Hari ini kerjaan datang terbang terus ke arahku.
Ada orang baru yang masuk kerja. Paginya aku yang menyusun dan memberi pelatihan, lalu siangnya rencananya diserahkan ke tim lapangan. Tapi di lapangan cuma ada satu orang yang bisa menangani, dan orang itu mendadak harus ikut rapat.
Lalu datanglah pesan ini:
Bisa nggak hari ini seharian kamu yang pegang?
Nyebelin.
Aku yang dulu mungkin akan menelan semuanya dengan alasan "ya mereka lagi kesulitan", "kasihan orang barunya", dan "lebih cepat kalau aku yang kerjain".
Tapi kali ini beda.
Pertama aku tanya, "Pemimpin tim lapangannya mana?" Artinya, aku memastikan dulu siapa yang sebenarnya seharusnya menerima urusan ini.
Lalu aku bicara dengan pemimpinnya. Aku juga nggak bisa seharian penuh di siang hari. Yang bisa kuajarkan akan kuajarkan, tapi paling lama satu sampai dua jam. Sisanya, orang baru itu ikut mendampingi senior. Materi yang sudah kubuat jadi video, ditonton lewat video.
Kami sepakat begitu.
Jadi, aku tidak memungut semuanya.
Alur kerja tidak berhenti. Tapi aku tidak terikat satu hari penuh.
Itu yang penting.
Di hari yang sama, ada orang lain yang juga kirim pesan: "Entah itu mesin kiosk atau komputer, pokoknya nggak mau nyala. Aku lagi rapat, nggak bisa ke sana, tolong tangani ya."
Yang ini juga kutolak.
Saya kurang paham soal ini, jadi tolong tanyakan ke departemen yang bertanggung jawab.
Itu keputusan yang benar.
Begitu aku sentuh, entah kenapa aku jadi orang yang bertanggung jawab. Kalau tidak beres, aku diseret dengan pertanyaan "Sejak kapan?", "Siapa yang sentuh?", "Kamu ngapain?". Soal kerusakan mesin di luar wewenang, makin kamu bantu dengan niat baik, makin berbahaya.
Hari ini banyak yang seperti ini.
Ada orang yang kesusahan. Penanggung jawabnya tidak ada. Kamu kebetulan di dekat situ. Jadi dilempar ke kamu.
Tempat kerja seperti ini belakangan kusebut "kebun binatang berlubang".
Ada lubang di soal siapa yang bertugas, sampai mana tanggung jawabnya, siapa yang menerima, dan bagaimana prosedurnya. Dari lubang-lubang itu, hewan bernama pekerjaan kabur keluar. Lalu orang yang pertama sadar, orang yang nggak bisa bilang tidak, orang yang entah bagaimana bisa mengatasinya, itulah yang menangkapnya.
Kalau dibiarkan, orang itu akan jadi tukang serabutan.
Jadi yang dibutuhkan bukan semangat bertahan.
Tapi pagar.
Dan itulah tema hari ini:
Perluasan Wilayah: Panda Renyah.
(Ini plesetan dari "Perluasan Wilayah" di anime Jujutsu Kaisen, dipadukan dengan Sakusaku Panda, biskuit renyah berbentuk panda dari Jepang.)
Kita menggelar pagar pekerjaan di sekeliling diri sendiri.
Bukan menolak semuanya. Kerja sama yang perlu tetap dilakukan. Tapi tugas yang kabur dari lubang tanggung jawab tidak akan terus kutangkap dengan tangan kosong tanpa batas.
Pagarnya kita pasang sendiri.
Itulah Panda Renyah.
Ada namanya: "tugas tidak sah"
Perasaan ini bukan sekadar egois.
Dalam psikologi kerja, tugas seperti ini kadang disebut tugas tidak sah (illegitimate tasks).
Secara kasar, tugas tidak sah adalah pekerjaan yang membuatmu bertanya, "Ini beneran kerjaanku, ya?" Dalam penelitian, tugas ini terutama dibagi jadi dua jenis.
Yang pertama unreasonable tasks (tugas tidak masuk akal): pekerjaan yang dilimpahkan padahal di luar peran, tugas, keahlian, atau wewenangmu.
Yang kedua unnecessary tasks (tugas tidak perlu): pekerjaan yang dari awal sia-sia, muncul karena sistem organisasi yang buruk, atau seharusnya memang tidak perlu dikerjakan.
Tugas tidak sah melelahkan bukan cuma karena merepotkan. Malah, pekerjaannya sendiri sering mudah.
Masalahnya, pekerjaan itu sampai kepadamu sebagai pesan seperti ini:
Waktumu boleh diperlakukan seenaknya. Keahlianmu tidak perlu dihargai. Kalau kamu kesulitan, organisasi tidak perlu peduli.
Makanya jadi kesal.
Bukan karena pekerjaannya berat, lalu kamu benci.
Kamu benci karena merasa diremehkan.
Dalam penelitian juga, tugas tidak sah diperlakukan sebagai "pekerjaan yang kamu rasa tidak seharusnya kamu kerjakan", dan dianggap sumber stres yang berbeda dari sekadar beban kerja yang banyak. Disebutkan bahwa tugas ini mengancam peran kerja dan identitas profesional, serta berkaitan dengan stres, burnout (kelelahan kerja), dan turunnya kepuasan kerja.
Jadi rasa kesal "kenapa ini nyampenya ke aku?" seperti hari ini, sebenarnya cukup bersifat struktural.
Apa itu kebun binatang berlubang?
Kebun binatang berlubang adalah tempat kerja yang pembagian tanggung jawabnya bolong-bolong.
Kebun binatang yang benar punya kandang.
Hewan mana ada di mana. Siapa yang merawat. Kapan diberi makan. Siapa yang menangani kalau kabur.
Seharusnya ada rancangan untuk semua itu.
Tapi di pekerjaan, hal-hal tersebut jadi kabur.
Misalnya lubang-lubang seperti ini:
- Penanggung jawabnya cuma satu orang
- Begitu orang itu rapat, tidak ada penggantinya
- Tidak bertanya ke pemimpin tim lapangan, langsung dilempar ke orang terdekat
- Minta tolongnya lisan, jadi batas tanggung jawab tidak terekam
- "Orang yang bisa" menyerap semuanya setiap kali
- Belakangan ada orang lain yang ikut berkomentar dengan teori ideal
- Tapi di saat itu juga, tidak ada tambahan orang yang bisa menjaga atau turun tangan
Dalam kondisi begini, pekerjaan terus kabur.
Dan yang menyebalkan, kebanyakan tugas yang kabur kelihatannya "kecil".
"Bisa tolong jaga sejam saja?" "Bisa lihat komputerku sebentar?" "Bisa tolong scan yang ini saja?" "Orang barunya kelihatan nganggur, kasih kerjaan dong?" "Tapi pelatihannya tetap yang bener ya?" "Aku lagi rapat jadi nggak bisa ke sana, bisa kamu tangani?"
Satu per satu kecil.
Tapi kalau dipungut semua, harimu mati.
Dan yang lebih parah, begitu kamu memungutnya, kamu jadi "seperti penanggung jawabnya".
Sekali kamu tangkap karena niat baik, mulai berikutnya hewan itu dimasukkan ke kandangmu.
Inilah proses jadi tukang serabutan.
Apa itu Perluasan Wilayah: Panda Renyah?
Perluasan Wilayah: Panda Renyah adalah teknik menjelaskan empat hal sebelum pekerjaan masuk ke tanganmu: lingkup tanggung jawab, batas waktu, wewenang memutuskan, dan ke mana dikembalikan.
Kedengarannya keren, tapi yang dilakukan sederhana.
Waktu pekerjaan terbang datang, jangan langsung dipeluk.
Pasang pagar dulu.
Pagarnya ada empat macam.
1. Pagar wewenang
Ini kerjaan siapa?
Apakah aku yang berhak memutuskan? Ada departemen yang bertanggung jawab? Ada pemimpin tim lapangan?
Di urusan orang baru hari ini, hal pertama yang kutanyakan adalah "Pemimpin tim lapangannya mana?" Itulah pagar wewenang.
Di masalah komputer hari ini, jawabanku "Saya kurang paham, tanyakan ke departemen yang bertanggung jawab." Itu juga pagar wewenang.
2. Pagar waktu
Kalaupun mau bantu, sampai mana?
Seharian? Cuma satu sampai dua jam? Cuma menjelaskan? Atau beralih ke mendampingi?
Kalau bagian ini dibiarkan kabur, "sebentar saja" berubah jadi seluruh siang.
Seperti kali ini, kalau diputuskan:
Yang bisa saya tangani maksimal satu sampai dua jam. Selebihnya ditangani tim lapangan.
maka lingkup yang diserap berhenti di situ.
3. Pagar penilaian
Ini pekerjaan yang butuh keputusanku, atau cuma tugas rutin?
Misalnya, bahkan untuk tugas seperti scan dan menyimpan berkas, kalau menyangkut informasi sensitif seperti kontrak kerja, perlu hati-hati.
Yang penting adalah tidak menyuruh orang menilai isinya. Tentukan tempat penyimpanan, pengelolaan dokumen asli, dan siapa yang memeriksa.
Bukan "karena tugasnya gampang, terserah", tapi memisahkan siapa yang memegang penilaian.
4. Pagar catatan
Kalau berdebat lisan, pembicaraannya bercabang.
"Ya tapi..." "Lulusan baru kan harus dilatih" "Biasanya kan begini" "Dulu kamu mau"
Kalau sudah begini, capek.
Jadi kalau perlu, rapikan lewat chat lalu kirim.
Soal pelatihan orang baru, beliau sudah beberapa kali observasi, dan buku prosedur, naskah, serta materi video juga sudah diberikan. Hari ini, daripada observasi lagi, siangnya saya akan jadi pendengar dan kami latihan penuh memakai naskah. Untuk waktu kosong di pagi hari, selama tidak mengganggu pelatihan, saya minta beliau mengerjakan scan sebagai tugas rutin yang sederhana. Scan ini bukan pekerjaan yang menyuruh menilai isi, dan tempat penyimpanan serta penanganan dokumen asli saya periksa sendiri. Ke depannya, waktu pelatihan dan waktu pekerjaan pendukung akan saya pisahkan supaya tidak terlihat bercampur.
Begini sudah cukup.
Tidak perlu menang lewat adu mulut.
Cukup pasang pagar.
Tujuannya bukan menolak, tapi tidak jadi tukang serabutan
Kalau salah paham di bagian ini, kamu cuma jadi orang yang tidak mau bekerja sama.
Panda Renyah bukan teknik menolak segalanya.
Justru kebalikannya.
Kerja sama yang perlu tetap dilakukan.
Di urusan orang baru hari ini pun aku tidak menolak mentah-mentah. Aku konfirmasi ke pemimpin tim lapangan, dan yang bisa kuajarkan tetap kuajarkan. Satu sampai dua jam kutangani. Video materi juga dipakai. Orang barunya kutempel ke senior.
Aku tidak menghentikan pekerjaan.
Hanya saja, aku tidak menyerap satu hari penuh.
Di sinilah pentingnya.
Bekerja sama dan jadi tukang serabutan itu beda.
Bekerja sama adalah ketika tujuan, lingkup, waktu, dan tanggung jawabnya kelihatan jelas.
Jadi tukang serabutan adalah ketika tujuan, lingkup, waktu, dan tanggung jawabnya kabur, lalu pekerjaan mengalir ke orang yang bisa.
Panda Renyah adalah teknik untuk mengubah yang kedua menjadi yang pertama.
Dibagi tiga jenis, jadi lebih mudah memutuskan
Tugas yang datang terbang sebaiknya dibagi jadi tiga jenis.
| Jenis | Kondisi | Tindakan |
|---|---|---|
| Tugas sah | Terkait peran, lingkup tanggung jawab, dan hasil kerjamu | Kerjakan seperti biasa |
| Bantuan bersyarat | Bukan tugas utamamu, tapi bermakna dibantu sebentar dan dengan lingkup jelas | Tentukan batas lalu kerjakan |
| Tugas yang harus dikembalikan | Di luar wewenang, tidak bisa dinilai, penanggung jawab tidak jelas, atau akan terserap tanpa batas | Kembalikan ke departemen atau penanggung jawab |
Kalau memakai contoh hari ini, kurikulum pelatihan pagi untuk orang baru mendekati tugas sah.
Menyerap seharian lubang yang muncul karena tim lapangan tidak bisa menangani siang hari mendekati tugas yang harus dikembalikan.
Tapi kalau tim lapangan kesulitan dan kamu menjelaskan hanya satu sampai dua jam, itu bantuan bersyarat.
Kerusakan mesin kiosk atau komputer adalah tugas yang harus dikembalikan, karena di luar wewenang dan tidak bisa dinilai.
Kalau klasifikasi ini ada di kepala, "dikerjakan karena diminta" akan berkurang.
Begitu diminta, pikirkan:
Ini tugas sah? Bantuan bersyarat? Atau hewan yang kabur dari lubang?
Kalau hewan yang kabur dari lubang, jangan ditangkap dengan tangan kosong.
Pasang pagar.
Kalimat chat yang sering kupakai
Mengembalikan urusan di luar wewenang
Maaf, hal ini tidak bisa saya nilai dari sini, jadi tolong konfirmasi ke departemen yang bertanggung jawab.
Ketika dilempar dengan alasan rapat
Saya juga punya pekerjaan yang sedang berjalan, jadi saya tidak bisa terus menanganinya.
Mohon konfirmasi langsung ke departemen yang bertanggung jawab atau pemimpin tim lapangan.
Membantu, tapi dengan batas
Saya bantu sebatas yang bisa saya jelaskan, tapi tidak bisa menangani sepanjang siang.
Yang bisa saya tangani sekitar satu sampai dua jam, setelah itu mohon ditangani tim lapangan.
Ketika ditegur belakangan
Saya sampaikan dulu konteksnya.
Untuk hal ini, kami memisahkan waktu pelatihan, pekerjaan, dan pemeriksaan.
Tugas rutin saya minta selama tidak mengganggu pelatihan, dan bagian yang butuh penilaian saya periksa sendiri.
Ke depan akan tetap dipisahkan supaya tidak terlihat bercampur.
Ketika bicara lisan kemungkinan memanjang
Supaya pemahaman kita tidak berbeda, saya rapikan dan bagikan lewat chat.
Yang ini ampuh.
Jangan berdebat pakai emosi di tempat.
Tuliskan, lalu pasang pagar.
Ada juga hari untuk "menghilangkan bayangan"
Hari ini di tengah jalan aku memutuskan, "aku menghilang dulu."
Itu tidak apa-apa.
Di tempat kerja, jelas ada hari-hari ketika tugas lebih gampang beterbangan.
Ada yang masuk rapat. Penanggung jawab tidak ada. Urusan mendadak menumpuk. Ada orang baru yang harus didampingi. Komputer rusak. Lapangan macet.
Di hari seperti itu, kalau jadi penampung niat baik semua orang, kita kalah.
Hilangkan keberadaanmu.
Tugas yang tidak harus kamu pungut, kembalikan ke yang berwenang.
Kembalikan sekadarnya saja.
Tinggalkan jejak di chat.
Jangan bicara panjang.
Ini bukan kabur.
Ini menjaga lingkup tanggung jawab.
Inti dari Panda Renyah
Inti Panda Renyah bukan jadi dingin.
Tapi menjaga niat baikmu agar tidak dimakan struktur yang bolong-bolong.
Orang baik, orang yang cepat bekerja, orang yang bisa menyusun struktur, orang yang pandai mendengarkan, justru yang paling berbahaya posisinya di kebun binatang berlubang.
Karena saat pekerjaan kabur, mereka bisa menangkapnya.
Yang bisa menangkap, menangkap.
Karena ada yang menangkap, lubangnya dibiarkan.
Karena lubangnya dibiarkan, pekerjaan kabur lagi.
Untuk menghentikan lingkaran ini, kita harus berhenti menangkap semuanya sendiri.
Sebagai gantinya, pasang pagar.
Itu wewenang siapa? Yang bisa saya tangani sampai sini saja. Setelah itu mohon ditangani tim lapangan. Ini tidak bisa saya nilai, jadi mohon ke departemen yang bertanggung jawab. Supaya pemahaman kita tidak berbeda, saya bagikan lewat chat.
Hanya dengan ini, banyak hal berubah.
Kita tidak menolak pekerjaan.
Kita merapikan jalur yang dilalui pekerjaan.
Berhenti jadi tukang serabutan, jadi perancang alur kerja.
Itulah Perluasan Wilayah: Panda Renyah.
Ringkasan
Yang melelahkan di tempat kerja bukan cuma banyaknya pekerjaan.
Pekerjaan yang tidak jelas "kenapa aku yang mengerjakan ini?" akan menggerus orang.
Waktu kita diremehkan. Keahlian tidak dihargai. Hanya saat sedang kesulitan, dilempar ke orang terdekat.
Pekerjaan yang terasa begitu mudah menjadi tugas tidak sah.
Dan tempat kerja yang mudah memunculkan tugas tidak sah sudah menjadi kebun binatang berlubang.
Jadi yang dibutuhkan bukan menahan diri.
Tapi pagar.
Pagar wewenang. Pagar waktu. Pagar penilaian. Pagar catatan.
Pasang keempatnya.
Jangan memungut semuanya. Tapi kerja sama yang perlu tetap dilakukan. Tentukan batasnya. Kembalikan ke penanggung jawab. Tinggalkan jejak di chat. Buat juga hari-hari untuk menghilangkan bayangan.
Dengan begitu, kita menggelar garis batas pekerjaan di sekeliling diri.
Perluasan Wilayah: Panda Renyah.
Ini bukan teknik untuk jadi dingin di tempat kerja.
Ini teknik agar niat baik dan keahlianmu tidak dimakan struktur yang bolong-bolong.
