Những điều công ty phải quyết định trước khi đào tạo
Trước khi dạy người quản lý về lắng nghe hay an toàn tâm lý, công ty cần xác định rõ các điểm sau.
- Hành vi nào bị cấm
- Hành vi nào bắt buộc phải thực hiện
- Ai sẽ xem và kiểm tra hồ sơ
- Trong tình huống nào bên thứ ba phải can thiệp
- Người quản lý sẽ mất quyền hạn hoặc chịu ảnh hưởng đến đánh giá như thế nào nếu không cải thiện
- Cấp dưới có thể tìm kiếm hỗ trợ mà không sợ bị trả đũa hay không
- Thông tin về nghỉ việc và nghỉ dài hạn có được phản ánh vào đánh giá người quản lý hay không
Ngay cả khi một người có thể chọn đáp án đúng trong buổi đào tạo, việc đào tạo cũng không có ý nghĩa thực chất nếu cách sử dụng quyền hạn hằng ngày vẫn không thay đổi.
Danh sách kiểm tra tối thiểu đối với hành vi quản lý
Giao việc
- ☐ Đã nêu mục đích
- ☐ Đã nêu mức độ ưu tiên
- ☐ Đã nêu thời hạn
- ☐ Đã nêu điều kiện hoàn thành
- ☐ Đã nêu quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc
- ☐ Đã ghi lại các thay đổi
Trao đổi và phỏng vấn
- ☐ Đã nghe hết phần giải thích của người kia
- ☐ Đã tách sự thật khỏi đánh giá
- ☐ Không quy nguyên nhân về tính cách, tuổi tác hoặc thiếu ý chí của cá nhân
- ☐ Đã kiểm tra những yếu tố mà phía quản lý có thể thay đổi
- ☐ Đã ghi lại các nội dung thống nhất và thời hạn
- ☐ Đã ấn định ngày kiểm tra lại
Dấu hiệu nghỉ việc hoặc nghỉ dài hạn
- ☐ Đã kiểm tra khối lượng công việc
- ☐ Đã kiểm tra vai trò và quyền hạn
- ☐ Đã kiểm tra các trường hợp tương tự trong cùng bộ phận
- ☐ Đã lấy ý kiến của người khác ngoài cấp trên trực tiếp có liên quan
- ☐ Đã xem xét việc giảm tải khẩn cấp
- ☐ Đã ghi lại lý do trì hoãn biện pháp xử lý
Nếu sử dụng trí tuệ nhân tạo, hãy dùng như công cụ hỗ trợ an toàn chứ không phải người thay thế quản lý
Trí tuệ nhân tạo phù hợp để hỗ trợ những việc sau.
- Tránh bỏ sót nội dung quan trọng khi trao đổi
- Cấu trúc hóa hồ sơ
- Đưa ra nhiều khả năng về nguyên nhân
- Cảnh báo khi kết luận quá sớm về một nguyên nhân duy nhất
- Tìm các trường hợp tương tự
- Sắp xếp thời hạn và người phụ trách
- Kiểm tra điều kiện cần chuyển vụ việc lên cấp cao hơn hoặc cho bên thứ ba
Tuy nhiên, không nên để trí tuệ nhân tạo tự mình quyết định đánh giá, kỷ luật hoặc bố trí nhân sự.
Nếu dữ liệu đầu vào có thiên lệch, hệ thống chỉ có thể tạo ra kết luận thiên lệch nhanh hơn.
Cách phân chia vai trò an toàn hơn là:
Trí tuệ nhân tạo và quy trình giúp ngăn bỏ sót
→ người quản lý xác minh sự thật
→ bên thứ ba xem xét các vụ việc nghiêm trọng
→ theo dõi kết quả
→ cập nhật quy trình
Kết luận
Phòng ngừa nghỉ việc không phải là hoạt động nhằm nâng cao “nhận thức” của nhân viên.
Đó cũng không phải là hoạt động dựa vào thiện chí của người quản lý.
Phát hiện bất thường trước khi con người bị tổn hại
Không đẩy vấn đề trở lại chỉ cho tính cách của người bị ảnh hưởng
Làm rõ ai quyết định việc gì
Ghi lại quyết định để bên thứ ba có thể sửa quyết định sai
Đưa bài học từ sự cố lặp lại vào quy trình
Thu hồi quyền hạn cần thiết khỏi người quản lý không chịu cải thiện
Đưa các nguyên tắc này vào vận hành thực tế chính là thiết kế một hệ thống an toàn.
Nếu công ty áp dụng quản lý chất lượng cho khách hàng và sản phẩm, tư duy tương tự cũng có thể áp dụng cho hành vi quản lý.
Trong một tổ chức vẫn coi cách quản lý gây hại chỉ là “không hợp nhau”, “phong cách nghiêm khắc” hay “văn hóa kiểu cũ”, những người lý trí nhất thường là những người rời đi trước.
Đừng nhầm một nơi làm việc trở nên im ắng với một nơi làm việc thực sự đã được cải thiện.
