title: "人が動ける指示には型がある。ゴール・最低ライン・判断基準・中間確認を渡すだけでいい" description: "人が動けないのは、能力不足ではなく指示の設計が悪いことも多い。ゴール、最低ライン、期限、判断者、迷いやすい点、判断基準、中間確認を渡すだけで、相手はかなり動きやすくなる。" category: "仕事術" tags: ["要件定義", "指示", "引き継ぎ", "新人教育", "業務改善", "マネジメント"] status: "draft" published: false
人が動ける指示には型がある。ゴール・最低ライン・判断基準・中間確認を渡すだけでいい
できない人を作る指示がある
仕事をしていると、「なんでこんなこともできないの？」という場面がある。
でも最近思う。
本当にその人ができないのではなく、できない人に見える指示を出しているだけのことも多い。
たとえば、こんな指示だ。
「いい感じにやって」
「普通に考えたら分かるでしょ」
「自分で考えて」
「でも勝手に進めないで」
「早く出して」
「でもクオリティは落とさないで」
「分からなかったら聞いて」
「でも今忙しいから」
この指示を受けた側は、かなり動きにくい。
なぜなら、必要な情報がないからだ。
- 何がゴールなのか
- どこまでできれば最低限OKなのか
- いつまでに出すのか
- 誰が最終判断するのか
- 何を優先するのか
- 何をやらなくていいのか
- どこで確認すればいいのか
- 迷ったら何を基準に判断するのか
これがないまま動くと、相手の頭の中の正解を当てるゲームになる。
そして外すと、「なんでできないの？」と言われる。
これはかなり不毛だ。
人が動ける指示は、相手の脳内負荷を下げる
良い指示とは、細かく命令することではない。
相手が自分で判断できるように、必要な前提を渡すことだと思う。
そのための型は、かなりシンプルだ。
今回のゴールはこれです。
まず最低限ここまでできればOKです。
期限はまず〇日〇時に叩きで見せてください。
迷いやすいのはここです。
判断に迷ったらこの条件で見てください。
これはやらなくていいです。
最終判断は私がします。
完璧じゃなくていいので、まず叩きで出してください。
これだけで、相手はかなり動きやすくなる。
特に大事なのは、「完璧じゃなくていいので、まず叩きで出してください」という一言だ。
これがあると、受け手は一発正解ゲームから降りられる。
途中で見せていい。 ズレていれば直せる。 最初から完璧でなくていい。
この安心があるだけで、人は動きやすくなる。
ゴールを渡す
まず必要なのはゴールだ。
「これをやって」だけでは足りない。
何のためにやるのか。 どんな状態になれば終わりなのか。 誰が使うのか。 何を判断するための資料なのか。
これを渡す。
たとえば、
「引き継ぎ日程を作って」
よりも、
「8月中旬までに担当業務が止まらないように、誰が・いつ・何を引き継ぐか見える日程表を作ってください」
の方が動きやすい。
ゴールが分かれば、相手は自分で調整しやすくなる。
逆にゴールがないと、受け手は表面の作業だけを見て動くしかない。
最低ラインを渡す
次に大事なのは最低ラインだ。
完璧な成果物を求めるのか。 まず叩きでいいのか。 今日中に必要なのは全体像なのか、細部まで詰めたものなのか。
ここが曖昧だと、相手は必要以上に重く考える。
たとえば、
「まずは日程だけでOKです。手順書の細かい粒度は別で確認します」
と言われれば、日程に集中できる。
逆に、日程も手順書も粒度も担当も全部同時に求められると、どこから手をつければいいか分からなくなる。
最低ラインは、相手を甘やかすためではない。
まず前に進めるために必要だ。
期限を二段階で渡す
期限も重要だ。
ただし、完成期限だけでなく、叩きの期限もあるといい。
たとえば、
「月曜の午前中に叩きを見せてください。月曜中に確定版にしましょう」
という形だ。
これなら、途中でズレを直せる。
完成後に全部ひっくり返すより、はるかに効率がいい。
指示する側が時間を惜しんで途中確認を入れないと、後で大きな手戻りになる。
結局、最初に確認時間を取った方が早い。
迷いやすいところを先に言う
指示する側は、経験があるから迷いどころが見えている。
でも受け手には見えていない。
だから、先に言った方がいい。
「ここは迷いやすいです」
「ここは前もズレました」
「ここは細かくやりすぎなくていいです」
「ここは逆に抜けると困ります」
これだけで、相手の失敗はかなり減る。
失敗してから責めるより、失敗しやすい場所を先に共有した方がいい。
これは教育でも、引き継ぎでも、新人指導でも同じだと思う。
判断基準を渡す
相手に任せたいなら、判断基準を渡す必要がある。
「自分で考えて」と言うなら、何を基準に考えるのかを渡す。
たとえば、
「迷ったら、まず安全側で判断してください」
「迷ったら、期限優先で粗く出してください」
「迷ったら、社外に出るものだけ私に確認してください」
「迷ったら、影響人数が多い方を先にしてください」
「迷ったら、あとから直しにくいものを優先してください」
このような条件があると、受け手は自分で判断しやすい。
判断基準なしの「自分で考えて」は、ただの丸投げになりやすい。
NG条件を渡す
やってほしいことだけでなく、やらなくていいこと、やってはいけないことも渡すとよい。
たとえば、
「今回は見た目の装飾は不要です」
「社外共有はまだしないでください」
「過去資料の完全移植までは不要です」
「細かい文言修正より、抜け漏れ確認を優先してください」
これがあると、相手は無駄な作業を減らせる。
指示が曖昧な時、人は安全側に倒れて、必要以上に細かく作り込むことがある。
でも、それが求められていないなら時間がもったいない。
NG条件は、相手の時間を守るためにも必要だ。
中間確認のタイミングを決める
一番大事なのは、中間確認のタイミングかもしれない。
「分からなかったら聞いて」だけでは弱い。
なぜなら、受け手は「どの程度で聞いていいのか」が分からないからだ。
だから、最初から確認タイミングを決める。
「まず30分作業したら一度見せてください」
「日程だけできたら見せてください」
「3割できた段階で見せてください」
「迷ったらその場で止めずに、候補を2つ出して確認してください」
これがあると、受け手は安心して途中で見せられる。
途中で見せることが許されていると、ズレても小さく直せる。
逆に途中確認がないと、完成後に大きくズレる。
その時に指示側が「なんでこうしたの？」と言っても、確認設計をしていなかったなら、指示側にも責任がある。
指示がうまい人は、相手に正解を当てさせない
指示が下手な人は、自分の頭の中にある正解を相手に当てさせる。
指示がうまい人は、相手が正解に近づけるように条件を渡す。
この差は大きい。
自分の中で分かっていることは、他人には見えていない。
だから、
「普通分かるでしょ」
ではなく、
「普通分かる状態にするには、何を渡す必要があるか」
を考える。
これが要件定義だと思う。
要件定義とは、難しい言葉を使うことではない。
相手が動ける形に落とすことだ。
反面教師から学んだこと
過去に、自分は逆の環境でかなり苦しんだ。
ゴールがない。 最低ラインがない。 判断基準がない。 確認すると圧が来る。 でも後から違うと言われる。 すぐ対応を求められる。 何度直しても正解が見えない。
その中で、「自分はできないのか」と思ったこともあった。
でも今振り返ると、あれは要件が出ていなかった。
人が動ける状態になっていなかった。
その経験があったからこそ、今は逆に、人に指示する時に何を渡せばいいかが分かるようになった。
- ゴールを渡す
- 最低ラインを渡す
- 期限を渡す
- 迷いやすいところを先に言う
- 判断基準を渡す
- NG条件を渡す
- 中間確認の場を作る
- 叩きで出していいと言う
これをやれば、人はかなり動ける。
人を詰ませる指示と、人を動かす指示の違いが体感で分かるようになった。
これは反面教師として得た大きな学びだと思う。
テンプレート
最後に、実務でそのまま使える形にしておく。
今回のゴールは〇〇です。
最低限、〇〇までできていればOKです。
期限は、まず〇日〇時に叩きで見せてください。
完成は〇日〇時を目安にします。
迷いやすいのは〇〇です。
判断に迷ったら、〇〇の条件で見てください。
今回は〇〇まではやらなくていいです。
最終判断は〇〇さんがします。
完璧じゃなくていいので、まず叩きで出してください。
もう少し短くするなら、こうだ。
ゴールは〇〇です。
まずは〇〇まででOKです。
迷ったら〇〇基準で判断してください。
〇日〇時に一度見せてください。
完璧じゃなくていいので、叩きで大丈夫です。
この型を持っているだけで、指示はかなり変わる。
相手が動けない時、まず疑うべきは相手の能力ではない。
自分が、相手が動けるだけの条件を渡しているかどうかだ。
参考文献・参考リンク
- Edmondson (1999), “Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams,” Administrative Science Quarterly / Harvard DASH
https://dash.harvard.edu/entities/publication/13a7b031-0fdd-45ec-a7e0-2b80e2bc679f - Mañas et al. (2018), “Consequences of Team Job Demands: Role Ambiguity Climate, Affective Engagement, and Extra-Role Performance,” PMC
https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC5767326/ - Freeman et al. (2014), “Active learning increases student performance in science, engineering, and mathematics,” PNAS
https://www.pnas.org/doi/10.1073/pnas.1319030111
