Di kantor, kadang ada kejadian seperti ini.
Kamu kebetulan ada di dekat situ. Kamu melayani tamu yang datang. Kamu menerima paket "sebentar saja". Orang yang bertugas sedang tidak ada, jadi mau tidak mau kamu bantu urus, cukup sekali ini saja.
Lalu entah kenapa, setelah itu urusan lanjutannya terus datang ke kamu.
"Paketnya masih ada di situ, lho." "Bisa tolong ditindaklanjuti?" "Tolong hubungi penanggung jawabnya, ya." "Bisa tolong dicek sebentar?"
Eh, tunggu dulu.
Kamu cuma menerimanya sementara. Kamu bukan penanggung jawab resminya. Bukan petugas penyimpanan. Bukan petugas pengantaran. Apalagi penanggung jawab urusan beres-beres di belakangnya.
Tapi satu kali niat baik tahu-tahu sudah berubah jadi tanggung jawab.
Di artikel ini, fenomena itu kita sebut pencucian niat baik.
Apa Itu Pencucian Niat Baik
Pencucian niat baik adalah fenomena ketika bantuan sesaat, penanganan sementara, atau tindak lanjut spontan tanpa terasa berubah menjadi tanggung jawab resmi atau pekerjaan yang terus berlanjut.
Alurnya begini:
Siapa penanggung jawabnya, di mana barang diletakkan, dan aturan pengambilannya tidak jelas
↓
Orang yang kebetulan ada di dekat situ menanganinya sementara
↓
Orang-orang di sekitar mengira "dia ini yang paham urusannya"
↓
Departemen lain pun ikut meminta tindak lanjut
↓
Orang yang cuma membantu sementara jadi petugas beres-beres
Awalnya kecil saja.
Menerima paket. Mengirim satu email. Memanggil penanggung jawabnya. Mengecek sesuatu sebentar untuk menggantikan orang lain.
Tapi di sebagian tempat kerja, kebaikan kecil itu berubah jadi "minta saja ke orang ini".
Inilah pencucian niat baik.
Kenapa Selalu Aku
Kamu terus-terusan diminta bukan semata karena kemampuanmu atau karena kamu baik hati.
Ada beberapa faktor yang menumpuk jadi satu.
1. Karena peran tidak jelas
Seharusnya, untuk paket dan tamu, ada penanggung jawab, tempat meletakkan barang, tempat pengambilan, batas waktu, dan cara menanganinya saat orangnya tidak ada.
Kalau semua itu kabur, orang yang paling dekat akan "tersedot".
Tidak tahu siapa penanggung jawabnya
Tidak tahu harus ditaruh di mana
Tidak tahu boleh ditaruh sampai kapan
Tidak tahu siapa yang akan mengambil
Tidak tahu siapa yang menghubungi kalau orangnya tidak ada
Dalam kondisi seperti ini, pekerjaan berjalan bukan karena sistem, melainkan karena niat baik orang yang kebetulan ada di tempat.
Dan orang yang menunjukkan niat baik itu malah jadi penanggung jawab berikutnya.
Di tempat kerja dengan peran yang sangat kabur, tanggung jawab gampang menempel pada orang.
2. Karena orang yang pernah menangani dianggap "yang paham"
Orang gampang menganggap orang yang pernah menangani sesuatu sebagai "orang yang tahu soal itu".
Sekilas ini masuk akal. Memang orang itu tahu situasinya.
Bahayanya ada pada saat "yang tahu" dan "penanggung jawab" tercampur aduk.
Yang tahu
= pernah melihat situasinya sekali
Penanggung jawab
= memegang tanggung jawab dan mengelolanya sampai selesai
Keduanya berbeda.
Tapi di tempat kerja, keduanya sering tercampur.
Orang yang pernah menerima barang sekali. Orang yang pernah mengirim email sekali. Orang yang pernah mengecek sekali. Orang yang pernah menjelaskan sekali.
Orang-orang ini jadi "yang paham", lalu dengan mudah jadi "yang akan mengerjakan".
3. Karena urusan mengalir ke orang yang enak dimintai tolong
Pekerjaan remeh-temeh dan penambal kekosongan di kantor sering tidak mengalir ke penanggung jawab resmi, tapi ke orang yang paling enak dimintai.
Orang yang gampang dimintai tolong. Orang yang kelihatannya tidak akan menolak. Orang yang menjelaskan dengan baik. Orang yang kerjanya cepat. Orang yang tidak akan meledak emosinya. Orang yang pada akhirnya selalu beres juga.
Urusan tindak lanjut kecil-kecil akan menumpuk di orang seperti ini.
Bukan karena kemampuan orang itu rendah. Justru karena kemampuannya tinggi, dia tersedot.
Tapi bisa mengerjakan itu berbeda dengan harus menjadi penanggung jawabnya.
4. Karena niat baik berubah dari "bantuan sukarela" menjadi "kewajiban"
Di tempat kerja ada perilaku saling membantu yang bukan tugas resmi, tapi membuat organisasi berjalan lebih lancar.
Misalnya:
- Membantu sebentar
- Memberi tahu seseorang
- Berbagi informasi
- Menolong orang yang kesulitan
- Menindaklanjuti langsung di tempat
Perilaku-perilaku ini sendiri tidak buruk.
Masalahnya muncul saat semua itu jadi "sudah sewajarnya".
Bantuan sukarela berubah menjadi kewajiban tak tertulis. Niat baik dipaksakan lewat penilaian kinerja dan suasana kantor. Sekali membantu, lain kali diminta seolah memang sudah seharusnya.
Kalau terus begini, di dalam hati muncul pikiran ini:
Kenapa harus selalu aku?
Itu reaksi yang sangat wajar.
"Selalu Aku" Dilihat dari Struktur, Bukan Perasaan
Saat terus-terusan diminta, kita gampang berpikir begini:
Apa karena aku lemah?
Apa karena aku tidak bisa menolak?
Apa karena aku terlalu baik?
Apa karena aku dianggap enteng?
Mungkin ada sedikit pengaruhnya.
Tapi kalau hanya melihat dari kepribadian, itu berbahaya.
Intinya adalah masalah desain pekerjaan.
Penanggung jawabnya tidak jelas
Cakupan tanggung jawabnya tidak jelas
Penanganan sementara dan tanggung jawab permanen tidak dibedakan
Tidak ada catatan yang tersisa
Ada budaya melimpahkan urusan ke orang yang enak dimintai
Niat baik dipanen seolah bagian dari sistem
Dengan struktur seperti ini, pasti ada yang tersedot.
Dan orang itu kebetulan adalah kamu.
Karena itu, solusinya bukan "jadi lebih dingin", melainkan jangan biarkan penanganan sementara berubah menjadi tanggung jawab permanen.
Dasar untuk Menghindarinya: Tulis di Awal Bahwa Ini Sementara
Kunci utama untuk mencegah pencucian niat baik ada di kalimat pertama.
Saat kamu menangani sesuatu sementara, tulis seperti ini:
Paket untuk ○○ sudah saya terima untuk sementara.
Mohon departemen yang bertanggung jawab mengambilnya dan menangani langkah selanjutnya.
Yang penting di sini adalah kata sementara.
Hanya dengan menambahkan kata itu, sudah terbentuk batas seperti ini:
Saya bukan penanggung jawab resmi
Saya bukan pengelola tetap
Saya hanya menerimanya untuk sementara
Lalu, kalau tidak ada tempat penyimpanan atau kamu tidak bisa mengantarnya, tulis dengan jelas.
Di sini tidak ada tempat untuk menaruhnya dan kami tidak bisa menyimpan maupun mengantarnya, jadi mohon departemen yang bertanggung jawab segera mengambilnya.
Ini kalimat yang cukup bagus.
Karena semua hal ini sudah masuk:
Di sini tidak ada tempat untuk menaruhnya
→ keterbatasan yang objektif
kami tidak bisa menyimpan maupun mengantarnya
→ memperjelas batas yang bisa kamu tangani
departemen yang bertanggung jawab
→ mengembalikan ke pihak yang semestinya bertanggung jawab
segera mengambilnya
→ menyebutkan tindakan yang dibutuhkan
Kamu menjawab dengan keterbatasan pekerjaan, bukan dengan emosi.
Inilah batas yang asertif.
Jangan "Sekalian Aku Antar"
Bagian ini penting.
Barang yang kamu terima sementara, lalu kamu antar sendiri ke departemen yang bertanggung jawab. Kalau ini dilakukan, pencucian niat baik gampang terjadi.
Menerima sementara
↓
Mengantar sendiri
↓
Lain kali jadi "orang yang menerima dan mengantarkan"
Ini berbahaya.
Tentu ada pengecualian: kalau benar-benar mendesak, diminta dengan jelas, memang dibutuhkan untuk pekerjaan, dan bebannya kecil.
Tapi aturan dasarnya begini:
Sudah menerima sementara
Tidak menyimpan
Tidak mengantar
Departemen yang bertanggung jawab datang mengambil
Inilah yang wajar.
"Sekalian diantar" kelihatannya ramah. Tapi di sebagian tempat kerja, itu jadi preseden untuk lain kali.
Jadi saat menolak, kamu bisa bilang begini:
Kami tidak bisa menyimpan maupun mengantarnya, jadi mohon departemen yang bertanggung jawab datang mengambil.
Kalau mau lebih singkat:
Kami tidak bisa mengantarkannya. Mohon diambil.
Itu sudah cukup.
Pakai CC untuk Meninggalkan Jejak
Untuk mencegah pencucian niat baik, CC sangat ampuh.
Kalau hanya lewat lisan, biasanya jadinya begini:
Tidak jelas siapa yang meminta
Tidak jelas siapa yang tahu
Tidak jelas siapa yang harus menangani
Karena itu, masukkan pihak-pihak terkait ke CC (kolom email yang membuat orang lain ikut menerima pesan yang sama).
Dengan begitu, hal-hal ini jadi terlihat:
Fakta bahwa paketnya masih tertinggal
Fakta bahwa tidak ada tempat untuk menaruhnya
Fakta bahwa kamu sudah meminta departemen yang bertanggung jawab untuk mengambil
Fakta bahwa departemen lain meminta tindak lanjut
Fakta bahwa kamu sudah menyatakan tidak bisa menyimpan maupun mengantar
Ini bukan serangan. Ini transparansi.
Pencucian niat baik terjadi di tempat yang samar. Jadi, kurangi kesamaran itu.
Kumpulan Template untuk Menghindarinya
Saat menerima sementara
Paket untuk ○○ sudah saya terima untuk sementara.
Mohon departemen yang bertanggung jawab mengambilnya dan menangani langkah selanjutnya.
Saat tidak ada tempat untuk menaruh
Di sini tidak ada tempat untuk menaruhnya dan kami tidak bisa menyimpan maupun mengantarnya, jadi mohon departemen yang bertanggung jawab segera mengambilnya.
Saat sepertinya akan disuruh mengantar
Kami tidak bisa mengantarkannya. Mohon diambil.
Saat diminta menindaklanjuti
Saya akan menghubungi departemen yang bertanggung jawab lewat email.
Untuk selanjutnya, mohon ditangani oleh departemen tersebut.
Saat kamu merasa akan terus memegangnya
Saya sudah menghubungi mereka sebagai penanganan sementara.
Untuk pengelolaan dan penanganan selanjutnya, mohon ditangani oleh departemen yang bertanggung jawab.
Saat ingin mengembalikannya tanpa bikin suasana tidak enak
Di sini kami tidak bisa menyediakan tempat penyimpanan, jadi kami mohon departemen yang bertanggung jawab berkenan mengambilnya.
Jawaban yang Jangan Diberikan
Sebaliknya, jawaban seperti ini berisiko:
Ya sudah, taruh di sini dulu saja.
Nanti saya lihat-lihat.
Biar saya coba urus.
Kalau sempat, saya antar.
Nanti saya cek.
Semua itu terdengar baik. Tapi samar.
Kebaikan yang samar adalah pintu masuk pencucian niat baik.
Kata-kata seperti "dulu saja", "nanti", "coba urus", dan "lihat-lihat" membuat cakupan tanggung jawabmu gampang meluas.
Kalau mau memakainya, selalu persempit cakupannya.
Ditaruh di sini sementara, tapi kami tidak bisa menyimpannya.
Mohon diambil hari ini juga.
Seperti ini, tambahkan batas waktu dan penanggung jawab.
"Selebihnya Bukan Urusanku" Itu Penting
Setelah menarik batas, yang penting adalah tidak pergi memeriksa lagi.
Email sudah dikirim. CC sudah dimasukkan. Sudah dikembalikan ke departemen yang bertanggung jawab. Sudah dinyatakan dengan jelas bahwa kamu tidak bisa menyimpan maupun mengantar.
Kalau sudah sampai sini, untuk sementara urusannya selesai.
Kalau kamu mulai berpikir,
Sudah diambil belum, ya?
Jangan-jangan masih ada di situ?
Apa baik-baik saja, ya?
Perlu bilang sekali lagi, tidak?
lalu pergi memeriksanya, di dalam kepalamu kamu mulai mengambil alih lagi.
Tentu saja, kalau memang ada bahaya, kehilangan, atau gangguan serius pada pekerjaan, menghubungi lagi memang perlu. Tapi aturan dasarnya, "selanjutnya adalah tanggung jawab departemen yang bertanggung jawab".
Di dalam hati, cukup begini:
Saya sudah menerimanya sementara.
Saya tidak akan menjadi pengelola tetap.
Saya tidak menyimpannya.
Saya tidak mengantarnya.
Sudah saya kembalikan ke departemen yang bertanggung jawab.
Selebihnya bukan urusan saya.
"Selebihnya bukan urusan saya" ini bukan sikap tidak bertanggung jawab.
Ini hanya membagi siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Kesimpulan: Supaya Tidak "Selalu Aku", Tulis Batasnya di Awal
Terus-terusan diminta bukan sekadar soal kepribadian.
Perannya tidak jelas. Penanggung jawabnya tidak jelas. Cakupan tanggung jawabnya tidak jelas. Penanganan sementara dan tanggung jawab permanen bercampur. Urusan mengalir ke orang yang enak dimintai. Niat baik berubah jadi kewajiban.
Karena struktur seperti inilah semuanya jadi menumpuk ke kamu.
Jadi, solusinya sederhana:
Tulis dengan jelas bahwa ini penanganan sementara
Tulis dengan jelas bahwa kamu tidak bisa menyimpan maupun mengantar
Kembalikan ke departemen yang bertanggung jawab
Tinggalkan jejak lewat CC
Cantumkan batas waktu
Setelah dikirim, jangan terus dipikul
Hanya dengan ini, banyak hal berubah.
Berbuat baik di kantor itu sendiri tidak salah. Tapi niat baikmu tidak perlu diubah menjadi tanggung jawab permanen.
Penanganan sementara ya penanganan sementara. Penanggung jawab ya penanggung jawab. Menyimpan ya menyimpan. Mengantar ya mengantar. Tanggung jawab ya tanggung jawab.
Pisahkan semuanya.
Terakhir, kalimat yang paling gampang dipakai untuk situasi seperti ini adalah yang berikut:
Di sini tidak ada tempat untuk menaruhnya dan kami tidak bisa menyimpan maupun mengantarnya, jadi mohon departemen yang bertanggung jawab segera mengambilnya.
Ini bukan serangan. Bukan juga sikap dingin. Ini batas dalam pekerjaan.
Untuk menghentikan pencucian niat baik, satu kalimat seperti ini sudah cukup.
Kata Kunci Pencarian
- Selalu aku yang diminta di kantor
- Cara menghindari dilimpahi pekerjaan remeh
- Niat baik dimanfaatkan di tempat kerja
- Orang yang tidak bisa menolak, pekerjaannya makin banyak
- Mencegah penanganan sementara berubah jadi tanggung jawab
- Peran yang tidak jelas di tempat kerja
- role ambiguity workplace
- role overload workplace
- compulsory citizenship behavior
- citizenship pressure workplace
- workplace boundary setting
