培訓前必須先決定的事項
在教管理者「傾聽」或「心理安全」之前，公司首先需要明確以下事項。
- 哪些行為屬於禁止行為
- 哪些行為屬於必須執行的行為
- 由誰查看紀錄
- 在什麼情況下由第三方介入
- 管理者沒有改善時，將失去哪些權限或評價
- 部屬能否在不擔心報復的情況下求助
- 是否把離職與休職資訊納入管理者評價
即使管理者在培訓中能選出正確答案，如果日常的權限運用沒有改變，培訓也不會產生實質效果。
最低限度的管理行為檢查表
工作指示
- ☐ 已說明目的
- ☐ 已說明優先順序
- ☐ 已說明期限
- ☐ 已說明完成條件
- ☐ 已說明執行所需的權限
- ☐ 已記錄變更內容
面談
- ☐ 已聽完對方的說明
- ☐ 已區分事實與評價
- ☐ 沒有把原因歸結為人格、年齡或意志力不足
- ☐ 已確認管理方能夠改變的因素
- ☐ 已記錄雙方同意的事項與期限
- ☐ 已確定再次確認的日期
離職、休職的徵兆
- ☐ 已確認工作量
- ☐ 已確認角色與權限
- ☐ 已確認同一部門是否存在類似案例
- ☐ 已聽取當事人直屬主管以外人員的意見
- ☐ 已評估是否需要緊急減輕負荷
- ☐ 已記錄暫緩對策的理由
使用人工智慧時，應把它當作安全輔助，而不是管理者的替代品
人工智慧適合輔助以下工作。
- 防止遺漏面談項目
- 將紀錄結構化
- 提出多個可能原因
- 對過早歸結為單一原因發出提醒
- 搜尋類似案例
- 整理期限與負責人
- 確認應升級給更高層負責人或第三方的條件
但是，不應只讓人工智慧決定評價、處分或職務安排。
如果輸入資料本身存在偏差，人工智慧只會更快輸出帶有偏差的結論。
較理想的分工是：
人工智慧與作業流程防止遺漏
→ 管理者確認事實
→ 重大事項由第三方複核
→ 持續追蹤結果
→ 根據結果更新流程
結論
防止離職，不是提高員工「意識」的活動。
也不是寄望於管理者善意的活動。
在人員受到傷害之前發現異常
不把問題只歸結為當事人的性格
明確由誰決定哪些事項
記錄判斷，讓第三方能夠修正錯誤判斷
把同類事故的教訓反映到流程中
對拒不改善的管理者收回必要權限
把這些原則落實到實際營運中，才是安全系統設計。
如果公司會對客戶與產品實施品質管理，同樣的思路也可以用於管理行為。
如果一個組織長期把傷害人的管理方式解釋成「合不來」「只是嚴格」「老一套文化」，最理性的人往往會最先離開。
不要把變得安靜的職場誤認為已經改善的職場。
