想定キーワード
- 標準化 できない 理由
- 手順書 作成 時間 ない
- 属人化 解消 できない
- マニュアル 作成 工数
- 標準書 作成 AI
- 業務標準化 進まない
ここでいう道具は、依頼した文章やプログラムを作ってくれるソフトのことです。
会社はよく「仕事の手順をそろえろ」と言います。
特定の人しか仕事のやり方を知らないことをなくせ。
誰でもできるようにしろ。
新人に教えられるようにしろ。
手順書を作れ。
マニュアルを整備しろ。
言っていることは正しいです。
しかし、多くの会社では、手順をそろえるための時間が用意されていません。
これが「手順をそろえるための時間や手間を見ていない問題」です。
手順をそろえることは片手間ではできない
みんなが同じ手順で作業できるようにするには、時間と手間がかかります。
- 作業を観察する
- 手順を分解する
- 注意点を洗い出す
- 判断基準を書く
- 例外対応を書く
- 画像や表を入れる
- 現場で確認する
- 修正する
- 更新ルールを決める
これを通常業務の片手間でやれと言われても、なかなか進みません。
手順をそろえることは「余った時間でやる作業」ではなく、立派な業務です。
みんなの手順をそろえられない会社の特徴
仕事の手順をそろえろと言う
でも手順をそろえるための時間は取らない
担当者も決めない
完成条件も決めない
更新担当も決めない
現場任せにする
できる人が善意で作る
でも評価には残らない
この構造では、手順をそろえることは進みません。
結果として、できる人の頭の中にだけ手順が残ります。
手順をそろえることを進めるために必要なこと
1. 手順をそろえる仕事を絞る
全部の仕事の手順を一気にそろえようとすると失敗します。
まずは、次のような業務から始めるとよいです。
- 新人がよく迷う業務
- ミスが多い業務
- 引き継ぎが多い業務
- 担当者しか分からない業務
- 問い合わせが多い業務
2. 完成条件を決める
手順書も、完成条件がないと無限修正になります。
誰が読むのか
どの作業まで対象か
画像は必要か
例外対応はどこまで書くか
誰が承認するか
いつ更新するか
ここを決める必要があります。
3. 録音・メモから作る
最初からきれいな手順書を書こうとすると止まります。
まずは、作業説明を録音する。
メモを取る。
画面を見ながら話す。
それを道具で整理する。
この流れなら、みんなが同じ手順で作業するための準備を始めやすくなります。
4. 更新担当を決める
手順書は作って終わりではありません。
業務が変われば、手順書も変わります。
更新担当、更新タイミング、確認方法を決めておかないと、すぐ古くなります。
みんなの手順をそろえるための確認表
□ みんなが同じ手順で作業できるようにする業務を絞ったか
□ 読者は誰か
□ 完成条件は何か
□ 作成担当者は誰か
□ 確認者は誰か
□ 更新担当者は誰か
□ 作成時間は確保されているか
□ 既存資料はあるか
□ 作業説明を録音できるか
□ 道具で下書き化できるか
まとめ
仕事の手順をそろえろと言うだけでは、手順をそろえることは進みません。
手順をそろえることには時間が必要です。
担当者が必要です。
完成条件が必要です。
更新ルールが必要です。
ここを用意せずに「特定の人しか仕事のやり方を知らないことをなくせ」と言うのは、現場に穴埋めを押し付けているだけです。
手順をそろえることを進めたいなら、まず手順をそろえる時間や手間を具体的に書き出しましょう。
次にできること
作業説明を録音・メモ入力し、道具で手順書のたたき台を作ると、手順書作成の初速を上げられます。
