“Pokoknya buat yang bagus.” “Kalau dipikir dengan akal sehat, pasti paham.” “Tanya saja kalau tidak tahu.” Kalimat seperti ini mudah terlontar saat kita memberi tugas.
Namun, jika kemudian disusul dengan “Tapi jangan jalan sendiri tanpa bertanya”, “Sekarang saya sedang sibuk”, atau “Cepat serahkan, tapi kualitasnya jangan turun”, penerima tugas bisa kebingungan harus mulai dari mana.
Apakah ia diminta berpikir sendiri atau meminta persetujuan? Cukup menyerahkan usulan awal, atau harus memberikan hasil yang sudah jadi? Tanpa ketentuan yang jelas, tugas itu berubah menjadi permainan menebak jawaban benar yang hanya ada di kepala orang lain.
Dalam situasi seperti ini, sebelum bertanya “Kenapa dia tidak bisa?” dan menilai kemampuannya, ada baiknya memeriksa apakah informasi yang diperlukan untuk bekerja sudah disampaikan.
Tujuan, cakupan hasil pertama yang ingin dilihat, tenggat, dasar pengambilan keputusan, dan orang yang bisa diajak berkonsultasi. Melengkapi semua itu tidak otomatis mengatasi kekurangan waktu, tenaga, pengetahuan, atau wewenang. Meski begitu, pemberi tugas tetap dapat memperbaiki arahannya untuk mengurangi beban karena tidak tahu apa yang harus dilakukan.
1. Berikan Dasar untuk Mengambil Keputusan, Bukan Sekadar Perintah Terperinci
Arahan yang jelas tidak selalu berarti mengatur setiap langkah secara terperinci. Jika ingin mendelegasikan pekerjaan, jelaskan bagian mana yang boleh diputuskan sendiri dan bagian mana yang perlu dikonfirmasikan.
Pertama, periksa hal-hal berikut:
- Apa tujuan pekerjaan ini, dan kondisi seperti apa yang menandakan bahwa pekerjaan sudah selesai?
- Sejauh mana pekerjaan harus siap pada peninjauan pertama?
- Kapan draf awal dan versi final masing-masing dibutuhkan?
- Siapa yang mengambil keputusan akhir?
- Apa yang diprioritaskan, dan keputusan apa yang boleh diambil sendiri oleh penerima tugas?
- Apa yang tidak perlu dikerjakan kali ini, dan apa yang tidak boleh dilakukan?
- Bagian mana yang mungkin membingungkan, dan apa dasar pengambilan keputusannya?
- Kapan hasil sementara perlu ditunjukkan, dan kepada siapa?
Misalnya: “Tolong tunjukkan usulan jadwalnya dulu sebelum menyelesaikan semuanya sendiri.” Kalimat ini saja sudah membuat hasil pertama yang perlu diserahkan menjadi lebih konkret.
Yang penting, setelah mengatakan bahwa draf sudah cukup, kita benar-benar menerimanya sebagai draf. Jika setiap bagian yang belum tuntas justru menjadi alasan untuk menyalahkan, orang akan lebih enggan menunjukkan hasil awal di kesempatan berikutnya. Peninjauan sementara juga mencakup umpan balik tentang bagian yang sudah sesuai, yang perlu diperbaiki, dan yang dapat diputuskan belakangan.
2. Jelaskan Kegunaannya, Bukan Hanya Meminta Sesuatu Dibuat
“Tolong buat jadwal serah terima” belum menjelaskan keputusan apa yang akan dibuat berdasarkan jadwal itu atau siapa yang akan menggunakannya.
Dalam contoh serah terima yang bersifat ilustratif, arahan bisa disampaikan seperti ini:
“Tolong buat usulan jadwal yang menunjukkan siapa menyerahkan tugas apa dan kapan, agar serah terima tanggung jawab bisa selesai pada pertengahan Agustus. Jadwal ini akan dipakai oleh orang-orang yang terlibat untuk memeriksa apakah pengaturannya memungkinkan bagi mereka. Tanggal yang belum disepakati jangan ditulis seolah sudah pasti. Tandai dengan jelas bahwa tanggal itu masih berupa usulan.”
Tujuannya bukan sekadar mengisi tabel. Tujuannya adalah agar pihak yang terlibat dapat memeriksa penanggung jawab dan jadwal sehingga pekerjaan tidak terhenti.
Jika tujuannya jelas, penerima tugas mungkin menyadari bahwa ada pekerjaan atau penanggung jawab yang belum tercantum dan perlu diperiksa sebelum merapikan tampilan tabel. Menjelaskan siapa penggunanya dan apa yang ingin diputuskan membuat prioritas pekerjaan lebih mudah dibicarakan.
Namun, membuat jadwal saja tidak berarti serah terima sudah selesai. Penjelasan prosedur kerja, pemeriksaan apakah tugas benar-benar dapat dijalankan, serta penyiapan akses atau wewenang yang diperlukan tetap membutuhkan penanggung jawab dan cara pelaksanaan yang ditetapkan tersendiri.
3. Batas Minimum Menjelaskan Apa yang Dibutuhkan pada Penyerahan Pertama
Apakah hasilnya harus sudah selesai, atau kita ingin melihat gambaran besarnya terlebih dahulu? Jika hal ini tidak jelas, penerima tugas harus menebak seberapa jauh pekerjaan perlu dirampungkan.
“Untuk tahap awal, cukup cantumkan nama pekerjaan, orang yang menyerahkan dan menerima, serta pilihan tanggalnya. Pada peninjauan ini, rincian panduan kerja dan tampilan yang rapi belum diperlukan.”
Dengan begitu, ia dapat berfokus pada jadwal terlebih dahulu. Keraguan tentang apakah panduan kerja, rincian waktu pengerjaan, dan setiap pilihan kata harus disiapkan sekaligus dapat dikurangi.
Namun, jelaskan bagian mana yang boleh belum sempurna. Meski masih draf awal, bukan berarti tanggal yang belum diketahui boleh dianggap sudah pasti, angka tanpa dasar boleh dimasukkan, atau informasi pribadi yang tidak perlu dibagikan boleh dicantumkan.
Sertakan juga syarat yang tetap wajib dipenuhi, seperti “Tandai bagian yang belum diverifikasi sebagai belum diverifikasi” atau “Untuk sementara, perlakukan ini sebagai draf untuk peninjauan internal.” Pisahkan persyaratan minimum draf awal dari persyaratan versi final.
4. Pisahkan Tenggat Draf dan Versi Final, serta Sediakan Waktu untuk Meninjaunya
Selain tenggat penyelesaian, menetapkan waktu untuk melihat hasil sementara memberikan kesempatan untuk menemukan perbedaan arah lebih awal.
Misalnya, setelah memeriksa beban kerja dan jadwal kedua pihak, sepakati: “Tunjukkan usulan jadwalnya hari Senin pukul 10.00. Saya akan meninjaunya paling lambat pukul 11.00. Setelah itu, kita bahas perbaikannya dan menargetkan selesai pukul 16.00.” Ini contoh pengaturan waktu, bukan ketentuan bahwa semua pekerjaan harus selesai dalam sehari.
Menetapkan waktu penyerahan saja tidak cukup jika orang yang meninjau tidak punya waktu untuk membacanya. Pemberi tugas juga perlu memastikan kapan ia dapat memberikan tanggapan dan apakah memang ia yang berwenang mengambil keputusan akhir.
Jangan menganggap keterlambatan peninjauan harus ditutup dengan lembur oleh orang yang mengerjakan tugas. Jika menunggu tanggapan memengaruhi waktu penyelesaian, bicarakan kembali tenggat, cakupan, dan prioritasnya dibanding pekerjaan lain. Tidak adanya balasan juga tidak boleh langsung dianggap sebagai persetujuan.
Peninjauan sementara tidak selalu meningkatkan efisiensi. Terlalu banyak pemeriksaan terperinci pada tugas kecil yang sudah biasa dikerjakan justru dapat menghambat. Sesuaikan peninjauan dengan besarnya pekerjaan, hal-hal yang belum pasti, dan tingkat kesulitan memperbaiki kesalahan di kemudian hari.
5. Sampaikan Bagian yang Mungkin Membingungkan Sejak Awal
Orang yang berpengalaman dapat melihat pilihan-pilihan yang belum tampak bagi orang yang baru pertama kali mengerjakan tugas tersebut. Daripada belakangan berkata, “Seharusnya bagian itu sudah jelas perlu diperiksa,” sampaikan lebih dahulu hal-hal yang sudah diketahui perlu diperhatikan.
- “Tanggung jawab bagian ini melibatkan dua departemen, jadi pengaturannya perlu dikonfirmasi dengan kedua departemen.”
- “Sebelumnya, pilihan tanggal pernah disalahartikan sebagai tanggal yang sudah pasti. Tolong buat perbedaannya terlihat jelas.”
- “Draf awal kali ini belum memerlukan tampilan yang dihias secara terperinci.”
- “Pekerjaan yang belum memiliki penanggung jawab tidak boleh terlewat. Tolong tandai penanggung jawabnya sebagai belum ditentukan.”
Ini tidak akan mencegah semua kesalahan. Pemberi tugas pun belum tentu mengetahui setiap bagian yang sulit. Sisakan ruang untuk konfirmasi tambahan ketika muncul pertanyaan baru selama pengerjaan.
Dalam pelatihan maupun serah terima, bagian yang membingungkan penerima tugas dapat menjadi bahan untuk memperbaiki penjelasan berikutnya. Jangan berhenti pada “Kan sudah pernah dijelaskan.” Periksa bersama bagian mana dari penjelasan itu yang belum tersampaikan dengan baik.
6. Sertakan Dasar Pengambilan Keputusan dan Batas Wewenang
Jika “Pikirkan sendiri” dimaksudkan sebagai pendelegasian, penerima tugas perlu mengetahui dasar yang digunakan untuk berpikir dan sejauh mana ia boleh mengambil keputusan.
Contohnya dapat dibuat lebih konkret sebagai berikut:
- Untuk pekerjaan yang mengutamakan keselamatan, pastikan kapan pekerjaan harus dihentikan dan siapa yang harus dihubungi sesuai prosedur yang berlaku.
- Untuk draf awal yang mengutamakan tenggat, bedakan aspek tampilan yang boleh dilewatkan dari isi yang wajib ada.
- Untuk materi yang ditujukan ke pihak luar, tentukan siapa yang harus meninjau dan kapan materi boleh dibagikan. Materi internal pun tetap harus mengikuti aturan persetujuan dan kerahasiaan.
- Jika jumlah orang yang terdampak dijadikan salah satu dasar prioritas, jelaskan juga kondisi yang tidak dapat diputuskan hanya berdasarkan jumlah, seperti keselamatan atau dampak serius.
- Untuk perubahan yang sulit dibatalkan, tentukan siapa yang harus memeriksanya sebelum pelaksanaan.
Arahan seperti “Ambil pilihan yang aman” atau “Utamakan tenggat” bisa tetap menyisakan ketidakjelasan. Jelaskan juga siapa yang memutuskan jika beberapa prioritas saling bertentangan.
Persiapan dan pelaksanaan juga dapat dipisahkan: “Kamu boleh menyusun dua pilihan sendiri, tetapi janji yang mengikat kepada klien harus diperiksa penanggung jawab terlebih dahulu.”
Memberikan dasar pengambilan keputusan bukan berarti memindahkan seluruh tanggung jawab kepada penerima tugas. Pemberi tugas tetap berperan melengkapi informasi yang kurang dan menjawab hal-hal yang membutuhkan keputusan.
7. Bedakan “Tidak Perlu Dikerjakan” dan “Tidak Boleh Dilakukan”
Keduanya membatasi cakupan pekerjaan, tetapi maknanya berbeda.
“Kali ini tidak perlu memperindah tampilan” dan “Tidak perlu memindahkan seluruh materi lama secara lengkap” menjelaskan hal yang tidak termasuk dalam cakupan kali ini. Penerima tugas jadi tahu bagian mana yang tidak perlu menyita waktu.
“Jangan bagikan ke pihak luar sebelum disetujui” dan “Jangan hapus berkas asli tanpa terlebih dahulu memeriksa prosedur yang ditetapkan” menjelaskan larangan atau tindakan yang perlu dikonfirmasikan lebih dahulu.
“Periksa dulu apakah ada pekerjaan yang terlewat, baru rapikan pilihan katanya” menetapkan urutan pengerjaan. Pastikan kalimat ini tidak dipahami sebagai izin untuk tidak pernah lagi memperbaiki pilihan kata.
Dengan menjelaskan perbedaan tersebut, penerima tugas dapat membicarakan penggunaan waktu sebelum mengerjakan semuanya secara berlebihan karena merasa bahwa melakukan semuanya adalah pilihan paling aman.
Namun, saat menentukan pekerjaan yang boleh dilewatkan, jangan sampai pemeriksaan dan aturan wajib ikut disisihkan.
8. Ubah “Tanya Kalau Tidak Tahu” Menjadi Kesempatan Bertanya yang Disepakati
Meski sudah diberi tahu bahwa bertanya diperbolehkan, seseorang belum tentu tahu kapan, kepada siapa, dan pada tahap seperti apa ia boleh bertanya.
“Gunakan 30 menit pertama untuk membuat daftar pekerjaan, lalu tunjukkan hasilnya” atau “Kita tinjau begitu pilihan tanggalnya siap” memberikan patokan yang nyata untuk menunjukkan hasil sementara. Patokannya dapat berupa waktu atau hasil kerja tertentu.
Jika menggunakan ungkapan “Saat sudah 30 persen selesai”, sepakati juga apa yang harus sudah tersedia pada tahap itu. Angka saja dapat membuat setiap orang membayangkan tahap yang berbeda.
Saat ragu, penerima tugas dapat merangkum pilihan dan pertanyaan sejauh yang ia pahami, lalu meminta masukan. Namun, hindari tuntutan menyeluruh seperti “Tetap lanjutkan meskipun ragu.” Keselamatan, kerahasiaan, janji kepada pihak luar, dan perubahan yang sulit dibatalkan bisa memerlukan konfirmasi sebelum dilaksanakan.
Jika ada persiapan yang dapat dikerjakan sambil menunggu, tentukan bagian mana yang boleh dilanjutkan secara mandiri. Dalam keadaan mendesak atau ketika orang yang biasanya dihubungi tidak tersedia, gunakan prosedur komunikasi yang ditetapkan di tempat kerja.
Orang yang meninjau perlu membedakan bagian yang sesuai tujuan, yang harus diperbaiki, dan yang belum diputuskan, bukan menyalahkan karena hasilnya belum selesai seluruhnya. Menentukan siapa melakukan apa selanjutnya juga membantu agar peninjauan tidak berakhir sekadar menunjukkan pekerjaan.
9. Jika Arahan Sudah Diperjelas tetapi Pekerjaan Tetap Tersendat, Periksa Kondisi Lain
Pekerjaan bisa tetap tidak berjalan meski kita merasa telah memberikan semua informasi yang diperlukan. Selain memeriksa cara penjelasan dipahami, periksa juga beban kerja, waktu, pengetahuan atau latihan yang dibutuhkan, bahan rujukan yang tersedia, serta wewenang.
Jangan terburu-buru menyimpulkan, “Sudah saya jelaskan, sisanya masalah dia.” Di sisi lain, tidak perlu menyederhanakan semuanya menjadi satu penyebab dengan mengatakan, “Arahannya tidak jelas, jadi semuanya salah pemberi tugas.”
Penerima tugas juga dapat diminta menjelaskan tujuan, hasil pertama yang akan diserahkan, dan bagian yang perlu dikonfirmasi dengan kata-katanya sendiri. Tujuannya bukan menguji apakah ia bisa menebak jawaban yang benar, melainkan menemukan perbedaan pemahaman sejak awal. Jika ada perbedaan, pemberi tugas juga perlu memperbaiki penjelasannya.
Jika pernah mengalami kesulitan akibat arahan yang tidak jelas, pengalaman itu dapat menjadi bahan untuk bertanya, “Apa yang bisa saya sampaikan sejak awal agar orang lain tidak mengalami hal yang sama?” Namun, pengalaman tersebut saja tidak berarti pendekatan yang sama cocok untuk semua orang. Bicarakan dukungan yang dibutuhkan: penjelasan singkat untuk orang yang sudah terbiasa, atau tambahan contoh konkret untuk pekerjaan baru.
Penelitian Edmondson pada 1999 menelaah hubungan antara keyakinan bersama dalam tim bahwa risiko interpersonal dapat diambil dengan aman dan perilaku belajar tim, pada 51 tim di satu perusahaan manufaktur. Penelitian ini bersifat potong lintang dan tidak memastikan hubungan sebab-akibat. Temuannya menjadi latar belakang untuk memikirkan bagaimana pertanyaan dan laporan kemajuan ditanggapi. Penelitian tentang keamanan psikologis dan perilaku belajar tim
Penelitian Mañas dan rekan-rekan pada 2018, yang dilakukan di satu perusahaan jasa berbasis di Spanyol, melaporkan hubungan antara ketidakjelasan peran, keterlibatan emosional yang positif dalam pekerjaan, dan perilaku membantu di luar tugas yang ditetapkan. Penelitian ini bersifat potong lintang dengan data laporan diri. Penelitian tersebut tidak menguji dampak perubahan cara menulis arahan maupun tingkat penyelesaian tugas yang diberikan. Artikel penelitian asli tentang ketidakjelasan peran dan keterlibatan dalam pekerjaan
Contoh kalimat dan pola peninjauan dalam artikel ini bukan solusi serbaguna yang efektivitasnya telah dibuktikan langsung oleh penelitian tersebut. Semuanya merupakan usulan untuk dicoba dan disesuaikan, dengan menanyakan bagian yang masih membingungkan serta apakah peninjauannya terlalu sering.
10. Templat Terperinci dan Versi Singkat yang Bisa Langsung Diisi
Contoh di bawah ini menyediakan bagian kosong untuk dilengkapi sesuai pekerjaan. Syaratnya, hal yang belum diputuskan tidak ditulis seolah sudah pasti.
Saat Membutuhkan Penjelasan Lebih Terperinci
- Tujuan pekerjaan ini adalah [tujuan]. Hasilnya akan digunakan oleh [orang atau tim] untuk memutuskan [keputusan].
- Pada peninjauan pertama, cukup selesaikan [cakupan awal]. Tandai hal yang belum diverifikasi dengan [penanda].
- Tunjukkan draf awal pada [tanggal] pukul [waktu]. [Peninjau] akan memeriksanya paling lambat [tanggal dan waktu].
- Target penyelesaian adalah [tanggal dan waktu]. Jika peninjauan terlambat atau diperlukan pekerjaan tambahan, kita akan membicarakan tenggat dan cakupannya.
- Bagian yang mungkin membingungkan adalah [bagian]. Dasar pengambilan keputusannya adalah [kriteria].
- Kamu boleh memutuskan sendiri hal-hal dalam lingkup [lingkup wewenang]. Sebelum melakukan [tindakan], konfirmasikan kepada [orang].
- Kali ini, [pekerjaan di luar cakupan] tidak perlu dikerjakan. Jangan lakukan [tindakan yang dibatasi] sebelum ada persetujuan.
- Keputusan akhir dibuat oleh [pengambil keputusan]. Jika prioritas saling bertentangan, konsultasikan kepada [orang].
- Peninjauan sementara dilakukan saat [waktu atau tahap pekerjaan]. Jika orang yang biasanya dihubungi tidak tersedia atau masalahnya mendesak, gunakan [prosedur komunikasi].
- Karena ini masih draf awal, tunjukkan sebelum tampilannya dirapikan sepenuhnya. Namun, jangan melewatkan [pemeriksaan atau aturan wajib].
Saat Versi Singkat Sudah Cukup
- Tujuannya adalah [tujuan]. Pertama, tunjukkan [cakupan awal] sebagai draf.
- Gunakan [kriteria] sebagai dasar keputusan. Kamu boleh memutuskan [lingkup wewenang] sendiri, tetapi perlu konfirmasi sebelum [tindakan].
- Kita akan meninjau sekali pada [tanggal] pukul [waktu]. Keputusan akhir dibuat oleh [pengambil keputusan].
- [Pekerjaan yang tidak wajib] boleh dilewatkan kali ini. Namun, [persyaratan wajib] tetap harus dipenuhi.
- Konsultasikan kesulitan atau dampaknya terhadap tenggat kepada [orang yang dihubungi].
Untuk pekerjaan berulang dengan orang yang sama, aturan yang sudah dipahami bersama tidak perlu ditulis panjang setiap kali. Namun, tetap sampaikan kondisi yang berubah sejak pekerjaan sebelumnya. Mempersingkat arahan berbeda dari menghilangkan informasi dasar yang diperlukan.
11. Sebelum Berkata “Seharusnya Sudah Paham”, Periksa Apa yang Sudah Disampaikan
Menyusun arahan yang membantu orang mulai bekerja bukan berarti mengontrol setiap detail atau membuat pemberi tugas memikirkan semuanya untuk orang lain.
Artinya, berbagi pemahaman tentang tujuan, sejauh mana pekerjaan perlu dilakukan terlebih dahulu, dasar pengambilan keputusan, dan tempat untuk berkonsultasi, sekaligus memastikan dukungan dan waktu yang dibutuhkan.
Daripada menuntut penerima tugas menebak jawaban benar dalam satu percobaan, buat proses yang memungkinkan perbedaan diperbaiki sambil melihat draf bersama. Saat ia menghadapi kesulitan, jangan membuatnya ragu untuk bertanya. Pemberi tugas juga perlu menerima tanggung jawab menyediakan waktu untuk meninjau dan memberikan jawaban.
Ketika muncul pikiran “Kenapa dia tidak bisa?”, mulailah dengan bertanya, “Sejauh mana saya sudah menyampaikan kondisi yang diperlukan agar ia bisa bekerja?” Pertanyaan itu dapat menjadi awal untuk mengubah cara memberi tugas berikutnya.
