前言：明明是公司指定的制服，為什麼要員工自己掏錢？
不少職場都要求穿公司指定的制服或工作服上班。
餐飲店、工廠、醫療照護、門市銷售、櫃檯接待、活動工作人員、保全、運輸、營建等等，為了儀容、安全、衛生或統一品牌形象，必須穿制服的地方並不少見。
於是就會冒出這樣的疑問：
公司指定的制服，難道不該公司出錢嗎？ 第一套算公司的，那後來加的、穿舊了換的呢？ 自己出三成、出一半、全額自付，這算正常嗎？
先說結論：只要是公司指定、工作上必須穿的制服，第一次發放和正常穿舊後的更換，由公司負擔才合乎常理。
不過現實中，確實也有員工自付或部分分攤的規定。重點不在於「多少比例就一定違法」，而是要看這幾點：這件衣服是不是工作必需的、歸誰所有、有沒有白紙黑字的規定、有沒有向員工說明、從薪水扣錢的手續合不合規、讓員工出的金額是否合理。
所以，制服錢的問題不是單純的「三成還是五成」。
它真正的問題是：公司本來該承擔的營運成本，被轉嫁給員工多少。
先說結論：公司指定制服的「一般做法」
大致整理如下。
| 情形 | 一般做法 |
|---|---|
| 公司指定、工作必需、印有標誌的制服，第一次發放 | 公司全額負擔比較合理 |
| 正常使用造成的老舊更換 | 公司全額負擔比較合理 |
| 因公司因素改款、調部門、換尺寸 | 由公司負擔比較合理 |
| 員工自己想多要幾套備用的 | 自己負擔三成到全額都有可能 |
| 遺失、因本人過失損壞 | 自己負擔五成到全額都有可能 |
| 白襯衫、黑皮鞋之類的通用物品 | 自己全額負擔也有可能 |
| 公司指定，卻沒有規定就直接收現金 | 很不對勁 |
| 擅自從薪水裡扣 | 程序上相當危險 |
| 讓員工自己花錢買，離職時又要求歸還 | 所有權不清，有風險 |
一句話概括：公司指定、工作必需、為公司而穿的制服，傾向由公司負擔。
反過來，平常也能穿的通用物品、員工自己要求加的部分、遺失或過失損壞，則可能由個人負擔。
有沒有「多少比例算正常」的資料？
這是最麻煩的地方。
關於制服錢「公司出幾成、員工出幾成」，很難找到依比例分布的公開統計。
比如下面這樣的細項：
- 公司全額負擔：占多少
- 公司七成、員工三成：占多少
- 對半負擔：占多少
- 員工全額負擔：占多少
- 只有舊了換新時才由員工負擔：占多少
- 只有額外購買時才由員工負擔：占多少
這類涵蓋全國、跨行業的公開資料，至少在一般人看得到的範圍內，相當稀少。
所以，文章和調查裡比較容易查到的，不是制服本身怎麼分攤，而是洗衣、送洗由誰負擔的實際情況，以及工作服發放套數和額外購買規定的實際做法。
這裡最好老實地分開來看：
制服本身的分攤比例：資料很少 洗衣、送洗的負擔：有調查資料 工作規則、從薪水扣款：法律上有規定 實際運作：每家公司訂出統一規則很重要
也就是說，與其斷言「全國平均是幾成」，不如分清楚哪些有資料、哪些沒有。
相近的資料：洗衣、送洗多半是自己處理
這雖然不是制服的購買費用，但關於制服的維護管理，是有資料的。
日本的洗衣服務公司 White Plus 對全國 1,034 位因工作需要穿制服的 20 到 60 多歲男女做過一項調查。在問到制服怎麼清洗時，「在家自己洗」占 55.7%，是最多的答案。而由公司出錢、交給洗衣業者處理的只有 21.0%。
也就是說，就算制服本身是公司準備的，日常的清洗和保養也常常落在個人身上。
另外，一項針對展覽、活動參展人員的調查也顯示，對於公司發的制服，「在家自己洗」占 52.5%，由公司統一安排送洗的占 11.7%。
從這些資料可以看出：
制服「本體」就算由公司發，「維護成本」也容易丟給現場或個人。
這正是制服制度的漏洞。
不只要訂衣服錢各出幾成，洗衣、保管、更換、加購、回收、遺失後怎麼處理，也都得訂下來，否則運作起來就只能看承辦人的臉色。
法律層面：讓員工出錢，並不一定是絕對禁止
讓員工負擔公司指定的制服費用，不能說一律立刻違法。
但重點在於：要讓員工負擔，就必須把它明確寫成規則。
依日本的《勞動基準法》，如果要讓勞工負擔伙食費、作業用品等費用，必須把這些事項寫進工作規則（也就是公司關於薪資、工時、紀律等的正式規章）。經常僱用 10 人以上的公司，還有義務制定工作規則並向主管機關備查。
如果制服、作業服屬於「作業用品等費用」，那麼公司想讓員工負擔，至少要把下面這些講清楚：
- 哪些由公司負擔
- 哪些由員工負擔
- 第一次發放怎麼處理
- 第二次以後怎麼發放
- 額外購買怎麼處理
- 老舊換新怎麼處理
- 遺失、損壞怎麼處理
- 離職時怎麼歸還
- 是從薪水裡扣，還是用現金支付
- 員工負擔金額的上限是多少
「反正以前一直都這樣」，這個理由站不住腳。
想讓員工掏制服錢，公司就得把制服費用的規則當成一項制度來建立。
從薪水裡扣，要格外小心
就算制服費用確實該由員工負擔，擅自從薪水裡扣又是另一回事。
薪資原則上必須全額給付，除了所得稅、社會保險費這類法定扣除之外，要扣別的錢，就得和過半數員工的代表或工會簽訂書面協議（日本稱「勞資協定」）。
所以在制服這件事上，下面這些做法都很危險：
- 入職之後才突然說「制服錢從薪水裡扣」
- 以為只要本人同意就能理所當然地扣
- 工作規則裡沒有分攤規定
- 沒有勞資協定就扣款
- 扣完之後薪資低於最低工資
制服費用能不能讓員工負擔是一回事，能不能從薪水裡扣是另一回事。
把這兩件事混在一起，公司就相當危險了。
為什麼「依原因逐一判斷」不切實際？
制服錢的糾紛，最容易出在正常老舊和本人過失的分界線上。
比如這些情況：
- 正常穿著，布料變薄了
- 天天洗，褪色了
- 在工廠做事，污漬洗不掉了
- 口袋破了
- 尺寸不合身了
- 在家洗縮水了
- 被什麼東西勾破了
- 弄丟了
- 離職時沒有歸還
要是每次都去逐一審查：「這是正常老舊還是本人過失？該出幾成？」管理成本會飆升。
為了一件制服，主管、人資、總務和本人一起查明事實，這簡直成了一個**「制服審判庭」**。
而且這種逐案審查，十之八九會吵起來：
- 本人說：「我就是正常穿的。」
- 公司說：「是不是你不愛惜？」
- 換個主管，判斷就變了
- 資深員工就寬鬆
- 新人就嚴格
- 人際關係不同，分攤比例也不同
- 最後靠「差不多吧」拍板
這不叫制度，這叫看心情。
所以現實中更好的辦法是：不依動機、責任去細究，而是統一依首次發放、定期更換、額外購買、遺失來處理。
實際可行的辦法：首次怎麼辦，之後怎麼辦，加購怎麼辦
最好用的，是下面這類統一規則。
規則方案 A：對員工友善的標準型
| 類別 | 公司負擔 | 員工負擔 | 備註 |
|---|---|---|---|
| 首次發放 | 100% | 0% | 公司出借工作所需的基本套數 |
| 定期更換 | 100% | 0% | 每年一次或兩年一次，以舊換新 |
| 老舊更換 | 100% | 0% | 在正常使用範圍內由公司負擔 |
| 員工要求的額外購買 | 0 到 50% | 50 到 100% | 例如換洗用的備用套 |
| 遺失 | 0% | 100% | 明確屬於遺失的由員工負擔 |
| 故意或重大過失造成的損壞 | 0% | 100% | 僅限明確的過失 |
| 離職時未歸還 | 0% | 實際費用或剩餘價值 | 需要事先有規定 |
| 日常洗滌 | 0 到 100% | 0 到 100% | 依行業和衛生要求區分 |
這種方案以「公司指定制服是工作必需品」為前提。
因為分成了「正常老舊歸公司、員工要求的加購和遺失歸員工」，所以從勞工的角度看也容易接受。
規則方案 B：控制公司成本的補助型
| 類別 | 公司負擔 | 員工負擔 | 備註 |
|---|---|---|---|
| 首次發放 | 100% | 0% | 最低限度的基本套數 |
| 第二次以後的定期更換 | 70 到 100% | 0 到 30% | 如果讓員工負擔三成，必須寫明 |
| 員工要求的額外購買 | 50% | 50% | 對半補助型 |
| 遺失 | 0% | 100% | 依實際費用負擔 |
| 故意或重大過失造成的損壞 | 0% | 100% | 依實際費用負擔 |
| 因公司因素變更 | 100% | 0% | 改款、調部門等 |
| 日常洗滌 | 0% | 100% | 以在家洗為前提，但衛生要求高的職務需要另行考慮 |
這種類型裡，老舊更換也可以設成員工負擔三成。
但是，如果衣服是公司指定、工作必需的出借物品，那麼讓員工出三成，就算是把不少成本推給了員工。
即使允許這樣做，也需要滿足以下條件：
- 入職時已經說明
- 工作規則、出借規定裡寫明了
- 員工負擔金額有上限
- 如果從薪水裡扣，有勞資協定
- 所有權和歸還規則理清楚了
- 因公司因素變更，或日常工作中磨損嚴重的，由公司負擔
也就是說，比起三成本身，制度是否透明更重要。
規則方案 C：以減少糾紛為第一目標
實務上最不容易起糾紛的，是下面這種簡單規則：
首次發放：公司負擔 每年一次更換：公司負擔 超過每年一次的額外購買：員工負擔一半 遺失、未歸還：員工負擔實際費用 因公司因素變更：公司負擔 不從薪水裡扣，需要時由本人簽同意書後結算
這樣一來，就不用每次判斷是正常老舊還是本人過失了。
只要劃一條線：「每年一次以內公司負擔，超出的部分員工負擔」，判斷就輕鬆多了。
說白了，就是與其去審判制服磨損的原因，不如依更換週期來處理。
「老舊更換員工出三成」算常見嗎？
結論是：現實中可能有，但對於公司指定的制服，很難說是正中間的常規做法。
正常使用而變舊的制服，也可以說是為了完成公司的工作而消耗掉的。如果制服是公司指定、要求必須穿，而且離開工作場合又很難穿，那麼把老舊視為公司的營運成本來處理會更合理。
不過，如果公司把下面這些規則講清楚，員工出三成的設計也並非不可能：
- 第一次發放由公司負擔
- 第二次以後公司七成、員工三成
- 額外購買公司五成、員工五成
- 遺失員工全額
- 因公司因素變更公司全額
- 員工負擔有上限
- 不從薪水裡扣，而是經本人同意後結算
- 已寫進工作規則、出借規定
這樣的話，至少不會是「突然冒出來的莫名其妙的規矩」。
即便如此，員工很容易這樣想：
公司指定的，工作時又只能穿這個，為什麼正常穿舊了要我自己掏錢？
這是非常自然的疑問。
所以公司如果要設成三成，別光說一句「規定就是這樣」，最好把發放套數、更換頻率、公司補助金額、員工負擔上限、要不要歸還都解釋清楚。
所有權問題：「錢是你付的，卻要你還回來」很危險
制服錢的糾紛裡，意外常見的是所有權。
如果公司全額負擔並出借，離職時要求歸還是理所當然的。
但如果員工負擔了全部或一部分費用，就會冒出這個疑問：
我付過錢的制服，是公司的還是我的？
比如員工付了三成，離職時卻必須歸還，那麼在員工看來就成了「被迫買了，卻不算自己的東西」。
當然，也可以把部分負擔的錢不當作「購買款」，而是定位為「出借物品的使用分攤金」。但即使這樣，入職時和發放時也得說明。
這裡一旦含糊，就很容易引起不滿。
所有權規則的整理示例
| 費用負擔 | 所有權 | 離職時歸還 |
|---|---|---|
| 公司全額負擔 | 公司 | 需要歸還 |
| 員工全額購買 | 員工 | 原則上不用歸還 |
| 公司補助加員工部分負擔 | 依規定寫明 | 寫明是否歸還 |
| 出借物品的部分分攤金 | 公司 | 需要歸還，但必須事先說明 |
最不能做的，就是讓員工掏錢，卻不說明所有權和歸還規則。
這就是一套漏洞百出的制服制度。
公司應該訂定的「制服出借規則」
只要運作制服制度，至少應該訂下以下這些項目。
1. 發放對象
- 正職員工
- 約聘人員
- 兼職、打工者
- 派遣人員
- 短期工作人員
- 訓練期間的員工
- 參加內定者研習的人
要明確到底發給誰。
尤其是短期工作人員和訓練期間的人，最容易起爭執。
2. 首次發放的套數
- 上衣：2 件
- 褲子、裙子：2 件
- 圍裙：2 條
- 帽子：1 頂
- 名牌：1 個
- 安全鞋：1 雙
像這樣把發放的東西列成清單。
如果只寫「制服一套」，裡面到底包含什麼就模糊了。
3. 費用負擔
- 首次發放由公司負擔
- 定期更換由公司負擔
- 員工要求的額外購買各付一半
- 遺失由員工負擔實際費用
- 因公司因素變更由公司負擔
這裡最好做成表格。
只用文字寫，之後理解容易出現落差。
4. 更換頻率
- 每年一次
- 每兩年一次
- 破損、弄髒時需申請
- 對衛生有要求的職務可隨時更換
訂好更換頻率，就能減少「是老舊還是本人過失」的逐案審查。
5. 額外購買
- 員工要求的額外購買，按成本價購買
- 公司補助每年最多一次
- 額外購買需主管核准
- 超出發放上限的部分由員工負擔
沒有額外購買的規則，就會因為「換洗的不夠」「叫我自己買」而吵起來。
6. 遺失與損壞
- 正常使用造成的損壞由公司負擔
- 遺失由員工負擔
- 故意或重大過失由員工負擔
- 難以判斷時，算在定期更換的額度裡處理
這裡重要的是：難以判斷的情形，不要每次都去裁決。
7. 離職時歸還
- 公司出借的物品在離職時歸還
- 未歸還時的負擔金額
- 不需要歸還的物品
- 基於衛生考量要丟棄的物品
- 員工自行購買物品的處理
歸還規則應該一開始就講明白。
離職時才突然說「請還回來」「還不了就賠錢」，一定會吵起來。
8. 從薪水裡扣款
- 是否扣款
- 還是現金結算
- 有沒有勞資協定
- 是否取得本人同意書
- 是否不會低於最低工資
制服費用要是扣得草率，很危險。
公司方面容易覺得「金額不大，應該沒關係吧」，但這牽涉到薪資全額給付的原則。
員工方面該確認的重點
如果被要求繳制服錢，與其一開始就情緒對抗，不如先確認下面這些。
確認 1：這套制服是公司指定的嗎？
如果是公司指定、有穿著義務、離開工作場合又沒辦法穿的，由公司負擔比較合理。
反過來，白襯衫、黑褲子、黑皮鞋這類平常也能穿的通用物品，員工負擔也有可能。
確認 2：工作規則或勞動條件通知書上有寫嗎？
如果有員工負擔的規定，就應該有條文、通知和說明。
只說「以前就這樣」是不夠的。
確認 3：第一次發放和第二次以後有差別嗎？
有的公司規定，第一次由公司負擔，第二次以後部分由員工負擔。
這一點不要講情緒，而要當作規則來確認。
確認 4：是老舊，還是員工要求的額外購買？
如果是正常使用造成的老舊，由公司負擔比較合理。
而如果是想多備幾套換洗、想自己留一套備用，或者想加購超出發放上限的，那麼員工負擔也有可能。
確認 5：會從薪水裡扣嗎？
如果要扣款，就需要關於薪資扣除的勞資協定。
「因為是制服錢，所以先扣了」，這樣太草率。
確認 6：需要歸還嗎？
既然是本人付錢，就要確認所有權和歸還是怎麼規定的。
「錢我出，還得還回去」很容易引起不滿，所以需要說明。
所以說，制服錢不是「衣服錢」，而是「制度設計」的問題
制服錢的話題，表面上看像是在談衣服的價格。
但本質上，它是公司在多大程度上把業務所需的成本制度化了。
像樣的制度應該是這樣的：
第一次發放由公司負擔。 定期更換也由公司負擔。 員工要求的額外購買，員工負擔一部分。 遺失由員工負擔。 因公司因素變更由公司負擔。 從薪水裡扣款要走程序。 所有權和歸還規則一開始就說明。
反過來，漏洞百出的制服制度是這樣的：
這是公司指定的。 有穿著義務。 但是請你自己買。 多少錢到時候再訂。 舊了就自己出錢。 從薪水裡扣。 離職時請還回來。 規定嘛，我也不太清楚。
這已經不是什麼制服制度了，而是拿員工的荷包去補公司的洞。
與其像一群猴子開會似的，每次都爭論「這是老舊，還是你不愛惜」，不如一開始就訂下統一規則。
首次這樣辦，之後這樣辦，加購這樣辦，遺失這樣辦，公司因素這樣辦。
就這麼簡單就夠了。
為制服錢鬧矛盾的公司，不是在為衣服鬧。
是在為規則的漏洞鬧。
實務中能用的規則範例
下面是公司可以直接拿來當草稿的規則範例。
第 1 條 公司向員工出借工作所需的制服。
第 2 條 首次出借的部分由公司負擔。出借數量依附表規定。
第 3 條 因正常使用而老舊的，每年以一次為上限，由公司負擔費用更換。
第 4 條 超出前條更換上限，由員工本人要求追加出借或追加購買的，本人負擔費用的 50%。
第 5 條 發生遺失、未歸還，或因故意、重大過失造成損壞的，本人負擔實際費用。
第 6 條 因公司因素變更制服、調動部門，以及公司認為有必要的其他情形，更換費用由公司負擔。
第 7 條 出借物品在離職時或公司要求時歸還。但基於衛生考量無須歸還的物品另行規定。
第 8 條 從薪資中扣除本人負擔部分時，應遵守關於薪資扣除的勞資協定及其他必要的程序。
這樣規定之後，糾紛會少很多。
關鍵在於：不調查原因，而是依更換週期和費用分類來處理。
總結：先別糾結三成，先看有沒有規則
說到制服錢由員工負擔，人們總想問：「三成算正常嗎？一半算正常嗎？」
可是，關於制服本身分攤比例的公開資料很稀少。所以光找比例，很難得出一個乾淨俐落的答案。
現實中，建議依下面的順序來看：
- 是不是公司指定、工作必需
- 是首次發放，還是第二次以後
- 是正常老舊、員工要求的額外購買，還是遺失
- 工作規則、出借規定裡有沒有寫
- 從薪水扣款有沒有走程序
- 所有權和歸還規則是否明確
- 負擔的金額是否合理
照這個順序看，答案就清楚多了。
首次發放和正常老舊，由公司負擔比較合理。 員工要求的額外購買和遺失，員工負擔也有可能。 老舊更換員工出三成，可能存在，但對公司指定的制服來說，略偏向公司的方便。 而最重要的，不是每次憑心情判斷，而是建立統一的規則。
制服錢，不是衣服錢。
它是一個職場制度設計能力的試金石。
