Introdução: se a empresa escolhe o uniforme, por que o funcionário paga?
Muitos locais de trabalho exigem um uniforme definido pela empresa.
Restaurantes, fábricas, saúde e cuidados, lojas, recepção, equipes de eventos, segurança, transporte, construção: em todos esses lugares o uniforme é necessário por causa da aparência, da segurança, da higiene ou para manter a marca padronizada, e isso não tem nada de incomum.
É aí que surgem as dúvidas:
Se a empresa escolhe o uniforme, não deveria ser ela a pagar? Digamos que o primeiro seja por conta da empresa. E os extras, ou a troca de um que já gastou? É normal o funcionário pagar 30%, metade ou tudo?
Vamos à resposta curta: se o uniforme é exigido pela empresa e é necessário para o trabalho, o natural é a empresa arcar com o primeiro fornecimento e com a troca por desgaste normal.
Mesmo assim, muitas empresas fazem o funcionário pagar tudo ou parte. A questão de fundo não é "a partir de que porcentagem é ilegal sem discussão?". É se você consegue responder: o uniforme é mesmo necessário para o trabalho? De quem é a propriedade? Existe uma regra por escrito? Foi explicado? O desconto no salário é feito do jeito certo? O valor é razoável?
Ou seja, o problema do uniforme não é 30% contra 50%.
É quanto de um custo que cabe à empresa foi empurrado para os funcionários.
Primeiro a conclusão: o que é normal para um uniforme exigido pela empresa
Em linhas gerais, fica assim.
| Caso | O que é normal |
|---|---|
| Primeiro fornecimento de um uniforme exigido pela empresa, necessário ao trabalho e com logotipo | A empresa paga 100% |
| Troca por desgaste do uso normal | A empresa paga 100% |
| Mudança de modelo, transferência de setor ou troca de tamanho por motivo da empresa | A empresa paga |
| Peças extras que o próprio funcionário pede | O funcionário pode pagar de 30 a 100% |
| Perda ou dano por descuido do funcionário | O funcionário pode pagar de 50 a 100% |
| Itens genéricos, como camisa branca ou sapato preto | O funcionário pode pagar 100% |
| A empresa exige, mas cobra em dinheiro sem nenhuma regra | Soa muito estranho |
| Descontar do salário sem mais nem menos | Muito arriscado do ponto de vista do procedimento |
| O funcionário compra e, ao sair, pedem que devolva | Arriscado, porque não está claro de quem é |
Resumindo: o uniforme que a empresa exige, que é necessário ao trabalho e que se usa em benefício da empresa tende a ser custo da empresa.
Já os itens genéricos que o funcionário usaria fora do trabalho, os extras que ele mesmo pediu e as perdas ou danos por descuido podem ficar por conta dele.
Existem dados sobre "qual porcentagem é normal"?
Esta é a parte mais complicada.
É difícil encontrar estatísticas públicas mostrando como o custo do uniforme em si é dividido entre empresa e funcionário.
Por exemplo, um detalhamento assim:
- A empresa paga 100%: quantos %?
- Empresa 70%, funcionário 30%: quantos %?
- Meio a meio: quantos %?
- O funcionário paga 100%: quantos %?
- O funcionário paga só a troca por desgaste: quantos %?
- O funcionário paga só as compras adicionais: quantos %?
Pelo menos no que está visível publicamente, dados nacionais e de vários setores como esses são bem escassos.
Por isso, o que dá para checar em reportagens e pesquisas não é tanto quem paga o uniforme em si, e sim quem paga a lavagem e a limpeza, além de exemplos de como as empresas lidam com a quantidade de roupa de trabalho fornecida e com as compras adicionais.
Vale separar isso com honestidade:
Divisão do custo de compra do uniforme: poucos dados Quem paga lavagem e limpeza: há dados de pesquisa Regulamento interno e desconto em folha: há regras legais Prática real: o importante é criar uma regra única para toda a empresa
Em outras palavras, em vez de afirmar "a média é tantos por cento", é mais útil separar o que tem dado do que não tem.
O dado mais próximo: lavagem e limpeza costumam ficar por conta do funcionário
Não é sobre comprar o uniforme, mas há dados sobre a manutenção e o cuidado.
A empresa White Plus pesquisou 1.034 homens e mulheres de todo o Japão, de 20 a 60 e poucos anos, que precisam usar uniforme no trabalho. Quando perguntaram como limpam o uniforme, "lavo em casa" foi a resposta mais comum, com 55,7%. Só 21,0% disseram que a empresa paga um serviço de lavanderia.
Ou seja, mesmo quando o uniforme em si é fornecido pela empresa, em muitos lugares a lavagem do dia a dia e o cuidado ficam com cada pessoa.
Outra pesquisa, feita com expositores de feiras e eventos, mostrou que, nos uniformes fornecidos pela empresa, 52,5% "lavam por conta própria em casa" e só 11,7% tinham limpeza organizada pela empresa.
O que esses dados mostram:
Mesmo quando a empresa fornece o uniforme em si, o custo de mantê-lo tende a sobrar para o local de trabalho ou para a pessoa.
É exatamente aí que está o buraco dos sistemas de uniforme.
Não basta definir que porcentagem do preço cada lado paga. Se não se definir também lavagem, guarda, troca, extras, recolhimento e o que fazer quando algo se perde, tudo passa a depender de quem estiver no comando.
O lado legal: fazer o funcionário pagar não é automaticamente proibido
Não dá para dizer que fazer o funcionário pagar um uniforme exigido pela empresa seja sempre ilegal de imediato.
Mas o ponto principal é que para fazê-lo pagar, isso precisa estar claro como regra.
Pela Lei de Normas Trabalhistas do Japão, se a empresa faz os trabalhadores arcarem com custos como alimentação ou materiais de trabalho, esses itens precisam constar no regulamento interno (o documento oficial da empresa sobre salário, jornada e conduta). Empresas que empregam habitualmente 10 pessoas ou mais também são obrigadas a elaborar esse regulamento e registrá-lo junto às autoridades.
Se uniformes ou roupas de trabalho contam como "materiais de trabalho e outros custos", a empresa que quiser que o funcionário pague precisa deixar claro, no mínimo, o seguinte:
- O que a empresa paga
- O que o funcionário paga
- Como é o primeiro fornecimento
- Como é o segundo fornecimento e os seguintes
- Como ficam as compras adicionais
- Como fica a troca por desgaste
- O que acontece se perder ou danificar
- Como é a devolução na saída
- Se o custo é descontado do salário ou pago em dinheiro
- Qual é o teto do que se pode cobrar do funcionário
"A gente sempre fez assim" é um argumento fraco.
Se a empresa quer que o funcionário pague o uniforme, ela precisa ter uma política de custo de uniforme que exista de verdade como sistema.
Descontar do salário exige ainda mais cuidado
Mesmo que o funcionário deva pagar, tirar do contracheque na surdina é outra história.
O salário deve ser pago por inteiro, em princípio. Tudo o que não seja desconto previsto em lei, como imposto de renda e contribuições previdenciárias, só pode ser descontado com um acordo por escrito com o sindicato ou com um representante escolhido pela maioria dos trabalhadores (no Japão, chamado de "acordo entre empresa e trabalhadores").
Por isso, com uniformes, estas práticas são arriscadas:
- Dizer a quem acabou de entrar: "O uniforme será descontado do seu salário"
- Achar que basta o consentimento do funcionário para descontar
- Não ter nenhuma regra de divisão no regulamento interno
- Descontar sem esse acordo escrito com os representantes dos trabalhadores
- Descontar tanto que o salário fique abaixo do mínimo
Uma coisa é se o funcionário pode ser obrigado a arcar com o custo do uniforme, e outra bem diferente é se pode ser descontado do salário.
Se as duas forem misturadas, a empresa fica em uma situação bem complicada.
Por que julgar cada caso pela causa não funciona na prática
O ponto clássico de conflito é onde termina o "desgaste normal" e começa a "culpa do funcionário".
Por exemplo:
- O tecido ficou fino com o uso normal
- A cor desbotou de tanto lavar
- As manchas não saem depois do trabalho na fábrica
- O bolso rasgou
- Não serve mais no tamanho
- Encolheu ao lavar em casa
- Prendeu em alguma coisa e rasgou
- Perdeu
- Não devolveu ao sair
Se você tentar decidir cada caso ("desgaste normal ou culpa do funcionário? quanto por cento ele paga?"), o custo de gestão dispara.
Quando o chefe, o RH, o administrativo e o funcionário começam a apurar os fatos por causa de um único uniforme, você basicamente criou um tribunal do uniforme.
E essas análises caso a caso quase sempre acabam em briga:
- O funcionário diz: "Usei normalmente"
- A empresa diz: "Deve ter sido descuidado"
- A decisão muda conforme o supervisor
- Os veteranos são tratados com mais flexibilidade
- Os novatos, com mais rigor
- Quem se dá bem com quem muda a parte de cada um
- No fim, decide-se no "ah, mais ou menos..."
Isso não é sistema. É humor do dia.
Por isso, na prática, funciona melhor parar de julgar nos mínimos detalhes por motivo ou culpa e usar regras fixas por categoria: primeiro fornecimento, troca programada, extras e perda.
Uma solução prática: isto no primeiro fornecimento, isto nos seguintes, isto nos extras
O mais fácil de aplicar é um conjunto de regras uniformes como estas.
Proposta A: o padrão amigável ao funcionário
| Categoria | Empresa paga | Funcionário paga | Observações |
|---|---|---|---|
| Primeiro fornecimento | 100% | 0% | A empresa empresta a quantidade básica necessária ao trabalho |
| Troca programada | 100% | 0% | Uma vez por ano ou a cada dois anos, trocando pelas peças antigas |
| Desgaste | 100% | 0% | A empresa paga se for dentro do uso normal |
| Extras que o funcionário quer | 0 a 50% | 50 a 100% | Por exemplo, um jogo a mais para revezar enquanto lava |
| Perda | 0% | 100% | Perdas claras ficam com o funcionário |
| Dano intencional ou por negligência grave | 0% | 100% | Só quando a culpa é clara |
| Não devolvido na saída | 0% | Custo real ou valor restante | Precisa estar nas regras de antemão |
| Lavagem do dia a dia | 0 a 100% | 0 a 100% | Depende do setor e dos requisitos de higiene |
Esta proposta parte do princípio de que o uniforme exigido pela empresa é essencial ao trabalho.
Como separa "o desgaste normal é da empresa" de "extras e perdas são do funcionário", costuma parecer justa também para os trabalhadores.
Proposta B: o modelo de subsídio que economiza para a empresa
| Categoria | Empresa paga | Funcionário paga | Observações |
|---|---|---|---|
| Primeiro fornecimento | 100% | 0% | O conjunto básico mínimo |
| Troca programada a partir da segunda vez | 70 a 100% | 0 a 30% | Se cobrar 30%, é preciso dizer claramente |
| Extras que o funcionário quer | 50% | 50% | Modelo de subsídio pela metade |
| Perda | 0% | 100% | Custo real |
| Dano intencional ou por negligência grave | 0% | 100% | Custo real |
| Mudanças por motivo da empresa | 100% | 0% | Mudança de modelo, transferências etc. |
| Lavagem do dia a dia | 0% | 100% | Pressupõe lavar em casa, mas em funções sensíveis à higiene é preciso repensar |
Com esse modelo, dá para incluir 30% a cargo do funcionário na troca por desgaste.
Mas, se o item é exigido pela empresa, necessário ao trabalho e emprestado, cobrar 30% desloca bastante custo para o funcionário.
Mesmo que seja permitido, são necessárias estas condições:
- Foi explicado na admissão
- Está escrito no regulamento interno ou na política de empréstimo de uniformes
- Há um teto para a parte do funcionário
- Se for descontado do salário, existe acordo escrito com os representantes dos trabalhadores
- As regras de propriedade e devolução estão organizadas
- A empresa paga quando a mudança é por causa dela, ou quando o trabalho desgasta muito as roupas
Portanto, a transparência do sistema importa mais do que os 30% em si.
Proposta C: primeiro, o mínimo de brigas
A regra que menos causa discussão na prática é uma simples assim:
Primeiro fornecimento: a empresa paga Uma troca por ano: a empresa paga O que passar de uma por ano: o funcionário paga metade Perda ou não devolução: o funcionário paga o custo real Mudanças por motivo da empresa: a empresa paga Sem desconto em folha; resolve-se com termo de consentimento assinado e um acerto à parte quando necessário
Assim, não é preciso decidir toda vez se foi desgaste normal ou culpa do funcionário.
Se você traçar a linha em "até uma vez por ano a empresa paga, e o que passar disso é do funcionário", decidir fica muito mais fácil.
Dito de forma simples: em vez de pôr a causa do desgaste em julgamento, trate por ciclo de troca.
"30% no desgaste" é normal?
Resumindo: pode acontecer por aí, mas, para um uniforme exigido pela empresa, é difícil dizer que seja o normal.
Um uniforme que envelheceu pelo uso normal se gastou fazendo o trabalho da empresa. Se a empresa o exige, obriga a usar e ele dificilmente serve fora do trabalho, é mais natural tratar o desgaste como custo do negócio.
Dito isso, uma parte de 30% para o funcionário pode funcionar se a empresa deixar regras como estas por escrito:
- Primeiro fornecimento: a empresa paga
- A partir do segundo: empresa 70%, funcionário 30%
- Compras adicionais: empresa 50%, funcionário 50%
- Perda: funcionário paga 100%
- Mudanças por motivo da empresa: empresa paga 100%
- Um teto para o custo do funcionário
- Resolvido por consentimento do funcionário, não por desconto em folha
- Escrito no regulamento interno ou na política de empréstimo
Pelo menos assim não é uma "regra misteriosa jogada do nada".
Mesmo assim, os trabalhadores naturalmente sentem algo como:
É exigido pela empresa e é a única coisa que posso vestir no trabalho, então por que eu pago pelo desgaste normal?
É uma pergunta perfeitamente natural.
Por isso, se a empresa optar pelos 30%, é melhor não parar em "essa é a regra" e explicar quantas peças são entregues, com que frequência são trocadas, quanto a empresa subsidia, qual é o teto do funcionário e se é preciso devolver.
O problema da propriedade: "você pagou, mas devolva" é arriscado
A propriedade é uma fonte surpreendentemente comum de conflito sobre o custo de uniformes.
Se a empresa paga 100% e empresta o uniforme, pedir a devolução na saída é natural.
Mas, se o funcionário pagou tudo ou parte, surge uma pergunta:
O uniforme que eu paguei é da empresa ou meu?
Imagine que o funcionário pagou 30% e mesmo assim precisa devolver ao sair. Do lado dele, parece "me fizeram comprar, mas nunca é meu".
Claro que dá para tratar o pagamento parcial não como "preço de compra", mas como "taxa de uso de um item emprestado". Mesmo assim, é preciso explicar na admissão e na entrega.
Se ficar vago, haverá muito ressentimento.
Exemplo de como organizar as regras de propriedade
| Quem pagou | De quem é | Devolução na saída |
|---|---|---|
| Empresa paga 100% | Empresa | Sim |
| Funcionário compra 100% | Funcionário | Normalmente não |
| Subsídio da empresa mais pagamento parcial do funcionário | Conforme as regras | As regras dizem se devolve |
| Pagamento parcial por item emprestado | Empresa | Sim, mas é preciso explicar de antemão |
A pior coisa a fazer é fazer o funcionário pagar sem explicar a propriedade nem as regras de devolução.
Isso é uma política de uniformes cheia de buracos.
As "regras de empréstimo de uniforme" que a empresa deve ter
Se você mantém um sistema de uniformes, ao menos o seguinte deve estar definido.
1. Quem recebe uniforme
- Funcionários efetivos
- Funcionários com contrato
- Meio período e temporários
- Terceirizados (de agência)
- Equipe de curta duração
- Funcionários em período de treinamento
- Pessoas com proposta aceita que participam de treinamento
Deixe claro para quem será entregue.
Equipes de curta duração e pessoas em treinamento são os casos que mais geram disputa.
2. Quantidade de peças no primeiro fornecimento
- Jaquetas: 2
- Calças ou saias: 2
- Aventais: 2
- Boné: 1
- Crachá: 1
- Calçado de segurança: 1 par
Liste o que é entregue, assim.
Se escrever só "conjunto de uniforme", não fica claro o que está incluído.
3. Quem arca com o custo
- Primeiro fornecimento: a empresa paga
- Troca programada: a empresa paga
- Extras que o funcionário quer: metade paga o funcionário
- Peças perdidas: o funcionário paga o custo real
- Mudanças por motivo da empresa: a empresa paga
Aqui, o melhor é uma tabela.
Só com texto, as interpretações acabam se distanciando depois.
4. Com que frequência trocar
- Uma vez por ano
- Uma vez a cada dois anos
- Mediante pedido, se houver dano ou sujeira
- A qualquer momento, em funções em que a higiene exige
Definir a frequência de troca reduz as decisões caso a caso sobre "desgaste normal ou culpa do funcionário".
5. Compras adicionais
- Extras que o funcionário quer são comprados a preço de custo
- A empresa subsidia só uma vez por ano
- Compras adicionais precisam da aprovação do supervisor
- O que passar do limite de fornecimento é pago pelo funcionário
Sem regras para compras adicionais, surgem brigas do tipo "não tenho peças suficientes para revezar" e "me disseram para comprar por conta própria".
6. Perda e dano
- Dano por uso normal: a empresa paga
- Perda: o funcionário paga
- Dano intencional ou por negligência grave: o funcionário paga
- Quando for difícil saber, resolve-se dentro da cota de troca regular
O ponto importante aqui é não julgar toda vez os casos difíceis de decidir.
7. Devolução na saída
- O que a empresa emprestou é devolvido na saída
- Quanto o funcionário paga se não devolver
- Itens que não precisam ser devolvidos
- Itens descartados por higiene
- Como tratar os itens que o funcionário comprou
Explique as regras de devolução logo no começo.
Se, na hora da saída, você disser de repente "devolva, e se não puder, pague", vai dar briga.
8. Desconto em folha
- Vai descontar?
- Ou acertar em dinheiro?
- Existe acordo escrito com os representantes dos trabalhadores?
- Será colhido um termo de consentimento assinado?
- O salário continuará acima do mínimo?
Descontar o custo do uniforme de qualquer jeito é perigoso.
As empresas tendem a pensar "é pouco dinheiro, que mal faz?", mas isso toca o princípio de que o salário deve ser pago por inteiro.
O que os funcionários devem conferir
Se cobrarem o uniforme de você, ajuda conferir o seguinte, em vez de brigar só no calor da emoção.
Conferência 1: o uniforme é exigido pela empresa?
Se a empresa o exige, obriga a usar e você não pode usá-lo fora do trabalho, é natural que ela pague.
Por outro lado, itens genéricos, como camisa branca, calça preta ou sapato preto que você poderia usar qualquer dia, podem razoavelmente ficar por sua conta.
Conferência 2: está no regulamento interno ou no aviso de condições de trabalho?
Se os funcionários devem pagar, deveria haver uma regra, um aviso e uma explicação.
"Sempre foi assim" não basta.
Conferência 3: o primeiro fornecimento é tratado diferente dos seguintes?
Algumas empresas cobrem o primeiro e cobram uma parte a partir do segundo.
Confira isso como regra, não como questão de sentimento.
Conferência 4: é desgaste ou um extra que você pediu?
Se for do uso normal, o natural é a empresa pagar.
Se você quer mais jogos para revezar, uma peça reserva sua ou extras além do limite de fornecimento, então pagar por conta própria é plausível.
Conferência 5: vai ser descontado do seu salário?
Um desconto exige um acordo escrito sobre descontos salariais com os representantes dos trabalhadores.
"É do uniforme, então descontamos" é descuido.
Conferência 6: você precisa devolver?
Se você está pagando, confira as regras de propriedade e devolução.
"Eu pago, mas ainda tenho que devolver" costuma gerar ressentimento, então precisa de explicação.
Então é isso: o custo do uniforme é questão de desenho do sistema, não de roupa
Na superfície, uma disputa sobre uniforme parece ser sobre o preço da roupa.
Mas, no fundo, trata-se de até que ponto a empresa transformou em sistema os custos de tocar o negócio.
Um sistema decente se parece com isto:
O primeiro fornecimento é da empresa. A troca programada é da empresa. Os extras que o funcionário quer são pagos em parte por ele. O que se perde é pago pelo funcionário. Mudanças por motivo da empresa são da empresa. Descontos em folha seguem o procedimento devido. A propriedade e as regras de devolução são explicadas desde o início.
Já uma política de uniformes furada se parece com isto:
É exigido pela empresa. Você tem que usar. Mas você compra. Quanto, a gente decide na hora. Se ficar velho, é por sua conta. Vamos descontar do seu salário. Devolva quando sair. Pra falar a verdade, a gente não sabe bem quais são as regras.
Isso já não é um sistema de uniformes, e sim um esquema de tapar os buracos da empresa com o bolso dos funcionários.
Em vez de fazer mais uma reunião interminável sobre "isso é desgaste normal ou o funcionário foi descuidado?", defina regras desde o início.
Isto para o primeiro fornecimento. Isto para os seguintes. Isto para os extras. Isto para as perdas. Isto quando a mudança é causada pela empresa.
Pode ser simples assim.
As empresas que brigam pelo custo do uniforme não estão brigando por roupa.
Estão brigando por buracos nas regras.
Um modelo de regra que você pode usar já
Aqui vai um modelo de regra que uma empresa pode usar como rascunho.
Artigo 1 A empresa empresta aos funcionários os uniformes necessários ao trabalho.
Artigo 2 O primeiro empréstimo é custeado pela empresa. A quantidade emprestada é definida na tabela anexa.
Artigo 3 A troca por envelhecimento decorrente do uso normal é custeada pela empresa, com o limite de uma vez por ano.
Artigo 4 Quando o funcionário pedir empréstimos ou compras adicionais além do limite de troca do artigo anterior, ele arcará com 50% do custo.
Artigo 5 Em caso de perda, não devolução ou dano causado de forma intencional ou por negligência grave, o funcionário arcará com o custo real.
Artigo 6 A empresa arcará com o custo de troca quando o uniforme mudar por motivos da empresa, em transferências entre setores e em outros casos que a empresa considerar necessários.
Artigo 7 Os itens emprestados são devolvidos na saída ou quando a empresa solicitar. Contudo, os itens que não precisem ser devolvidos por razões de higiene serão definidos à parte.
Artigo 8 Quando a parte do funcionário for descontada do salário, a empresa seguirá o acordo escrito sobre descontos salariais e os demais procedimentos necessários.
Com regras assim, as disputas caem bastante.
O segredo é tratar por ciclo de troca e por categoria de custo, sem investigar as causas.
Para fechar: antes dos 30%, veja se existe uma regra
Quando o assunto é o funcionário pagar o uniforme, dá vontade de perguntar: "30% é normal? Metade é normal?"
Mas os dados públicos sobre como o custo do uniforme em si é dividido são escassos. Por isso, procurar só uma porcentagem não dá uma resposta limpa.
Na prática, convém olhar as coisas nesta ordem:
- É exigido pela empresa e necessário ao trabalho?
- É o primeiro fornecimento ou um posterior?
- É desgaste normal, um extra pedido pelo funcionário ou uma perda?
- Está escrito no regulamento interno ou na política de empréstimo?
- Existe um procedimento adequado para descontar do salário?
- As regras de propriedade e devolução estão claras?
- O valor é razoável?
Percorrer nessa ordem esclarece bastante.
O primeiro fornecimento e o desgaste normal são naturalmente da empresa. Os extras que o funcionário pede e o que se perde podem ficar por conta dele. Uma parte de 30% no desgaste pode existir, mas, para um uniforme exigido pela empresa, pende para a conveniência da empresa. E o mais importante é uma regra uniforme, não um julgamento baseado no humor de cada vez.
O custo do uniforme não é sobre a roupa.
Mostra o quanto um local de trabalho sabe desenhar seus sistemas.
