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- Palabras clave: cómo elegir el tema de un círculo de calidad / selección de tema QC / problemas del lugar de trabajo en QC / necesidades del trabajo en QC / necesidades del círculo en QC
- Meta descripción: En la presentación de un círculo de calidad (QC, un grupo pequeño de empleados que mejora su propio trabajo, muy común en empresas japonesas), decir solo "faltan muchos fichajes" se queda corto. Te explico cómo desglosarlo en necesidades del círculo, necesidades del trabajo, qué está fallando, cuánto molesta y consideración hacia los departamentos relacionados, para convertirlo en un tema que encaje con la hoja de evaluación.
- Lectores a quienes va dirigido: líderes y miembros de círculos de calidad que no saben qué tema elegir
Elegir el tema no es solo ponerle un título
Hay una forma superficial, muy habitual, de plantear el tema de un círculo de calidad.
Hay muchos fichajes olvidados, así que vamos a mejorarlo.
No está mal.
Pero se queda corto para puntuar bien en la hoja de evaluación.
Lo que el jurado mira en la selección del tema no es el título.
Mira cosas como estas:
- ¿Encaja con lo que quiere el círculo?
- ¿Encaja con lo que necesita el lugar de trabajo?
- ¿Se entiende qué está fallando?
- ¿Se entiende cuánto molesta?
- ¿Hay consideración hacia los departamentos relacionados?
Es decir, elegir el tema es
el paso donde explicas por qué hace falta abordar precisamente este tema.
Desglosar "faltan muchos fichajes"
Vamos a dividir "faltan muchos fichajes" según los puntos de la hoja de evaluación.
| Enfoque | Lo que realmente piensas | Cómo decirlo en el material QC |
|---|---|---|
| Necesidad del trabajo | Queremos subir la productividad laboral | Reducir las horas desperdiciadas y mejorar la productividad |
| Qué está fallando | Los fichajes olvidados nos meten trabajo extra | Los fichajes olvidados generan revisiones y correcciones innecesarias |
| Cuánto molesta | Los de administración nos llevamos la peor parte | El empleado, su jefe y el área de administración tienen que hacer seguimiento |
| Dónde se concentra | Antes del cierre es un infierno | Las horas de revisión se acumulan justo antes de la fecha de cierre |
| Consideración hacia otros departamentos | Que los de planta aprendan a fichar bien | No culpar a las personas; crear un sistema donde sea difícil olvidarse |
| Motivo de elegir el tema | Se lo hemos dicho mil veces y no cambia | Los recordatorios por sí solos no han logrado que la mejora se mantenga |
| Dirección de la mejora | Arréglenlo como sea | Detectarlo pronto y operar de forma que sea difícil que se repita |
La clave es no borrar lo que realmente piensas.
Lo que piensas guarda el núcleo del problema.
Pero si lo sueltas tal cual, se convierte en palabras que culpan a personas o departamentos.
Por eso lo conviertes en frases cortas, aptas para un material de QC.
Convierte el "¿pero esto qué es?" en necesidades del trabajo
Lo que sientes en bruto es algo así.
Queremos subir la productividad, pero atender los fichajes olvidados se come las horas de administración. Nosotros no tenemos la culpa, y aun así baja la productividad de los procesos siguientes. Qué rabia.
No hace falta borrar ese enojo.
Pero si lo presentas tal cual, tu presentación se hunde.
En un material de QC, lo conviertes así.
Los fichajes olvidados generan trabajo de revisión y corrección que no debería existir. Se acumula sobre todo justo antes de la fecha de cierre, así que hace falta mejorar para reducir las horas desperdiciadas.
No estás borrando el enojo.
Lo estás traduciendo a palabras que encajan con la hoja de evaluación.
Si olvidas la consideración hacia los departamentos relacionados, pierdes puntos
"Que los de planta fichen bien, por favor."
Entiendo la sensación.
Pero si lo escribes así, la consideración hacia los departamentos relacionados queda floja.
En un material de QC, lo escribes así.
En lugar de culpar a personas o departamentos, se creará un sistema donde sea difícil olvidar el fichaje y se pondrá en práctica una revisión temprana.
Así no estás señalando a nadie como el malo.
Estás mirando el sistema, no a la persona.
Ejemplo de conclusión de la selección del tema
El título de la diapositiva de selección del tema debe ser corto.
Los fichajes olvidados aumentan las horas antes del cierre
En el cuerpo del texto, lo explicas así.
Los fichajes olvidados generan trabajo de seguimiento para el empleado, su jefe y el área de administración. La carga de revisión se acumula sobre todo justo antes de la fecha de cierre, así que hace falta mejorar para reducir las horas desperdiciadas. Como los recordatorios por sí solos no han logrado que la mejora se mantenga, elegimos como tema crear un sistema donde sea difícil olvidarse.
Con esto encajas bastante bien con los puntos de la hoja de evaluación.
Hoja de diseño para la selección del tema
Antes de abrir PowerPoint, rellena esto.
| Punto de evaluación | Pregunta | Respuesta |
|---|---|---|
| Necesidades del círculo | ¿Qué quieren mejorar los miembros? | Reducir el retrabajo de revisar fichajes olvidados y volver a solicitarlos |
| Necesidades del trabajo | ¿Qué quiere mejorar el lugar de trabajo? | Reducir las horas desperdiciadas y mejorar la productividad |
| Qué está fallando | ¿Qué es lo que está mal? | Los fichajes olvidados generan revisiones y correcciones innecesarias |
| Cuánto molesta | ¿Quién carga con el trabajo? | El empleado, su jefe y el área de administración tienen que hacer seguimiento |
| Consideración | ¿Se evita atacar a personas? | No culpar a las personas; crear un sistema donde sea difícil olvidarse |
| Motivo de la elección | ¿Por qué lo hacemos ahora? | Los recordatorios por sí solos no han logrado que la mejora se mantenga |
Si rellenas esto, la selección del tema queda mucho más sólida.
Resumen
La selección del tema no es el lugar para escribir el nombre del tema.
Es el lugar para responder, punto por punto de la hoja de evaluación,
"por qué hay que abordar este tema".
En el caso de los fichajes olvidados, los puntos clave son estos:
- Queremos reducir las horas desperdiciadas
- Se generan revisiones y correcciones innecesarias
- El empleado, su jefe y el área de administración cargan con el trabajo
- Las horas se acumulan justo antes de la fecha de cierre
- Se mejora con un sistema, sin culpar a las personas
- Los recordatorios por sí solos no lo han hecho durar
Muéstralo con un título corto y números.
Esa es la clave para ganar en la selección del tema.
