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- Mots-clés visés : choix du sujet QC / comment choisir un sujet QC / problèmes du quotidien en QC / besoins du lieu de travail en QC / besoins du cercle QC
- Méta-description : Dans une présentation de cercle qualité (QC, une activité d'amélioration en petit groupe très répandue dans les entreprises japonaises), « il y a trop d'oublis de pointage » reste un sujet trop faible à lui seul. Cet article montre comment le décomposer en besoins du cercle, besoins du lieu de travail, ce qui ne va pas, degré de gêne et égards envers les services concernés, pour en faire un sujet qui colle à la grille d'évaluation.
- Lecteurs visés : chefs et membres de cercles qualité qui hésitent sur le choix du sujet
Choisir un sujet, ce n'est pas seulement lui trouver un titre
Il existe une façon superficielle, très courante, de rédiger un sujet QC.
Il y a beaucoup d'oublis de pointage, donc nous allons les réduire.
Ce n'est pas faux.
Mais c'est trop faible pour bien marquer sur la grille d'évaluation.
Ce que le jury regarde, ce n'est pas le titre du sujet.
Il regarde des choses comme celles-ci :
- Le sujet répond-il aux besoins du cercle ?
- Répond-il aux besoins du lieu de travail ?
- Voit-on clairement ce qui ne va pas ?
- Voit-on clairement à quel point cela gêne ?
- Y a-t-il des égards envers les services concernés ?
Autrement dit, le choix du sujet est l'étape où l'on explique pourquoi il faut choisir précisément ce sujet.
Décomposer « il y a trop d'oublis de pointage »
Décomposons « il y a trop d'oublis de pointage » selon les critères de la grille d'évaluation.
| Angle | Ce qu'on pense vraiment | Comment le dire en bref dans le dossier QC |
|---|---|---|
| Besoins du lieu de travail | On veut améliorer la productivité du travail | Réduire les heures de travail gaspillées et augmenter la productivité |
| Ce qui ne va pas | Les oublis de pointage créent du travail en plus | Les oublis de pointage entraînent des vérifications et des corrections inutiles |
| Degré de gêne | C'est nous, au service administratif, qui encaissons | L'intéressé, son supérieur et le service administratif doivent consacrer du temps à vérifier |
| Où le problème se concentre | Juste avant la clôture, c'est l'enfer | La charge de vérification se concentre juste avant la date de clôture |
| Égards envers les services concernés | Que les gens sur le terrain pointent correctement, enfin | Ne pas accuser les individus ; mettre en place un fonctionnement où les oublis sont moins probables |
| Raison du choix | On l'a répété cent fois, rien ne change | Les simples rappels n'ont pas permis à l'amélioration de s'installer |
| Direction de l'amélioration | Faites quelque chose, bon sang | Repérer vite et fonctionner de façon à ce que le problème se reproduise moins |
L'essentiel est de ne pas effacer ce qu'on pense vraiment.
C'est là que se trouve le cœur du problème.
Mais si vous le présentez tel quel, cela devient des paroles qui accusent des personnes ou des services.
On le convertit donc en formules courtes, adaptées au dossier QC.
Transformer l'agacement en besoin du lieu de travail
Ce qu'on pense vraiment, c'est ceci.
On veut améliorer la productivité, mais gérer les oublis de pointage dévore les heures du service administratif. Ce n'est pas notre faute, et pourtant la productivité de l'étape suivante baisse. Ça ne va pas, non ?
Cette colère, pas besoin de l'éteindre.
Mais si vous la présentez telle quelle, votre présentation est morte.
Dans le dossier QC, convertissez-la ainsi :
Les oublis de pointage engendrent des heures de vérification et de correction qui ne devraient normalement pas exister. La charge se concentre surtout juste avant la date de clôture, il faut donc améliorer la situation dans une optique de réduction des heures gaspillées.
On n'efface pas la colère.
On la traduit en mots qui font mouche sur la grille d'évaluation.
Oublier les égards envers les services concernés fait perdre des points
« Que les gens sur le terrain pointent correctement, enfin. »
Je comprends le sentiment.
Mais si vous l'écrivez ainsi, les égards envers les services concernés paraissent faibles.
Dans le dossier QC, écrivez plutôt :
Plutôt que d'accuser des individus ou des services, nous mettrons en place un fonctionnement qui rend les oublis de pointage moins probables, ainsi qu'une routine de vérification précoce.
Ainsi, personne n'est désigné comme le méchant.
On regarde le système, pas les personnes.
Exemple de conclusion pour le choix du sujet
Le titre de la diapositive de choix du sujet doit rester court.
Les oublis de pointage alourdissent la charge avant la clôture
Dans le corps du texte, on explique ainsi :
Les oublis de pointage obligent l'intéressé, son supérieur et le service administratif à consacrer du temps à la vérification. La charge de vérification se concentre surtout juste avant la date de clôture, il faut donc améliorer la situation dans une optique de réduction des heures gaspillées. Comme les simples rappels n'ont pas permis à l'amélioration de s'installer, nous avons choisi pour sujet la création d'un fonctionnement qui rend les oublis moins probables.
Avec cela, vous collez plutôt bien aux critères de la grille d'évaluation.
Fiche de conception du choix du sujet
Avant d'ouvrir PowerPoint, remplissez ceci.
| Critère | Question | Réponse |
|---|---|---|
| Besoins du cercle | Qu'est-ce que les membres veulent améliorer ? | Réduire le travail refait à cause des vérifications d'oublis de pointage et des nouvelles demandes |
| Besoins du lieu de travail | Qu'est-ce que l'entreprise veut améliorer ? | Réduire les heures gaspillées et augmenter la productivité |
| Ce qui ne va pas | Qu'est-ce qui pose problème ? | Les oublis de pointage entraînent des vérifications et des corrections inutiles |
| Degré de gêne | Qui supporte la charge ? | L'intéressé, son supérieur et le service administratif doivent consacrer du temps à vérifier |
| Égards | Évite-t-on d'attaquer des personnes ? | Ne pas accuser les individus ; mettre en place un fonctionnement où les oublis sont moins probables |
| Raison du choix | Pourquoi le faire maintenant ? | Les simples rappels n'ont pas permis à l'amélioration de s'installer |
Si vous remplissez cette fiche, votre choix du sujet gagne beaucoup en solidité.
En résumé
Le choix du sujet n'est pas l'endroit où l'on écrit le titre du sujet.
C'est l'endroit où l'on répond, face aux critères de la grille d'évaluation, à la question « pourquoi faut-il choisir ce sujet ».
Pour les oublis de pointage, les points clés sont les suivants :
- On veut réduire les heures gaspillées
- Des vérifications et des corrections inutiles surviennent
- La charge pèse sur l'intéressé, son supérieur et le service administratif
- La charge se concentre juste avant la date de clôture
- On n'accuse pas les individus ; on améliore par le système
- Les simples rappels n'ont pas permis à l'amélioration de s'installer
Montrez tout cela avec un titre court et des chiffres.
Voilà comment réussir le choix du sujet.
