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- Mots-clés visés : choisir un thème de cercle de qualité / sélection du thème QC / problèmes au travail en QC / besoins du lieu de travail en QC / besoins du cercle en QC
- Méta-description : Dans la présentation d'un cercle de qualité (QC, un petit groupe d'employés qui améliore son propre travail, très courant dans les entreprises japonaises), dire seulement « il y a trop d'oublis de pointage » ne suffit pas. Voici comment le décomposer en besoins du cercle, besoins du lieu de travail, ce qui ne va pas, la gêne occasionnée et les égards envers les services concernés, pour en faire un thème qui plaît à la grille d'évaluation.
- Lecteurs visés : responsables et membres de cercles de qualité qui hésitent sur le choix du thème
Choisir un thème, ce n'est pas seulement trouver un titre
Il existe une façon superficielle, très répandue, de présenter le thème d'un cercle de qualité.
Il y a beaucoup d'oublis de pointage, donc nous allons améliorer cela.
Ce n'est pas faux.
Mais c'est trop faible pour marquer des points sur la grille d'évaluation.
Ce que le jury regarde dans la sélection du thème, ce n'est pas le titre.
Il regarde des choses comme celles-ci :
- Est-ce que cela correspond aux attentes du cercle ?
- Est-ce que cela correspond aux besoins du lieu de travail ?
- Voit-on clairement ce qui ne va pas ?
- Voit-on clairement à quel point cela gêne ?
- Y a-t-il des égards envers les services concernés ?
Autrement dit, choisir un thème, c'est
l'étape où l'on explique pourquoi il faut s'attaquer à ce thème précisément.
Décomposer « trop d'oublis de pointage »
Découpons « trop d'oublis de pointage » selon les points de la grille d'évaluation.
| Angle | Ce qu'on ressent vraiment | Comment le dire dans le document QC |
|---|---|---|
| Besoin du lieu de travail | On veut améliorer la productivité | Réduire les heures gaspillées et augmenter la productivité |
| Ce qui ne va pas | Les oublis de pointage nous donnent du travail en plus | Les oublis de pointage entraînent des vérifications et corrections inutiles |
| La gêne occasionnée | C'est nous, à l'administration, qui prenons tout | L'employé, son supérieur et le service administratif doivent tous assurer le suivi |
| Où cela se concentre | Juste avant la clôture, c'est l'enfer | Les heures de vérification s'accumulent juste avant la date de clôture |
| Égards envers les services concernés | Que ceux du terrain pointent correctement, quand même | Ne pas blâmer les personnes ; mettre en place un système où l'oubli est moins probable |
| Raison du choix du thème | On l'a dit cent fois et rien ne change | Les simples rappels n'ont pas permis d'ancrer l'amélioration |
| Direction de l'amélioration | Faites quelque chose | Repérer vite et fonctionner de façon à limiter les récidives |
L'essentiel est de ne pas effacer ce qu'on ressent vraiment.
Ce ressenti contient le cœur du problème.
Mais si on le sort tel quel, cela devient des mots qui accusent des personnes ou des services.
C'est pourquoi on le convertit en formules courtes, adaptées à un document QC.
Transformer le « vous me prenez pour qui ? » en besoin du lieu de travail
Le ressenti brut ressemble à ceci.
On veut améliorer la productivité, mais gérer les oublis de pointage dévore les heures du service administratif. Ce n'est pas notre faute, et pourtant la productivité des étapes suivantes baisse. C'est n'importe quoi.
Cette colère, inutile de l'effacer.
Mais si vous la présentez telle quelle, votre présentation est fichue.
Dans un document QC, on la convertit ainsi.
Les oublis de pointage créent un travail de vérification et de correction qui ne devrait pas exister. Il se concentre surtout juste avant la date de clôture ; une amélioration est donc nécessaire pour réduire les heures gaspillées.
On n'efface pas la colère.
On la traduit en mots qui plaisent à la grille d'évaluation.
Oublier les égards envers les services concernés fait perdre des points
« Que ceux du terrain pointent correctement, quand même. »
Je comprends ce sentiment.
Mais si vous l'écrivez ainsi, les égards envers les services concernés paraissent faibles.
Dans un document QC, écrivez plutôt ceci.
Sans blâmer les personnes ni les services, nous allons mettre en place un système où l'oubli de pointage est moins probable et instaurer une vérification précoce.
Ainsi, personne n'est désigné comme le méchant.
On regarde le système, pas la personne.
Exemple de conclusion pour la sélection du thème
Le titre de la diapositive de sélection du thème doit rester court.
Les oublis de pointage alourdissent la charge avant la clôture
Dans le corps du texte, on l'explique ainsi.
Les oublis de pointage créent un travail de suivi pour l'employé, son supérieur et le service administratif. La charge de vérification se concentre surtout juste avant la date de clôture ; une amélioration est donc nécessaire pour réduire les heures gaspillées. Les simples rappels n'ayant pas permis d'ancrer l'amélioration, nous avons choisi comme thème la création d'un système où l'oubli est moins probable.
Cela correspond plutôt bien aux points de la grille d'évaluation.
Fiche de conception de la sélection du thème
Avant d'ouvrir PowerPoint, remplissez ceci.
| Point d'évaluation | Question | Réponse |
|---|---|---|
| Besoins du cercle | Qu'est-ce que les membres veulent améliorer ? | Réduire le travail refait pour vérifier les oublis de pointage et redéposer les demandes |
| Besoins du lieu de travail | Qu'est-ce que le lieu de travail veut améliorer ? | Réduire les heures gaspillées et augmenter la productivité |
| Ce qui ne va pas | Quel est le problème ? | Les oublis de pointage entraînent des vérifications et corrections inutiles |
| La gêne occasionnée | Qui porte la charge ? | L'employé, son supérieur et le service administratif doivent tous assurer le suivi |
| Égards | Évite-t-on d'attaquer les personnes ? | Ne pas blâmer les personnes ; mettre en place un système où l'oubli est moins probable |
| Raison du choix | Pourquoi le faire maintenant ? | Les simples rappels n'ont pas permis d'ancrer l'amélioration |
Si vous remplissez cette fiche, votre sélection du thème sera bien plus solide.
En résumé
La sélection du thème n'est pas l'endroit où l'on écrit le nom du thème.
C'est l'endroit où l'on répond, point par point de la grille d'évaluation,
à la question « pourquoi faut-il choisir ce thème ? ».
Pour les oublis de pointage, les points clés sont les suivants :
- On veut réduire les heures gaspillées
- Des vérifications et corrections inutiles apparaissent
- L'employé, son supérieur et le service administratif sont à la peine
- Les heures s'accumulent juste avant la date de clôture
- On améliore par le système, sans blâmer les personnes
- Les simples rappels n'ont pas permis d'ancrer l'amélioration
Montrez tout cela avec un titre court et des chiffres.
C'est ça, la clé d'une bonne sélection du thème.
