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- Palavras-chave previstas: diagnóstico da situação atual em QC / como destacar o problema em QC / como usar gráfico de Pareto em QC / como apresentar dados em QC / exemplo de diagnóstico da situação atual
- Meta descrição: No diagnóstico da situação atual de um projeto de QC (melhoria da qualidade), não basta enfileirar dados. Aqui você vê como mostrar com números "o que está ruim" e "qual é o pior ponto", e quando usar um gráfico de Pareto ou outros gráficos.
- Público-alvo: quem ouviu que o diagnóstico da situação atual nos materiais de QC está fraco
Diagnóstico da situação atual não é depósito de dados
O erro mais comum no diagnóstico da situação atual é simplesmente enfileirar dados.
- Número de esquecimentos de ponto por mês
- Quantas pessoas esqueceram
- Em que momento acontece
- Tempo gasto para conferir
- O quanto se concentra perto do fechamento da folha
Tudo isso é importante.
Mas só listar fica fraco.
O que quem está ouvindo pensa é isto:
E aí, o que você quer dizer?
O que o diagnóstico precisa não é do dado em si.
É de o que os dados mostram que está ruim.
O que se avalia no diagnóstico da situação atual
Em geral, olham estas duas coisas:
- Está mostrado de forma objetiva, com dados, o que está ruim?
- O problema ficou em destaque?
Ou seja, o que você precisa fazer é isto:
Mostrar o problema com números
↓
Mostrar onde está o pior ponto
↓
Mostrar como esse problema afeta o trabalho
A profundidade vem da objetividade
Para dar profundidade ao diagnóstico, não adianta escrever mais texto.
É preciso apresentar números.
A escada da profundidade é esta:
| Nível | Estado | Exemplo |
|---|---|---|
| Lv1 | Impressão | "Acontece muito", "está difícil" |
| Lv2 | Registro | "Realmente acontece" |
| Lv3 | Números | "X casos, X pessoas, X minutos por mês" |
| Lv4 | Comparação | "Dá para ver diferenças em relação ao mês anterior, por tipo e perto do fechamento" |
| Lv5 | Estrutura | "Dá para ver onde se concentra e o que atacar para resolver" |
A profundidade do diagnóstico não é questão de número de caracteres.
É se os números deixam ver a estrutura do problema.
É só agora que se usa o gráfico de Pareto
Não comece fazendo um gráfico de Pareto.
O gráfico de Pareto (barras em ordem decrescente, com uma linha de percentual acumulado) serve para responder a esta pergunta:
O que é o pior?
No caso dos esquecimentos de ponto:
| Categoria | Casos |
|---|---|
| Esqueceu de bater o ponto na saída | 25 casos |
| Esqueceu de bater o ponto na entrada | 10 casos |
| Esqueceu de bater o ponto ao voltar de uma saída | 5 casos |
| Outros | 3 casos |
Mostrando isso num gráfico de Pareto,
dá para ver num instante que "esquecer o ponto na saída é o mais frequente".
Ou seja, o gráfico de Pareto é
uma ferramenta para destacar o problema.
Não é enfeite para o material parecer coisa de QC.
Números e ferramentas de QC usados no diagnóstico da situação atual
| O que você quer ver | A pergunta | Os números | Como mostrar |
|---|---|---|---|
| Volume total | Quanto acontece? | Esquecimentos de ponto por mês | Gráfico de linhas ou de barras |
| Centro do problema | O que é mais frequente? | Casos de entrada esquecida, saída esquecida, retorno esquecido etc. | Gráfico de Pareto |
| Momento | Quando acontece mais? | Perto do fechamento, dia da semana, horário | Gráfico de barras, separado por categoria |
| Alcance | Quem perde tempo com isso? | Tempo de conferência da pessoa, do chefe e do setor administrativo | Gráfico de barras empilhadas |
| Esforço desperdiçado | Quanta produtividade se perde? | Tempo de conferência por caso × número de casos | Tabela de conversão em horas de trabalho |
| Persistência | É pontual ou todo mês? | Evolução mês a mês | Gráfico de linhas |
Um diagnóstico ruim e um bom
Um diagnóstico ruim:
Situação dos esquecimentos de ponto
Levantamos a quantidade por mês, o número de pessoas, o momento e o tempo de conferência.
Isso é só um depósito de dados.
Um diagnóstico bom:
Os esquecimentos de ponto acontecem todo mês e se concentram principalmente na saída e perto do fechamento.
E se você quiser ligar isso às necessidades do local de trabalho, fica assim:
Os esquecimentos de ponto se concentram na saída e perto do fechamento, e geram trabalho de conferência para a pessoa, o chefe e o setor administrativo.
Assim dá para entender o que está ruim.
Do diagnóstico da situação atual à análise de causas
O diagnóstico da situação atual termina ligando-se ao próximo passo, a análise de causas.
Digamos que o diagnóstico mostrou isto:
O esquecimento mais comum é na saída.
O trabalho de conferência se concentra pouco antes do fechamento.
Então as próximas perguntas surgem naturalmente:
Por que o ponto é esquecido na saída?
Por que ninguém percebe até pouco antes do fechamento?
Por que a pessoa não resolve sozinha e o trabalho cai para o chefe e o setor administrativo?
Assim, o diagnóstico da situação atual se conecta direitinho com a análise de causas.
Resumo
O diagnóstico da situação atual não é uma etapa para enfileirar dados.
É a etapa em que se objetiva o problema com números e se destaca o que está pior.
O gráfico de Pareto só entra aqui.
As ferramentas de QC não são a primeira coisa que se escolhe.
Elas servem para mostrar com clareza os números que respondem às perguntas da ficha de avaliação.
