Qué debe decidir la empresa antes de la formación
Antes de enseñar a los responsables a escuchar o a crear seguridad psicológica, la empresa debe definir primero lo siguiente.
- Qué conductas están prohibidas
- Qué conductas son obligatorias
- Quién revisará los registros
- En qué situaciones debe intervenir una tercera persona
- Qué autoridad o evaluación perderá un responsable si no mejora
- Si los subordinados pueden pedir ayuda sin temor a represalias
- Si la información sobre renuncias y bajas laborales se reflejará en la evaluación de los responsables
Aunque una persona pueda elegir la respuesta correcta durante una formación, no habrá un cambio real si la forma cotidiana de ejercer la autoridad sigue igual.
Lista mínima de comprobación de la conducta de gestión
Instrucciones de trabajo
- ☐ Se explicó el objetivo
- ☐ Se indicó la prioridad
- ☐ Se indicó el plazo
- ☐ Se definió la condición de finalización
- ☐ Se aclaró la autoridad necesaria para ejecutar la tarea
- ☐ Se registraron los cambios
Entrevistas y reuniones individuales
- ☐ Se escuchó la explicación de la otra persona hasta el final
- ☐ Se separaron los hechos de las valoraciones
- ☐ No se atribuyó la causa a la personalidad, la edad o la falta de voluntad
- ☐ Se revisaron los factores que la dirección sí puede modificar
- ☐ Se registraron los acuerdos y los plazos
- ☐ Se fijó una fecha para volver a revisar la situación
Señales de renuncia o baja laboral
- ☐ Se revisó la carga de trabajo
- ☐ Se revisaron las funciones y la autoridad
- ☐ Se comprobaron casos similares en el mismo departamento
- ☐ Se escuchó a personas distintas del superior directo implicado
- ☐ Se consideró una reducción urgente de la carga
- ☐ Se registró el motivo de cualquier aplazamiento de las medidas
Si se utiliza inteligencia artificial, debe ser un apoyo de seguridad y no un sustituto del responsable
La inteligencia artificial puede resultar útil para tareas de apoyo como estas.
- Evitar que se omitan puntos importantes en una entrevista
- Estructurar los registros
- Proponer varias causas posibles
- Advertir cuando se salta demasiado pronto a una única explicación
- Buscar casos similares
- Organizar plazos y responsables
- Comprobar las condiciones que exigen elevar el asunto a un nivel superior o a una tercera persona
Sin embargo, la inteligencia artificial no debe decidir por sí sola evaluaciones, sanciones ni asignaciones de puestos.
Si los datos de entrada están sesgados, el sistema puede producir conclusiones sesgadas con mayor rapidez.
Una división de funciones más segura sería la siguiente:
La inteligencia artificial y los procedimientos evitan omisiones
→ el responsable comprueba los hechos
→ una tercera persona revisa los casos graves
→ se hace seguimiento de los resultados
→ se actualizan los procedimientos
Conclusión
Prevenir las renuncias no consiste en elevar la “concienciación” de los empleados.
Tampoco consiste en confiar en la buena voluntad de los responsables.
Detectar las anomalías antes de que alguien resulte perjudicado
No devolver el problema únicamente a la personalidad de la persona afectada
Dejar claro quién decide qué
Registrar las decisiones para que una tercera persona pueda corregirlas
Incorporar los incidentes repetidos a los procedimientos
Retirar la autoridad necesaria a los responsables que no mejoran
Aplicar estos principios en la operación diaria es diseñar un sistema de seguridad.
Si una empresa utiliza gestión de calidad para sus clientes y productos, puede aplicar la misma lógica a la conducta de gestión.
En una organización que sigue tratando la gestión dañina como un simple “problema de compatibilidad”, una “forma estricta de dirigir” o una “cultura de otra época”, las personas más racionales serán las primeras en marcharse.
No hay que confundir un lugar de trabajo más silencioso con un lugar de trabajo que realmente ha mejorado.
