ข้อมูล SEO
- คีย์เวิร์ดที่คาดไว้: การเลือกหัวข้อ QC / วิธีเลือกหัวข้อ QC / ปัญหาที่เจอใน QC / ความต้องการของที่ทำงานใน QC / ความต้องการของกลุ่ม QC
- เมตาดิสคริปชัน: ในการนำเสนอกลุ่ม QC (กิจกรรมปรับปรุงงานเป็นกลุ่มเล็กที่พบได้ทั่วไปในบริษัทญี่ปุ่น) แค่ "ลืมตอกบัตรบ่อย" ยังอ่อนเกินไปสำหรับเป็นหัวข้อ บทความนี้อธิบายวิธีแยกออกเป็นความต้องการของกลุ่ม ความต้องการของที่ทำงาน ปัญหาที่เกิดขึ้น ความเดือดร้อน และการเกรงใจแผนกที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ตรงกับใบประเมิน
- กลุ่มผู้อ่านเป้าหมาย: หัวหน้าและสมาชิกกลุ่ม QC ที่กำลังลังเลเรื่องการเลือกหัวข้อ
การเลือกหัวข้อไม่ใช่แค่การตั้งชื่อหัวข้อ
ในการเลือกหัวข้อ QC มีวิธีเขียนแบบตื้น ๆ ที่เจอบ่อย
ลืมตอกบัตรกันเยอะ เลยจะปรับปรุง
ไม่ได้ผิดอะไร
แต่ยังอ่อนเกินกว่าจะโดนใจใบประเมิน
สิ่งที่กรรมการดูไม่ใช่ชื่อหัวข้อ
แต่ดูเรื่องเหล่านี้
- ตรงกับความต้องการของกลุ่มหรือไม่
- ตรงกับความต้องการของที่ทำงานหรือไม่
- เห็นชัดไหมว่าอะไรคือปัญหา
- เห็นชัดไหมว่าเดือดร้อนแค่ไหน
- มีการเกรงใจแผนกที่เกี่ยวข้องหรือไม่
พูดอีกอย่างคือ การเลือกหัวข้อเป็นขั้นตอนที่ อธิบายว่าทำไมต้องเลือกหัวข้อนี้
แยกส่วน "ลืมตอกบัตรบ่อย"
มาแยก "ลืมตอกบัตรบ่อย" ออกตามประเด็นในใบประเมินกัน
| มุมมอง | ความรู้สึกจริง ๆ | วิธีพูดสั้น ๆ ในเอกสาร QC |
|---|---|---|
| ความต้องการของที่ทำงาน | อยากเพิ่มผลิตภาพของงาน | อยากลดชั่วโมงงานที่สูญเปล่าและเพิ่มผลิตภาพ |
| ปัญหาที่เกิดขึ้น | เพราะลืมตอกบัตร งานเพิ่มมาโดยเปล่าประโยชน์ | การลืมตอกบัตรทำให้ต้องตรวจสอบและแก้ไขโดยไม่จำเป็น |
| ความเดือดร้อน | แผนกธุรการอย่างพวกเราต้องรับเคราะห์ | ทั้งตัวพนักงาน หัวหน้า และแผนกธุรการต้องเสียเวลาตรวจสอบ |
| ช่วงที่ปัญหากระจุกตัว | ก่อนปิดงวดนี่นรกชัด ๆ | งานตรวจสอบกระจุกตัวก่อนวันปิดงวด |
| การเกรงใจแผนกที่เกี่ยวข้อง | หน้างานช่วยกดให้ดี ๆ หน่อยสิ | ไม่โทษตัวบุคคล แต่สร้างระบบที่ทำให้ลืมได้ยากขึ้น |
| เหตุผลที่เลือกหัวข้อ | บอกไปกี่ครั้งก็ไม่หาย | แค่เตือนอย่างเดียวไม่ทำให้การปรับปรุงยั่งยืน |
| ทิศทางการปรับปรุง | ช่วยทำอะไรสักอย่างเถอะ | รู้ตัวให้เร็ว และปรับวิธีทำงานให้ปัญหาเกิดซ้ำได้ยาก |
ประเด็นสำคัญคือ อย่าลบความรู้สึกจริง ๆ ทิ้ง
ในความรู้สึกจริง ๆ มีแก่นของปัญหาอยู่
แต่ถ้าเอาออกมาตรง ๆ จะกลายเป็นคำพูดที่โทษคนหรือโทษแผนก
เพราะฉะนั้นให้แปลงเป็นถ้อยคำสั้น ๆ สำหรับเอกสาร QC
แปลงความหัวเสียให้เป็นความต้องการของที่ทำงาน
ความรู้สึกจริง ๆ เป็นแบบนี้
อยากเพิ่มผลิตภาพ แต่การจัดการเรื่องลืมตอกบัตรกินชั่วโมงงานของแผนกธุรการไปหมด พวกเราไม่ได้ผิดแท้ ๆ แต่ผลิตภาพของขั้นตอนถัดไปกลับตก ล้อเล่นหรือเปล่า
ความโกรธนี้ไม่จำเป็นต้องลบทิ้ง
แต่ถ้าเอาออกมาตรง ๆ การนำเสนอก็จบเห่
ในเอกสาร QC ให้แปลงแบบนี้
การลืมตอกบัตรทำให้เกิดชั่วโมงตรวจสอบและแก้ไขที่ปกติไม่ควรต้องมี โดยเฉพาะงานที่กระจุกตัวก่อนวันปิดงวด จึงต้องปรับปรุงเพื่อลดชั่วโมงงานที่สูญเปล่า
ไม่ใช่การลบความโกรธทิ้ง
แต่เป็นการแปลความโกรธให้เป็นถ้อยคำที่โดนใจใบประเมิน
ลืมเกรงใจแผนกที่เกี่ยวข้อง จะโดนหักคะแนน
"หน้างานช่วยกดให้ดี ๆ หน่อยสิ"
เข้าใจความรู้สึกนะ
แต่ถ้าเขียนตรง ๆ แบบนั้น การเกรงใจแผนกที่เกี่ยวข้องจะดูอ่อนไป
ในเอกสาร QC ให้เขียนแบบนี้
ไม่โทษตัวบุคคลหรือแผนก แต่จัดระบบให้ลืมตอกบัตรได้ยากขึ้น และวางวิธีตรวจสอบตั้งแต่เนิ่น ๆ
แบบนี้ไม่มีใครถูกมองเป็นตัวร้าย
เพราะมองที่ระบบ ไม่ได้มองที่คน
ตัวอย่างบทสรุปของการเลือกหัวข้อ
หัวข้อในสไลด์เลือกหัวข้อควรสั้น ๆ
ลืมตอกบัตรทำให้งานก่อนปิดงวดเพิ่มขึ้น
ส่วนเนื้อหาอธิบายแบบนี้
การลืมตอกบัตรทำให้ทั้งตัวพนักงาน หัวหน้า และแผนกธุรการต้องเสียเวลาตรวจสอบ โดยเฉพาะงานตรวจสอบที่กระจุกตัวก่อนวันปิดงวด จึงต้องปรับปรุงเพื่อลดชั่วโมงงานที่สูญเปล่า เนื่องจากแค่เตือนอย่างเดียวไม่ทำให้การปรับปรุงยั่งยืน จึงเลือกหัวข้อการสร้างระบบที่ทำให้ลืมได้ยากขึ้น
แค่นี้ก็โดนใจประเด็นในใบประเมินได้พอสมควร
แผ่นออกแบบการเลือกหัวข้อ
ก่อนจะเปิด PowerPoint ให้กรอกตารางนี้ก่อน
| ประเด็นในใบประเมิน | คำถาม | คำตอบ |
|---|---|---|
| ความต้องการของกลุ่ม | สมาชิกอยากปรับปรุงอะไร | อยากลดงานที่ต้องย้อนกลับมาทำซ้ำจากการตรวจสอบการลืมตอกบัตรและการยื่นคำขอใหม่ |
| ความต้องการของที่ทำงาน | ที่ทำงานอยากปรับปรุงอะไร | ลดชั่วโมงงานที่สูญเปล่าและเพิ่มผลิตภาพ |
| ปัญหาที่เกิดขึ้น | อะไรคือปัญหา | การลืมตอกบัตรทำให้ต้องตรวจสอบและแก้ไขโดยไม่จำเป็น |
| ความเดือดร้อน | ใครแบกภาระอยู่ | ทั้งตัวพนักงาน หัวหน้า และแผนกธุรการต้องเสียเวลาตรวจสอบ |
| การเกรงใจ | ไม่ได้กลายเป็นการโจมตีตัวบุคคลใช่ไหม | ไม่โทษตัวบุคคล แต่สร้างระบบที่ทำให้ลืมได้ยากขึ้น |
| เหตุผลที่เลือก | ทำไมต้องทำครั้งนี้ | แค่เตือนอย่างเดียวไม่ทำให้การปรับปรุงยั่งยืน |
ถ้ากรอกครบ การเลือกหัวข้อจะแข็งแรงขึ้นมาก
สรุป
การเลือกหัวข้อไม่ใช่ที่ไว้เขียนชื่อหัวข้อ
แต่เป็นที่ตอบคำถามว่า "ทำไมต้องเลือกหัวข้อนี้" ตามประเด็นในใบประเมิน
กรณีลืมตอกบัตร ประเด็นสำคัญคือ
- อยากลดชั่วโมงงานที่สูญเปล่า
- เกิดการตรวจสอบและแก้ไขที่ไม่จำเป็น
- ภาระตกอยู่กับตัวพนักงาน หัวหน้า และแผนกธุรการ
- งานกระจุกตัวก่อนวันปิดงวด
- ไม่โทษตัวบุคคล แต่ปรับปรุงด้วยระบบ
- แค่เตือนอย่างเดียวไม่ยั่งยืน
นำเสนอทั้งหมดนี้ด้วยหัวข้อสั้น ๆ และตัวเลข
นั่นแหละคือวิธีพิชิตการเลือกหัวข้อ
