Thông tin SEO
- Từ khóa dự kiến: phân tích hiện trạng QC / cách làm nổi bật vấn đề trong QC / cách dùng biểu đồ Pareto trong QC / cách trình bày dữ liệu trong QC / ví dụ phân tích hiện trạng
- Mô tả meta: Khi phân tích hiện trạng trong QC (hoạt động cải tiến chất lượng), chỉ xếp dữ liệu ra thôi là chưa đủ. Bài viết này giải thích cách dùng con số để cho thấy "tệ ở chỗ nào" và "cái gì tệ nhất", cùng lúc nào nên dùng biểu đồ Pareto hay các biểu đồ khác.
- Đối tượng độc giả: người bị nhận xét là phần phân tích hiện trạng trong tài liệu QC còn yếu
Phân tích hiện trạng không phải là kho chứa dữ liệu
Lỗi hay gặp nhất khi phân tích hiện trạng là chỉ xếp dữ liệu ra.
- Số lần quên chấm công mỗi tháng
- Số người bị quên
- Thời điểm xảy ra
- Thời gian dành cho việc kiểm tra
- Mức độ dồn lại quanh ngày chốt công
Những thứ này đều quan trọng.
Nhưng chỉ xếp ra thôi thì yếu.
Người nghe sẽ nghĩ thế này.
Vậy rốt cuộc bạn muốn nói gì?
Điều phân tích hiện trạng cần không phải là bản thân dữ liệu.
Mà là dữ liệu cho thấy cái gì đang tệ.
Những điểm được chấm trong phân tích hiện trạng
Thường người ta xem hai điều sau.
- Có dùng dữ liệu để chỉ ra một cách khách quan là tệ như thế nào không
- Vấn đề có được làm nổi bật lên không
Nói cách khác, việc cần làm là thế này.
Cho thấy vấn đề bằng con số
↓
Cho thấy chỗ nào tệ nhất
↓
Cho thấy vấn đề đó ảnh hưởng đến công việc ra sao
Chiều sâu thể hiện qua tính khách quan
Muốn phân tích hiện trạng có chiều sâu thì không phải viết nhiều chữ hơn.
Mà là đưa ra con số.
Các bậc thang của chiều sâu như sau.
| Cấp độ | Trạng thái | Ví dụ |
|---|---|---|
| Lv1 | Cảm nhận | Nhiều lắm, khổ lắm |
| Lv2 | Ghi nhận | Đúng là có xảy ra |
| Lv3 | Con số | Mỗi tháng X vụ, X người, X phút |
| Lv4 | So sánh | So với tháng trước, theo từng loại, quanh ngày chốt công đều thấy khác biệt |
| Lv5 | Cấu trúc | Thấy được dồn ở đâu và xử lý cái gì thì hiệu quả |
Chiều sâu của phân tích hiện trạng không nằm ở số chữ.
Mà là nhìn vào con số có thấy được cấu trúc của vấn đề không.
Đến đây mới dùng biểu đồ Pareto
Đừng bắt đầu bằng việc vẽ biểu đồ Pareto.
Biểu đồ Pareto (biểu đồ cột xếp từ lớn đến nhỏ, kèm đường phần trăm cộng dồn) dùng để trả lời câu hỏi này.
Cái gì tệ nhất?
Lấy ví dụ quên chấm công.
| Phân loại | Số vụ |
|---|---|
| Quên chấm công khi tan làm | 25 vụ |
| Quên chấm công khi vào làm | 10 vụ |
| Quên chấm công khi quay lại sau lúc ra ngoài | 5 vụ |
| Khác | 3 vụ |
Khi thể hiện bằng biểu đồ Pareto,
chỉ cần liếc qua là thấy "quên chấm công khi tan làm là nhiều nhất".
Nghĩa là biểu đồ Pareto là
công cụ để làm nổi bật vấn đề.
Nó không phải đồ trang trí cho tài liệu trông có vẻ "chuẩn QC".
Con số và công cụ QC dùng trong phân tích hiện trạng
| Muốn xem gì | Câu hỏi | Con số | Cách thể hiện |
|---|---|---|---|
| Quy mô chung | Xảy ra nhiều đến mức nào? | Số lần quên chấm công theo tháng | Biểu đồ đường, biểu đồ cột |
| Trọng tâm của vấn đề | Loại nào nhiều nhất? | Số vụ quên chấm công vào, quên chấm công ra, quên chấm công khi quay lại... | Biểu đồ Pareto |
| Thời điểm xảy ra | Khi nào nhiều? | Quanh ngày chốt công, thứ trong tuần, khung giờ | Biểu đồ cột, chia theo nhóm |
| Phạm vi ảnh hưởng | Ai phải tốn công? | Thời gian kiểm tra của bản thân, cấp trên, bộ phận hành chính | Biểu đồ cột chồng |
| Công sức lãng phí | Làm giảm năng suất bao nhiêu? | Thời gian kiểm tra mỗi vụ × số vụ | Bảng quy đổi ra giờ công |
| Tính liên tục | Chỉ nhất thời hay tháng nào cũng có? | Xu hướng theo tháng | Biểu đồ đường |
Phân tích hiện trạng tệ và phân tích hiện trạng tốt
Phân tích hiện trạng tệ.
Hiện trạng quên chấm công
Đã khảo sát số vụ theo tháng, số người, thời điểm xảy ra và thời gian kiểm tra.
Đây chỉ là kho chứa dữ liệu.
Phân tích hiện trạng tốt.
Quên chấm công xảy ra hằng tháng, đặc biệt dồn vào lúc tan làm và quanh ngày chốt công.
Nếu muốn nối thêm đến nhu cầu của nơi làm việc, thì sẽ như sau.
Quên chấm công dồn vào lúc tan làm và quanh ngày chốt công, kéo theo công sức kiểm tra của bản thân, cấp trên và bộ phận hành chính.
Như vậy là biết được cái gì đang tệ.
Nối từ phân tích hiện trạng sang phân tích nguyên nhân
Phần cuối của phân tích hiện trạng là nối sang bước tiếp theo, phân tích nguyên nhân.
Giả sử phân tích hiện trạng cho thấy như sau.
Quên chấm công lúc tan làm là nhiều nhất.
Công sức kiểm tra dồn vào trước ngày chốt công.
Thế thì câu hỏi tiếp theo tự nhiên đã rõ.
Tại sao lúc tan làm lại quên chấm công?
Tại sao đến sát ngày chốt công mới nhận ra?
Tại sao bản thân không tự giải quyết xong mà công việc lại đổ sang cấp trên và bộ phận hành chính?
Vậy là phân tích hiện trạng nối sang phân tích nguyên nhân một cách gọn gàng.
Tóm lại
Phân tích hiện trạng không phải là công đoạn xếp dữ liệu ra.
Đó là công đoạn dùng con số để khách quan hóa vấn đề và làm nổi bật cái gì tệ nhất.
Biểu đồ Pareto đến đây mới xuất hiện.
Công cụ QC không phải thứ để chọn đầu tiên.
Chúng dùng để trình bày cho dễ hiểu những con số trả lời các câu hỏi trong bảng đánh giá.
