Ở chỗ làm, đôi khi có chuyện thế này.
Bạn tình cờ đứng gần đó. Bạn tiếp một vị khách đến. Bạn nhận giúp một kiện hàng "tạm thời". Người phụ trách vắng mặt, đành phải xử lý giúp đúng một lần thôi.
Thế rồi chẳng hiểu sao, từ đó mọi việc theo dõi tiếp cứ đổ về phía bạn.
"Kiện hàng vẫn còn để đó đấy." "Bạn theo dõi giúp được không?" "Nhờ bạn báo người phụ trách nhé." "Bạn xác nhận giúp mình chút được không?"
Khoan đã.
Bạn chỉ nhận giúp tạm thời thôi. Bạn không phải người phụ trách chính thức. Không phải người giữ hàng. Không phải người vận chuyển. Càng không phải người chịu trách nhiệm dọn dẹp hậu quả.
Vậy mà một lần tử tế đã biến thành trách nhiệm từ lúc nào không hay.
Trong bài này, mình gọi hiện tượng đó là "rửa thiện chí".
"Rửa thiện chí" là gì
Rửa thiện chí là hiện tượng một sự giúp đỡ, một cách xử lý tạm thời hay một lần theo dõi giúp ngay tại chỗ, bất giác bị biến thành trách nhiệm chính thức hoặc công việc phải lo tiếp.
Cấu trúc của nó như sau:
Không rõ ai phụ trách, để đồ ở đâu, và quy tắc đến lấy thế nào
↓
Người tình cờ ở gần xử lý tạm thời
↓
Mọi người xung quanh nghĩ "người này là người nắm rõ chuyện"
↓
Các bộ phận khác cũng nhờ theo dõi tiếp
↓
Người chỉ giúp tạm thời trở thành người dọn hậu quả
Lúc đầu chỉ là chuyện nhỏ.
Nhận một kiện hàng. Gửi một email. Nhắn người phụ trách. Kiểm tra giúp ai đó một chút.
Nhưng ở một số nơi làm việc, chút thiện chí nhỏ đó biến thành "cứ nhờ người này là xong".
Đó chính là rửa thiện chí.
Vì sao lúc nào cũng là mình
Lý do bạn bị nhờ liên tục không chỉ do năng lực hay do bạn tốt bụng.
Nhiều yếu tố chồng lên nhau.
1. Vì vai trò không rõ ràng
Lẽ ra với kiện hàng và khách đến, phải có người phụ trách, chỗ để đồ, nơi đến lấy, thời hạn, và cách xử lý khi người phụ trách vắng mặt.
Nhưng khi những thứ này mơ hồ, người đứng gần nhất sẽ bị cuốn vào.
Không biết ai phụ trách
Không biết để ở đâu
Không biết được để đến bao giờ
Không biết ai sẽ đến lấy
Không biết ai sẽ liên lạc khi người phụ trách vắng
Trong tình trạng này, công việc chạy được không nhờ hệ thống mà nhờ thiện chí của người đang có mặt.
Và người đã bỏ thiện chí ra lại thành người phụ trách tiếp theo.
Ở nơi làm việc có vai trò mơ hồ, trách nhiệm rất dễ bám lấy con người.
2. Vì người từng xử lý một lần bị coi là "người nắm rõ"
Người ta dễ coi người từng xử lý một việc là "người biết chuyện đó".
Thoạt nhìn thì hợp lý. Đúng là người đó nắm được tình hình.
Nhưng điều nguy hiểm là "người biết chuyện" và "người phụ trách" bị trộn lẫn.
Người biết chuyện
= đã từng thấy tình hình một lần
Người phụ trách
= chịu trách nhiệm và quản lý đến khi xong
Hai thứ này khác nhau.
Thế nhưng ở chỗ làm, chúng hay bị trộn lẫn.
Người từng nhận đồ một lần. Người từng gửi email một lần. Người từng kiểm tra một lần. Người từng giải thích một lần.
Những người này thành "người nắm rõ", rồi dễ dàng thành "người sẽ làm giúp".
3. Vì việc dồn về người dễ nhờ
Những việc vặt và việc vá víu ở chỗ làm thường không chảy về người phụ trách chính thức, mà chảy về người dễ nhờ vả.
Người dễ nhờ. Người trông có vẻ sẽ không từ chối. Người giải thích rõ ràng. Người làm việc nhanh. Người không nổi nóng. Người kiểu gì rồi cũng xử lý được.
Những việc theo dõi nhỏ lẻ sẽ kéo về những người như vậy.
Không phải vì họ kém. Ngược lại, chính vì xử lý giỏi nên họ bị cuốn vào.
Nhưng xử lý được và nên là người đảm nhận là hai chuyện khác nhau.
4. Vì thiện chí chuyển từ "tự nguyện giúp" thành "nghĩa vụ"
Ở chỗ làm có những hành vi hợp tác không thuộc nhiệm vụ chính thức nhưng giúp tổ chức vận hành trơn tru hơn.
Ví dụ:
- Giúp một tay chút
- Nhắn ai đó một tiếng
- Chia sẻ thông tin
- Giúp người đang gặp khó
- Theo dõi giúp ngay tại chỗ
Bản thân những việc này không xấu.
Vấn đề là khi chúng trở thành "đương nhiên phải làm".
Sự hợp tác tự nguyện thành nghĩa vụ ngầm. Thiện chí bị ép buộc bằng đánh giá và không khí nơi làm việc. Đã giúp một lần thì lần sau bị nhờ như thể chuyện đương nhiên.
Cứ thế kéo dài, trong lòng bạn sẽ nghĩ:
Sao lúc nào cũng là mình?
Đó là phản ứng hoàn toàn tự nhiên.
"Lúc nào cũng là mình": hãy nhìn vào cấu trúc, đừng nhìn vào cảm xúc
Khi cứ bị nhờ mãi, ta dễ nghĩ thế này:
Có phải vì mình yếu đuối?
Có phải vì mình không biết từ chối?
Có phải vì mình hiền quá?
Có phải vì người ta coi thường mình?
Có thể những điều đó cũng có chút ảnh hưởng.
Nhưng chỉ nhìn vào tính cách cá nhân thì rất nguy hiểm.
Bản chất là vấn đề thiết kế công việc.
Không rõ ai phụ trách
Phạm vi trách nhiệm không rõ
Không phân biệt xử lý tạm thời với trách nhiệm lâu dài
Không có bằng chứng được lưu lại
Có văn hóa đẩy việc cho người dễ nhờ
Thu gom thiện chí như một phần của hệ thống
Có cấu trúc này thì kiểu gì cũng có người bị cuốn vào.
Và người đó tình cờ lại là mình.
Vì vậy, cách đối phó không phải là "lạnh lùng hơn", mà là không để việc xử lý tạm thời biến thành trách nhiệm lâu dài.
Nguyên tắc cơ bản để tránh: ghi ngay từ đầu rằng đây là tạm thời
Điểm quan trọng nhất để ngăn rửa thiện chí là câu đầu tiên.
Khi xử lý tạm thời, hãy viết như sau:
Tôi đã nhận tạm kiện hàng gửi cho ○○.
Nhờ bộ phận phụ trách đến lấy và xử lý các việc tiếp theo.
Điều quan trọng ở đây là từ tạm.
Chỉ cần thêm từ đó, ranh giới sau đã được vạch ra:
Tôi không phải người phụ trách chính thức
Tôi không phải người quản lý lâu dài
Tôi chỉ nhận tạm thời thôi
Hơn nữa, nếu không có chỗ để hoặc không thể vận chuyển, hãy viết rõ ra.
Ở đây không có chỗ để đồ và chúng tôi không thể lưu giữ hay vận chuyển, nên nhờ bộ phận phụ trách đến lấy gấp.
Đây là một câu khá hay.
Vì nó có đủ những điều này:
Ở đây không có chỗ để đồ
→ hạn chế khách quan
chúng tôi không thể lưu giữ hay vận chuyển
→ làm rõ phạm vi mình có thể làm
bộ phận phụ trách
→ trả việc về đúng nơi chịu trách nhiệm
đến lấy gấp
→ nêu rõ hành động cần thiết
Bạn đang đáp lại bằng giới hạn của công việc, chứ không phải bằng cảm xúc.
Đây là một ranh giới rõ ràng mà vẫn lịch sự.
Đừng "tiện tay mang qua luôn"
Chỗ này quan trọng.
Đồ nhận tạm rồi tự mang đến bộ phận phụ trách. Làm vậy thì rửa thiện chí rất dễ thành công.
Nhận tạm
↓
Tự mang đi
↓
Lần sau thành "người nhận rồi mang giúp"
Nguy hiểm đấy.
Tất nhiên có ngoại lệ nếu thật sự khẩn cấp, được nhờ rõ ràng, cần thiết cho công việc và công sức bỏ ra nhỏ.
Nhưng nguyên tắc cơ bản là:
Đã nhận tạm
Không lưu giữ
Không vận chuyển
Bộ phận phụ trách tự đến lấy
Đó mới là hợp lý.
"Mang qua luôn" trông có vẻ tốt bụng. Nhưng ở một số nơi, nó trở thành tiền lệ cho những lần sau.
Vì thế khi từ chối, bạn có thể nói thế này:
Ở đây chúng tôi không thể lưu giữ hay vận chuyển, nhờ bộ phận phụ trách đến lấy.
Nếu muốn ngắn hơn:
Chúng tôi không mang qua được. Nhờ bên bạn đến lấy.
Vậy là đủ.
Thêm CC để lưu lại bằng chứng
Để ngăn rửa thiện chí, CC (ô trong email cho phép người khác cùng nhận thư) rất hiệu quả.
Nếu chỉ nói miệng, thường sẽ thành thế này:
Không rõ ai đã nhờ
Không rõ ai biết chuyện
Không rõ ai phải xử lý
Vì vậy, hãy thêm những người liên quan vào CC.
Làm vậy, những điều sau sẽ được thấy rõ:
Việc kiện hàng vẫn còn đó
Việc không có chỗ để đồ
Việc đã nhờ bộ phận phụ trách đến lấy
Việc bộ phận khác đã nhờ theo dõi tiếp
Việc bạn đã nói rõ không thể lưu giữ hay vận chuyển
Đây không phải là tấn công. Đây là minh bạch.
Rửa thiện chí xảy ra ở chỗ mơ hồ. Vì vậy, hãy giảm sự mơ hồ.
Bộ mẫu câu để tránh
Khi nhận tạm
Tôi đã nhận tạm kiện hàng gửi cho ○○.
Nhờ bộ phận phụ trách đến lấy và xử lý các việc tiếp theo.
Khi không có chỗ để
Ở đây không có chỗ để đồ và chúng tôi không thể lưu giữ hay vận chuyển, nên nhờ bộ phận phụ trách đến lấy gấp.
Khi có vẻ sắp bị bảo mang qua
Chúng tôi không mang qua được. Nhờ bên bạn đến lấy.
Khi bị nhờ theo dõi tiếp
Tôi sẽ liên lạc với bộ phận phụ trách qua email.
Từ giờ trở đi, nhờ bộ phận đó xử lý.
Khi cảm thấy mình sắp phải ôm việc này
Tôi đã liên lạc xong với tư cách xử lý tạm thời.
Việc quản lý và xử lý tiếp theo, nhờ bộ phận phụ trách lo.
Khi muốn trả việc lại mà không làm mất lòng
Ở đây chúng tôi không thể bố trí chỗ để đồ, nên rất mong bộ phận phụ trách đến lấy giúp.
Những câu trả lời không nên nói
Ngược lại, những câu trả lời như sau rất nguy hiểm:
Thôi cứ để tạm đây nhé.
Lát nữa mình xem thử.
Để mình tự xoay xở.
Rảnh thì mình mang qua.
Mình sẽ xác nhận.
Những câu này tử tế. Nhưng mơ hồ.
Sự tử tế mơ hồ là cánh cửa dẫn vào rửa thiện chí.
Những từ như "cứ", "lát nữa", "xoay xở", "xem thử" làm phạm vi trách nhiệm dễ mở rộng.
Nếu dùng, nhất định phải thu hẹp phạm vi.
Tạm để ở đây, nhưng chúng tôi không thể lưu giữ.
Nhờ bên bạn đến lấy trong hôm nay.
Như vậy, hãy thêm thời hạn và người phụ trách.
"Phần còn lại không liên quan đến mình" rất quan trọng
Sau khi vạch ranh giới, điều quan trọng là đừng đi kiểm tra.
Đã gửi email. Đã thêm CC. Đã trả việc về bộ phận phụ trách. Đã nói rõ không thể lưu giữ hay vận chuyển.
Làm đến đây là tạm xong.
Lúc này nếu bạn bắt đầu nghĩ:
Không biết họ đến lấy chưa nhỉ?
Không biết còn để đó không?
Không biết có ổn không?
Có nên nhắc thêm lần nữa không?
rồi đi xem, thì trong đầu bạn lại bắt đầu nhận việc đó về mình.
Tất nhiên, nếu thực sự có nguy hiểm, thất lạc hoặc gây phiền toái nghiêm trọng cho công việc thì cần liên lạc lại. Nhưng nguyên tắc cơ bản là "từ đây là trách nhiệm của bộ phận phụ trách".
Trong lòng, nghĩ như thế này là đủ:
Mình đã nhận tạm.
Mình sẽ không thành người quản lý lâu dài.
Mình không lưu giữ.
Mình không vận chuyển.
Đã trả về bộ phận phụ trách.
Phần còn lại không liên quan đến mình.
Câu "phần còn lại không liên quan đến mình" này không phải vô trách nhiệm.
Nó chỉ là phân chia rõ phạm vi trách nhiệm.
Tóm lại: muốn tránh "lúc nào cũng là mình", hãy viết ranh giới ngay từ đầu
Bị nhờ liên tục không chỉ là chuyện tính cách.
Vai trò mơ hồ. Người phụ trách mơ hồ. Phạm vi trách nhiệm mơ hồ. Xử lý tạm thời và trách nhiệm lâu dài bị trộn lẫn. Việc dồn về người dễ nhờ. Thiện chí biến thành nghĩa vụ.
Chính vì có cấu trúc như vậy nên mới thành ra lúc nào cũng là mình.
Vì thế cách tránh rất đơn giản:
Ghi rõ đây là xử lý tạm thời
Ghi rõ không thể lưu giữ hay vận chuyển
Trả việc về bộ phận phụ trách
Lưu bằng chứng bằng CC
Thêm thời hạn
Gửi xong thì đừng ôm việc đó nữa
Chỉ cần vậy là thay đổi khá nhiều.
Tử tế ở chỗ làm bản thân nó không có gì xấu. Nhưng thiện chí của bạn không cần bị biến thành trách nhiệm lâu dài.
Xử lý tạm thời là xử lý tạm thời. Người phụ trách là người phụ trách. Lưu giữ là lưu giữ. Vận chuyển là vận chuyển. Trách nhiệm là trách nhiệm.
Hãy tách bạch những điều này.
Cuối cùng, câu dễ dùng nhất trong tình huống như thế này là câu sau:
Ở đây không có chỗ để đồ và chúng tôi không thể lưu giữ hay vận chuyển, nên nhờ bộ phận phụ trách đến lấy gấp.
Đây không phải là tấn công. Cũng không phải sự lạnh lùng. Đó là ranh giới trong công việc.
Để chặn rửa thiện chí, chỉ cần một câu như thế này là đủ.
Từ khóa tìm kiếm
- Lúc nào cũng bị nhờ ở chỗ làm
- Việc vặt bị đẩy sang mình, cách tránh
- Bị lợi dụng lòng tốt ở chỗ làm
- Người không biết từ chối thì việc ngày càng nhiều
- Ngăn xử lý tạm thời biến thành trách nhiệm của mình
- Vai trò mơ hồ ở nơi làm việc
- role ambiguity workplace
- role overload workplace
- compulsory citizenship behavior
- citizenship pressure workplace
- workplace boundary setting
