Tujuannya mengurangi pekerjaan yang mubazir. Aneh sekali, yang paling rajin bertambah justru pekerjaan merevisi presentasi.
Pernah ada pengalaman mengikuti gugus kendali mutu di kantor: sekelompok pegawai diminta mencari masalah kerja, menelusuri penyebab, lalu membuktikan apakah perbaikannya berhasil.
Kedengarannya masuk akal. Sayangnya, atasan sudah punya cerita sendiri sebelum data diperiksa. Tugas tim pun bergeser menjadi membuat slide agar cocok dengan cerita tadi.
Datanya absen. Ceritanya selalu hadir tepat waktu.
Kesimpulan dibuat sebelum penyebab diuji
Materi presentasi terlihat rapi. Ada masalah, penyebab utama, tindakan, dan hasil yang katanya bagus.
Namun, apakah penyebab itu benar? Hampir tidak ada pengujian. Ketika seseorang bertanya, "Buktinya dari mana?", yang dibahas malah cara berpikir si penanya.
Padahal pendekatan perbaikan mutu mencakup memahami kondisi awal, menganalisis penyebab, dan memeriksa hasil setelah tindakan.[1] Menyusun dugaan itu wajar. Memperlakukan dugaan sebagai fakta tanpa memeriksanya yang bermasalah.
Sudah direvisi sesuai instruksi, tetap disalahkan atasan yang lebih tinggi
Kalimat diubah sesuai permintaan atasan. Setelah dibandingkan dengan versi sebelumnya, tidak terlihat peningkatan yang jelas. Namun, berkas tetap dikirim.
Lalu pimpinan di atasnya berkata, "Bukankah ini salah?"
Jawaban dalam hati: "Nah, itu dia."
Akan tetapi, orang yang harus memperbaikinya lagi tetap pembuat materi. Kalau para pimpinan berbeda pendapat, sebaiknya mereka menyamakan penilaian dulu. Jangan jadikan pegawai meja pingpong untuk adu komentar.
Batas waktu jelas, batas selesai tidak
"Pesannya kurang kuat." "Coba ubah sudut pandangnya." Tetapi seperti apa hasil yang akan disetujui? Tidak pernah jelas.
Tenggatnya justru sangat jelas, singkat pula. Pekerjaan boleh dirombak total, tetapi tanggal selesai tidak berubah. Jika terlambat, pegawai yang disalahkan.
Ibarat permainan yang punya hitung mundur tanpa menjelaskan cara menang. Ketika bertanya soal aturan, pemain dimarahi karena kurang inisiatif. Mungkin gimnya yang perlu diperbaiki.
"Ini demi perkembanganmu" bukan pengembalian waktu
Orang bisa belajar dari pekerjaan yang sulit. Namun, belajar sesuatu tidak otomatis membuat semua revisi yang sia-sia menjadi berharga.
Atasan juga perlu berkembang: menetapkan target, menjelaskan alasan perubahan, menyelesaikan perbedaan penilaian antaratasan, dan menyesuaikan jadwal ketika beban bertambah.
Waktu orang lain bukan kertas latihan gratis.
Kalau program perbaikannya sendiri diperbaiki?
Coba hitung waktu untuk mengulang slide. Catat revisi mana yang benar-benar meningkatkan hasil. Periksa berapa banyak pekerjaan ulang akibat petunjuk para pimpinan yang bertentangan.
Ini pengalaman di satu tempat kerja, bukan kesimpulan bahwa semua gugus kendali mutu buruk. Perbaikan berbasis bukti memang bermanfaat. Justru karena itulah perbaikan yang hanya bersandar pada perasaan terasa sangat janggal.
Tema berikutnya sudah ada: "Mengurangi pekerjaan ulang yang diciptakan kegiatan perbaikan itu sendiri."
Jangan-jangan judulnya pun akan diminta revisi.
Rujukan
[1] JUSE: QC Story dan metode pengendalian mutu. Kisah kerja ini adalah pengalaman anonim, bukan laporan audit independen.
