Thông tin SEO
- Từ khóa dự kiến: QC nắm bắt hiện trạng / QC làm nổi bật vấn đề / QC cách dùng biểu đồ Pareto / QC cách trình bày dữ liệu / QC nắm bắt hiện trạng ví dụ
- Mô tả meta: Ở bước nắm bắt hiện trạng của một dự án QC (cải tiến chất lượng), chỉ liệt kê dữ liệu là chưa đủ. Bài viết giải thích cách dùng số liệu để cho thấy "tệ ở chỗ nào" và "cái gì tệ nhất", cùng cách dùng biểu đồ Pareto hay các biểu đồ khác khi cần.
- Đối tượng: người bị nhận xét là phần hiện trạng trong tài liệu QC còn yếu
Nắm bắt hiện trạng không phải là kho chứa dữ liệu
Lỗi hay gặp nhất ở bước này là chỉ xếp dữ liệu thành hàng.
- Số lần quên chấm công mỗi tháng
- Số người bị quên
- Thời điểm xảy ra
- Thời gian bỏ ra để kiểm tra
- Mức độ dồn lại quanh ngày chốt công
Tất cả đều quan trọng.
Nhưng chỉ liệt kê thì còn yếu.
Người nghe sẽ nghĩ:
Rốt cuộc bạn muốn nói gì?
Thứ bước này cần không phải là bản thân dữ liệu.
Mà là dữ liệu cho thấy cái gì đang có vấn đề.
Những điểm được chấm ở bước nắm bắt hiện trạng
Người đánh giá thường nhìn vào hai điểm:
- Có chỉ ra một cách khách quan, bằng dữ liệu, rằng tệ ở chỗ nào không?
- Vấn đề có được làm nổi bật rõ ràng không?
Vậy nên việc cần làm là như sau:
Dùng số liệu cho thấy cái gì đang tệ
↓
Cho thấy chỗ nào tệ nhất
↓
Cho thấy cái tệ đó ảnh hưởng đến công việc thế nào
Chiều sâu thể hiện ở tính khách quan
Muốn bước này có chiều sâu, không phải bằng cách viết nhiều chữ hơn.
Mà là đưa ra số liệu.
Các nấc thang của chiều sâu như sau:
| Cấp | Trạng thái | Ví dụ |
|---|---|---|
| Lv1 | Cảm nhận | Nhiều lắm, khổ lắm |
| Lv2 | Ghi chép | Thực sự có xảy ra |
| Lv3 | Con số | Mỗi tháng ◯ vụ, ◯ người, ◯ phút |
| Lv4 | So sánh | Thấy được khác biệt so với tháng trước, theo loại, quanh ngày chốt công |
| Lv5 | Cấu trúc | Thấy được vấn đề dồn ở đâu và xử lý cái gì thì hiệu quả |
Chiều sâu của bước này không tính bằng số chữ.
Mà là liệu số liệu có cho thấy cấu trúc của vấn đề hay không.
Biểu đồ Pareto, đến đây mới dùng
Đừng làm biểu đồ Pareto đầu tiên.
Biểu đồ Pareto (biểu đồ cột xếp từ nguyên nhân lớn nhất đến nhỏ nhất, kèm một đường phần trăm cộng dồn) dùng để trả lời câu hỏi này:
Cái gì tệ nhất?
Với chuyện quên chấm công, sẽ như sau:
| Phân loại | Số vụ |
|---|---|
| Quên chấm công khi tan làm | 25 |
| Quên chấm công khi vào làm | 10 |
| Quên chấm công khi quay lại sau khi ra ngoài | 5 |
| Khác | 3 |
Khi thể hiện bằng biểu đồ Pareto,
nhìn một cái là biết "quên chấm công khi tan làm là nhiều nhất".
Tức là, biểu đồ Pareto là
công cụ để làm vấn đề nổi bật lên.
Không phải đồ trang trí để tài liệu trông giống QC.
Số liệu và công cụ QC dùng ở bước nắm bắt hiện trạng
| Muốn xem gì | Câu hỏi | Số liệu | Cách thể hiện |
|---|---|---|---|
| Quy mô chung | Xảy ra bao nhiêu? | Số lần quên chấm công theo tháng | Biểu đồ đường, biểu đồ cột |
| Trọng tâm vấn đề | Loại nào nhiều nhất? | Số vụ quên chấm công vào, tan, quay lại sau khi ra ngoài, v.v. | Biểu đồ Pareto |
| Thời điểm xảy ra | Khi nào nhiều? | Quanh ngày chốt công, thứ trong tuần, khung giờ | Biểu đồ cột, phân tầng (tách theo từng nhóm để xem) |
| Phạm vi ảnh hưởng | Ai phải mất công? | Thời gian kiểm tra của bản thân, cấp trên, bộ phận quản lý | Biểu đồ cột chồng |
| Công sức lãng phí | Làm giảm năng suất bao nhiêu? | Thời gian kiểm tra mỗi vụ × số vụ | Bảng quy đổi ra giờ công |
| Tính kéo dài | Chỉ là tạm thời hay tháng nào cũng có? | Xu hướng theo tháng | Biểu đồ đường |
Nắm bắt hiện trạng kém và tốt
Kém:
Hiện trạng quên chấm công
Chúng tôi đã khảo sát số vụ theo tháng, số người, thời điểm xảy ra và thời gian kiểm tra.
Đây chỉ là kho chứa dữ liệu.
Tốt:
Quên chấm công xảy ra mỗi tháng, đặc biệt dồn vào lúc tan làm và quanh ngày chốt công.
Nếu muốn nối thêm đến nhu cầu của nơi làm việc thì sẽ như sau:
Quên chấm công dồn vào lúc tan làm và quanh ngày chốt công, kéo theo công việc kiểm tra cho bản thân, cấp trên và bộ phận quản lý.
Như vậy là thấy rõ cái gì đang tệ.
Nối từ nắm bắt hiện trạng sang phân tích nguyên nhân
Phần cuối của bước nắm bắt hiện trạng là nối sang bước tiếp theo, phân tích nguyên nhân.
Giả sử bước này cho thấy:
Quên chấm công khi tan làm là nhiều nhất. Công việc kiểm tra dồn lại ngay trước ngày chốt công.
Thì câu hỏi tiếp theo tự nhiên hiện ra:
Vì sao lại quên chấm công khi tan làm?
Vì sao đến sát ngày chốt công mới nhận ra?
Vì sao không xử lý xong ở chính người đó mà công việc lại đổ sang cấp trên và bộ phận quản lý?
Thế là hiện trạng nối sang phân tích nguyên nhân một cách gọn gàng.
Tóm tắt
Nắm bắt hiện trạng không phải là bước xếp dữ liệu thành hàng.
Đó là bước dùng số liệu để khách quan hóa cái tệ và làm nổi bật cái gì tệ nhất.
Biểu đồ Pareto đến đây mới xuất hiện.
Công cụ QC không phải thứ chọn đầu tiên.
Chúng được dùng để trình bày dễ hiểu những con số trả lời các câu hỏi trong bảng đánh giá.
