Hay conversaciones largas en las que no se decide nada.
A simple vista parece que se está trabajando bien.
Un jefe o un compañero veterano busca a alguien para hablar.
Se piensa en el trabajo.
Se le dan vueltas: "que si esto, que si lo otro".
Pero cuando al final se pregunta lo siguiente, todo se detiene.
Y entonces, ¿qué se decidió?
¿Quién se encarga?
¿Para cuándo?
¿Cuál es el siguiente paso?
¿Con qué criterio se decide?
¿Quién asume la responsabilidad?
Si nada de esto quedó claro, eso no es una consulta.
Es solo un "frontón" pagado con sueldos (hablarle a alguien como quien lanza una pelota contra la pared para pensar en voz alta).
"El tiempo que se habló" no es un resultado
Lo peligroso de una conversación es que quien habla siente que está avanzando.
Hablamos una hora.
La otra persona asentía.
Salieron temas de trabajo.
Así que uno se queda con la sensación de haber trabajado.
Pero el resultado de una conversación no se mide en tiempo.
Como mínimo, debería medirse con alguna de estas cosas:
- Se llegó a una conclusión
- Se fijó un criterio de decisión
- Se asignó un responsable
- Se fijó una fecha límite
- Se definió el siguiente paso
- Quedó claro qué es lo que no se sabe
- Se ordenó lo que falta por confirmar
Si no hay nada de esto, la conversación se parece más a un "volcado de pensamientos" que a trabajo.
Además, cuando hay otra persona, el costo no lo paga solo uno.
Si una persona habla 1.5 horas y la otra escucha 1.5 horas, ya se han perdido 3 horas-persona.
Y si además se rompe la concentración de quienes están cerca, la pérdida real es todavía mayor.
Lo que hay detrás de una consulta sin decisión: temas mezclados
En las conversaciones que no avanzan, casi siempre los temas están revueltos.
Por ejemplo, hay asuntos que deberían separarse así:
Los requisitos del puesto
¿Qué necesita ese trabajo?La aptitud, la experiencia y los deseos de la otra persona
¿Cuánto encaja esa persona con esos requisitos?La capacidad de la empresa para recibirla
¿Puede la empresa apoyarla, formarla y preparar el entorno para que trabaje?La gestión de riesgos
Si surge un problema, ¿quién ayuda y cómo?
Todos son temas distintos.
Pero en las malas conversaciones se mezclan.
Se habla de los requisitos del puesto y, a mitad de camino, se pasa a hablar de la personalidad del otro.
La empresa simplemente tiene poca capacidad de acogida, pero acaba diciéndose "esa persona no sirve para esto".
Solo falta un criterio de decisión, pero se termina diciendo "no me da buena espina" o "no parece que vaya a durar".
Así no puede haber conclusión.
Porque no se decide lo que de verdad hay que decidir, y se descarga la frustración en otro lado.
La magia oscura de culpar a la persona por un problema de estructura
En el trabajo existe una magia oscura muy común.
Es trasladar a la persona un problema de estructura.
En realidad, lo débil es el sistema de la empresa.
No hay formación.
No hay criterios.
No hay preparación para recibir a nadie.
No hay reglas que protejan.
Las responsabilidades son difusas.
La forma de trabajar en el día a día está anticuada.
Y aun así, no se trata como un problema de la empresa.
En lugar de eso, se convierte en frases como estas:
"Esa persona no sirve para esto"
"Esa persona no encaja"
"Esa persona no parece que vaya a durar"
"Esa persona no se entera"
"Esa persona es muy ingenua"
"Esa persona no conoce cómo es el trabajo de verdad"
Con esto, la empresa se ahorra mirar sus propios problemas.
Quienes deciden se ahorran que les reprochen su falta de preparación.
Pero el trabajo no avanza.
Porque se está equivocando la causa.
Quien pregunta "¿entendiste?" a cada rato a veces no pide confirmación, sino aprobación
Las conversaciones sin decisión tienen otra característica.
Se empieza por llevarle la contraria al otro en todo.
Y luego se pregunta:
¿Entendiste?
Por supuesto, hay situaciones en las que de verdad hace falta comprobar que se entendió.
Si se trata de seguridad, calidad o procedimientos, es necesario.
Pero si toda la conversación es negativa, no hay conclusión y se repite "¿entendiste?", puede que no sea una comprobación, sino una forma de endosarle un papel al otro:
- Quiere que le reciban su inquietud
- Quiere que le aprueben su forma de pensar
- Quiere que escuchen sin rebatir
- Quiere que le acompañen en sus dudas
- Quiere que le digan que tiene razón
Esto no es una consulta de trabajo: es subcontratar el manejo de las emociones.
Quien escucha deja de ser un interlocutor de trabajo y pasa a ser el encargado de entender, el encargado de aprobar, el papel de mamá.
Así es imposible que el trabajo avance.
Una conversación que es mejor tener con una IA
Hablar con personas no es malo en sí mismo.
Hay cosas que solo se ven hablando entre personas.
El conocimiento del terreno, el clima del equipo, la consideración hacia el otro, quién es responsable.
Todo eso requiere criterio humano.
Pero es arriesgado retener a alguien más de una hora cuando ni siquiera se han ordenado los temas.
En esa etapa, suele ser mejor "lanzar la pelota contra el frontón" con una IA.
Con una IA se puede, por lo menos, hacer esto:
- Separar los temas
- Detectar contradicciones
- Proponer criterios de decisión
- Plantear varias propuestas de conclusión
- Ordenar ventajas y desventajas
- Convertirlo en una lista de tareas
- Dejarlo como nota previa a la reunión
Hablar con una persona puede venir después.
Es decir, en vez de usar a alguien como pared de entrada, primero se pasan los temas al papel.
Y luego se confirman con la persona.
Solo con esto, el costo de personal de la conversación baja bastante.
Defensa: la técnica de separar los temas
Cuando te ves metido en una conversación así, contradecir de frente te desgasta.
Si la otra persona solo está soltando su ansiedad, atacarla con argumentos lógicos solo alarga todo.
Por eso hay que usar la técnica de separar los temas.
Por ejemplo, se responde así:
Creo que conviene separar por un lado los requisitos del puesto y por otro lo que depende de la empresa.
Me parece mejor ordenar por separado lo que tiene que ver con la persona y lo que la empresa puede apoyar.
Hoy, ¿lo que queremos es llegar a una conclusión o solo ordenar los temas?
Solo quisiera confirmar quién se encarga y para cuándo.
¿Cuál sería el siguiente paso?
Lo importante es no culpar al otro.
"Estás hablando demasiado"
"No hemos decidido nada, ¿verdad?"
"Eso es juzgar a la persona, ¿no?"
Si dices esto, la otra persona se pone a la defensiva.
En cambio, hay que devolver la conversación al papel.
- Temas
- Criterio de decisión
- Conclusión
- Responsable
- Fecha límite
- Siguiente paso
Se vuelve a estas seis cosas.
Esta es la defensa contra la magia oscura.
Una buena consulta termina dejando una sensación ligera
Una buena consulta, al terminar, te deja más ligero.
"Bueno, entonces seguimos así."
"Solo confirmemos esto."
"Con esta condición, de acuerdo."
"Vigilemos solo este riesgo."
"Lo siguiente lo hace esta persona, hasta aquí."
Así suena.
Una mala consulta, al terminar, pesa más.
Al final no sabes qué hacer.
No sabes quién lo hará.
No sabes cuál era el problema.
Pero, de alguna manera, parece que la culpa es del carácter de alguien.
Eso no es trabajo.
Una conversación que hace avanzar el trabajo no consiste en juzgar a la otra persona.
Consiste en separar la estructura, fijar las condiciones y traducirlo en un siguiente paso.
Resumen
Cuando se habla mucho y el trabajo no avanza, el problema no es que falte conversación.
Es justo lo contrario.
Se habla demasiado.
Pero no se separan los temas.
No se decide.
No se escribe.
No se asigna responsabilidad.
Y se culpa a la persona de un problema de estructura.
Por eso no avanza.
Una consulta no es mejor por ser larga.
Y retener a alguien durante horas tampoco es trabajar.
Lo que realmente hace falta no es un frontón de 1.5 horas, sino una hoja de notas ordenada.
¿Cuál es la conclusión?
¿Quién se encarga?
¿Para cuándo?
¿Cuáles son los temas?
¿Cuál es el problema por parte de la empresa?
¿Cuál es el problema por parte de la otra persona?
Solo cuando se logra separar hasta aquí, la conversación se convierte en trabajo.
