Hoy fue un día en que el trabajo no paraba de llegarme volando.
Había que atender la incorporación de una persona nueva. Por la mañana yo armaba y daba la formación, y por la tarde se la iba a pasar al equipo de planta. Pero allí solo hay una persona capaz de encargarse, y justo a esa la metieron de golpe en una reunión.
Y entonces me llegó esto:
¿No puedes encargarte tú de esta persona todo el día?
Qué fastidio.
El yo de antes probablemente lo habría absorbido todo con un "bueno, están en un apuro", "pobre persona nueva" y "es más rápido si lo hago yo".
Pero esta vez fue distinto.
Primero pregunté: "¿Y el líder de planta?". Es decir, confirmé quién era el que debía recibir esto en realidad.
Luego hablé con el líder. Yo tampoco puedo toda la tarde. Enseñaré lo que pueda, pero como máximo una o dos horas. Después, que acompañe a un compañero con más experiencia. Lo que ya tengo convertido en vídeo, que lo vea en vídeo.
Quedamos así.
O sea, no recogí todo.
El flujo del trabajo no se detiene. Pero yo no quedo atado un día entero.
Eso fue lo importante.
Ese mismo día, otra persona también me escribió: "No sé si es el quiosco de autoservicio o un ordenador, pero no enciende. Estoy en una reunión y no puedo ir, encárgate tú".
Eso también lo rechacé.
Yo no sé cómo resolver esto, así que consulta con el departamento encargado.
Y estuvo bien.
Si lo toco, de pronto yo soy el responsable. Y si no se arregla, me llegan las preguntas: "¿Desde cuándo?", "¿Quién lo tocó?", "¿Qué hiciste?". Con averías fuera de tu área, cuanto más ayudas con buena intención, más peligroso es.
Hoy hubo mucho de esto.
Hay alguien en apuros. No está la persona encargada. Tú estás cerca. Así que te lo lanzan.
A un lugar de trabajo así, últimamente lo llamo "el zoo con agujeros".
Hay agujeros en quién se encarga, hasta dónde llega cada responsabilidad, quién recibe qué y cuál es el procedimiento. Por esos agujeros se escapan los animales, que son las tareas. Y quien se da cuenta primero, quien no sabe decir que no, quien más o menos puede con todo, es quien los atrapa.
Si lo dejas así, esa persona acaba siendo el comodín de todos.
Por eso lo que hace falta no son agallas.
Es una valla.
Y ese es el tema de hoy:
Expansión de Dominio: Panda Crujiente.
(Es un guiño a la "Expansión de Dominio" del anime Jujutsu Kaisen, mezclado con Sakusaku Panda, una galleta japonesa crujiente con forma de panda.)
Se trata de desplegar a tu alrededor una valla de trabajo.
No es rechazarlo todo. Colaboras en lo necesario. Pero no sigues atrapando a mano limpia y sin fin las tareas que se escaparon por los agujeros de la responsabilidad.
La valla la pones tú.
Eso es el Panda Crujiente.
Tiene nombre: las "tareas ilegítimas"
Esta sensación no es un simple capricho.
En psicología del trabajo, a estas tareas a veces se las llama tareas ilegítimas (illegitimate tasks).
Dicho a grandes rasgos, una tarea ilegítima es la que te hace pensar: "¿de verdad me toca hacer esto a mí?". La investigación las divide sobre todo en dos tipos.
El primero son las unreasonable tasks (tareas poco razonables): trabajo que te asignan aunque queda fuera de tu rol, tus funciones, tu especialidad o tu autoridad.
El segundo son las unnecessary tasks (tareas innecesarias): trabajo que de entrada no sirve para nada, que existe solo porque el sistema de la organización funciona mal, o que en principio no habría que hacer.
Lo duro de las tareas ilegítimas no es solo que den pereza. De hecho, el trabajo en sí suele ser fácil.
El problema es que te llegan con este mensaje:
Tu tiempo se puede tratar a la ligera. Tu experiencia no hace falta respetarla. Si tienes un problema, a la organización no le importa.
Por eso dan rabia.
No te molestan porque sean pesadas.
Te molestan porque sientes que te tratan como a alguien de poca importancia.
La investigación también las trata como "trabajo que sientes que no deberías hacer", un factor de estrés distinto de la simple carga de trabajo elevada. Se señala que amenazan tu rol laboral y tu identidad profesional, y que se asocian con estrés, agotamiento (burnout) y menor satisfacción laboral.
Es decir, esa irritación de "¿por qué me llega esto a mí?", como la de hoy, es bastante estructural.
¿Qué es el zoo con agujeros?
El zoo con agujeros es un lugar de trabajo con agujeros en el reparto de responsabilidades.
Un zoo normal tiene jaulas.
Qué animal está dónde. Quién lo cuida. Cuándo se le da de comer. Quién actúa si se escapa.
Debería haber un diseño para todo eso.
Pero en el trabajo, esas cosas se vuelven borrosas.
Por ejemplo, agujeros como estos:
- Solo hay una persona encargada
- Cuando esa persona entra en una reunión, no hay quien la sustituya
- No se consulta al líder de planta y se le lanza a quien esté cerca
- Se pide de palabra, así que no queda registro de quién es responsable
- La "persona que puede" lo absorbe cada vez
- Después, otra persona opina con ideales de manual
- Pero en ese momento no aumenta el número de personas que pueden atender o poner manos a la obra
En esta situación, el trabajo se escapa sin parar.
Y lo peor es que la mayoría de las tareas que se escapan parecen pequeñas a primera vista.
"¿Puedes encargarte una horita?" "¿Puedes echarle un ojo al ordenador?" "¿Puedes hacerme solo este escaneo?" "Parece que la persona nueva no tiene nada que hacer, ¿no le das algo?" "Pero la formación hazla bien, ¿eh?" "Yo estoy en una reunión y no puedo ir, ¿te encargas tú?"
Cada una es pequeña.
Pero si las recoges todas, el día se te muere.
Y lo peor: en cuanto recoges una, pasas a ser "la persona encargada".
Si la atrapas una vez por buena voluntad, desde entonces ese animal va a tu jaula.
Así es como te conviertes en el comodín.
¿Qué es la Expansión de Dominio: Panda Crujiente?
La Expansión de Dominio: Panda Crujiente es una técnica para dejar claras cuatro cosas antes de que el trabajo entre en tu campo: el alcance de la responsabilidad, el límite de tiempo, la autoridad para decidir y adónde se devuelve.
Suena muy cool, pero lo que se hace es sencillo.
Cuando te llega una tarea volando, no la abrazas enseguida.
Primero pones una valla.
Hay cuatro tipos de valla.
1. La valla de competencia
¿De quién es este trabajo?
¿Puedo decidirlo yo? ¿Hay un departamento encargado? ¿Hay un líder de planta?
En la incorporación de hoy, lo primero que pregunté fue "¿Y el líder de planta?". Esa es la valla de competencia.
Con el problema del ordenador de hoy, respondí "Yo no sé cómo resolverlo, consulta con el departamento encargado". Esa también es la valla de competencia.
2. La valla de tiempo
Aunque vayas a colaborar, ¿hasta dónde?
¿Un día entero? ¿Solo una o dos horas? ¿Solo explicar? ¿Pasar a que la persona acompañe a alguien?
Si dejas esto en el aire, el "solo un momentito" se convierte en toda la tarde.
Como esta vez, si fijas:
Yo puedo atender como máximo una o dos horas. Lo demás lo cubre la planta.
el alcance de lo que absorbes se detiene.
3. La valla de criterio
¿Es un trabajo en el que tengo que decidir yo, o una simple tarea rutinaria?
Por ejemplo, incluso en tareas como escanear y guardar, si se manejan datos delicados como contratos de trabajo, hay que tener cuidado.
Lo importante es no hacer que la persona juzgue el contenido. Se definen dónde se guarda, quién custodia los originales y quién revisa.
No es "como es fácil, vale cualquier cosa", sino separar quién tiene el criterio.
4. La valla de registro
Si peleas de palabra, la conversación se bifurca.
"Pero es que..." "A los recién graduados hay que formarlos" "Lo normal sería así" "Antes sí lo hacías"
Eso agota.
Así que, cuando haga falta, ordénalo y envíalo por chat.
Sobre la formación de incorporación: ya ha observado varias veces, y le he entregado el manual de procedimientos, el guion y los vídeos. Hoy, en vez de que observe más, por la tarde yo haré de oyente y haremos una práctica completa con el guion. En el rato libre de la mañana, y siempre que no perjudicara a la formación, le pedí que escaneara documentos como tarea rutinaria sencilla. El escaneo no implica juzgar el contenido, y el lugar de guardado y el trato de los originales los reviso yo. En adelante separaré el tiempo de formación y el de trabajo auxiliar para que no parezcan mezclados.
Con eso basta.
No hace falta ganar de palabra.
Basta con poner la valla.
El objetivo no es negarse, sino no convertirse en el comodín
Si te equivocas en esto, te conviertes en alguien poco colaborador.
El Panda Crujiente no es una técnica para decir que no a todo.
Es justo al revés.
Colaboras en lo que hace falta.
En la incorporación de hoy tampoco rechacé todo de plano. Consulté con el líder de planta y enseñé lo que podía enseñar. Dediqué una o dos horas. Usé los vídeos. Puse a la persona nueva detrás de un compañero veterano.
No detuve el trabajo.
Solo que no absorbí el día entero.
Eso es lo importante.
Colaborar y convertirse en el comodín son cosas distintas.
Colaborar es cuando se ven el objetivo, el alcance, el tiempo y la responsabilidad.
Convertirse en el comodín es cuando el trabajo fluye hacia quien puede, con el objetivo, el alcance, el tiempo y la responsabilidad en la niebla.
El Panda Crujiente es la técnica para convertir lo segundo en lo primero.
Clasificar en tres tipos ayuda a decidir
Conviene dividir las tareas que llegan en tres tipos.
| Tipo | Situación | Respuesta |
|---|---|---|
| Tarea legítima | Está ligada a tu rol, tu responsabilidad y tus resultados | Hacerla con normalidad |
| Colaboración condicionada | No es tu labor principal, pero tiene sentido ayudar poco tiempo y con un alcance claro | Hacerla con un límite fijado |
| Tarea que hay que devolver | Fuera de tu competencia, no puedes juzgarla, no hay responsable claro o se absorbería sin fin | Devolverla al departamento o responsable |
En el caso de hoy, el programa de formación de la mañana para la persona nueva se parece a una tarea legítima.
Absorber durante todo el día el agujero que dejó la planta al no poder atender por la tarde se parece a una tarea que hay que devolver.
Pero si la planta está en un apuro y explicas solo una o dos horas, es colaboración condicionada.
La avería del quiosco o del ordenador es una tarea que hay que devolver, porque está fuera de tu competencia y no puedes juzgarla.
Si llevas esta clasificación en la cabeza, disminuye el "lo hago porque me lo pidieron".
En el momento en que te piden algo, piensas:
¿Es una tarea legítima? ¿Colaboración condicionada? ¿O un animal que se escapó por un agujero?
Si es un animal que se escapó por un agujero, no lo atrapes a mano limpia.
Pon una valla.
Frases de chat que uso a menudo
Devolver algo fuera de tu competencia
Disculpa, esto no puedo juzgarlo desde aquí, así que consúltalo con el departamento encargado.
Cuando te lo lanzan con la excusa de una reunión
Yo también tengo trabajo en curso, así que no puedo seguir encargándome de esto.
Por favor, consulta directamente con el departamento encargado o con el líder de planta.
Colaborar, pero poniendo un límite
Me encargo de lo que pueda explicar, pero no puedo atender toda la tarde.
Puedo dedicar una o dos horas como máximo; después, por favor, que lo cubra la planta.
Cuando alguien lo señala después
Comparto el contexto.
En este caso estamos separando los tiempos de formación, trabajo y revisión.
Le pedí tareas rutinarias en lo que no perjudicaba a la formación, y lo que requiere criterio lo reviso yo.
En adelante lo mantendré separado para que no parezca mezclado.
Cuando de palabra va a alargarse
Para que no haya malentendidos, lo ordeno y lo comparto por chat.
Esto es potente.
No peleas con emociones en el momento.
Lo pones por escrito y colocas la valla.
También hay días de "borrar la sombra"
Hoy, a mitad de día, me dije: "voy a desaparecer".
Está bien.
En el trabajo hay días en que las tareas vuelan con mucha más facilidad.
Alguien entra en una reunión. La persona encargada no está. Se juntan imprevistos. Hay que atender a alguien nuevo. Se estropea un ordenador. La planta se atasca.
Esos días, si te conviertes en el receptor de toda la buena voluntad, pierdes.
Reduce tu presencia.
Lo que no tienes por qué recoger, devuélvelo a quien le compete.
Devuelve solo lo mínimo.
Déjalo por escrito en el chat.
No hables largo.
Esto no es huir.
Es proteger tu ámbito de responsabilidad.
La esencia del Panda Crujiente
La esencia del Panda Crujiente no es volverse frío.
Es evitar que tu buena voluntad se la coma una estructura llena de agujeros.
Las personas amables, las que despachan rápido, las que saben estructurar, las que saben escuchar son las más expuestas en un zoo con agujeros.
Porque cuando el trabajo se escapa, pueden atraparlo.
Atrapa quien puede atrapar.
Como hay quien lo atrapa, el agujero se queda sin arreglar.
Como el agujero sigue ahí, el trabajo vuelve a escaparse.
Para cortar este bucle hay que dejar de atrapar todo uno mismo.
Y en su lugar, poner una valla.
¿De quién es esa competencia? Yo me encargo hasta aquí. A partir de ahí, por favor, que lo cubra la planta. Esto no puedo juzgarlo desde aquí, así que que lo vea el departamento encargado. Para que no haya malentendidos, lo comparto por chat.
Solo con esto cambia bastante.
No estás rechazando el trabajo.
Estás ordenando el camino por el que el trabajo circula.
Dejas de ser el comodín y pasas a diseñar cómo funciona el trabajo.
Eso es la Expansión de Dominio: Panda Crujiente.
Resumen
Lo que agota en el trabajo no es solo la cantidad.
Un trabajo en el que no está claro "¿por qué lo hago yo?" te va desgastando.
Tu tiempo se trata a la ligera. Tu experiencia no se respeta. Solo cuando hay un problema se lo lanzan a quien tienen cerca.
El trabajo que se siente así tiende a convertirse en tarea ilegítima.
Y los lugares donde surgen fácilmente tareas ilegítimas se han convertido en un zoo con agujeros.
Por eso lo que hace falta no es aguantar.
Es una valla.
La valla de competencia. La valla de tiempo. La valla de criterio. La valla de registro.
Pon estas cuatro.
No recojas todo. Pero colabora en lo necesario. Fija un límite. Devuélvelo a quien corresponda. Déjalo por escrito en el chat. Y ten también días de borrar tu sombra.
Así despliegas a tu alrededor una línea de frontera del trabajo.
Expansión de Dominio: Panda Crujiente.
Esto no es una técnica para volverte frío en el trabajo.
Es una técnica para que tu buena voluntad y tu experiencia no se las coma una estructura llena de agujeros.
