SEO-Infos
- Geplante Keywords: QC Ist-Analyse / QC Probleme sichtbar machen / QC Pareto-Diagramm einsetzen / QC Daten darstellen / QC Ist-Analyse Beispiel
- Meta-Beschreibung: Im Schritt „Ist-Analyse“ eines QC-Projekts (Qualitätsverbesserung) reicht es nicht, Daten einfach aufzureihen. Der Artikel erklärt, wie du mit Zahlen zeigst, was genau schlecht ist und was am schlimmsten ist, und wie du bei Bedarf ein Pareto-Diagramm oder andere Grafiken einsetzt.
- Zielgruppe: Leute, denen gesagt wurde, die Ist-Analyse in ihren QC-Unterlagen sei zu schwach
Die Ist-Analyse ist kein Datenlager
Der häufigste Fehler in diesem Schritt: Daten werden einfach nur aufgereiht.
- Anzahl vergessener Stempelungen pro Monat
- Anzahl der betroffenen Personen
- Zeitpunkt des Auftretens
- Zeitaufwand für die Prüfung
- Häufung rund um den Abrechnungsstichtag
All das ist wichtig.
Aber nur aufzählen ist schwach.
So denkt dein Publikum:
Und was willst du mir damit sagen?
Was dieser Schritt braucht, sind nicht die Daten selbst.
Sondern was die Daten als Problem zeigen.
Worauf es bei der Ist-Analyse ankommt
Bewertet werden in der Regel zwei Dinge:
- Wird anhand von Daten objektiv gezeigt, was schlecht ist?
- Tritt das Problem klar hervor?
Du musst also Folgendes tun:
Mit Zahlen zeigen, was schlecht ist
↓
Zeigen, wo es am schlimmsten ist
↓
Zeigen, wie sich das auf die Arbeit auswirkt
Tiefe entsteht durch Objektivität
Tiefe bekommt dieser Schritt nicht durch mehr Text.
Sondern durch Zahlen.
Die Tiefen-Treppe sieht so aus:
| Stufe | Zustand | Beispiel |
|---|---|---|
| Lv1 | Eindruck | „Es passiert oft“, „Wir haben Probleme“ |
| Lv2 | Aufzeichnung | „Es passiert tatsächlich“ |
| Lv3 | Zahlen | „Pro Monat ◯ Fälle, ◯ Personen, ◯ Minuten“ |
| Lv4 | Vergleich | „Unterschiede zum Vormonat, nach Art und rund um den Stichtag sind sichtbar“ |
| Lv5 | Struktur | „Man sieht, wo es sich häuft und was man beseitigen muss, damit es wirkt“ |
Die Tiefe der Ist-Analyse bemisst sich nicht an der Wortzahl.
Sondern daran, ob die Zahlen die Struktur des Problems sichtbar machen.
Das Pareto-Diagramm kommt erst jetzt
Fang nicht mit dem Pareto-Diagramm an.
Das Pareto-Diagramm (ein Balkendiagramm, das die Ursachen von der größten zur kleinsten sortiert und eine Linie mit dem kumulierten Prozentanteil darüberlegt) beantwortet diese Frage:
Was ist am schlimmsten?
Bei vergessenen Stempelungen sieht das so aus:
| Kategorie | Fälle |
|---|---|
| Ausstempeln vergessen | 25 |
| Einstempeln vergessen | 10 |
| Stempeln nach einem Außentermin vergessen | 5 |
| Sonstiges | 3 |
Zeigst du das als Pareto-Diagramm,
sieht man sofort: „Ausstempeln zu vergessen ist am häufigsten.“
Das Pareto-Diagramm ist also
ein Werkzeug, um das Problem hervorzuheben.
Es ist keine Dekoration, damit die Unterlagen nach QC aussehen.
Zahlen und QC-Werkzeuge für die Ist-Analyse
| Was du sehen willst | Frage | Zahlen | Darstellung |
|---|---|---|---|
| Gesamtumfang | Wie oft kommt es vor? | Vergessene Stempelungen pro Monat | Linien- oder Balkendiagramm |
| Kern des Problems | Was kommt am häufigsten vor? | Fälle von vergessenem Ein-, Aus- und Rückstempeln usw. | Pareto-Diagramm |
| Zeitpunkt | Wann häufen sich die Fälle? | Rund um den Stichtag, Wochentag, Tageszeit | Balkendiagramm, Schichtung (nach Kategorien getrennt betrachten) |
| Betroffene | Wer verliert Zeit? | Prüfzeit der Person selbst, der Vorgesetzten und der Verwaltung | Gestapeltes Balkendiagramm |
| Verschwendeter Aufwand | Wie viel Produktivität geht verloren? | Prüfzeit pro Fall × Anzahl der Fälle | Tabelle mit Umrechnung in Arbeitsstunden |
| Dauer | Einmalig oder jeden Monat? | Monatlicher Verlauf | Liniendiagramm |
Schlechte und gute Ist-Analyse
Schlechte Ist-Analyse:
Ist-Zustand vergessener Stempelungen
Wir haben die monatlichen Fallzahlen, die Zahl der Personen, den Zeitpunkt und die Prüfzeit untersucht.
Das ist ein Datenlager.
Gute Ist-Analyse:
Stempelungen werden jeden Monat vergessen, besonders beim Feierabend und rund um den Abrechnungsstichtag.
Und wenn du es noch mit dem Bedarf am Arbeitsplatz verbinden willst:
Vergessene Stempelungen häufen sich beim Feierabend und rund um den Abrechnungsstichtag und verursachen Prüfaufwand bei der Person selbst, bei den Vorgesetzten und in der Verwaltung.
So ist klar, was schlecht läuft.
Von der Ist-Analyse zur Ursachenanalyse
Die Ist-Analyse endet damit, dass sie zum nächsten Schritt überleitet: der Ursachenanalyse.
Angenommen, die Ist-Analyse hat Folgendes ergeben:
Am häufigsten wird das Ausstempeln vergessen.
Der Prüfaufwand konzentriert sich kurz vor dem Stichtag.
Dann ergeben sich die nächsten Fragen von selbst:
Warum wird beim Feierabend das Ausstempeln vergessen?
Warum fällt es erst kurz vor dem Stichtag auf?
Warum lässt es sich nicht von der Person selbst klären, sodass die Arbeit bei den Vorgesetzten und in der Verwaltung landet?
So führt die Ist-Analyse sauber zur Ursachenanalyse.
Fazit
Die Ist-Analyse ist kein Schritt, in dem man Daten aufreiht.
Sie ist der Schritt, in dem du mit Zahlen objektivierst, was schlecht ist, und das größte Problem hervortreten lässt.
Das Pareto-Diagramm taucht erst hier auf.
QC-Werkzeuge wählt man nicht zuerst aus.
Man setzt sie ein, um die Zahlen, die die Fragen des Bewertungsbogens beantworten, verständlich darzustellen.
