Cómo leer la rotación por edades y detectar la sobrecarga del personal de nivel medio

Qué comprobar cuando baja la salida de jóvenes y solo sube la del personal de nivel medio

La rotación de toda la empresa puede parecer estable, pero al separarla por edades el panorama a veces cambia por completo.

La rotación de los jóvenes ha bajado. En cambio, la del personal de nivel medio (gente con varios años de experiencia que ya trabaja con autonomía) lleva varios años subiendo.

Ante estos datos, tiene sentido plantear esta hipótesis:

Logramos retener a los jóvenes, pero a cambio la carga pasó al personal de nivel medio.

Aun así, no se puede afirmar solo con la rotación por edades.

Estas cifras admiten, como mínimo, cinco lecturas.

Hipótesis 1

La carga de proteger a los jóvenes pasó al personal de nivel medio

Los programas para retener a los jóvenes tienen un coste de funcionamiento:

• Formación
• Reuniones individuales
• Seguimiento
• Responder preguntas
• Dividir el trabajo en partes
• Arreglar los errores
• Hacer concesiones
• Apoyo en la carrera profesional

Si la empresa solo crea el programa y deja el trabajo real en manos del personal de nivel medio, esas personas acaban haciendo de apoyo sin soltar su propio trabajo.

Entonces puede que no sea cierto que

menos jóvenes se van = todo el lugar de trabajo mejora.

Podría ser que

el personal de nivel medio absorbió la carga de los jóvenes, y por eso solo los jóvenes tienden a quedarse.

A los de nivel medio les exigen resultados desde arriba y les piden ayuda desde abajo.

Con presión por ambos lados, se convierten fácilmente en la capa «aplastada» de la organización.

Hipótesis 2

Pueden irse porque tienen valor en el mercado

El personal de nivel medio no es necesariamente el grupo de edad con más problemas en el trabajo.

Puede ser, simplemente, el grupo de edad

que tiene quejas y además tiene la capacidad de irse.

Los jóvenes tienen poca experiencia y sus opciones de cambio son limitadas. Al subir la edad, el coste de moverse crece por la vivienda, la familia, el cargo y el nivel salarial.

En el punto intermedio se dan todas estas condiciones:

• Tienen experiencia práctica
• Todavía hay muchas ofertas
• Ven el techo de ascensos y condiciones en su puesto actual
• Pueden cambiar de rumbo antes de convertirse en jefes
• Buscan mejores condiciones por su familia

Es decir, el aumento de salidas en el nivel medio puede darse no porque

el nivel medio sea el más débil,

sino porque

el nivel medio es el que más fácilmente puede irse.

Hipótesis 3

La misma promoción de ingreso va cambiando de tramo de edad

El efecto de la edad y el efecto de cohorte (el patrón propio de un grupo que entró en la misma época) son cosas distintas.

El grupo que hace cinco años estaba en un tramo de edad ahora está en el siguiente.

Un grupo marcado por un año de contratación concreto, una reestructuración, un jefe, un destino o un cambio de normas podría estar simplemente subiendo de tramo de edad todo junto.

En ese caso, no es que

la gente se vaya al llegar a esa edad,

sino que

una promoción de ingreso concreta sigue marchándose.

No basta con mirar la edad. Hay que cruzarla con:

• Año de ingreso
• Antigüedad
• Recién graduado o contratado con experiencia
• Historial de destinos
• Jefe
• Sede u oficina

Hipótesis 4

La tasa se mueve porque cambió el denominador

La tasa de rotación se calcula, por lo general, dividiendo el número de personas que se van entre una base, como el número de empleados en plantilla.

En un grupo de edad con base pequeña, la salida de una sola persona mueve mucho la tasa.

Además, si se contrata a más jóvenes, la tasa puede bajar aunque el número de jóvenes que se van no cambie.

Por ejemplo, la rotación por edades puede cambiar solo por cambios como estos:

• Aumentó el número de jóvenes en plantilla
• Se contrató poco personal de nivel medio
• Una promoción numerosa de ingreso pasó al siguiente tramo de edad
• Una reorganización cambió el número de personas contadas

Lo que siempre hay que comprobar es:

• Tasa de rotación
• Número de personas que se fueron
• Número de personas en plantilla
• Número de contrataciones
• Cambios de organización durante el año fiscal

La tasa por sí sola no basta.

Hipótesis 5

Está concentrada en ciertos departamentos o responsables

Lo que parece una tendencia por edades puede ser en realidad un problema de departamento.

Si el personal de nivel medio se concentra en un departamento, los problemas de ese departamento aparecerán en la rotación por edades.

Por eso, los cruces de datos más importantes son:

• Edad × departamento
• Edad × jefe
• Edad × cargo
• Edad × antigüedad
• Edad × horas extra
• Edad × bajas prolongadas
• Edad × recién graduado o contratado con experiencia
• Edad × motivo de salida

Sobre todo, si las salidas se concentran bajo el mismo responsable o en el mismo rol, no es un problema de edad.

Es un problema de asignación y de gestión.

Si cuentas las bajas prolongadas, el panorama cambia

Si solo miras las renuncias, todos los que se quedan cuentan como «retenidos».

Pero si incluyes también

• Bajas prolongadas
• Ausencias largas
• Peticiones de traslado
• Funciones reducidas
• Peticiones de bajar de categoría
• «Renuncia silenciosa» (hacer solo lo mínimo)
• Desconexión mental

la realidad puede ser distinta.

Aunque la tasa de renuncias se mantenga, si aumentan las personas de baja o mentalmente desconectadas, no se puede decir que el problema esté resuelto.

Renunciar es la salida final.

Antes de eso hay muchas otras formas de apartarse.

Indicadores para comprobar la «sobrecarga del nivel medio»

Para comprobar la hipótesis de la sobrecarga, se miran estos puntos.

Volumen de trabajo

• Número de proyectos a su cargo
• Horas extra
• Tiempo en reuniones
• Urgencias
• Número de funciones a la vez

Carga de apoyo

• Número de personas a las que forman
• Responder preguntas
• Reuniones individuales
• Arreglar errores
• Seguimiento de los recién llegados

Roles poco claros

• Trabajo que en realidad no les corresponde
• Asuntos sin un responsable final claro
• Esperar la decisión del jefe
• Cambios a posteriori
• Cubrir a otros

Remuneración y autoridad

• Aumentos de sueldo
• Cargo
• Margen de decisión
• Personal
• Reducción de tareas

Si desde que empezó el programa de retención de jóvenes solo ha crecido la carga de apoyo del nivel medio, sin que aumenten su autoridad, su personal ni su valoración, la hipótesis de la sobrecarga se refuerza.

También hacen falta pruebas que puedan refutarla

No hay que mirar solo las cifras que convienen para criticar a la organización.

Comprueba también estas posibilidades:

• Una promoción numerosa de ingreso ha llegado a la edad de cambiar de trabajo
• La economía o las ofertas de empleo de la zona
• Jubilaciones o programas de salida anticipada
• Un cambio en la base por reorganización
• Que la competencia les ofrezca trabajo
• Mudanzas al formar una familia
• Un cambio de carrera antes de ascender a jefe

Plantea la hipótesis de forma que se pueda refutar.

En lugar de decidir que «el nivel medio está siendo sacrificado» y luego reunir cifras,

decide primero en qué datos debería aparecer si la causa fuera la carga concentrada en el nivel medio.

Conclusión

Si la rotación total se mantiene, pero bajan las salidas de jóvenes y suben las del nivel medio, el problema no ha desaparecido.

Puede que el lugar donde se producen las salidas se haya movido.

Pero tampoco se puede afirmar solo con las tasas por edad.

Solo cuando cruzas tasa, número de personas, denominador, promoción de ingreso, departamento, jefe y rol, empieza a verse la estructura.

¿La retención de jóvenes se está sosteniendo quemando al personal de nivel medio?

Es una hipótesis que vale la pena comprobar.