Trong thời đại AI, hãy xây dựng động cơ ứng tuyển và phần tự giới thiệu dựa trên hành động
Kết luận của bài viết
Điều quan trọng nhất trong Entry Sheet (ES) hay CV khi xin việc tại Nhật không phải là viết câu chữ thật bóng bẩy.
Điều quan trọng là tài liệu đó có cho người đọc thấy được:
Người này là ai? Họ thực sự đã làm những gì? Họ coi trọng điều gì và muốn làm gì tiếp theo?
Trong thời đại AI, gần như ai cũng có thể làm cho văn bản trở nên mạch lạc và chuyên nghiệp.
Nhưng nếu câu chữ đẹp mà giá trị, suy nghĩ, động cơ và cách hành động của ứng viên không hiện ra, phía công ty vẫn có thể cảm thấy hồ sơ rất mỏng.
Nói cực đoan hơn, đó là
một hồ sơ không có con người ở bên trong.
Và dù được viết đẹp đến đâu, một hồ sơ không cho thấy người thật phía sau vẫn dễ chìm trong biển mẫu có sẵn.
Vì sao ES vẫn có thể yếu trong thời đại AI
Ngày nay, chỉ cần dùng AI như ChatGPT, bạn có thể tạo một đoạn động cơ ứng tuyển hoặc tự giới thiệu trong thời gian rất ngắn.
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu:
Hãy viết một đoạn động cơ ứng tuyển khoảng 400 ký tự cho ngành 〇〇.
Nhấn mạnh tính chủ động trong phần tự giới thiệu.
Đưa vào nội dung rằng tôi đồng cảm với triết lý của công ty.
AI có thể trả về một đoạn nghe khá hợp lý như sau:
Qua những trải nghiệm thời sinh viên, tôi đã rèn luyện tính chủ động.
Tôi đồng cảm với triết lý của quý công ty và mong muốn đóng góp cho xã hội bằng năng lực giải quyết vấn đề của mình.
Ngữ pháp không sai.
Giọng văn lịch sự.
Bố cục cũng gọn gàng.
Nhưng người đọc vẫn có thể nghĩ:
Vậy rốt cuộc người này là ai?
Đó chính là vấn đề.
AI có thể chỉnh câu chữ.
Nhưng nếu nguyên liệu bạn đưa vào quá mỏng, đầu ra cũng sẽ mỏng theo.
Trong thời đại AI, thứ tạo ra khác biệt không chỉ là khả năng viết.
Đó là độ sâu của việc hiểu bản thân mà bạn đưa cho AI làm nguyên liệu.
“Hồ sơ không có con người phía sau” là gì?
Đó là một hồ sơ đọc thì đúng nhưng không cho thấy ứng viên là người như thế nào.
Ví dụ:
Tôi đã phát triển kỹ năng giao tiếp thông qua công việc làm thêm.
Tôi nỗ lực để mang lại nụ cười cho khách hàng và phối hợp với đồng nghiệp trong công việc.
Tôi muốn tận dụng kinh nghiệm này tại quý công ty và đóng góp cho xã hội.
Đây không phải là một đoạn văn tệ.
Tuy nhiên, từ góc nhìn của doanh nghiệp, vẫn rất khó biết:
- Điều gì khiến người này bắt đầu hành động
- Họ thường nhận ra loại vấn đề nào
- Giá trị nào định hướng quyết định của họ
- Họ thấy điều gì thú vị
- Họ muốn ưu tiên điều gì trong công việc
- Sau khi gia nhập công ty, họ có thể phát huy điểm mạnh trong tình huống nào
Câu chữ có đó, nhưng con người thì chưa thấy.
Vì sao những ES chung chung bị chìm trong biển mẫu
ES của sinh viên mới tốt nghiệp thường có rất nhiều câu giống nhau:
- Tôi đã nỗ lực trong công việc làm thêm
- Tôi từng làm trưởng ca
- Tôi học được tinh thần hợp tác qua câu lạc bộ
- Tôi cố gắng để lấy chứng chỉ
- Tôi góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Tôi đồng cảm với triết lý của công ty
- Tôi muốn đóng góp cho xã hội
- Tôi muốn phát huy tính chủ động
- Tôi muốn thể hiện khả năng giải quyết vấn đề
Không có câu nào trong số này là “không được phép dùng”.
Vấn đề là nếu chỉ có vậy, nội dung rất mỏng.
Bởi vì ai cũng có thể viết những điều tương tự.
Nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều ES có từ ngữ, cấu trúc và lời tự giới thiệu gần giống nhau.
Trong hoàn cảnh đó, văn bản không cho thấy giá trị và cách hành động của ứng viên rất dễ bị bỏ qua.
ES không phải là một bài văn chỉ cần viết đẹp là qua.
Đối với doanh nghiệp, đó là tư liệu để dự đoán bạn có thể hành động như thế nào sau khi gia nhập tổ chức.
Hành động cho thấy con người rõ hơn những nhãn trừu tượng
Khi viết ES, hãy xây dựng nội dung dựa trên hành động.
Câu chữ rất dễ chỉnh đẹp.
Bạn có thể nói: “Tôi muốn đóng góp cho xã hội.”
Bạn có thể nói: “Tôi là người chủ động.”
Bạn có thể nói: “Tôi có khả năng giải quyết vấn đề.”
Nhưng hành động cụ thể dễ xem xét hơn những lời tự đánh giá trừu tượng và cũng cho thấy cách suy nghĩ của một người rõ hơn.
Hãy tự hỏi:
- Bạn thực sự đã làm gì?
- Vì sao bạn làm điều đó?
- Trước khi hành động, bạn đã nhận ra điều gì?
- Điều gì khiến bạn thấy vướng mắc hoặc không ổn?
- Bạn đã cố gắng thay đổi điều gì?
- Bạn học được gì từ kết quả?
Chính ở đây con người bắt đầu hiện ra.
Vì vậy, phần động cơ ứng tuyển và tự giới thiệu sẽ mạnh hơn nếu được xây dựng từ hành động.
Thay vì chỉ mô tả bản thân bằng các nhãn trừu tượng, hãy cho thấy bạn là ai thông qua những gì bạn đã làm. Hãy xây dựng ES dựa trên hành động.
Nguyên tắc này giống nhau đối với cả sinh viên mới tốt nghiệp lẫn người đã có kinh nghiệm.
Điều quan trọng không chỉ là “đã làm gì” mà còn là “vì sao làm”
Một hiểu lầm thường gặp khi viết ES là nghĩ rằng:
“Mình phải có một trải nghiệm thật ấn tượng để kể.”
Tất nhiên, nếu có thành tích rõ ràng thì bạn có thể sử dụng.
Nhưng doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến quy mô của thành tích.
Họ còn muốn biết:
Điều gì khiến người này quyết định hành động? Cách suy nghĩ và hành động đó có thể lặp lại trong công ty của chúng tôi không?
Hãy lấy công việc làm thêm làm ví dụ.
Ví dụ mỏng
Tôi đã nỗ lực trong công việc phục vụ khách hàng và góp phần làm khách hàng hài lòng.
Ví dụ dựa trên hành động
Ở nơi làm thêm, tôi nhận ra nhân viên mới thường xuyên bối rối với cùng một công việc. Việc mỗi lần lại giải thích bằng miệng dường như không giải quyết được gốc rễ, nên tôi ghi lại những lỗi thường gặp và các điểm cần kiểm tra. Ban đầu tôi làm ghi chú cho bản thân, sau đó chia sẻ với cả nhóm. Nhờ vậy, nhân viên mới cũng dễ đặt câu hỏi hơn. Từ trải nghiệm này, tôi nhận ra mình cảm thấy có ý nghĩa khi tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể làm việc mà không bị lúng túng.
Đọc đoạn này, người tuyển dụng có thể thấy:
- Đây là người nhận ra khi người khác đang gặp khó khăn
- Không dừng ở việc giải thích lại mà biến vấn đề thành một hệ thống
- Muốn tạo ra trạng thái để những người xung quanh làm việc dễ hơn
- Có thể phù hợp với cải tiến, đào tạo hoặc sắp xếp quy trình công việc
Trải nghiệm vẫn chỉ là “một công việc làm thêm”.
Điều thay đổi là độ sâu của cách giải thích.
Nếu dừng ở “tôi đã cố gắng”, người đọc vẫn khó thấy con người thật.
Nếu giải thích vì sao bạn đã hành động, con người bắt đầu hiện ra.
Đưa giá trị của chính bạn vào ES
ES không chỉ cần những thành tích hào nhoáng.
Điều quan trọng hơn là giải thích:
“Vì tôi coi trọng điều này nên tôi đã hành động như vậy.”
Ví dụ về những giá trị như:
- Tôi khó có thể làm ngơ khi thấy ai đó đang gặp khó khăn
- Tôi muốn sắp xếp những thứ khó hiểu cho rõ ràng
- Tôi thích làm cho một thứ đang không vận hành trở nên vận hành được
- Tôi muốn tạo hệ thống làm giảm khả năng sai sót
- Tôi muốn tạo môi trường để mọi người có thể hành động với sự yên tâm
- Tôi thích nhìn công nghệ trở thành thứ hữu hình
- Tôi thích tìm cách làm việc hiệu quả hơn
- Tôi thích giải quyết vấn đề bằng hệ thống hơn là phụ thuộc vào cảm xúc của một cá nhân
- Tôi thích tự suy nghĩ và thử ý tưởng
- Khi thất bại, tôi thích tìm nguyên nhân
Khi những giá trị này xuất hiện trong ES, người đọc dễ hiểu bạn hơn.
Doanh nghiệp có thể nghĩ:
“Đây là hệ giá trị thường thúc đẩy người này hành động.”
Đó là thông tin hữu ích hơn nhiều so với một nhãn điểm mạnh chung chung.
Với chứng chỉ, hãy viết “vì sao lấy” chứ không chỉ “đã có”
Nhiều người ghi chứng chỉ hoặc bằng cấp trong ES và CV.
Tất nhiên, bản thân chứng chỉ không có gì xấu.
Với một số vị trí, chứng chỉ còn có thể liên quan trực tiếp đến công việc.
Nhưng chỉ viết “tôi đã lấy chứng chỉ này” thì vẫn yếu.
Doanh nghiệp không chỉ muốn xem một danh sách chứng chỉ.
Họ muốn biết:
Vì sao bạn quyết định học để lấy nó? Bạn muốn hiểu hoặc đạt được điều gì? Bạn muốn sử dụng kiến thức đó như thế nào?
Mục tiêu không phải là trông giống một người sưu tầm chứng chỉ.
Chứng chỉ có ý nghĩa hơn khi nó cho thấy cách bạn học và cách bạn nối việc học với công việc.
Ví dụ mỏng
Tôi đã lấy chứng chỉ kế toán cấp 3.
Tôi đã nỗ lực để thi đỗ.
Đoạn này cho thấy sự cố gắng nhưng chưa nói nhiều về giá trị và cách suy nghĩ của bạn.
Ví dụ dựa trên hành động
Trong công việc làm thêm, tôi có dịp nhìn vào số liệu doanh thu và tồn kho. Tôi muốn hiểu dòng tiền đằng sau những con số đó nên bắt đầu học kế toán. Ban đầu tôi gặp khó khăn khi ghi nhớ thuật ngữ, vì vậy tôi thử vẽ sơ đồ dòng giao dịch và sắp xếp các khái niệm bằng hình ảnh. Nhờ vậy, tôi dần hiểu rõ hơn. Từ trải nghiệm này, tôi nhận ra mình thích làm việc bằng cách hiểu cấu trúc và ý nghĩa đằng sau các con số thay vì chỉ dựa vào cảm giác.
Giờ đây chứng chỉ đó cho thấy nhiều điều hơn:
- Một người muốn hiểu điều gì nằm sau những con số
- Một người sắp xếp nội dung khó theo cấu trúc
- Một người cố gắng nối việc học với công việc
- Một người thích hiểu hệ thống hơn là chỉ dựa vào trực giác
Chứng chỉ không chỉ là đồ trang trí.
Nó là nguyên liệu để giải thích sở thích, giá trị và hành động của bạn.
Vì vậy đừng dừng ở:
Tôi đã lấy được chứng chỉ.
Hãy tiếp tục:
Vì sao bạn lấy nó?
Bạn muốn hiểu điều gì?
Bạn muốn dùng kiến thức đó như thế nào?
Kiến thức đó có thể giúp bạn đóng góp trong công việc ra sao?
Đến đây, chứng chỉ mới trở thành một phần trong câu chuyện của bạn.
Sinh viên mới tốt nghiệp và người có kinh nghiệm đều có thể “mỏng” vì cùng một lý do
Đây không chỉ là vấn đề của sinh viên mới tốt nghiệp.
Người đã có kinh nghiệm cũng có thể viết hồ sơ nghề nghiệp rất mỏng.
Ví dụ:
Tôi phụ trách khai thác khách hàng mới trong lĩnh vực bán hàng.
Tôi nỗ lực xây dựng quan hệ với khách hàng.
Tôi phối hợp với đội nhóm và góp phần đạt mục tiêu.
Chỉ với những câu này, rất khó biết người đó thực sự đã làm gì.
Đối với ứng viên có kinh nghiệm, các câu hỏi hữu ích vẫn là câu hỏi dựa trên hành động:
- Bạn phụ trách loại khách hàng nào?
- Họ có vấn đề gì?
- Bạn đã nhận ra điều gì?
- Bạn suy nghĩ về vấn đề đó như thế nào?
- Bạn đã đưa ra đề xuất hoặc cải tiến gì?
- Kết quả nào đã xuất hiện?
- Kinh nghiệm đó có thể hữu ích ở đâu trong công việc tiếp theo?
Khi có những chi tiết này, con người bắt đầu hiện ra.
Sinh viên mới tốt nghiệp không tự động trở nên mơ hồ chỉ vì “chưa có kinh nghiệm”.
Người đã đi làm cũng không tự động thuyết phục chỉ vì “có kinh nghiệm”.
Trong cả hai trường hợp, nếu không nhìn thấy hành động và giá trị, nội dung vẫn mỏng.
Dùng AI như một “trợ lý khám phá bản thân”, không chỉ là người viết hộ
Điều quan trọng khi dùng AI cho ES là đừng giao toàn bộ việc viết cho AI ngay từ đầu.
Nếu bạn chỉ yêu cầu:
Hãy viết động cơ ứng tuyển cho tôi.
Hãy viết phần tự giới thiệu cho tôi.
Hãy viết trải nghiệm quan trọng nhất thời sinh viên của tôi.
AI thường sẽ tạo ra một đoạn văn an toàn, trau chuốt và vô hại.
Nhưng cũng rất dễ tạo thành một hồ sơ không có con người phía sau.
Cách dùng mạnh hơn là biến AI thành trợ lý khám phá bản thân.
Ví dụ:
Dưới đây là danh sách những việc tôi từng làm, những điều người khác từng khen, những điều tôi nghĩ mình giỏi và những việc từng khiến tôi say mê.
Từ các dữ liệu này, hãy sắp xếp điểm mạnh, kiểu hành động, giá trị và động cơ của tôi.
Đặc biệt, hãy cho biết:
- Tôi thường hành động trong tình huống nào?
- Vì sao tôi đã hành động như vậy?
- Những giá trị nào dường như nằm phía sau?
- Điểm mạnh nào có khả năng tái hiện trong môi trường làm việc?
- Câu chuyện nào mạnh nhất để dùng cho động cơ ứng tuyển hoặc phần tự giới thiệu?
[Danh sách]
-
-
-
Hãy đưa cho AI nhiều nguyên liệu hành vi thật của chính bạn, rồi dùng AI để tìm những mẫu lặp lại.
Sau đó mới yêu cầu:
Dựa trên các điểm mạnh, giá trị và kiểu hành động đã được sắp xếp ở trên, hãy viết bản nháp động cơ ứng tuyển.
Điều kiện:
- Viết dựa trên hành động
- Làm rõ vì sao tôi đã hành động
- Cho thấy giá trị và động cơ của tôi
- Nối các giá trị đó với cách tôi muốn làm việc tại công ty
- Tránh những cách diễn đạt giống mẫu có sẵn
- Dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp tự nhiên
- Điều chỉnh độ dài gần với yêu cầu của biểu mẫu ứng tuyển
Dùng theo cách này, AI có thể giúp tạo ra một ES khó bị chìm trong biển mẫu hơn.
Những điều cần kiểm kê trước khi viết ES
Đừng bắt đầu bằng việc ép mình viết ngay.
Hãy gom nguyên liệu trước.
Trả lời các câu hỏi sau.
1. Những việc bạn tự nhiên vẫn làm
- Bạn đã làm gì dù không ai yêu cầu?
- Việc gì bạn có thể duy trì trong thời gian dài một cách tự nhiên?
- Việc gì đối với bạn ít nặng nề hơn so với người khác?
- Bạn từng làm gì đến mức quên thời gian?
2. Những điều người khác từng khen
- Bạn bè, thầy cô, gia đình hoặc đồng nghiệp từng khen bạn về điều gì?
- Điều gì bạn nghĩ là bình thường nhưng người khác lại thấy ấn tượng hoặc bất ngờ?
- Khi nào ai đó từng nói với bạn rằng “việc đó giúp tôi rất nhiều”?
3. Những điều khiến bạn thấy không ổn
- Khi nào bạn từng nghĩ “Tại sao lại làm theo cách này?”
- Khi nào bạn từng nghĩ “Nếu làm theo cách khác có lẽ sẽ tốt hơn”?
- Bạn đã thực sự thay đổi điều gì, dù chỉ một chút?
4. Giá trị của bạn
- Trạng thái nào khiến bạn vui?
- Trạng thái nào khiến bạn khó chịu?
- Kiểu người hoặc tình huống nào khiến bạn muốn giúp?
- Loại công việc nào khiến bạn thấy thú vị?
5. Những điều có thể tái hiện trong công việc
- Hành động đó có thể hữu ích trong công việc như thế nào?
- Loại vị trí hoặc nhiệm vụ nào phù hợp với kiểu hành động đó?
- Sau khi gia nhập công ty, trong tình huống nào bạn có thể hành động tương tự?
Khi đã có những nguyên liệu này, việc viết động cơ ứng tuyển và phần tự giới thiệu sẽ dễ hơn rất nhiều.
Một cấu trúc hữu ích cho ES mạnh
Một ES mạnh có thể đi theo trình tự sau:
Tôi cảm thấy có ý nghĩa khi được 〇〇.
Trước đây tôi đã có trải nghiệm △△.
Trong trải nghiệm đó, tôi nhận ra vấn đề, sự vướng mắc hoặc điểm khiến mình quan tâm là □□, và tôi đã làm ◇◇.
Từ trải nghiệm này, tôi hiểu rằng mình là người có xu hướng hành động với □□ trong đầu.
Tại quý công ty, tôi muốn tiếp tục coi trọng 〇〇 trong khi đảm nhiệm công việc △△ và đóng góp thông qua □□.
Điểm chính không phải là:
Tôi có một trải nghiệm rất ấn tượng.
Mà là:
Tôi là người như thế này, và những giá trị này thúc đẩy hành động của tôi.
Hãy viết về “con người thật đang tồn tại”, không phải phiên bản được tô cho đẹp
Khi viết ES, nhiều người cố làm cho bản thân nghe thật ấn tượng.
Nhưng chỉ những từ ngữ nghe hay thôi vẫn chưa cho doanh nghiệp đủ căn cứ để đánh giá.
Điều họ thực sự muốn biết là con người thật của bạn:
- Bạn đã làm gì?
- Bạn từng gặp khó khăn gì?
- Bạn thấy điều gì thú vị?
- Vì sao bạn làm những điều đã làm?
- Bạn muốn tạo ra trạng thái như thế nào?
- Tiếp theo bạn muốn làm gì?
Khi những điều này hiện rõ, doanh nghiệp có thể đánh giá dựa trên thông tin có ý nghĩa hơn.
Nếu chúng không hiện ra, ngay cả một đoạn văn được trau chuốt kỹ cũng có thể tạo cảm giác trống rỗng.
Tổng kết
Trong thời đại AI, gần như ai cũng có thể chỉnh văn phong của hồ sơ xin việc cho gọn gàng.
Vì vậy, độ bóng bẩy của câu chữ tự nó ngày càng ít tạo khác biệt.
Thứ tạo ra khác biệt là tính cụ thể của chính bạn: giá trị, động cơ, cách suy nghĩ và kiểu hành động của bạn xuất hiện trong tài liệu.
Chỉ viết “Tôi muốn đóng góp cho xã hội” thì quá mỏng.
Chỉ viết “Tôi có tính chủ động” thì quá mỏng.
Chỉ viết “Tôi đã nỗ lực trong công việc làm thêm” cũng quá mỏng.
Những câu hỏi quan trọng là:
Bạn đã nhận ra điều gì? Bạn cảm thấy gì? Vì sao bạn hành động?
Hãy mô tả hành vi cụ thể và suy nghĩ đằng sau nó thay vì chỉ gắn những nhãn trừu tượng cho bản thân.
Hãy xây dựng ES, động cơ ứng tuyển và phần tự giới thiệu dựa trên những hành động đó.
Đưa các giá trị phía sau hành động thành lời.
Sau đó kết nối các giá trị ấy với cách bạn muốn làm việc tại công ty.
Làm được như vậy, bạn sẽ có cơ hội thoát khỏi biển mẫu có sẵn tốt hơn.
ES không phải là bài tập viết văn cho thật đẹp.
Đó là tài liệu cho thấy bạn là ai thông qua những hành động cụ thể.
