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- Palabras clave previstas: QC diagnóstico de la situación actual / QC cómo resaltar los problemas / QC cómo usar el diagrama de Pareto / QC cómo presentar datos / QC diagnóstico de la situación actual ejemplo
- Meta descripción: En el paso de diagnóstico de la situación actual de un proyecto de QC (mejora de la calidad), no basta con poner los datos en fila. Te explico cómo mostrar con números qué está mal y qué es lo peor de todo, y cómo usar el diagrama de Pareto u otros gráficos cuando hacen falta.
- Lector previsto: personas a las que les han dicho que su informe de QC es flojo en el diagnóstico de la situación actual
El diagnóstico no es un almacén de datos
El error más común en este paso es simplemente poner los datos en fila.
- Número de fichajes olvidados por mes
- Cantidad de personas afectadas
- Cuándo ocurre
- Tiempo que lleva revisarlos
- Cuánto se concentran cerca de la fecha de cierre
Todo esto es importante.
Pero con solo enumerarlo, se queda corto.
Esto es lo que piensa quien te escucha:
¿Y qué quieres decir con todo eso?
Lo que necesita este paso no son los datos en sí.
Es qué problema revelan esos datos.
Qué se evalúa en el diagnóstico de la situación actual
Normalmente se miran dos cosas:
- ¿Se muestra de forma objetiva, con datos, qué está mal?
- ¿Se ve con claridad el problema?
Entonces, lo que hay que hacer es esto:
Mostrar con números qué está mal
↓
Mostrar dónde está lo peor
↓
Mostrar cómo afecta ese problema al trabajo
La profundidad se demuestra con objetividad
Para dar profundidad a este paso, no hay que escribir más texto.
Hay que poner números.
La escalera de la profundidad es esta:
| Nivel | Estado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Lv1 | Impresión | "Pasa mucho", "Nos da problemas" |
| Lv2 | Registro | "Sí ocurre de verdad" |
| Lv3 | Números | "Al mes hay ◯ casos, ◯ personas, ◯ minutos" |
| Lv4 | Comparación | "Se ven diferencias frente al mes anterior, por tipo y cerca del cierre" |
| Lv5 | Estructura | "Se ve dónde se concentra y qué atacar para lograr más efecto" |
La profundidad aquí no depende del número de palabras.
Depende de si los números dejan ver la estructura del problema.
Solo ahora se usa el diagrama de Pareto
No empieces haciendo un diagrama de Pareto.
El diagrama de Pareto (un gráfico de barras ordenado de la causa más grande a la más pequeña, con una línea de porcentaje acumulado encima) sirve para responder a esta pregunta:
¿Qué es lo peor de todo?
Con los fichajes olvidados, sería así:
| Categoría | Casos |
|---|---|
| Olvido de fichar la salida | 25 |
| Olvido de fichar la entrada | 10 |
| Olvido de fichar al volver de una salida | 5 |
| Otros | 3 |
Si lo muestras en un diagrama de Pareto,
se ve al instante que "olvidar fichar la salida es lo más frecuente".
Es decir, el diagrama de Pareto es
una herramienta para hacer que el problema destaque.
No es un adorno para que el informe parezca de QC.
Números y herramientas de QC para el diagnóstico
| Qué quieres ver | Pregunta | Números | Cómo mostrarlo |
|---|---|---|---|
| Volumen total | ¿Cuánto ocurre? | Fichajes olvidados por mes | Gráfico de líneas o de barras |
| Centro del problema | ¿Qué tipo es el más frecuente? | Casos de entrada, salida y regreso de salida olvidados, etc. | Diagrama de Pareto |
| Cuándo ocurre | ¿Cuándo es más frecuente? | Cerca del cierre, día de la semana, franja horaria | Gráfico de barras, estratificado (separado por categorías) |
| A quién afecta | ¿A quién le cuesta tiempo? | Tiempo de revisión de la persona, su jefe y el área administrativa | Gráfico de barras apiladas |
| Esfuerzo desperdiciado | ¿Cuánta productividad se pierde? | Tiempo de revisión por caso × número de casos | Tabla de conversión a horas de trabajo |
| Persistencia | ¿Fue algo puntual o pasa todos los meses? | Evolución mensual | Gráfico de líneas |
Un mal diagnóstico frente a uno bueno
Un mal diagnóstico:
Situación actual de los fichajes olvidados
Se revisaron los casos por mes, el número de personas, cuándo ocurre y el tiempo de revisión.
Esto es solo un almacén de datos.
Un buen diagnóstico:
Los fichajes se olvidan todos los meses, sobre todo al salir y cerca de la fecha de cierre.
Y si además quieres conectarlo con lo que necesita el lugar de trabajo:
Los fichajes olvidados se concentran al salir y cerca de la fecha de cierre, y generan trabajo de revisión para la persona, su jefe y el área administrativa.
Así sí se entiende qué está mal.
Del diagnóstico al análisis de causas
El diagnóstico termina conectando con el siguiente paso, el análisis de causas.
Supongamos que el diagnóstico mostró esto:
Lo más frecuente es olvidar fichar al salir.
El trabajo de revisión se acumula justo antes del cierre.
Entonces las siguientes preguntas surgen solas:
¿Por qué se olvidan de fichar al salir?
¿Por qué nadie se da cuenta hasta justo antes del cierre?
¿Por qué la persona no puede resolverlo sola y el trabajo pasa al jefe y al área administrativa?
Así se conecta el diagnóstico con el análisis de causas de forma limpia.
Resumen
El diagnóstico de la situación actual no es un paso para poner datos en fila.
Es el paso donde se objetiva con números lo que está mal y se hace destacar lo peor de todo.
El diagrama de Pareto aparece por primera vez aquí.
Las herramientas de QC no son lo primero que se elige.
Se usan para presentar con claridad los números que responden a las preguntas de la hoja de evaluación.
