Existe um tipo de conversa que dura muito e não decide nada.
À primeira vista, parece que o trabalho está sendo feito direitinho.
O chefe ou o colega mais velho está puxando papo com alguém.
Está pensando no trabalho.
Fica pesando: "mas por um lado, mas por outro".
Só que, quando alguém pergunta isto no final, tudo trava.
Então, o que ficou decidido?
Quem fica responsável?
Qual é o prazo?
Qual é o próximo passo?
Qual é o critério de decisão?
Quem assume a responsabilidade?
Se nada disso ficou definido, não foi uma consulta.
Foi só um "bate-bola na parede" pago com salário (falar com alguém como quem joga a bola na parede para pensar em voz alta).
"Tempo de conversa" não é resultado
O perigo da conversa é que quem está falando sente que está avançando.
Falamos por uma hora.
A outra pessoa balançava a cabeça.
Até surgiram assuntos de trabalho.
Então dá a sensação de que trabalhamos.
Mas o resultado de uma conversa não se mede em tempo.
O resultado de uma conversa deve ser medido, no mínimo, por algum destes pontos:
- Saiu uma conclusão
- Foi definido um critério de decisão
- Foi definido o responsável
- Foi definido o prazo
- Foi definido o próximo passo
- Ficou claro o que não se sabe
- Ficou organizado o que ainda precisa ser confirmado
Se não há nada disso, a conversa se parece menos com "trabalho" e mais com um "despejo de pensamentos".
E, quando há outra pessoa, o custo não é só seu.
Se uma pessoa fala por 1.5 hora e a outra escuta por 1.5 hora, já se foram 3 horas-pessoa.
Se ainda por cima a conversa atrapalha a concentração de quem está por perto, a perda real é ainda maior.
O que está por trás da consulta que não decide: assuntos misturados
Nas conversas em que o trabalho não anda, quase sempre os assuntos estão embolados.
Por exemplo, existem temas que deveriam ser separados assim:
Os requisitos da função
O que esse trabalho exige?A aptidão, a experiência e os desejos da outra pessoa
Quanto essa pessoa combina com esses requisitos?A capacidade da empresa de receber a pessoa
A empresa consegue dar apoio, treinamento e preparar o ambiente para ela trabalhar?A gestão de riscos
Se surgir um problema, quem vai ajudar e como?
São assuntos totalmente diferentes.
Mas, nas conversas ruins, eles se misturam.
Parece que se fala dos requisitos da função, mas no meio do caminho vira conversa sobre a personalidade da pessoa.
A empresa só está com uma estrutura fraca para receber alguém, mas o assunto vira "essa pessoa não tem perfil".
Só falta um critério de decisão, mas o assunto vira "o clima não bateu" ou "acho que não vai durar".
Assim, não sai conclusão.
Porque o que realmente precisa ser decidido não é decidido, e a raiva é descontada em outro lugar.
A magia negra de culpar a pessoa por um problema de estrutura
Existe uma magia negra muito comum no ambiente de trabalho.
É transferir para a pessoa um problema de estrutura.
Na verdade, o que está fraco é o sistema da empresa.
Não há treinamento.
Não há critérios.
Não há preparo para receber ninguém.
Não há regras para proteger.
As responsabilidades são vagas.
O jeito de trabalhar no dia a dia está ultrapassado.
Mesmo assim, isso não é tratado como problema da empresa.
Em vez disso, vira frases como estas:
"Essa pessoa não tem perfil"
"Essa pessoa não combina"
"Essa pessoa não parece que vai durar"
"Essa pessoa não entende nada"
"Essa pessoa é mole demais"
"Essa pessoa não conhece o dia a dia do trabalho"
Com isso, a empresa não precisa olhar para os próprios problemas.
Quem decide não precisa ser cobrado pela própria falta de preparo.
Mas o trabalho não anda.
Porque a causa está errada.
Quem pergunta "entendeu?" toda hora às vezes não quer confirmação, e sim aprovação
Há mais uma característica das conversas sem decisão.
Começa-se sempre por discordar do outro.
E depois vem a pergunta:
Entendeu?
Claro que há momentos em que é preciso mesmo confirmar se a pessoa entendeu.
Em segurança, qualidade e procedimentos, isso é necessário.
Mas, se a conversa inteira é negativa, não há conclusão e o "entendeu?" fica se repetindo, pode ser que isso não seja confirmação, e sim uma forma de empurrar o próximo papel para o outro:
- Quer que acolham sua ansiedade
- Quer que aprovem sua forma de pensar
- Quer que escutem sem contestar
- Quer que acompanhem suas dúvidas
- Quer que digam que ele está certo
Isso não é consulta de trabalho: é terceirizar o processamento das emoções.
Quem escuta deixa de ser um parceiro de trabalho e vira o responsável por entender, o responsável por aprovar, o papel de mãe.
Assim, não tem como o trabalho andar.
Uma conversa que é melhor fazer com uma IA
Conversar com pessoas não é ruim em si.
Algumas coisas só se percebem conversando entre pessoas.
O conhecimento do dia a dia, o clima da equipe, o cuidado com o outro, quem é o responsável.
Tudo isso exige julgamento humano.
Mas é arriscado prender alguém por mais de uma hora quando nem os assuntos foram organizados.
Nessa fase, muitas vezes é melhor "bater bola" com uma IA.
Com uma IA, dá para pelo menos fazer isto:
- Separar os assuntos
- Encontrar contradições
- Propor critérios de decisão
- Apresentar várias propostas de conclusão
- Organizar vantagens e desvantagens
- Transformar em uma lista de tarefas
- Virar uma anotação para antes da reunião
Conversar com uma pessoa pode ficar para depois.
Ou seja, em vez de usar alguém como parede logo de cara, primeiro coloque os assuntos no papel.
Depois confirme com a pessoa.
Só isso já reduz bastante o custo de pessoal da conversa.
Defesa: a técnica de separar os assuntos
Quando você é puxado para uma conversa assim, rebater de frente só desgasta.
Se a outra pessoa está apenas despejando sua ansiedade, atacar com argumentos certinhos só prolonga tudo.
Por isso, o que se deve usar é a técnica de separar os assuntos.
Por exemplo, responda assim:
Acho melhor separar os requisitos da função do que depende da estrutura da empresa.
Parece melhor organizar separadamente o lado da pessoa e o que a empresa consegue apoiar.
Hoje o objetivo é chegar a uma conclusão ou só organizar os assuntos?
Queria só confirmar quem fica responsável e qual é o prazo.
Qual seria o próximo passo?
O ponto principal é não culpar o outro.
"Você está falando demais"
"Não ficou nada decidido, né?"
"Isso é julgar a pessoa, né?"
Se você disser isso, o outro entra em modo de defesa.
Em vez disso, traga a conversa de volta para o papel.
- Assuntos
- Critério de decisão
- Conclusão
- Responsável
- Prazo
- Próximo passo
Volte para esses seis itens.
Essa é a defesa contra a magia negra.
Uma boa consulta termina deixando a gente mais leve
Uma boa consulta deixa a gente mais leve depois que acaba.
"Então vamos seguir assim."
"Vamos confirmar só este ponto."
"Com essa condição, tudo bem."
"Vamos olhar só este risco."
"O próximo passo, até aqui, fica com esta pessoa."
É mais ou menos assim.
Uma consulta ruim deixa a gente mais pesado depois que acaba.
No fim, não se sabe o que fazer.
Não se sabe quem vai fazer.
Não se sabe qual era o problema.
Mas, de algum jeito, parece que a culpa é só do caráter de alguém.
Isso não é trabalho.
Uma conversa que faz o trabalho andar não é julgar o outro.
É separar a estrutura, definir as condições e transformar tudo em um próximo passo.
Resumo
Quando se fala por muito tempo e o trabalho não anda, o problema não é "falta de conversa".
É justamente o contrário.
Fala-se demais.
Mas não se separa.
Não se decide.
Não se escreve.
Não se define responsabilidade.
E se culpa a pessoa por um problema de estrutura.
Por isso não anda.
Consulta boa não é consulta longa.
E prender alguém por horas também não é trabalho.
O que realmente se precisa não é de 1.5 hora de bate-bola na parede, e sim de uma folha de anotações organizada.
Qual é a conclusão?
Quem fica responsável?
Qual é o prazo?
Quais são os assuntos?
Qual é o problema do lado da empresa?
Qual é o problema do lado da outra pessoa?
Só quando se consegue separar até aqui é que a conversa vira trabalho.
