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- Palabras clave previstas: elección de tema QC / cómo elegir un tema QC / problemas en QC / necesidades del lugar de trabajo en QC / necesidades del círculo QC
- Meta descripción: En una presentación de círculo de calidad (QC, una actividad de mejora en grupos pequeños muy común en las empresas japonesas), "se olvidan muchos fichajes" es un tema demasiado débil por sí solo. Aquí te explico cómo desglosarlo en necesidades del círculo, necesidades del lugar de trabajo, qué está fallando, cuánto molesta y consideración hacia los departamentos relacionados, para convertirlo en un tema que encaje con la hoja de evaluación.
- Lectores previstos: líderes y miembros de círculos de calidad que no saben qué tema elegir
Elegir el tema no es solo ponerle un nombre
Hay una forma superficial de redactar el tema que se ve mucho.
Hay muchos fichajes olvidados, así que vamos a mejorarlo.
No está mal.
Pero se queda corto para puntuar bien en la hoja de evaluación.
Lo que miran los evaluadores no es el nombre del tema.
Miran cosas como estas:
- ¿Responde a lo que necesita el círculo?
- ¿Responde a lo que necesita el lugar de trabajo?
- ¿Se entiende qué es lo que está mal?
- ¿Se entiende cuánto molesta?
- ¿Hay consideración hacia los departamentos relacionados?
Es decir, elegir el tema es el paso en el que explicas por qué hace falta elegir precisamente este tema.
Desglosar "se olvidan muchos fichajes"
Vamos a descomponer "se olvidan muchos fichajes" según los puntos de la hoja de evaluación.
| Enfoque | Lo que se piensa de verdad | Cómo decirlo en breve en el material de QC |
|---|---|---|
| Necesidades del lugar de trabajo | Queremos subir la productividad laboral | Reducir las horas de trabajo desperdiciadas y aumentar la productividad |
| Qué está mal | Los fichajes olvidados generan trabajo extra | Los fichajes olvidados provocan comprobaciones y correcciones innecesarias |
| Cuánto molesta | Nos toca a los de administración cargar con todo | La persona, su jefe y el departamento de administración tienen que dedicar tiempo a comprobar |
| Dónde se concentra el problema | Antes del cierre es un infierno | La carga de comprobación se concentra justo antes de la fecha de cierre |
| Consideración hacia otros departamentos | Que los de planta fichen bien, por favor | No culpar a las personas; crear un sistema en el que sea difícil olvidarse |
| Motivo de la elección | Se lo repetimos mil veces y no cambia | Los avisos por sí solos no han conseguido que la mejora se mantenga |
| Dirección de la mejora | Que alguien lo arregle ya | Detectarlo pronto y funcionar de modo que cueste que se repita |
Lo importante es no borrar lo que de verdad se piensa.
Ahí está el núcleo del problema.
Pero si lo sacas tal cual, se convierte en palabras que culpan a personas o departamentos.
Por eso lo conviertes en frases cortas, aptas para el material de QC.
Convierte el "pero esto qué es" en una necesidad del lugar de trabajo
Lo que se piensa de verdad es esto.
Queremos subir la productividad laboral, pero atender los fichajes olvidados se come las horas de administración. Nosotros no tenemos la culpa y, aun así, baja la productividad del paso siguiente. Es de locos.
No hace falta apagar este enfado.
Pero si lo sueltas tal cual, tu presentación está muerta.
En el material de QC, conviértelo así:
Los fichajes olvidados generan horas de comprobación y corrección que en principio no harían falta. La carga se concentra sobre todo justo antes de la fecha de cierre, por lo que hay que mejorar desde el punto de vista de reducir las horas desperdiciadas.
No se trata de borrar el enfado.
Se trata de traducirlo a palabras que encajen con la hoja de evaluación.
Si olvidas la consideración hacia otros departamentos, pierdes puntos
"Que los de planta fichen bien, por favor."
Entiendo el sentimiento.
Pero si lo escribes así, la consideración hacia los departamentos relacionados queda floja.
En el material de QC, escríbelo así:
En lugar de culpar a personas o departamentos, se establecerá un sistema que dificulte los fichajes olvidados y una rutina de comprobación temprana.
Así no estás señalando a nadie como el malo.
Estás mirando el sistema, no a las personas.
Ejemplo de conclusión de la elección del tema
El título de la diapositiva de elección del tema debe ser corto.
Los fichajes olvidados aumentan la carga antes del cierre
En el cuerpo del texto, se explica así:
Los fichajes olvidados obligan a la persona, a su jefe y al departamento de administración a dedicar tiempo a comprobarlos. La carga de comprobación se concentra sobre todo justo antes de la fecha de cierre, por lo que hay que mejorar desde el punto de vista de reducir las horas desperdiciadas. Como los avisos por sí solos no han conseguido que la mejora se mantenga, elegimos como tema crear un sistema que dificulte los olvidos.
Con esto encajas bastante bien con los puntos de la hoja de evaluación.
Hoja de diseño para la elección del tema
Antes de abrir PowerPoint, rellena esto.
| Punto de la hoja | Pregunta | Respuesta |
|---|---|---|
| Necesidades del círculo | ¿Qué quieren mejorar los miembros? | Reducir el trabajo repetido por comprobar fichajes olvidados y volver a presentar solicitudes |
| Necesidades del lugar de trabajo | ¿Qué quiere mejorar la empresa? | Reducir las horas desperdiciadas y aumentar la productividad |
| Qué está mal | ¿Qué es lo que falla? | Los fichajes olvidados provocan comprobaciones y correcciones innecesarias |
| Cuánto molesta | ¿Sobre quién recae la carga? | La persona, su jefe y el departamento de administración tienen que dedicar tiempo a comprobar |
| Consideración | ¿Se evita atacar a personas concretas? | No culpar a las personas; crear un sistema en el que sea difícil olvidarse |
| Motivo de la elección | ¿Por qué hacerlo ahora? | Los avisos por sí solos no han conseguido que la mejora se mantenga |
Si rellenas esto, la elección del tema queda mucho más sólida.
Resumen
Elegir el tema no es el lugar donde escribes el nombre del tema.
Es el lugar donde, frente a los puntos de la hoja de evaluación, respondes a "por qué hace falta elegir este tema".
En el caso de los fichajes olvidados, las claves son estas:
- Queremos reducir las horas desperdiciadas
- Se generan comprobaciones y correcciones innecesarias
- La carga recae en la persona, su jefe y el departamento de administración
- La carga se concentra justo antes de la fecha de cierre
- No se culpa a las personas; se mejora con un sistema
- Los avisos por sí solos no han conseguido que se mantenga
Muéstralo con un título corto y con números.
Eso es dominar la elección del tema.
