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- 預設關鍵字：QC 現況掌握 / QC 凸顯問題 / QC 柏拉圖用法 / QC 資料怎麼呈現 / QC 現況掌握 範例
- 說明：在QC（品質改善活動）的現況掌握階段，光把資料排出來是不夠的。本文說明如何用數字呈現「到底差在哪」「哪個問題最嚴重」，以及什麼時候該用柏拉圖和其他圖表。
- 目標讀者：被說QC報告裡現況掌握不夠到位的人
現況掌握不是資料倉庫
現況掌握最常見的錯誤，就是把資料直接排出來。
- 每月漏打卡的次數
- 發生的人數
- 發生的時間點
- 核對所花的時間
- 結帳截止日前後的集中程度
這些都很重要。
但只是排出來，說服力不夠。
聽的人會想：
所以呢，你到底想說什麼？
現況掌握需要的不是資料本身。
而是從資料裡能看出哪裡有問題。
現況掌握的評分重點
現況掌握，評審大致看這兩點：
- 到底差在哪，有沒有用資料等客觀地呈現出來
- 問題是否被清楚地凸顯出來
也就是說，要做的事是這樣：
用數字呈現問題
↓
呈現最嚴重的地方在哪
↓
呈現這個問題對工作造成了什麼影響
深度要靠客觀性來呈現
現況掌握想要有深度，不是靠多寫文字。
而是要拿出數字。
深度的階梯如下：
| 等級 | 狀態 | 範例 |
|---|---|---|
| Lv1 | 感覺 | 很多、很困擾 |
| Lv2 | 紀錄 | 確實有發生 |
| Lv3 | 數字 | 每月◯件、◯人、◯分鐘 |
| Lv4 | 比較 | 看得出與上個月、不同類型、截止日前後的差異 |
| Lv5 | 結構 | 看得出問題集中在哪裡，解決什麼最有效 |
現況掌握的深度，不是看字數。
而是看能不能用數字把問題的結構看清楚。
柏拉圖，到這一步才用
不要一開始就畫柏拉圖。
柏拉圖（把各項原因或項目依數量由大到小排成長條，再疊上一條累計比例折線的圖表）是用來回答這個問題的：
到底什麼問題最嚴重？
以漏打卡為例：
| 分類 | 件數 |
|---|---|
| 漏打下班卡 | 25件 |
| 漏打上班卡 | 10件 |
| 外出返回漏打卡 | 5件 |
| 其他 | 3件 |
用柏拉圖一呈現，
「漏打下班卡最多」一眼就看得出來。
也就是說，柏拉圖是
用來凸顯問題的工具。
不是為了讓報告看起來很「QC」的裝飾。
現況掌握會用到的數字和QC工具
| 想看什麼 | 要回答的問題 | 數字 | 呈現方式 |
|---|---|---|---|
| 整體規模 | 總共發生了多少？ | 每月漏打卡件數 | 折線圖、長條圖 |
| 問題的核心 | 哪一類最多？ | 漏打上班卡、下班卡、外出返回卡等的件數 | 柏拉圖 |
| 發生時間 | 什麼時候最多？ | 截止日前後、星期幾、時段 | 長條圖、分層（依類別拆開來看） |
| 影響範圍 | 誰要為此花時間？ | 本人、主管、管理部門的核對時間 | 堆疊長條圖 |
| 浪費的工時 | 拉低了多少效率？ | 每件核對時間×件數 | 工時換算表 |
| 持續性 | 是偶爾一次，還是每個月都有？ | 每月走勢 | 折線圖 |
不好的現況掌握與好的現況掌握
不好的現況掌握：
漏打卡現況
調查了每月件數、發生人數、發生時間點和核對時間。
這只是資料倉庫。
好的現況掌握：
漏打卡每個月都會發生，特別集中在下班時和結帳截止日前後。
如果還想進一步連結到職場的實際需求，可以這樣寫：
漏打卡集中在下班時和結帳截止日前後，造成本人、主管和管理部門都要花時間核對。
這樣就看得出哪裡不好了。
從現況掌握銜接到原因分析
現況掌握的最後，要銜接到下一步的原因分析。
比方說，現況掌握得出了這樣的結論：
下班時漏打卡最多。 核對工作集中在截止日前。
那麼下一步要問什麼，自然就決定了：
為什麼下班時會漏打？
為什麼直到截止日前才發現？
為什麼本人自己解決不了，工作還會轉到主管和管理部門？
這樣，現況掌握就能順暢地銜接到原因分析。
總結
現況掌握不是把資料排出來的步驟。
而是用數字把問題客觀化，並凸顯出哪個問題最嚴重的步驟。
柏拉圖，到這裡才第一次登場。
QC工具不是一開始就要選的東西。
它是為了把能回答評分表上各項問題的數字，清楚地呈現出來才用的。
