Pekerjaan yang jadi gas, dan perburuan waktu longgar
Kenapa jam kerja tidak berkurang, padahal kita sudah makin efisien?
Seharusnya, kalau digitalisasi, AI, atau perbaikan proses membuat pekerjaan selesai lebih cepat, kita bisa pulang lebih awal sebanyak waktu yang dihemat.
Komunikasi lebih cepat dibanding dulu.
Bikin dokumen lebih cepat.
Mencari informasi lebih cepat.
Berbagi file lebih cepat.
Menghitung dan merekap angka juga lebih cepat.
Dengan AI, menulis, meringkas, menyusun rencana, membuat kode, sampai menyiapkan materi presentasi jadi jauh lebih cepat.
Tapi kebanyakan orang tidak merasa lebih santai.
Malah makin capek.
Alasannya sederhana, dan lumayan kejam.
Kerja itu tidak dikelola berdasarkan hasil, tapi berdasarkan "wadah waktu".
Artinya, bukan
kita kerja 8 jam karena ada pekerjaan,
melainkan, di banyak tempat, kenyataannya malah begini:
karena kita harus berada di sana 8 jam, muncullah pekerjaan senilai 8 jam.
Di situlah letak alasan kenapa jam kerja tidak berkurang.
Pekerjaan Bukan Cairan, Melainkan Gas
Pekerjaan bukan cairan.
Kalau cairan, ia berhenti sebanyak yang kita tuang ke wadah.
Begitu sejumlah tertentu selesai diproses, ya selesai.
Tapi pekerjaan di banyak perusahaan lebih mirip gas.
Gas akan mengembang memenuhi wadah apa pun yang ada.
Kalau wadahnya 8 jam, ia menggembung sampai 8 jam.
Kalau wadahnya seminggu 5 hari, ia menggembung sampai 5 hari.
Kalau jumlah orang berkurang, ia mengalir ke wadah orang-orang yang tersisa.
Kalau efisiensi membuka celah, ia mengalir masuk ke celah itu juga.
Inilah yang saya sebut
gasifikasi pekerjaan.
Pekerjaan tidak berakhir karena sudah selesai.
Selama ada wadah, ia terus bertambah.
Karena itu, walaupun efisiensi menyisakan 1 jam, jam itu tidak jadi waktu istirahat.
Biasanya yang terjadi begini:
"Kalau begitu, yang ini sekalian ya."
"Sekalian kerjakan yang ini juga."
"Kalau ada waktu, ikut kegiatan perbaikan juga dong."
"Kalau longgar, ikut rapat juga."
"Kan masih lama sampai jam pulang?"
Begitulah waktu kosong berubah jadi tempat menumpuk pekerjaan.
8 Jam Awalnya Batas Atas, Tapi Jadi Wadah Standar
Di Jepang, pada prinsipnya dasar jam kerja menurut hukum adalah 8 jam sehari dan 40 jam seminggu.
Aslinya, ini adalah batas atas untuk mencegah orang dipaksa bekerja berlebihan.
Namun di tempat kerja yang nyata, angka ini sering diperlakukan sebagai wadah standar.
Bukan lagi
"tidak boleh mempekerjakan lebih dari 8 jam",
melainkan
"8 jam ya memang waktunya bekerja".
Di sinilah muncul keanehan.
Sesuatu yang awalnya pembatasan, tanpa terasa berubah menjadi kewajiban.
Akibatnya, alih-alih
menyesuaikan beban kerja supaya muat dalam 8 jam,
yang mudah terjadi adalah
menata pekerjaan supaya memenuhi 8 jam.
Dengan pola pikir seperti ini, efisiensi tidak pernah menjadi waktu luang bagi pekerja.
Efisiensi dianggap sebagai kapasitas kosong yang baru muncul.
Dengan kata lain,
orang yang jadi lebih cepat tidak mendapat istirahat, melainkan pekerjaan berikutnya.
Hukum Parkinson dan Kenyataan di Perusahaan
Fenomena ini mirip dengan Hukum Parkinson.
Secara garis besar, Hukum Parkinson adalah gagasan bahwa
pekerjaan akan mengembang sampai memenuhi waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya.
Kalau tenggatnya 2 minggu, ya memakan waktu 2 minggu.
Kalau tenggatnya 2 jam, selesai dalam 2 jam.
Kalau waktunya longgar, pekerjaan menggembung menyesuaikan waktu itu.
Jam kerja di perusahaan pun mirip.
Ada jam kerja 8 jam.
Maka pekerjaan menggembung jadi sebanyak 8 jam.
Apalagi pekerjaan zaman sekarang sulit terlihat ujungnya.
Dokumen selalu bisa dibuat lebih rapi.
Laporan selalu bisa dibuat lebih rinci.
Pemeriksaan selalu bisa ditambah.
Rapat selalu bisa dijadwalkan lagi.
Kegiatan perbaikan itu tidak ada habisnya.
Analisis data, pelatihan, penyusunan panduan, rekrutmen, humas, semuanya bisa dikerjakan kalau mau.
Makanya pekerjaan tidak pernah selesai.
Kalau tidak ada yang menarik garis tegas "sampai di sini", pekerjaan akan terus bertambah.
Ini Bukan Soal "Dulu Lebih Enak"
Saya tidak ingin disalahpahami: saya bukan sedang bilang "dulu lebih enak".
Dulu juga ada nerakanya sendiri.
Ada suasana yang dilambangkan oleh slogan "Kuat bertarung 24 jam?" (slogan iklan minuman energi Jepang tahun 1980-an): prajurit perusahaan, kerja berjam-jam, adu mental, acara minum-minum, menjamu klien, rela mengorbankan hari libur, perjalanan dinas, dan adu stamina.
Jadi, memuja cara kerja zaman dulu begitu saja juga keliru.
Dulu pun cukup semena-mena.
Hanya saja, jenis kesemena-menaan dulu dan sekarang berbeda.
Beratnya zaman dulu lebih mirip
jam panjang, perjalanan, adu mental, adu stamina, dan menyerahkan seluruh hidup untuk perusahaan.
Beratnya zaman sekarang lebih mirip
mengisi sampai celah sekecil apa pun, harus langsung membalas, kepadatan tinggi, semuanya terlihat, diawasi, dan nol ruang longgar.
Dulu pesannya "bertarunglah lebih lama".
Sekarang jadi "jejalkan lebih banyak ke dalam 8 jam yang sama".
Jadi bisa dibilang,
era Showa dan awal Heisei adalah tipe "kuat bertarung 24 jam?".
Zaman sekarang adalah tipe "gas bertekanan 8 jam".
Itulah bedanya.
Dulu, Gesekan Fisik Membatasi Jumlah Pekerjaan
Pekerjaan zaman dulu punya gesekan fisik.
Misalnya, membawa disket atau dokumen kertas bolak-balik ke pabrik atau ke departemen lain.
Mengantar nota.
Mencetak.
Meminta cap.
Menunggu telepon tersambung.
Menunggu orangnya kembali ke mejanya.
Pergi melihat barangnya langsung.
Menunggu kiriman pos.
Berpindah tempat.
Menghabiskan waktu di kedai kopi.
Pergi ke kantor cabang lain.
Kalau dilihat dari sekarang, kelihatannya sangat tidak efisien.
Tapi ketidakefisienan itu punya sisi lain.
Gesekan fisik secara alami membuat batas atas jumlah pekerjaan.
Kalau sedang mengantar disket, kita tidak bisa menyelipkan pekerjaan lain.
Kalau sedang pergi ke pabrik, jumlah tugas yang diproses tidak bertambah selama perjalanan.
Kalau menunggu kertas datang, kita tidak bisa lanjut ke tahap berikutnya.
Kalau telepon tidak tersambung, balasan instan mustahil.
Kalau harus menemui orang, waktu benar-benar terpakai.
Singkatnya, dulu "lambat" dan "repot" pada akhirnya menurunkan kepadatan pekerjaan.
Gesekan ini tidak efisien, tapi sekaligus berfungsi sebagai penyangga.
Sekarang, Makin Sedikit Gesekan, Makin Banyak Pekerjaan yang Dijejalkan
Sekarang lain ceritanya.
Tidak perlu mengantar disket, file langsung terkirim.
Tidak perlu mengedarkan kertas, cukup dibagikan lewat cloud.
Tidak perlu bertemu langsung, bisa bicara lewat Teams atau Zoom.
Kalau telepon tidak tersambung, pesan chat tetap masuk.
Dokumen bisa dibuat dari templat.
Rekap angka cepat dengan Excel atau BI (alat analisis yang menampilkan data secara ringkas).
Menulis cepat dengan AI.
Menerjemahkan dan meringkas juga cepat.
Sekilas, hebat sekali.
Tapi apa yang terjadi sebagai akibatnya?
Setiap pekerjaan jadi lebih cepat, tapi celah yang tersisa kini diisi pekerjaan berikutnya.
Dulu, pergi ke pabrik dan kembali saja butuh 30 menit.
Sekarang lewat chat cukup 3 menit.
Jadi bisa pulang 27 menit lebih awal?
Di banyak kasus, tidak.
Dalam 27 menit itu masuk chat lain, dokumen lain, rapat lain, laporan lain, kegiatan perbaikan lain.
Artinya, kemajuan teknologi bukannya mengurangi pekerjaan, tapi bisa dibilang
meningkatkan kemampuan kita untuk menjejalkan pekerjaan.
Sama-Sama 8 Jam, Tapi Isinya Beda
8 jam zaman dulu dan 8 jam zaman sekarang tidaklah sama.
Dalam 8 jam zaman dulu terkandung
- perjalanan
- menunggu
- serah terima langsung
- urusan kertas
- menunggu kabar
- mengecek barang secara langsung
- ngobrol santai
- kedai kopi
- persiapan
- waktu menganggur
Tentu bukan berarti semua itu bagus.
Banyak ketidakefisienan.
Ada jam kerja panjang.
Ada perlakuan tidak adil.
Ada ajaran "pokoknya bertahan pakai mental".
Meski begitu, dari sisi kepadatan pekerjaan, ada banyak ruang kosong alami.
Sementara 8 jam zaman sekarang dipenuhi
- balasan instan
- chat
- rapat online
- pembuatan dokumen
- manajemen tugas
- input data
- laporan
- kegiatan perbaikan
- pengawasan
- pelatihan
- penanganan pertanyaan
- tugas tambahan
- waktu hemat berkat AI yang langsung diisi ulang dengan pekerjaan lain
Singkatnya,
jam kerjanya sama, tapi kepadatan kerjanya naik.
Ini cukup penting.
Kalau hanya melihat bentuknya, 5 hari seminggu, 8 jam sehari, tampaknya sama dengan dulu.
Tapi isinya berbeda.
8 jam zaman dulu seperti spons yang di sana-sini mengandung udara.
8 jam zaman sekarang menjadi balok padat yang terkompresi.
Waktu Longgar Bukan Bermalas-malasan, Melainkan Penyangga
Perusahaan cenderung tidak suka waktu longgar.
Kelihatannya menganggur.
Kelihatannya sia-sia.
Kelihatannya tidak efisien.
Kelihatannya buang-buang biaya gaji.
Tapi waktu longgar belum tentu bermalas-malasan.
Waktu longgar adalah penyangga.
Dengannya kita bisa menangani masalah tak terduga.
Tidak salah mengambil keputusan.
Mengajari orang lain.
Memeriksa ulang.
Mencegah kesalahan.
Memulihkan diri.
Memunculkan ide baru.
Berkoordinasi dengan departemen lain.
Mengalihkan fokus pikiran.
Semua itu butuh ruang longgar.
Kalau semua ruang longgar dipangkas, dalam jangka pendek tampak efisien.
Tapi dalam jangka panjang akan muncul
- kesalahan bertambah
- kelelahan menumpuk
- orang berhenti kerja
- pelatihan jadi asal-asalan
- pekerjaan hanya bisa dikerjakan satu orang tertentu
- kemampuan memperbaiki hilang
- tak ada lagi yang punya ruang untuk berpikir
Dengan kata lain, kalau waktu longgar diburu terlalu jauh, daya pulih organisasi menurun.
Ini hanya efisiensi di permukaan; sebenarnya kepadatan kerja yang kelebihan muatan.
Dividen Efisiensi Dikembalikan ke Siapa?
Kalau kita jadi lebih efisien, seharusnya timbul dividen.
Misalnya, pekerjaan yang tadinya butuh 8 jam kini selesai dalam 6 jam.
Maka dividen efisiensinya 2 jam.
Masalahnya, siapa yang mengambil 2 jam itu.
Pilihannya secara garis besar ada 3.
1. Dikembalikan ke pekerja dalam bentuk waktu
Pulang lebih awal.
Istirahat.
Beralih ke 4 hari kerja seminggu.
Mengurangi jam kerja.
2. Dikembalikan ke pekerja dalam bentuk uang
Menaikkan gaji.
Menambah bonus.
Menerapkan imbalan berbasis hasil.
3. Perusahaan menariknya kembali sebagai beban kerja
Menambah pekerjaan tambahan.
Mengurangi orang.
Menahan perekrutan.
Menambah jumlah kasus yang diproses.
Menaikkan tuntutan kualitas.
Menambah manajemen, laporan, dan rapat.
Kenyataannya, cenderung ke yang ketiga.
Artinya, dividen efisiensi cenderung mengalir bukan ke waktu luang pekerja, tapi ke volume proses perusahaan, laba, penghematan biaya tenaga kerja, dan pengawasan yang lebih ketat.
Inilah yang saya sebut
masalah pembajakan dividen efisiensi.
Tentu perusahaan juga punya alasan.
Ada persaingan.
Harus menghasilkan laba.
Biaya tenaga kerja itu berat.
Tuntutan pelanggan makin banyak.
Sulit membebankan kenaikan biaya ke harga.
Perusahaan lain pun makin efisien.
Meski begitu, dari sisi pekerja, begini kesannya:
Sudah makin cepat, tapi tidak jadi lebih ringan. Sudah efisien, tapi ruang longgarnya tidak kembali. Malah hanya kepadatannya yang naik.
Struktur yang Merugikan Orang yang Kompeten
Dalam struktur ini, makin kompeten seseorang, makin mudah ia dirugikan.
Misalnya ada orang yang kerjanya cepat.
Ia menyelesaikan dalam 5 jam apa yang bagi orang biasa butuh 8 jam.
Seharusnya muncul ruang longgar 3 jam.
Tapi di tempat kerja, biasanya yang terjadi begini:
"Cepat sekali ya. Kalau begitu yang ini juga tolong."
"Kelihatannya kamu longgar, coba lihat yang ini juga."
"Sekalian ajari karyawan baru."
"Ajukan juga usulan perbaikan."
"Buatkan juga materinya."
"Ikut rapat juga ya."
Alhasil, orang yang cepat tidak mendapat imbalan, melainkan tugas tambahan.
Kalau begini, makin efisien malah makin rugi.
Orang kompeten menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
Lalu pekerjaan mengalir ke waktu yang kosong.
Ia selesaikan lagi.
Mengalir lagi.
Saya menyebut ini
sistem penyerap waktu longgar milik orang kompeten.
Dan organisasi cenderung menyebutnya "inisiatif", "kerja sama", atau "kesempatan berkembang".
Itu seperti kebun binatang dengan pagar bolong.
Kenapa Perusahaan Mengisi Waktu Longgar dengan Pekerjaan?
Ada beberapa alasan perusahaan mengisi waktu longgar dengan pekerjaan.
1. Karena biaya tenaga kerja dilihat berdasarkan waktu
Karena sudah membayar gaji bulanan, perusahaan ingin memakai waktu itu.
Bagi pekerja itu waktu hidupnya sendiri, tapi bagi perusahaan itu tampak seperti sumber daya yang sudah dibeli.
2. Karena mengikat orang lebih mudah dikelola daripada menilai hasil
Mengelola berdasarkan hasil itu sulit.
Apa yang dihitung sebagai hasil?
Sampai mana disebut selesai?
Bagaimana menilai kualitasnya?
Siapa yang memutuskan?
Menentukan semua itu merepotkan.
Sementara waktu mudah dikelola.
Jam berapa datang.
Sampai jam berapa ada di tempat.
Berapa jam bekerja.
Karena itu pengelolaan condong ke pengelolaan waktu.
3. Karena pekerjaan bisa dibuat tanpa batas
Menambah laporan.
Menambah pemeriksaan.
Menambah rapat.
Menambah kegiatan perbaikan.
Menambah pelatihan.
Menambah visualisasi progres.
Merapikan dokumen.
Kalau mau membuat pekerjaan, berapa pun bisa dibuat.
4. Karena tidak ada sistem yang mengembalikan waktu longgar sebagai keuntungan
Kalau tidak ada sistem yang membuat orang yang sudah efisien bisa pulang lebih awal, waktu longgar akan berubah jadi pekerjaan.
"Kalau selesai lebih awal, boleh pulang."
"Kalau hasilnya tercapai, boleh kerja lebih singkat."
"Hasil efisiensi dikembalikan lewat gaji atau libur."
Selama tidak ada aturan seperti ini, waktu longgar akan ditarik kembali.
Lihatlah "Kepadatan Kerja", Bukan Cuma "Jam Kerja"
Kalau memikirkan cara kerja ke depan, melihat jam kerja saja tidak cukup.
Tentu saja jam kerja panjang itu masalah.
Tapi walau sama-sama 8 jam, kalau kepadatannya berbeda, kelelahannya sama sekali berbeda.
Pekerjaan yang dalam 8 jamnya ada perjalanan, menunggu, ngobrol santai, dan persiapan.
Pekerjaan yang dalam 8 jamnya penuh tanpa celah oleh chat, rapat, dokumen, keputusan, dan balasan instan.
Ini bukan 8 jam yang sama.
Di samping diskusi soal jam kerja, sebaiknya kita juga melihat
kepadatan kerja.
Seberapa besar konsentrasi yang dituntut?
Seberapa sering harus membalas langsung?
Seberapa banyak keputusan yang diperlukan?
Seberapa sering terinterupsi?
Seberapa banyak kerja emosional?
Seberapa banyak ruang longgar?
Seberapa bisa kita memulihkan diri?
Tanpa melihat ini, kelelahan zaman sekarang tidak bisa dijelaskan.
Tipe "Kuat Bertarung 24 Jam?" dan Tipe "Gas Bertekanan 8 Jam"
Kalau cara kerja zaman dulu diringkas dalam satu kalimat, itu adalah
tipe "kuat bertarung 24 jam?".
Jam panjang.
Adu mental.
Perjalanan.
Acara minum-minum.
Menjamu klien.
Kesetiaan pada perusahaan.
Adu stamina.
Rasanya seluruh hidup dibawa pergi oleh perusahaan.
Sementara cara kerja sekarang adalah
tipe "gas bertekanan 8 jam".
Diusahakan tetap dalam batas jam kerja menurut hukum.
Tapi isinya padat.
Celah dikikis oleh teknologi.
Balasan instan datang lewat chat.
Rapat masuk terpotong-potong.
Pekerjaan dibuat terlihat.
Waktu longgar diburu.
Dulu orang dipaksa bertarung lebih lama.
Sekarang orang dipaksa bertarung dalam keadaan terkompresi.
Keduanya sama-sama masalah.
Karena itu, kalau hanya membahas apakah lebih baik dari dulu, pokok persoalannya jadi melenceng.
Yang benar-benar harus dilihat adalah
bukan hanya panjang waktunya, tapi seberapa banyak pekerjaan yang dijejalkan ke dalam waktu itu.
Inti Mengapa Jam Kerja Tidak Berkurang
Inti mengapa jam kerja tidak berkurang bukan pada jumlah pekerjaan, melainkan pada wadah waktu yang sudah ada lebih dulu.
Kita berada di sana 8 jam.
Maka masuk pekerjaan senilai 8 jam.
Kita berada di sana 5 hari seminggu.
Maka masuk pekerjaan senilai 5 hari.
Kita jadi efisien.
Maka masuk pekerjaan ke waktu yang kosong.
Orang berkurang.
Maka masuk pekerjaan ke waktu orang yang tersisa.
Begitulah pekerjaan menyebar seperti gas.
Karena itu, efisiensi saja tidak cukup.
Yang diperlukan bersamaan dengan efisiensi adalah
aturan untuk mengembalikan waktu longgar.
Kalau selesai lebih awal, boleh pulang.
Hasil efisiensi dihargai.
Menetapkan batas atas jumlah pekerjaan.
Tidak menambah rapat dan laporan secara berlebihan.
Sebelum mengurangi orang, periksa dulu bebannya.
Memperlakukan waktu longgar sebagai penyangga.
Mengukur kepadatan kerja.
Menjadikan perbedaan stamina sebagai dasar.
Rancangan seperti inilah yang dibutuhkan.
Usulan Label
- Gasifikasi pekerjaan
- Kerja yang memburu waktu longgar
- Masalah pembajakan dividen efisiensi
- Masyarakat yang menuang pekerjaan ke ember 8 jam
- Pekerjaan menjadi gas bertekanan
- Tipe "kuat bertarung 24 jam?"
- Tipe "gas bertekanan 8 jam"
- Sistem penyerap waktu longgar milik orang kompeten
- Kerja kelebihan muatan tanpa gesekan
- Masalah ketika digitalisasi hanya menambah kemampuan menjejalkan pekerjaan
- Masalah "lihatlah kepadatan kerja"
- Waktu longgar bukan bermalas-malasan, melainkan penyangga
Ringkasan
Alasan jam kerja tidak berkurang meski sudah efisien bukan sekadar karena perusahaannya jahat, melainkan karena satuan dasar kerja adalah "waktu", bukan "hasil".
Dan selama ada wadah waktu, pekerjaan akan menyebar sampai memenuhinya.
Dulu ada kerasnya sendiri yang bertipe "kuat bertarung 24 jam?".
Sekarang ada kerasnya sendiri: digitalisasi menghilangkan gesekan, dan pekerjaan dijejalkan dengan kepadatan tinggi ke dalam 8 jam yang sama.
Karena itu, yang kita butuhkan bukan hanya efisiensi.
Ruang longgar hasil efisiensi itu dikembalikan ke siapa?
Selama ini belum diputuskan, pekerja tidak akan jadi lebih lega.
Pekerjaan adalah gas.
Ia menggembung selama ada wadah.
Jadi yang benar-benar dibutuhkan bukan sekadar membuat pekerjaan lebih cepat, tapi
memperkecil wadahnya,
menjaga ruang longgar,
dan menurunkan kepadatan kerja.
Catatan Referensi
- Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang, "Jam Kerja dan Hari Libur"
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/index.html - C. Northcote Parkinson, "Parkinson's Law" / The Economist
https://www.economist.com/news/1955/11/19/parkinsons-law - Situs resmi Regain (minuman energi Jepang), galeri iklan / sejarah Regain
https://www.daiichisankyo-hc.co.jp/site_regain/cm/
https://regain-suppli.jp/stc/about/default.aspx
