Thông tin SEO
- Từ khóa dự kiến: chọn đề tài QC / cách chọn đề tài QC / vấn đề trong QC / nhu cầu của nơi làm việc trong QC / nhu cầu của nhóm QC
- Mô tả meta: Trong buổi báo cáo nhóm QC (hoạt động cải tiến theo nhóm nhỏ rất phổ biến ở các công ty Nhật), chỉ nói "hay quên chấm công" thì đề tài còn yếu. Bài này hướng dẫn cách tách nó thành nhu cầu của nhóm, nhu cầu của nơi làm việc, cái gì đang sai, mức độ phiền toái và sự quan tâm đến các bộ phận liên quan, để đề tài khớp với bảng chấm điểm.
- Đối tượng đọc: trưởng nhóm và thành viên nhóm QC đang phân vân khi chọn đề tài
Chọn đề tài không chỉ là đặt tên đề tài
Có một cách viết đề tài QC khá nông mà người ta hay gặp.
Vì hay quên chấm công nên chúng tôi sẽ cải tiến.
Viết vậy không sai.
Nhưng để ăn điểm trên bảng đánh giá thì còn yếu.
Ban giám khảo không nhìn vào tên đề tài.
Họ nhìn những điều như thế này:
- Có đúng với nhu cầu của nhóm không
- Có đúng với nhu cầu của nơi làm việc không
- Có thấy rõ cái gì đang sai không
- Có thấy rõ mức độ phiền toái không
- Có quan tâm đến các bộ phận liên quan không
Nói cách khác, chọn đề tài là bước giải thích vì sao cần chọn đề tài này.
Tách "hay quên chấm công" ra từng phần
Hãy tách "hay quên chấm công" theo các điểm xét trên bảng đánh giá.
| Góc nhìn | Suy nghĩ thật lòng | Cách nói ngắn gọn trong tài liệu QC |
|---|---|---|
| Nhu cầu của nơi làm việc | Muốn tăng năng suất lao động | Muốn giảm giờ làm lãng phí và tăng năng suất |
| Cái gì đang sai | Quên chấm công làm việc phát sinh thêm | Quên chấm công khiến phải kiểm tra và sửa không cần thiết |
| Mức độ phiền toái | Bộ phận hành chính tụi tôi hứng đủ | Người đó, cấp trên và bộ phận hành chính đều phải mất công kiểm tra |
| Chỗ vấn đề dồn lại | Trước kỳ chốt là địa ngục | Việc kiểm tra dồn vào ngay trước ngày chốt |
| Quan tâm đến bộ phận liên quan | Người ở hiện trường bấm cho đàng hoàng đi chứ | Không đổ lỗi cho cá nhân, xây dựng cách làm để khó bị sót hơn |
| Lý do chọn đề tài | Nhắc bao nhiêu lần cũng không sửa | Chỉ nhắc nhở thôi thì cải tiến không đi vào nề nếp |
| Hướng cải tiến | Làm gì đó đi chứ | Sớm phát hiện và vận hành sao cho khó tái diễn |
Điểm mấu chốt là đừng xóa bỏ suy nghĩ thật lòng.
Trong đó có cốt lõi của vấn đề.
Có điều, nếu đưa ra nguyên văn thì sẽ thành những lời đổ lỗi cho người hay bộ phận nào đó.
Vì vậy hãy chuyển nó thành lời lẽ ngắn gọn dùng cho tài liệu QC.
Biến cơn bực thành nhu cầu của nơi làm việc
Suy nghĩ thật lòng là thế này.
Muốn tăng năng suất lao động, vậy mà xử lý việc quên chấm công ngốn hết giờ làm của bộ phận hành chính. Tụi tôi có lỗi gì đâu mà năng suất của công đoạn sau vẫn tụt. Đùa à.
Cơn giận này không cần dập đi.
Nhưng đưa ra nguyên văn thì bài báo cáo coi như hỏng.
Trong tài liệu QC, hãy chuyển thành thế này:
Việc quên chấm công làm phát sinh giờ kiểm tra và sửa lẽ ra không cần thiết. Đặc biệt công việc dồn vào ngay trước ngày chốt, nên cần cải tiến theo hướng giảm giờ làm lãng phí.
Không phải xóa cơn giận.
Mà là dịch cơn giận sang ngôn ngữ ăn điểm trên bảng đánh giá.
Quên quan tâm đến bộ phận liên quan là bị trừ điểm
"Người ở hiện trường bấm cho đàng hoàng đi chứ."
Tôi hiểu cảm giác đó.
Nhưng viết nguyên như vậy thì sự quan tâm đến bộ phận liên quan sẽ yếu.
Trong tài liệu QC, hãy viết thế này:
Không đổ lỗi cho cá nhân hay bộ phận, mà hoàn thiện cơ chế khó quên chấm công và cách vận hành kiểm tra sớm.
Như vậy không ai bị coi là người xấu.
Vì ta nhìn vào cơ chế, không nhìn vào con người.
Ví dụ kết luận cho phần chọn đề tài
Tiêu đề của trang chọn đề tài nên ngắn.
Quên chấm công làm tăng việc trước kỳ chốt
Phần nội dung thì giải thích như sau:
Việc quên chấm công khiến người đó, cấp trên và bộ phận hành chính đều phải mất công kiểm tra. Đặc biệt công việc kiểm tra dồn vào ngay trước ngày chốt, nên cần cải tiến theo hướng giảm giờ làm lãng phí. Vì chỉ nhắc nhở thôi thì cải tiến không đi vào nề nếp, nên chúng tôi chọn đề tài xây dựng cơ chế khó bị sót.
Vậy là đã khớp khá tốt với các điểm xét trên bảng đánh giá.
Phiếu thiết kế cho phần chọn đề tài
Trước khi mở PowerPoint, hãy điền phiếu này.
| Điểm xét | Câu hỏi | Trả lời |
|---|---|---|
| Nhu cầu của nhóm | Các thành viên muốn cải tiến điều gì? | Muốn giảm việc làm lại do phải kiểm tra việc quên chấm công và nộp đơn lại |
| Nhu cầu của nơi làm việc | Nơi làm việc muốn cải tiến điều gì? | Giảm giờ làm lãng phí và tăng năng suất |
| Cái gì đang sai | Vấn đề là gì? | Quên chấm công làm phát sinh kiểm tra và sửa không cần thiết |
| Mức độ phiền toái | Ai đang gánh gánh nặng? | Người đó, cấp trên và bộ phận hành chính đều phải mất công kiểm tra |
| Sự quan tâm | Có đang biến thành công kích cá nhân không? | Không đổ lỗi cho cá nhân, xây dựng cách làm để khó bị sót hơn |
| Lý do chọn | Vì sao làm lần này? | Chỉ nhắc nhở thôi thì cải tiến không đi vào nề nếp |
Điền xong phiếu này thì phần chọn đề tài sẽ mạnh lên rất nhiều.
Tóm lại
Chọn đề tài không phải là chỗ để ghi tên đề tài.
Đó là chỗ để trả lời, theo các điểm xét trên bảng đánh giá, câu hỏi "vì sao cần chọn đề tài này".
Với chuyện quên chấm công, các điểm chính là:
- Muốn giảm giờ làm lãng phí
- Đang phát sinh kiểm tra và sửa không cần thiết
- Gánh nặng đổ lên người đó, cấp trên và bộ phận hành chính
- Công việc dồn vào ngay trước ngày chốt
- Không đổ lỗi cho cá nhân, cải tiến bằng cơ chế
- Chỉ nhắc nhở thôi thì không đi vào nề nếp
Hãy thể hiện tất cả những điều này bằng tiêu đề ngắn và con số.
Đó chính là bí quyết chinh phục phần chọn đề tài.
