Di kebanyakan perusahaan, jam kerja sehari adalah 8 jam.
Jam 9 sampai jam 18. Istirahat 1 jam. Kerja efektif 8 jam.
Saking biasanya, kita jarang mempertanyakannya.
Tapi kalau dipikir-pikir lagi, ini aneh juga.
Kenapa 8 jam? Kenapa bukan 5 jam? Kenapa bukan 6 jam? Kenapa harus tetap di kantor 8 jam padahal pekerjaan sudah selesai?
Jawaban singkatnya: 8 jam kerja bukanlah angka yang ditetapkan secara ilmiah sebagai durasi kerja paling ideal bagi manusia.
Awalnya, itu adalah batas atas untuk menghentikan kerja yang terlalu lama.
Namun di perusahaan zaman sekarang, batas atas itu tanpa terasa berubah menjadi "waktu standar yang mengikat kita di kantor".
Di situlah letak rasa janggal besar dalam cara kerja modern.
8 Jam Bukan "Jam Kerja Ideal", Melainkan "Batas Atas untuk Menghentikan Kerja Berlebihan"
Di balik jam kerja 8 jam ada sejarah gerakan buruh.
Yang terkenal adalah slogan yang konon berasal dari Robert Owen, seorang reformis sosial abad ke-19:
8 jam kerja 8 jam istirahat 8 jam waktu bebas
Artinya, 24 jam dibagi menjadi tiga bagian.
Ini bukan karena "bekerja 8 jam adalah yang terbaik bagi manusia", melainkan gagasan untuk merebut kembali waktu hidup yang layak di tengah jam kerja panjang era Revolusi Industri.
Pada masa itu, bekerja 10 jam, 12 jam, bahkan lebih bukan hal yang aneh.
Menghadapi keadaan seperti itu, 8 jam kerja adalah tanggul yang berkata, "Jangan lebih dari ini."
Konvensi Jam Kerja ILO Juga Menetapkan "8 Jam Sehari, 48 Jam Seminggu" sebagai Batas Atas
Konvensi jam kerja nomor 1 dari Organisasi Perburuhan Internasional (ILO) tahun 1919 membatasi jam kerja di sektor industri menjadi "8 jam sehari dan 48 jam seminggu".
Yang penting di sini, pada masa itu kerja 6 hari seminggu hampir menjadi hal yang dianggap biasa.
8 jam × 6 hari = 48 jam.
Jadi sedikit berbeda dengan "5 hari seminggu, 40 jam" yang berlaku sekarang.
Sejak awal tidak ditetapkan bahwa "bekerja 8 jam, 5 hari seminggu adalah jawaban yang benar".
Justru untuk menahan jam kerja yang berlebihan, yang pertama kali ditetapkan secara internasional adalah batas atas 8 jam sehari dan 48 jam seminggu.
Di Jepang Juga, Jam Kerja Menurut Hukum Adalah "8 Jam Sehari, 40 Jam Seminggu"
Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Jepang pada prinsipnya melarang mempekerjakan orang lebih dari 8 jam sehari dan 40 jam seminggu.
Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang juga menjelaskan bahwa pada prinsipnya pemberi kerja tidak boleh mempekerjakan orang lebih dari 8 jam sehari dan 40 jam seminggu.
Di sini pun makna aslinya bukan "harus mempekerjakan selama 8 jam".
Melainkan tidak boleh mempekerjakan lebih dari 8 jam.
Artinya, 8 jam pada dasarnya adalah batas atas, bukan batas bawah.
Namun dalam praktik perusahaan, ini berubah menjadi seperti berikut:
Secara hukum, sampai 8 jam boleh dipekerjakan dalam jam normal. Jadi, jadikan 8 jam sebagai standar.
Pergeseran inilah yang terjadi.
Yang Tadinya Batas Atas Menjadi "Standar"
Pada dasarnya, 8 jam adalah batas atas untuk mencegah orang dipaksa bekerja berlebihan.
Namun di banyak perusahaan, itu sudah menjadi standar.
Yang tadinya "tidak boleh lebih dari 8 jam" berubah menjadi "berada di kantor 8 jam itu biasa".
Inilah pembalikan besar itu.
Makna hukumnya adalah melindungi pekerja. Tetapi dalam praktik perusahaan, kadang diperlakukan sebagai waktu normal yang bisa dikuasai perusahaan.
Dari sudut pandang perusahaan, biasanya jadi begini:
- Sampai 8 jam, karyawan bisa ditahan dengan gaji biasa
- Sampai 8 jam, karyawan bisa dipakai tanpa bayaran lembur
- Perusahaan membeli satu blok waktu 8 jam
- Bahkan di hari yang sepi pekerjaan, perusahaan punya prioritas
- Karyawan bisa disuruh siaga untuk keadaan darurat dan urusan remeh
- Meski hasil keluar lebih cepat, sisa waktunya tetap milik perusahaan
Inilah sumber rasa janggal zaman sekarang.
Bukan 8 jam karena memang perlu bekerja 8 jam, tetapi 8 jam karena bisa menahan karyawan sampai 8 jam.
Kenapa Perusahaan Ingin Menahan Karyawan 8 Jam?
Lalu, kenapa perusahaan ingin menjadikan 8 jam sebagai standar?
Ada beberapa alasan.
1. Karena perusahaan membeli blok waktu
Di perusahaan dengan gaji bulanan, atau sistem Jepang "gaji bulanan yang dipotong per hari tidak masuk", yang dibeli bukan hanya hasil kerja, tetapi juga janji bahwa "pada jam-jam ini di hari kerja, perusahaan yang diutamakan".
Karena itu, meski pekerjaan selesai lebih awal, sulit untuk pulang.
Bagi perusahaan, waktu kosong itu ingin dipakai untuk pekerjaan lain, urusan remeh, penanganan darurat, rapat, telepon, dan menerima tamu.
Ini lebih tepat disebut membeli prioritas atas waktu, bukan membeli hasil.
2. Karena lebih mudah dikelola
Jam 9 sampai 18, istirahat 1 jam, kerja efektif 8 jam.
Dengan begini, pencatatan kehadiran jadi mudah.
Menjadwalkan rapat mudah. Koordinasi antardepartemen mudah. Menghitung gaji mudah. Mengatur penempatan orang mudah.
Mengatur 5 jam, 6 jam, atau 7 jam untuk tiap orang, atau mengubah cara kerja berdasarkan hasil, membutuhkan kemampuan merancang dari pihak manajemen.
Makin sulit hal itu bagi perusahaan, makin enak rasanya memasukkan semua orang ke dalam kotak 8 jam.
3. Karena ingin siap menghadapi keadaan darurat
Di perusahaan selalu ada hal mendadak.
Telepon masuk. Mitra bisnis menghubungi. Ada revisi dokumen mendadak. Ada yang tidak masuk. Mesin berhenti. Atasan tiba-tiba punya ide. Ada rapat dadakan.
Karena itu perusahaan ingin menyiapkan "orang yang bisa dipakai saat ini juga".
Tetapi yang sebenarnya dibutuhkan di sini adalah rancangan penanganan keadaan darurat.
Kalau penanganan darurat diperlukan, seharusnya ditentukan jadwal siaga (on-call), tunjangan siaga, penanggung jawab, syarat penanganan, dan prioritasnya.
Menahan semua orang 8 jam tanpa menentukan hal-hal itu adalah cara yang cukup sembarangan.
4. Karena tidak bisa mendefinisikan hasil
Untuk mengelola berdasarkan hasil, perlu ditentukan hal-hal seperti ini:
- Apa yang dihitung sebagai selesai
- Kualitas seperti apa yang dianggap cukup
- Kapan tenggat waktunya
- Siapa yang memutuskan
- Sampai mana boleh memutuskan sendiri
- Kapan harus berkonsultasi
- Siapa yang memegang penanganan darurat
Perusahaan yang tidak bisa menentukan hal ini cenderung mengelola berdasarkan lamanya duduk di tempat, bukan hasil.
Artinya, karena tidak bisa mendefinisikan hasil, mereka mengelola dengan waktu.
Ini juga masalah hal-hal yang belum didefinisikan.
Ada Orang yang Tetap Lelah Meski Hanya 8 Jam
Meski jam kerja 8 jam bermula sebagai "batas atas", sekarang pun ada orang yang tetap merasa itu panjang.
Ini bukan soal manja.
Konsentrasi, stamina, beban perjalanan ke kantor, kondisi keluarga, beban sensorik (misalnya bising dan keramaian), kondisi tidur, dan daya pulih berbeda-beda pada tiap orang.
Meski sama-sama 8 jam, bebannya tidak sama.
- Orang yang perjalanan ke kantornya jauh
- Orang yang mengurus anak atau merawat keluarga
- Orang yang mudah lelah karena keramaian dan kebisingan
- Orang yang mudah terkuras oleh rapat dan penyesuaian dengan banyak pihak
- Orang yang berpikir sangat padat dalam waktu singkat
- Sebaliknya, orang yang lebih cocok bekerja pelan-pelan dalam waktu panjang
- Orang yang lelah fisik karena kerja lapangan
- Orang yang beban otaknya besar karena kerja intelektual
Memperlakukan semuanya sama dengan "8 jam" adalah rancangan yang cukup kasar.
8 jam bukan waktu yang pas untuk semua orang.
Bagi sebagian orang terlalu panjang. Bagi sebagian lain mungkin terlalu pendek. Pada pekerjaan tertentu mungkin memang diperlukan. Pada pekerjaan lain, mungkin hanya menjadi waktu menunggu setelah hasil keluar.
Yang sebenarnya perlu dilihat bukan waktunya, melainkan sifat dan beban pekerjaannya.
Dalam Kerja Intelektual, Ada Hari-Hari yang Tidak Perlu Berpikir Intens Selama 8 Jam Penuh
Terutama pada pekerjaan seperti perencanaan, desain, manajemen proyek, perbaikan proses kerja, penulisan artikel, dan pemanfaatan AI, jam kerja dan hasil tidak berbanding lurus secara sederhana.
Yang penting bukan duduk lama, melainkan hal-hal seperti ini:
- Menentukan tujuan
- Menemukan bagian yang belum didefinisikan
- Menetapkan kriteria keputusan
- Menentukan prioritas
- Merapikan pihak-pihak terkait
- Membuat syarat selesai
- Menurunkannya menjadi langkah pelaksanaan
- Mengubahnya menjadi dokumen dan instruksi yang diperlukan
Jika semuanya pas, hal-hal ini bisa maju sekaligus dalam 30 menit sampai 2 jam.
Sebaliknya, ada juga rapat 8 jam yang tidak menghasilkan keputusan apa pun.
Artinya, dalam pekerjaan berpikir, waktu yang dihabiskan dan berpikir bukanlah hal yang sama.
Pusing lama-lama bukan berarti sudah berpikir.
Kalau rapat terus berjalan dengan segalanya belum jelas, itu bukan berpikir, mungkin hanya berputar-putar di genangan hal yang belum didefinisikan.
Rancangan yang Benar-Benar Disyukuri Pekerja
Yang benar-benar disyukuri pekerja adalah rancangan seperti ini:
Apa yang harus dikerjakan sudah didefinisikan. Apa yang dihitung sebagai selesai sudah ditentukan. Kalau sudah selesai, boleh pulang tanpa gaji dipotong. Kalau perlu penanganan darurat, itu diatur terpisah. Kalau perlu siaga, diperlakukan sebagai siaga. Orang yang menghasilkan hasil tidak rugi karena selesai lebih cepat.
Hanya dengan ini saja, cara kerja bisa berubah banyak.
Kalau "selesai lebih cepat berarti ditumpuki pekerjaan baru tanpa henti", maka motivasi untuk selesai cepat akan hilang.
Kalau "meski selesai, tidak boleh pulang", maka meningkatkan produktivitas jadi kurang berarti.
Kalau "meski sudah menghasilkan, tetap ditahan 8 jam", pekerja akan secara alami mulai mengatur tempo.
Ini bukan malas, melainkan pertahanan diri yang rasional.
Kalau benar-benar ingin meningkatkan produktivitas, dibutuhkan rancangan yang tidak merugikan orang yang menghasilkan hasil.
"Selesai Boleh Pulang dengan Gaji yang Sama" Berbeda dengan Gaji Berbasis Kinerja
Yang penting di sini, gagasan "selesai boleh pulang dengan gaji yang sama" sedikit berbeda dari gaji berbasis kinerja yang sederhana.
Dengan gaji berbasis kinerja, ada risiko hanya hasil jangka pendek yang dihargai dan pekerjaan yang tidak terlihat tidak dinilai.
Yang dibutuhkan bukan paham hasil yang ekstrem, melainkan rancangan gaji bulanan dengan syarat selesai.
Misalnya, dibagi seperti ini:
- Syarat selesai untuk pekerjaan rutin
- Rapat dan berbagi informasi yang wajib
- Penanggung jawab penanganan darurat
- Jam yang membutuhkan siaga
- Waktu untuk perbaikan, pelatihan, dan serah terima
- Syarat yang membolehkan seseorang mengakhiri hari kerja atas penilaiannya sendiri
Setelah semua itu didefinisikan, ditetapkan: "Kalau pekerjaan wajib hari ini sudah selesai, bukan penanggung jawab darurat, dan informasi sudah dibagikan, boleh pulang."
Dengan begitu, pekerja punya alasan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan akurat.
Perusahaan pun lebih mudah menilai orang yang benar-benar memajukan pekerjaan, bukan orang yang hanya duduk-duduk di tempat.
Libur 3 Hari Seminggu Juga Jadi Lebih Mudah Diterapkan
Kalau rancangan ini sudah ada, libur 3 hari seminggu (kerja 4 hari) juga jadi lebih mudah diterapkan.
Soal libur 3 hari seminggu, sering muncul keberatan seperti ini:
- Pekerjaan tidak akan selesai
- Tidak bisa melayani pelanggan
- Ada orang yang akan kena beban
- Tidak mungkin kecuali gaji dikurangi
- Tidak bisa menangani keadaan darurat
- Rapat tidak akan berjalan
Memang benar, kalau hari libur ditambah tanpa mendefinisikan apa pun, akan timbul masalah.
Tetapi sebaliknya, kalau hal-hal berikut ditentukan, penerapannya jadi lebih mudah:
- Pekerjaan yang harus selesai dalam seminggu
- Jam penanganan yang mutlak diperlukan
- Penanggung jawab keadaan darurat
- Pintu kontak untuk pelanggan
- Hari untuk rapat
- Pekerjaan yang bisa diselesaikan sendiri
- Pekerjaan yang diserahterimakan dalam tim
- Syarat boleh dihubungi di hari libur
- Syarat tidak boleh dihubungi di hari libur
Jadi, alasan libur 3 hari sulit diterapkan sebagian besar bukan karena "libur", melainkan karena syarat selesai dan syarat penanganan pekerjaan belum didefinisikan.
Libur 3 hari seminggu bukan sekadar sistem untuk menambah libur.
Ini adalah sistem untuk merancang ulang pekerjaan.
Libur 3 Hari Seminggu Bukan "Menjejalkan Kerja 5 Hari ke dalam 4 Hari"
Ada juga hal yang perlu diwaspadai.
Saat menerapkan libur 3 hari seminggu, tidak ada artinya kalau hanya menjejalkan pekerjaan 5 hari ke dalam 4 hari.
Itu hanya menambah beban per hari.
Yang benar-benar dibutuhkan adalah mengurangi pekerjaan.
- Mengurangi rapat yang sia-sia
- Mengurangi laporan yang tumpang tindih
- Mengotomatiskan pekerjaan manual
- Memperjelas siapa yang memutuskan
- Menentukan syarat selesai
- Menentukan titik konsultasi
- Mengurangi tugas rutin dengan makro Excel (VBA), RPA (robot perangkat lunak yang mengulang tugas di komputer), dan AI
- Menghapus pekerjaan yang kalau tidak ada pun tidak jadi masalah
Dengan kata lain, sebelum menjadi "sistem untuk menambah libur", libur 3 hari seminggu adalah sistem untuk membuat pemborosan dalam pekerjaan terlihat.
Kalau langkah ini dilewati dan langsung libur 3 hari seminggu, yang terjadi hanyalah jadi makin sibuk.
Libur 3 Hari Seminggu sebagai Eksperimen
Eksperimen libur 3 hari seminggu atau kerja 4 hari sudah dilakukan di beberapa tempat.
Yang terkenal adalah "Work-Life Choice Challenge 2019 Summer" dari Microsoft Jepang.
Pada musim panas 2019, perusahaan itu menjalankan proyek internal yang berpusat pada kerja 4 hari dan libur 3 hari seminggu, dan mengumumkan hasil pengukuran efeknya.
Yang ditunjukkan oleh upaya seperti ini adalah bahwa mengurangi hari atau jam kerja belum tentu berarti hasil menurun.
Tentu saja, ini tidak bisa langsung diterapkan pada semua perusahaan dan semua jenis pekerjaan.
Ada pekerjaan yang membutuhkan penanganan terus-menerus, seperti kerja lapangan, medis, perawatan, pelayanan pelanggan, manufaktur, pemeliharaan, dan layanan pelanggan.
Meski begitu, pertanyaannya tetap ada.
Apakah yang benar-benar dibutuhkan adalah menahan orang 8 jam? Atau merancang secara terpisah hasil, siaga, penanganan darurat, dan serah terima?
Dari Kurungan 8 Jam ke Perancangan Syarat Selesai
Jam kerja 8 jam itu sendiri bukan hal yang buruk.
Ada pekerjaan yang cocok dengan 8 jam. Ada lokasi kerja yang membutuhkan 8 jam. Ada pekerjaan yang mengharuskan tim bergerak di waktu yang sama.
Masalahnya adalah menstandarkan 8 jam tanpa mempertanyakannya, lalu mencoba memasukkan semua pekerjaan ke dalam kerangka itu.
Yang seharusnya dilihat bukan hanya waktu.
- Hasil
- Kualitas
- Syarat selesai
- Siaga
- Penanganan darurat
- Rapat
- Koordinasi
- Serah terima
- Pemulihan
- Kehidupan
Semua ini perlu dirancang secara terpisah.
8 jam pada awalnya adalah pagar untuk melindungi manusia.
Tetapi, tergantung cara menjalankannya, ia bisa menjadi kurungan yang mengurung manusia di perusahaan.
Yang dibutuhkan bukan menggelembungkan pekerjaan agar sesuai dengan 8 jam.
Melainkan mendefinisikan tujuan pekerjaan, syarat selesai, dan syarat penanganan, sehingga orang bisa bekerja hanya selama waktu yang diperlukan.
Kesimpulan: 8 Jam Dulu Adalah Batas Atas. Tidak Perlu Dijadikan Waktu Tahan Standar
Jam kerja 8 jam bukan karena itu angka paling ideal bagi manusia.
Secara historis, itu adalah batas atas untuk menghentikan kerja berlebihan.
Namun sekarang, batas atas itu telah menjadi waktu tahan standar.
Dan di banyak perusahaan, orang dikelola dengan bingkai waktu 8 jam tanpa hasil dan syarat selesai yang didefinisikan.
Inilah yang bisa disebut pemujaan terhadap jam kerja.
Yang benar-benar dibutuhkan bukan menjaga 8 jam.
Menentukan apa yang harus dikerjakan hingga dianggap selesai. Tidak rugi meski pulang setelah selesai. Merancang penanganan darurat dan siaga secara terpisah. Orang yang menghasilkan hasil tidak rugi karena selesai lebih cepat.
Kalau ini bisa dilakukan, libur 3 hari seminggu juga jadi lebih mudah diterapkan.
Daripada menambah jam kerja, kurangi hal yang belum didefinisikan.
Mungkin inilah gagasan yang kita perlukan untuk cara kerja ke depan.
