Thông tin SEO
- Từ khóa dự kiến: cách chọn đề tài QC / chọn đề tài nhóm quản lý chất lượng / vấn đề ở nơi làm việc trong QC / nhu cầu của nơi làm việc trong QC / nhu cầu của nhóm trong QC
- Mô tả meta: Trong buổi thuyết trình của nhóm QC (nhóm nhỏ nhân viên tự cải tiến công việc của mình, rất phổ biến ở các công ty Nhật), chỉ viết "hay quên chấm công" thì còn yếu. Bài này hướng dẫn cách tách thành nhu cầu của nhóm, nhu cầu của nơi làm việc, vấn đề đang xảy ra, mức độ phiền toái và sự quan tâm tới bộ phận liên quan, để đề tài khớp với bảng đánh giá.
- Đối tượng độc giả: trưởng nhóm và thành viên nhóm QC đang phân vân khi chọn đề tài
Chọn đề tài không chỉ là đặt tên đề tài
Có một cách viết đề tài QC khá nông mà nhiều người hay dùng.
Vì hay quên chấm công nên chúng tôi sẽ cải tiến.
Viết vậy không sai.
Nhưng để ăn điểm trong bảng đánh giá thì còn yếu.
Thứ giám khảo xem ở phần chọn đề tài không phải là tên đề tài.
Họ xem những điều như sau:
- Có khớp với mong muốn của nhóm không?
- Có khớp với nhu cầu của nơi làm việc không?
- Có thấy rõ vấn đề là gì không?
- Có thấy rõ mức độ phiền toái không?
- Có quan tâm tới các bộ phận liên quan không?
Nói cách khác, chọn đề tài chính là
bước giải thích vì sao cần chọn đề tài này.
Tách "hay quên chấm công" ra từng phần
Hãy tách "hay quên chấm công" theo các điểm mà bảng đánh giá chú ý.
| Góc nhìn | Cảm xúc thật | Cách nói ngắn gọn trong tài liệu QC |
|---|---|---|
| Nhu cầu của nơi làm việc | Muốn tăng năng suất lao động | Giảm giờ công lãng phí và nâng cao năng suất |
| Vấn đề đang xảy ra | Quên chấm công làm việc tự dưng nhiều thêm | Quên chấm công gây ra việc kiểm tra và chỉnh sửa không cần thiết |
| Mức độ phiền toái | Bộ phận hành chính như tụi mình lãnh đủ | Nhân viên, cấp trên và bộ phận hành chính đều phải xử lý, đối chiếu |
| Vấn đề dồn lại | Sát ngày chốt công là như địa ngục | Giờ công kiểm tra dồn lại vào trước ngày chốt công |
| Quan tâm tới bộ phận liên quan | Bên hiện trường chấm công cho đàng hoàng đi chứ | Không đổ lỗi cho cá nhân, xây dựng cách làm để khó bị quên |
| Lý do chọn đề tài | Nhắc bao nhiêu lần cũng không sửa | Chỉ nhắc nhở thì cải tiến không duy trì được |
| Hướng cải tiến | Làm sao thì làm, giải quyết đi | Phát hiện sớm và vận hành sao cho khó tái diễn |
Điểm mấu chốt là đừng xóa đi cảm xúc thật.
Trong cảm xúc thật có cốt lõi của vấn đề.
Nhưng nếu nói thẳng ra, nó sẽ thành lời đổ lỗi cho người hay bộ phận nào đó.
Vì vậy hãy chuyển thành câu ngắn gọn phù hợp với tài liệu QC.
Biến cơn bực "đùa à" thành nhu cầu của nơi làm việc
Cảm xúc thô thì như thế này.
Muốn tăng năng suất lao động mà xử lý vụ quên chấm công lại ngốn hết giờ công của bộ phận hành chính. Đâu phải lỗi của tụi mình mà năng suất công đoạn sau vẫn bị tụt. Đùa à.
Cơn giận này không cần xóa đi.
Nhưng nếu đưa ra nguyên văn thì bài thuyết trình coi như xong.
Trong tài liệu QC, hãy chuyển như sau.
Quên chấm công làm phát sinh giờ công kiểm tra và chỉnh sửa lẽ ra không cần có. Đặc biệt công việc dồn lại vào trước ngày chốt công, nên cần cải tiến theo hướng giảm giờ công lãng phí.
Không phải xóa cơn giận.
Mà là dịch cơn giận thành lời lẽ khớp với bảng đánh giá.
Quên quan tâm tới bộ phận liên quan sẽ bị trừ điểm
"Bên hiện trường chấm công cho đàng hoàng đi chứ."
Tôi hiểu cảm giác đó.
Nhưng nếu viết thẳng như vậy, sự quan tâm tới bộ phận liên quan sẽ trông yếu.
Trong tài liệu QC, hãy viết như sau.
Không đổ lỗi cho cá nhân hay bộ phận, mà xây dựng cách làm để khó bị quên chấm công và áp dụng việc kiểm tra sớm.
Viết thế này thì không ai bị coi là người xấu.
Mình đang nhìn vào cơ chế, không phải con người.
Ví dụ kết luận của phần chọn đề tài
Tiêu đề của trang chọn đề tài nên viết ngắn.
Quên chấm công làm tăng giờ công trước kỳ chốt
Trong phần nội dung, giải thích như sau.
Quên chấm công làm nhân viên, cấp trên và bộ phận hành chính đều phải xử lý, đối chiếu. Đặc biệt giờ công kiểm tra dồn lại vào trước ngày chốt công, nên cần cải tiến theo hướng giảm giờ công lãng phí. Vì chỉ nhắc nhở thì cải tiến không duy trì được, chúng tôi chọn đề tài là xây dựng cách làm để khó bị quên chấm công.
Như vậy là khớp khá tốt với các điểm trong bảng đánh giá.
Bảng thiết kế khi chọn đề tài
Trước khi mở PowerPoint, hãy điền bảng này.
| Điểm đánh giá | Câu hỏi | Câu trả lời |
|---|---|---|
| Nhu cầu của nhóm | Các thành viên muốn cải thiện điều gì? | Muốn giảm việc làm lại do kiểm tra quên chấm công và nộp lại đơn |
| Nhu cầu của nơi làm việc | Nơi làm việc muốn cải thiện điều gì? | Giảm giờ công lãng phí và nâng cao năng suất |
| Vấn đề đang xảy ra | Cái gì đang không ổn? | Quên chấm công gây ra việc kiểm tra và chỉnh sửa không cần thiết |
| Mức độ phiền toái | Ai đang gánh nặng? | Nhân viên, cấp trên và bộ phận hành chính đều phải xử lý, đối chiếu |
| Sự quan tâm | Có tránh công kích cá nhân không? | Không đổ lỗi cho cá nhân, xây dựng cách làm để khó bị quên |
| Lý do chọn | Vì sao làm lần này? | Chỉ nhắc nhở thì cải tiến không duy trì được |
Điền xong bảng này, phần chọn đề tài sẽ vững hơn nhiều.
Tổng kết
Chọn đề tài không phải là chỗ để viết tên đề tài.
Đó là chỗ để trả lời từng điểm trong bảng đánh giá:
"vì sao cần chọn đề tài này".
Với chuyện quên chấm công, các điểm chính là:
- Muốn giảm giờ công lãng phí
- Đang phát sinh việc kiểm tra và chỉnh sửa không cần thiết
- Nhân viên, cấp trên và bộ phận hành chính đang chịu gánh nặng
- Giờ công dồn lại vào trước ngày chốt công
- Cải tiến bằng cơ chế, không đổ lỗi cho cá nhân
- Chỉ nhắc nhở thì không duy trì được
Hãy thể hiện những điều này bằng tiêu đề ngắn và con số.
Đó là cách chinh phục phần chọn đề tài.
