติบโตจริง ๆ คำเตือนและฟีดแบ็กที่จำเป็นก็มี
ปัญหาคือ "การเทศนาที่ไม่นำไปสู่การปรับปรุง"
สำหรับคนประเภทนี้ การเทศนาไม่ใช่งาน แต่อาจเป็นรางวัล
- ได้ยืนอยู่เหนือกว่า
- ได้เป็นฝ่ายที่ "รู้"
- พอกดอีกฝ่ายให้ต่ำลง ก็รู้สึกว่าตัวเองสูงขึ้น
- ไม่ต้องมองงานที่ตัวเองยังไม่ได้จัดการ
- รู้สึกเหมือนกำลังทำงาน
- ได้ทำตัวเหมือนผู้บริหาร
- ได้ลืมความรู้สึกว่าชีวิตตัวเองยังไม่สุดไปชั่วคราว
พูดง่าย ๆ คือ การเทศนากลายเป็นวิธีซ่อมความภูมิใจในตัวเองราคาถูกของเจ้าตัว
เรื่องนี้ค่อนข้างน่าปวดหัว
เพราะเขาไม่ได้อยากแก้ปัญหา แต่ อยากรู้สึกดีจากการชี้ข้อผิดพลาด
พอเป็นแบบนี้ ลูกน้องและเพื่อนร่วมทีมก็ไม่ใช่เพื่อนร่วมงานอีกต่อไป แต่กลายเป็นเครื่องมือเติมเต็มการยอมรับของเขา
การเหยียบลำดับ การแข่งศักดิ์ศรี และการเอาชีวิตกลับคืน
ถ้าลองติดป้ายให้โครงสร้างนี้แบบหยาบ ๆ จะมีองค์ประกอบอยู่ไม่กี่อย่าง
1. องค์ประกอบลิง: ยืนยันลำดับชั้น
ชี้ข้อผิดพลาดเพื่อยืนยันว่า "ใครอยู่เหนือกว่า"
การยืนยันความสัมพันธ์บนล่างสำคัญกว่าผลงาน เป้าหมายไม่ใช่การชนะด้วยเหตุผล แต่คือการสร้างบรรยากาศแบบ "ฉันอยู่บน เธออยู่ล่าง"
นี่ไม่ใช่งาน แต่เป็นการยืนยันลำดับชั้น
2. องค์ประกอบการแข่งศักดิ์ศรี: เปลี่ยนความลำบากให้เป็นคุณธรรม
"ฉันทำโอที" "ฉันลาพักร้อนไม่ได้" "ฉันลำบากมา" "สมัยฉันหนุ่ม ๆ โหดกว่านี้เยอะ"
ไม่รู้ทำไม ความลำบากแบบนี้ถูกแปลงเป็นความเหนือกว่าทางศีลธรรม
แต่การทำโอทีเยอะไม่ได้แปลว่าเก่ง การลาพักร้อนไม่ได้ก็ไม่ใช่เรื่องน่ายกย่อง นั่นอาจเป็นปัญหาของการจัดการตัวเอง การจัดตารางเวลา การจัดลำดับความสำคัญ หรือการออกแบบองค์กร
คนที่ลำบากมาไม่ได้เก่งกว่า คนที่ทำให้งานเดินหน้าต่างหากที่เก่ง
3. องค์ประกอบการเอาชีวิตกลับคืน: ซ่อมการประเมินตัวเองที่ที่ทำงาน
ชีวิตส่วนตัวไม่เต็มอิ่ม รู้สึกว่าชีวิตตัวเองยังไม่สุด ไม่มั่นใจในผลงานและความสามารถของตัวเอง แต่ที่ทำงานมีตำแหน่ง กับลูกน้องสามารถใช้อำนาจได้
เมื่อเป็นแบบนี้ ที่ทำงานก็กลายเป็น "สนามแก้ตัวของชีวิต"
ทั้งที่ควรเป็นที่ทำงานให้เดินหน้า กลับกลายเป็นงานซ่อมความภูมิใจในตัวเองของคนคนหนึ่ง
สิ่งนี้ไม่จำเป็นเลยจริง ๆ
ที่ทำงานไม่ใช่ที่ชดเชยสิ่งที่ขาดในชีวิตส่วนตัวของใคร ลูกน้องไม่ได้มีอยู่เพื่อเติมความรู้สึกขาดการยอมรับของหัวหน้า
คนที่แข็งกร้าวเฉพาะกับคนที่ดูอ่อนแอ
ที่หนักกว่านั้นคือประเภทที่เลือกเหยื่อ
กับคนที่ตำแหน่งสูงกว่า ไม่กล้าพูด กับคนที่โต้ตอบด้วยเหตุผล ไม่กล้าก้าวล่วง คนที่คุยกันได้อย่างเท่าเทียม ก็หลีกเลี่ยง แข็งกร้าวเฉพาะกับคนที่โต้แย้งยาก ปฏิเสธยาก หรืออยู่ในสถานะอ่อนแอ
กรณีนี้ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คุณสมบัติของอีกฝ่าย อายุ เพศ รูปร่าง หรือการศึกษา ไม่ใช่ความผิด
ปัญหาคือ ดูเหมือนว่าเขากำลังใช้คนที่โต้แย้งยาก เพื่อยืนยันความเหนือกว่าของตัวเอง
คนที่บริหารเป็นจริง ๆ สามารถใช้ประโยชน์ได้แม้แต่คนที่ฉลาดกว่า คนที่อายุน้อยกว่าและเก่งกว่า หรือคนที่เชี่ยวชาญคนละด้าน
ในทางกลับกัน ยิ่งเป็นหัวหน้าที่ยังไม่เก๋าก็ยิ่งอยากให้มีแต่คนที่ไม่คุกคามตัวเองอยู่รอบ ๆ
นั่นไม่ใช่การบริหาร นั่นคือการสร้างเวทีให้ตัวเองยืนอยู่บนสุดอย่างสบายใจ
ที่แย่ที่สุดคือ การกดคนอื่นให้ต่ำเพื่อรักษาตัวเอง
จุดที่แย่ที่สุดของคนประเภทนี้คือ เรื่องไม่จบแค่การพอใจตัวเองคนเดียว
ถ้าแค่คิดอยู่ในใจว่า "ฉันพยายามอยู่" "ฉันเข้าใจ" ผลเสียต่อคนรอบข้างก็ยังเล็ก แต่พวกเขาเหยียบย่ำคนอื่น ดูถูกคนอื่น เอาชั่วโมงโอทีและการลาพักร้อนของคนอื่นมาเป็นเครื่องมือ ใช้ความผิดพลาดและความกังวลของลูกน้องเพื่อยกตัวเองให้สูงขึ้น แข็งกร้าวเฉพาะกับคนที่โต้แย้งยาก
พอถึงขั้นนี้ มันไม่ใช่ความอยากได้รับการยอมรับของแต่ละคนอีกต่อไป แต่เป็นพฤติกรรมที่สร้างความเสียหายจริงต่อคนรอบข้าง
"กดคนอื่นให้ต่ำเพื่อรักษาตัวเอง" โครงสร้างแบบนี้หนักหนาจริง ๆ
โดยหลักแล้ว ความกังวล ความไม่พอใจ ความรู้สึกไม่เต็มอิ่ม และชีวิตที่ยังไม่สุดของตัวเอง ควรจัดการภายในชีวิตของตัวเอง จะเป็นงานอดิเรก การพักผ่อน เพื่อน หรือการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก็ได้ จัดการนอกที่ทำงานก็พอ
แต่ถ้าเอามันเข้ามาในที่ทำงาน แล้วพยายามซ่อมความภูมิใจในตัวเองด้วยการใช้ลูกน้องหรือเพื่อนร่วมทีม ที่ทำงานทั้งที่จะถูกปนเปื้อน
ทุกคนหดตัว ข้อมูลไม่ถูกรายงานขึ้นมา ความผิดพลาดถูกซ่อน ไม่มีข้อเสนอปรับปรุงออกมา ยิ่งเก่งยิ่งถอยห่าง เหลือแค่คนที่ทนฟังเทศนาไหว กับคนที่เงียบเพื่อไม่ให้โดนชี้
นี่ไม่ใช่งาน นี่คือการปลอบใจตัวเองแบบออฟฟิศ เพื่อรักษาตัวเองด้วยการกดคนอื่นให้ต่ำ
พูดแรง ๆ ก็คือ เรื่องแบบนี้ขอให้จัดการคนเดียว อย่าเอามาที่ทำงาน อย่าลากคนอื่นเข้ามาเกี่ยว อย่าใช้ลูกน้อง อย่าเอาความพอใจตัวเองที่ปลอมตัวเป็นงานมาบั่นทอนเวลาและประสาทของคนอื่น
ที่ทำงานไม่ใช่คลับสาว ๆ และไม่ใช่ห้องให้คำปรึกษา
พูดแรง ๆ ก็คือแบบนี้
ที่ทำงานไม่ใช่คลับสาว ๆ (ร้านในญี่ปุ่นที่จ่ายเงินเพื่อให้มีคนมาเอาใจและเห็นด้วย) สำหรับซ่อมความรู้สึกว่าได้รับการยอมรับของคุณ ที่ทำงานก็ไม่ใช่ห้องให้คำปรึกษาไว้จัดการอารมณ์ของคุณเหมือนกัน
อย่าพยายามเติมความอยากได้รับการยอมรับในเวลางาน อย่าซ่อมความภูมิใจในตัวเองด้วยลูกน้อง อย่ารู้สึกดีจากการเทศนา อย่าเอาชีวิตส่วนตัวที่ยังไม่สุดมาใส่ในลำดับขั้นของที่ทำงาน
ถ้าจำเป็น ขอให้จัดการนอกที่ทำงาน ปรึกษาใครสักคน พักผ่อน มีงานอดิเรก คุยกับเพื่อน ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ จัดระเบียบชีวิตตัวเอง
เรื่องเหล่านี้ไม่ได้เป็นสิ่งไม่ดี
แต่การใช้ลูกน้องหรือเพื่อนร่วมทีมมาเติมสิ่งที่ตัวเองขาดเรื่องการยอมรับนั้นไม่ใช่
บริษัทเป็นที่ทำงาน ไม่ใช่เวทีโชว์เอาชีวิตกลับคืนของใคร
"การสอนงาน" กับ "การเล่นเทศนา" ไม่เหมือนกัน
สิ่งสำคัญตรงนี้คือ อย่าปฏิเสธการสอนงานเสียเอง
การสอนงานที่จำเป็นมีอยู่ การเตือนเรื่องความผิดพลาดก็จำเป็น การบอกมาตรฐานก็จำเป็น การเลี้ยงดูคนที่ยังไม่เก๋าก็จำเป็น
แต่การสอนงานกับการเล่นเทศนาไม่เหมือนกัน
การสอนงาน
- เป้าหมายชัดเจน
- พฤติกรรมเปลี่ยน
- รู้ว่าต่อไปต้องทำอะไร
- มีการระบุกำหนดเวลา เกณฑ์ และบทบาท
- นำไปสู่การเติบโตของอีกฝ่ายหรือการปรับปรุงงาน
- คิดเรื่องการปรับปรุงระบบไปพร้อมกัน
การเล่นเทศนา
- เป้าหมายคลุมเครือ
- มีแต่กดอีกฝ่ายให้ต่ำลง
- มีแต่คำนามธรรม เช่น "จิตสำนึก" "ความรับผิดชอบ"
- ไม่มีสิ่งที่ต้องทำต่อไป
- ไม่มองงานที่ตัวเองยังไม่ได้จัดการ
- คนที่ชี้ข้อผิดพลาดรู้สึกดีอยู่ฝ่ายเดียว
ความแตกต่างนี้ใหญ่มาก
การสอนงานทำให้งานเดินหน้า การเล่นเทศนาเผาเวลา
พอความรู้สึกปลอดภัยทางใจพัง การแบ่งปันข้อมูลก็ยิ่งตาย
เมื่อการเทศนา การข่มขู่ และการแข่งศักดิ์ศรีเพิ่มขึ้น ข้อมูลก็ไม่ถูกรายงานขึ้นมาในที่ทำงาน
เพราะคนที่พูดจะเสียเปรียบ
พูดว่า "มีปัญหา" ก็โดนดุ พูดว่า "ไม่ทราบครับ" ก็โดนบีบ พูดว่า "ข้อมูลยังไม่มา" ก็ถูกมองว่าแก้ตัว พูดว่า "เป็นปัญหาของระบบ" ก็ถูกมองว่าเลี่ยงความรับผิดชอบ
เมื่อเป็นแบบนี้ คนก็เงียบ
ผลคือปัญหายิ่งมองไม่เห็น พยายามแก้การแบ่งปันข้อมูลที่ไม่พอด้วยการเทศนา กลับยิ่งทำให้การแบ่งปันข้อมูลแย่ลง
นี่ให้ผลตรงข้ามโดยสิ้นเชิง
สิ่งที่ต้องการจริง ๆ คือบรรยากาศที่พูดได้ง่าย และระบบที่ทำให้มองเห็น
- พูดได้ว่าไม่รู้
- เห็นเรื่องที่ยังไม่ได้จัดการเป็นรายการ
- กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ
- กำหนดเวลา
- กำหนดคนอัปเดต
- ไม่พึ่งความจำของแต่ละคน
นี่แหละคือการบริหาร
วิธีรับมือ: อย่าขึ้นเวที
กับ "คนที่ซ่อมตัวเองด้วยการเทศนา" แบบนี้ การเอาเหตุผลที่ถูกต้องไปปะทะนั้นอันตราย
เพราะอีกฝ่ายต้องการเวทีเทศนา ไม่ใช่การแก้ปัญหา
ถ้าเราตอบสนองด้วยอารมณ์ ก็เท่ากับขึ้นไปบนเวทีนั้น
วิธีรับมือง่าย ๆ ก็พอ
1. เก็บหลักฐานไว้
บันทึกว่า "เมื่อไหร่ ส่งอะไร ให้ใคร"
ตัวอย่าง
วันที่ ○ เดือน ○ จัดทำข้อเสนอป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ และส่งไว้ที่โต๊ะ เนื้อหาคือ ทำให้สถานะสัญญา ความต้องการของตัวบุคคล สถานะการอนุมัติ และเรื่องที่ค้างอยู่ มองเห็นได้เป็นรายบุคคล พร้อมทั้งกำหนดผู้อัปเดต จังหวะการตรวจสอบ และขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดเจน การตัดสินใจและการส่งเรื่องต่อจากนี้ เป็นหน้าที่ของหัวหน้าแผนก
2. ทำให้ขอบเขตบทบาทชัดเจน
ดิฉัน/ผมจัดทำแบบฟอร์มและร่างหัวข้อให้ได้ แต่ถ้าไม่กำหนดผู้รับผิดชอบการบริหาร ผู้อัปเดต และจังหวะการตรวจสอบ คิดว่าจะกลับไปพึ่งตัวบุคคลอีก
3. ไม่คล้อยตามเรื่องจิตสำนึกส่วนบุคคล
คิดว่าไม่ใช่แค่ความระมัดระวังของแต่ละคน แต่ต้องทำให้ผู้เกี่ยวข้องมองเห็นสถานะได้ด้วย
4. ไม่ไล่ตาม
ส่งเอกสารแล้ว เสนอแนวทางแล้ว บอกขอบเขตบทบาทแล้ว
จากตรงนั้น การส่งเรื่องต่อ การตัดสินใจ และลำดับความสำคัญ เป็นงานของฝ่ายบริหาร
ถ้าเราไล่เก็บไม่หยุด ก็จะกลับไปสู่โครงสร้างแบบ "คนที่ทำได้ไปอุดรูรั่วให้"
สรุป
คนที่อยากแค่เทศนาและชี้ข้อผิดพลาด ดูเหมือนทำงานอยู่ แต่จริง ๆ อาจกำลังซ่อมตัวเองเท่านั้น
การแข่งศักดิ์ศรี การยืนยันลำดับชั้น การชดเชยชีวิตที่ยังไม่สุด การระบายความอยากได้รับการยอมรับ การเลี่ยงความรับผิดชอบ การแสดงว่ากำลังบริหารอยู่
ทั้งหมดนี้บางครั้งโผล่มาในที่ทำงานด้วยหน้าตาของ "การสอนงาน"
แต่ที่ทำงานไม่ใช่ที่ซ่อมความภูมิใจในตัวเองของคนคนนั้น ลูกน้องไม่ได้มีอยู่เพื่อเติมความรู้สึกขาดการยอมรับของเขา บริษัทไม่ใช่คลับสาว ๆ และไม่ใช่ห้องให้คำปรึกษา
สิ่งที่ต้องการจริง ๆ ไม่ใช่การเทศนา
- ลำดับความสำคัญ
- การจัดการกำหนดเวลา
- การแบ่งปันข้อมูล
- ขอบเขตบทบาท
- การทำให้มองเห็น
- ความรับผิดชอบในการอัปเดต
- ความตระหนักเรื่องต้นทุนค่าแรง
- การป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำด้วยระบบ
นี่แหละคืองาน
ถ้ามีเวลาไปรู้สึกดีกับการเทศนา ก็เอาเวลานั้นไปส่งเอกสารให้เดินต่อ ลดประชุมที่เสียเปล่า ทำให้เห็นว่าตอนนี้ลูกบอลอยู่ที่ใคร อย่ากดดันคนที่ใช้วันลาพักร้อน อย่าเอาชั่วโมงโอทีมาเป็นเกียรติยศ อย่าใช้ลูกน้องมาแก้ตัวชีวิตตัวเอง
ทำงานเถอะ
