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- Erwartete Suchbegriffe: QC Bestandsaufnahme / QC Probleme sichtbar machen / QC Pareto-Diagramm verwenden / QC Daten darstellen / QC Bestandsaufnahme Beispiel
- Meta-Beschreibung: Bei der Bestandsaufnahme in einem QC-Projekt (Qualitätsverbesserung) reicht es nicht, Daten einfach aufzureihen. Hier erfährst du, wie du mit Zahlen zeigst, „was genau schlecht ist" und „was am schlechtesten ist", und wann ein Pareto-Diagramm oder andere Grafiken sinnvoll sind.
- Zielgruppe: Leute, denen gesagt wurde, dass die Bestandsaufnahme in ihren QC-Unterlagen schwach ist
Die Bestandsaufnahme ist kein Datenlager
Der häufigste Fehler bei der Bestandsaufnahme: Man reiht einfach Daten aneinander.
- Vergessene Stempelungen pro Monat
- Wie viele Personen betroffen sind
- Wann es passiert
- Wie viel Zeit die Kontrolle kostet
- Wie stark es sich rund um den Abrechnungsstichtag häuft
All das ist wichtig.
Aber nur aufzählen ist zu schwach.
Das Publikum denkt dann:
Und was willst du mir damit sagen?
Eine Bestandsaufnahme braucht nicht die Daten selbst.
Sie braucht die Antwort darauf, was an den Daten schlecht ist.
Worauf es bei der Bestandsaufnahme ankommt
Bewertet werden meist diese beiden Punkte:
- Ist anhand von Daten objektiv gezeigt, was schlecht ist?
- Springt das Problem ins Auge?
Das heißt, du musst Folgendes tun:
Das Problem in Zahlen zeigen
↓
Zeigen, wo es am schlimmsten ist
↓
Zeigen, wie sich das Problem auf die Arbeit auswirkt
Tiefe zeigt sich durch Objektivität
Tiefe bekommt eine Bestandsaufnahme nicht durch mehr Text.
Sondern durch Zahlen.
Die Stufen der Tiefe sehen so aus:
| Stufe | Zustand | Beispiel |
|---|---|---|
| Lv1 | Eindruck | „Passiert oft", „ist lästig" |
| Lv2 | Aufzeichnung | „Es passiert tatsächlich" |
| Lv3 | Zahlen | „X Fälle, X Personen, X Minuten pro Monat" |
| Lv4 | Vergleich | „Unterschiede zum Vormonat, nach Art und rund um den Stichtag sind sichtbar" |
| Lv5 | Struktur | „Man sieht, wo es sich häuft und was man beseitigen muss, damit es wirkt" |
Die Tiefe einer Bestandsaufnahme hängt nicht von der Zeichenzahl ab.
Entscheidend ist, ob man an den Zahlen die Struktur des Problems erkennt.
Das Pareto-Diagramm kommt erst an dieser Stelle
Fang nicht mit dem Pareto-Diagramm an.
Ein Pareto-Diagramm (Balken, nach Größe absteigend sortiert, plus eine Linie für den kumulierten Anteil) beantwortet diese Frage:
Was ist am schlimmsten?
Am Beispiel vergessener Stempelungen:
| Kategorie | Fälle |
|---|---|
| Ausstempeln vergessen | 25 Fälle |
| Einstempeln vergessen | 10 Fälle |
| Stempeln nach der Rückkehr von einem Außentermin vergessen | 5 Fälle |
| Sonstiges | 3 Fälle |
Im Pareto-Diagramm sieht man
auf einen Blick: „Vergessenes Ausstempeln ist der größte Posten."
Das Pareto-Diagramm ist also
ein Werkzeug, um das Problem sichtbar zu machen.
Kein Schmuck, damit die Unterlagen nach QC aussehen.
Zahlen und QC-Werkzeuge für die Bestandsaufnahme
| Was man sehen will | Die Frage | Die Zahlen | Darstellung |
|---|---|---|---|
| Gesamtmenge | Wie oft passiert es? | Vergessene Stempelungen pro Monat | Linien- oder Balkendiagramm |
| Kern des Problems | Was kommt am häufigsten vor? | Fälle von vergessenem Einstempeln, Ausstempeln, Stempeln nach Rückkehr usw. | Pareto-Diagramm |
| Zeitpunkt | Wann häuft es sich? | Rund um den Stichtag, Wochentag, Tageszeit | Balkendiagramm, nach Kategorien aufgeteilt |
| Betroffene | Wem macht es Arbeit? | Kontrollzeit von Mitarbeiter, Vorgesetztem und Verwaltung | Gestapeltes Balkendiagramm |
| Verschwendeter Aufwand | Wie stark sinkt die Produktivität? | Kontrollzeit pro Fall × Anzahl Fälle | Tabelle mit Umrechnung in Arbeitsstunden |
| Dauerhaftigkeit | Einmalig oder jeden Monat? | Verlauf pro Monat | Liniendiagramm |
Schlechte und gute Bestandsaufnahme
Eine schlechte Bestandsaufnahme:
Stand bei vergessenen Stempelungen
Wir haben Anzahl pro Monat, Zahl der Betroffenen, Zeitpunkt und Kontrollzeit erhoben.
Das ist nur ein Datenlager.
Eine gute Bestandsaufnahme:
Vergessene Stempelungen passieren jeden Monat und häufen sich besonders beim Feierabend und rund um den Stichtag.
Will man noch den Bezug zu dem herstellen, was der Arbeitsplatz braucht, geht es so:
Vergessene Stempelungen häufen sich beim Feierabend und rund um den Stichtag und verursachen Kontrollaufwand bei Mitarbeiter, Vorgesetztem und Verwaltung.
Jetzt ist klar, was das Problem ist.
Von der Bestandsaufnahme zur Ursachenanalyse
Eine Bestandsaufnahme endet damit, dass sie zum nächsten Schritt hinführt, der Ursachenanalyse.
Angenommen, die Bestandsaufnahme zeigt Folgendes:
Vergessenes Ausstempeln kommt am häufigsten vor.
Der Kontrollaufwand ballt sich kurz vor dem Stichtag.
Dann ergeben sich die nächsten Fragen ganz von selbst:
Warum wird beim Feierabend das Stempeln vergessen?
Warum merkt man es erst kurz vor dem Stichtag?
Warum klärt der Mitarbeiter das nicht allein, sodass die Arbeit bei Vorgesetztem und Verwaltung landet?
So führt die Bestandsaufnahme sauber zur Ursachenanalyse.
Fazit
Die Bestandsaufnahme ist kein Schritt, in dem man Daten aufreiht.
Sie ist der Schritt, in dem man das Problem mit Zahlen objektiviert und sichtbar macht, was am schlechtesten ist.
Hier taucht das Pareto-Diagramm zum ersten Mal auf.
QC-Werkzeuge wählt man nicht als Erstes aus.
Man setzt sie ein, um die Zahlen, die die Fragen des Bewertungsbogens beantworten, verständlich darzustellen.
