Hal yang harus ditetapkan sebelum pelatihan
Sebelum mengajarkan kepada manajer tentang mendengarkan atau keamanan psikologis, perusahaan perlu menetapkan hal-hal berikut terlebih dahulu.
- Perilaku apa yang dilarang
- Perilaku apa yang wajib dilakukan
- Siapa yang akan memeriksa catatan
- Dalam kondisi apa pihak ketiga harus ikut campur
- Wewenang atau penilaian apa yang akan hilang jika manajer tidak membaik
- Apakah bawahan dapat meminta bantuan tanpa takut mendapat pembalasan
- Apakah informasi tentang pengunduran diri dan cuti panjang akan dimasukkan ke dalam penilaian manajer
Meskipun seseorang dapat memilih jawaban yang benar dalam pelatihan, tidak akan ada perubahan nyata jika cara menggunakan wewenang sehari-hari tetap sama.
Daftar periksa minimum untuk perilaku manajemen
Instruksi kerja
- ☐ Tujuan sudah dijelaskan
- ☐ Prioritas sudah dijelaskan
- ☐ Tenggat waktu sudah dijelaskan
- ☐ Syarat penyelesaian sudah dijelaskan
- ☐ Wewenang yang diperlukan untuk menjalankan tugas sudah dijelaskan
- ☐ Perubahan sudah dicatat
Wawancara dan pertemuan individual
- ☐ Penjelasan pihak lain sudah didengarkan sampai selesai
- ☐ Fakta dan penilaian sudah dipisahkan
- ☐ Penyebab tidak dialihkan ke kepribadian, usia, atau kurangnya kemauan
- ☐ Faktor yang dapat diubah oleh pihak manajemen sudah diperiksa
- ☐ Kesepakatan dan tenggat sudah dicatat
- ☐ Tanggal untuk memeriksa kembali sudah ditentukan
Tanda-tanda pengunduran diri atau cuti panjang
- ☐ Beban kerja sudah diperiksa
- ☐ Peran dan wewenang sudah diperiksa
- ☐ Kasus serupa di departemen yang sama sudah diperiksa
- ☐ Pendapat orang selain atasan langsung yang terlibat juga sudah didengar
- ☐ Pengurangan beban secara darurat sudah dipertimbangkan
- ☐ Alasan penundaan tindakan sudah dicatat
Jika menggunakan kecerdasan buatan, jadikan sebagai alat bantu keselamatan, bukan pengganti manajer
Kecerdasan buatan cocok untuk membantu pekerjaan berikut.
- Mencegah poin penting terlewat dalam wawancara
- Menyusun catatan secara terstruktur
- Mengajukan beberapa kemungkinan penyebab
- Mengingatkan ketika kesimpulan terlalu cepat diarahkan ke satu penyebab
- Mencari kasus serupa
- Mengatur tenggat dan penanggung jawab
- Memeriksa kondisi yang mengharuskan masalah diteruskan ke tingkat yang lebih tinggi atau pihak ketiga
Namun, kecerdasan buatan tidak boleh sendirian menentukan penilaian, sanksi, atau penempatan pegawai.
Jika data masukan sudah bias, sistem hanya akan menghasilkan kesimpulan yang bias dengan lebih cepat.
Pembagian peran yang lebih aman adalah sebagai berikut:
Kecerdasan buatan dan prosedur mencegah kelalaian
→ manajer memeriksa fakta
→ pihak ketiga meninjau kasus serius
→ hasilnya dipantau
→ prosedur diperbarui
Kesimpulan
Mencegah pengunduran diri bukanlah kegiatan untuk meningkatkan “kesadaran” karyawan.
Ini juga bukan kegiatan yang bergantung pada niat baik manajer.
Mendeteksi kejanggalan sebelum seseorang dirugikan
Tidak mengembalikan masalah hanya kepada kepribadian orang yang terdampak
Menjelaskan siapa yang memutuskan apa
Mencatat keputusan agar pihak ketiga dapat memperbaiki keputusan yang keliru
Memasukkan pelajaran dari kejadian berulang ke dalam prosedur
Menarik kembali wewenang yang diperlukan dari manajer yang tidak membaik
Menerapkan prinsip-prinsip ini dalam operasi sehari-hari adalah desain sistem keselamatan.
Jika perusahaan menerapkan manajemen mutu kepada pelanggan dan produk, cara berpikir yang sama dapat diterapkan pada perilaku manajemen.
Dalam organisasi yang terus menganggap manajemen yang merusak sebagai sekadar “ketidakcocokan”, “gaya yang keras”, atau “budaya lama”, orang yang paling rasional cenderung pergi lebih dahulu.
Tempat kerja yang menjadi lebih sunyi tidak boleh disalahartikan sebagai tempat kerja yang benar-benar sudah membaik.
