Ada obrolan panjang yang ujung-ujungnya tidak memutuskan apa-apa.
Sekilas kelihatannya sedang bekerja dengan benar.
Atasan atau senior mengajak seseorang bicara.
Memikirkan soal pekerjaan.
Menimbang-nimbang, "kalau begini kurang, kalau begitu juga kurang".
Tapi begitu di akhir ditanya hal ini, semuanya macet.
Jadi, apa yang sudah diputuskan?
Siapa penanggung jawabnya?
Kapan tenggatnya?
Apa langkah berikutnya?
Apa patokan keputusannya?
Siapa yang memegang tanggung jawab?
Kalau tidak ada satu pun yang tersisa, itu bukan konsultasi.
Itu cuma "main pantul ke tembok" yang dibayar pakai gaji karyawan (bicara ke seseorang seperti melempar bola ke tembok supaya bisa berpikir keras).
"Lama ngobrol" bukan hasil kerja
Yang menakutkan dari sebuah obrolan adalah orang yang bicara merasa "sudah maju".
Sudah ngobrol satu jam.
Lawan bicara juga mengangguk-angguk.
Topik kerjaan juga muncul.
Jadi rasanya sudah bekerja.
Tapi hasil sebuah obrolan tidak bisa diukur dengan waktu.
Hasil obrolan minimal harus diukur dari salah satu hal berikut.
- Ada kesimpulan
- Patokan keputusan sudah ditetapkan
- Penanggung jawab sudah ditetapkan
- Tenggat sudah ditetapkan
- Langkah berikutnya sudah ditetapkan
- Hal yang belum dipahami sudah jelas
- Hal yang masih perlu dicek sudah tertata
Kalau tidak ada satu pun, obrolan itu lebih dekat ke "membuang isi kepala" daripada "kerja".
Apalagi kalau ada lawan bicara, biayanya bukan cuma ditanggung diri sendiri.
Kalau satu orang bicara 1.5 jam dan satu orang lagi mendengarkan 1.5 jam, sudah hilang 3 jam-orang.
Kalau konsentrasi orang di sekitar ikut terganggu, kerugian aslinya lebih besar lagi.
Biang keladi konsultasi yang tak kunjung memutuskan: topik yang tercampur aduk
Dalam obrolan yang membuat kerjaan mandek, biasanya topiknya bercampur.
Misalnya, ada hal-hal yang seharusnya dipisah seperti ini.
Soal syarat pekerjaan
Pekerjaan itu butuh apa saja?Soal kecocokan, pengalaman, dan keinginan orangnya
Seberapa cocok orang itu dengan syarat tersebut?Soal kesiapan perusahaan menerima
Apakah perusahaan bisa memberi dukungan, pelatihan, dan menyiapkan lingkungan supaya orang itu bisa bekerja?Soal manajemen risiko
Kalau muncul masalah, siapa yang membantu dan bagaimana caranya?
Semuanya topik yang berbeda.
Namun dalam obrolan yang buruk, semuanya tercampur.
Kelihatannya sedang membahas syarat pekerjaan, tapi di tengah jalan malah jadi membahas watak orangnya.
Padahal kesiapan perusahaan saja yang lemah, tapi jadi "orang itu nggak cocok".
Padahal hanya tidak ada patokan keputusan, tapi jadi "auranya beda" atau "kayaknya nggak bakal bertahan lama".
Kalau begini, kesimpulan tidak akan keluar.
Sebab hal yang benar-benar harus diputuskan tidak diputuskan, dan kekesalannya malah dilampiaskan ke tempat lain.
Ilmu hitam melempar masalah sistem jadi salah orangnya
Di tempat kerja ada satu ilmu hitam yang sering terjadi.
Namanya memindahkan masalah sistem menjadi masalah pribadi orang.
Sebenarnya, yang lemah adalah sistem perusahaan.
Tidak ada pelatihan.
Tidak ada standar.
Tidak ada kesiapan menerima orang.
Tidak ada aturan yang melindungi.
Batas tanggung jawab kabur.
Cara kerja di lapangan sudah usang.
Padahal, itu tidak diperlakukan sebagai masalah perusahaan.
Sebaliknya, semuanya diubah jadi kalimat seperti ini.
"Orang itu nggak cocok"
"Orang itu nggak klop sama kita"
"Orang itu kayaknya nggak bakal bertahan"
"Orang itu nggak paham"
"Orang itu terlalu menyepelekan"
"Orang itu nggak ngerti kondisi lapangan"
Kalau begini, perusahaan tidak perlu melihat masalahnya sendiri.
Pihak yang memutuskan tidak perlu disalahkan atas kurangnya persiapan mereka.
Tapi kerjaan tetap tidak jalan.
Karena penyebabnya salah sasaran.
Orang yang sering bertanya "ngerti nggak?" kadang bukan minta konfirmasi, tapi minta persetujuan
Obrolan yang tak kunjung memutuskan punya satu ciri lagi.
Selalu mulai dengan nada negatif ke lawan bicara.
Lalu bertanya:
Ngerti nggak?
Tentu saja ada situasi yang memang perlu memastikan pemahaman.
Untuk urusan keselamatan, kualitas, dan prosedur kerja, itu perlu.
Tapi kalau seluruh obrolan bernada negatif, belum ada kesimpulan, dan "ngerti nggak?" terus diulang, bisa jadi itu bukan konfirmasi, melainkan melemparkan peran berikutnya ke lawan bicara.
- Ingin kecemasannya ditampung
- Ingin pendapatnya disetujui
- Ingin didengarkan tanpa dibantah
- Ingin ditemani dalam kebimbangannya
- Ingin dibilang bahwa dirinya benar
Ini bukan konsultasi kerja, melainkan menyerahkan urusan mengolah emosi kepada orang lain.
Pihak yang mendengarkan tidak lagi jadi rekan kerja, tapi jadi petugas pemaham, petugas pembenar, dan pemeran ibu.
Dengan begitu, mustahil kerjaan maju.
Obrolan yang lebih baik dipantulkan ke AI
Bicara dengan orang bukan sesuatu yang buruk.
Ada hal yang baru terlihat kalau manusia berbicara dengan manusia.
Gambaran kondisi lapangan, suasana hati, pertimbangan terhadap orang lain, siapa yang bertanggung jawab.
Semua itu butuh penilaian manusia.
Tetapi menahan seseorang lebih dari satu jam saat topiknya saja belum dirapikan itu berisiko.
Pada tahap itu, biasanya lebih baik "main pantul" dulu dengan AI.
Dengan AI, setidaknya kamu bisa melakukan hal-hal ini.
- Memisahkan topik
- Menemukan pertentangan
- Mengajukan patokan keputusan
- Menyusun beberapa usulan kesimpulan
- Merapikan untung-ruginya
- Menurunkannya jadi daftar tugas
- Menjadikannya catatan sebelum rapat
Bicara dengan orang bisa dilakukan setelah itu.
Jadi, jangan langsung menjadikan orang sebagai tembok. Tuangkan dulu topiknya ke atas kertas.
Baru setelah itu konfirmasi ke orangnya.
Hanya dengan ini, biaya tenaga kerja dalam obrolan akan turun cukup banyak.
Jurus bertahan: memisahkan topik
Saat terseret ke obrolan seperti ini, membantah secara frontal hanya akan menguras tenaga.
Kalau lawan bicara sekadar sedang mencurahkan kecemasan, menyerangnya dengan argumen yang benar hanya memperpanjang obrolan.
Karena itu, yang sebaiknya dipakai adalah jurus memisahkan topik.
Misalnya, jawab seperti ini.
Sepertinya sebaiknya kita pisahkan dulu antara syarat pekerjaan dan kesiapan dari sisi perusahaan.
Soal orangnya dan soal apakah perusahaan bisa mendukung, sepertinya lebih baik dirapikan terpisah.
Hari ini yang mau diputuskan itu kesimpulan, atau cuma merapikan topik?
Saya cuma ingin memastikan penanggung jawab dan tenggatnya.
Langkah berikutnya apa ya?
Intinya, jangan menyalahkan lawan bicara.
"Bicara Anda terlalu panjang"
"Belum ada yang diputuskan, kan?"
"Itu kan menilai kepribadian orang"
Kalau kamu bilang begitu, lawan bicara akan langsung bertahan.
Sebaliknya, bawa obrolan kembali ke atas kertas.
- Topik
- Patokan keputusan
- Kesimpulan
- Penanggung jawab
- Tenggat
- Langkah berikutnya
Kembalikan ke enam hal ini.
Inilah jurus bertahan melawan ilmu hitam.
Konsultasi yang baik terasa ringan di akhir
Konsultasi yang baik terasa ringan setelah selesai.
"Kalau begitu, kita jalankan seperti ini."
"Kita cek bagian ini saja."
"Kalau syaratnya begini, oke."
"Kita lihat risiko yang ini saja."
"Selanjutnya orang ini mengerjakan sampai bagian ini."
Bentuknya seperti itu.
Konsultasi yang buruk terasa berat setelah selesai.
Ujung-ujungnya tidak tahu harus bagaimana.
Tidak tahu siapa yang mengerjakan.
Tidak tahu apa masalahnya.
Tapi entah kenapa, seolah hanya kepribadian seseorang yang salah.
Itu bukan kerja.
Obrolan yang menggerakkan pekerjaan bukanlah menghakimi lawan bicara.
Melainkan memisahkan struktur, menetapkan syarat, dan menurunkannya jadi langkah berikutnya.
Kesimpulan
Kalau sudah ngobrol lama tapi kerjaan tidak maju, masalahnya bukan "kurang ngobrol".
Justru sebaliknya.
Terlalu banyak bicara.
Tapi tidak memisahkan.
Tidak memutuskan.
Tidak menuliskan.
Tidak menetapkan tanggung jawab.
Dan masalah sistem dilempar jadi salah orangnya.
Makanya tidak maju.
Konsultasi tidak otomatis bagus hanya karena panjang.
Menahan orang lama-lama juga tidak otomatis jadi kerja.
Yang benar-benar dibutuhkan bukan 1.5 jam main pantul ke tembok, tapi selembar catatan yang sudah rapi.
Apa kesimpulannya?
Siapa penanggung jawabnya?
Kapan tenggatnya?
Apa topiknya?
Apa masalah dari sisi perusahaan?
Apa masalah dari sisi orangnya?
Baru setelah semuanya terpisah sampai sini, obrolan berubah menjadi kerja.
