Thông tin chung
- Tên tệp đề xuất:
verbal-laundering-vs-workplace-logs.md - Tiêu đề dự kiến: "Rửa trách nhiệm bằng miệng" không qua mặt được người biết ghi chép
- Phụ đề: Đẩy trách nhiệm cẩu thả, biến lòng tốt thành "việc của bạn" và thói bề trên ở chỗ làm đều bị nhìn thấu
- Đối tượng độc giả:
- Người giúp đỡ vì lòng tốt nhưng không hiểu sao lại bị đẩy trách nhiệm sang mình
- Người thấy khó chịu khi sếp hay trưởng nhóm tùy tiện đổi cách nói
- Người cảm thấy việc lưu lại bằng chứng, nhật ký, lịch sử chat ở chỗ làm là quan trọng
- Từ khóa tìm kiếm:
- công sở đẩy trách nhiệm ghi chép
- giúp người ta lại bị đổ lỗi
- sếp ra lệnh miệng bằng chứng
- rửa trách nhiệm bằng miệng
- tầm quan trọng của việc ghi chép khi đi làm
- lưu lại nhật ký công việc
- sếp biến lời nhờ vả thành bài giảng đạo
- Mô tả meta:
- "Rửa trách nhiệm bằng miệng" là việc đẩy trách nhiệm sang người chỉ giúp đỡ vì lòng tốt. Nhưng với người biết ghi chép, kiểu đẩy trách nhiệm qua loa cho xong chuyện và thói bề trên đó đều bị nhìn thấu. Bài viết này phân tích vì sao kiểu kiểm soát cẩu thả ấy nguy hiểm và bạn nên tự bảo vệ mình thế nào.
Mở đầu: Bạn tưởng nói khéo cho qua chuyện tại chỗ là xong sao?
Ở chỗ làm có những người cố dịch chuyển trách nhiệm bằng vài câu nói lơ lửng.
Ví dụ như tình huống này.
Người đáng lẽ phải phụ trách thì chưa xử lý. Bộ phận khác gửi câu hỏi tới. Cần có người nhanh chóng chữa cháy. Thế là sếp nói với người chỉ chuyển tiếp thông tin vì lòng tốt, hoặc người giúp tạm một tay, rằng:
Đó là đàn em của cậu mà, đúng không? Đừng có bảo "tôi để trên bàn rồi nên không biết gì" nhé. Hỏi nó qua LINE đi (LINE là ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất ở Nhật). Thôi, lần này tôi nhắm mắt cho qua.
Thoạt nhìn, nghe như một chỉ thị hay lời nhắc nhở bình thường.
Nhưng nghĩ kỹ thì khá kỳ cục.
Lẽ ra chỉ cần nói: "Người phụ trách chưa kịp xử lý, mà việc này gấp. Xin lỗi nhé, lần này nhờ cậu làm giúp một lần được không?" là xong. Vậy mà không hiểu sao, thay vì lời nhờ vả, nó lại thành bài giảng đạo, lời cho phép, thói lên mặt đàn anh và truy cứu trách nhiệm.
Thế này nông cạn lắm.
Bởi vì chỗ làm bây giờ có lưu dấu vết.
Ai nhận yêu cầu, vào lúc nào. Ai chuyển cho ai qua chat. Đã hiện "đã xem" chưa. Bản gốc giấy để ở đâu. Ai chưa xử lý. Ai là người chữa cháy cuối cùng. Ai định đẩy trách nhiệm, bằng lời lẽ nào.
Tất cả đều còn đó.
Vì vậy, dù ai đó dựng lên thứ bậc hay chuyển trách nhiệm chỉ bằng lời nói tại chỗ, người biết ghi chép vẫn nhìn thấu.
Trong bài này, mình sẽ gọi cấu trúc ấy là "nơi làm việc cố rửa trách nhiệm bằng miệng trong xã hội cái gì cũng có dấu vết".
1. Cảm giác khó chịu chung: giúp người ta vì lòng tốt, sao mình lại thành bên sai
Trước hết, đây là chỗ nhiều người thấy khó chịu nhất.
Bạn không phải người phụ trách. Nhưng có người đang gặp khó. Việc lại gấp. Nên bạn chuyển tiếp giúp vì lòng tốt. Hoặc giúp làm tạm một phần.
Vậy mà sau đó lại bị nói rằng:
Sao cậu không theo dõi đến cùng? Chính cậu chuyển đi mà, đúng không? Đó là đàn em của cậu mà, đúng không? "Tôi để trên bàn rồi nên không biết" là không được đâu nhé.
Ngay lúc đó, thật sự rất buồn nôn.
Bởi vì việc bạn làm không phải là "nhận trách nhiệm với tư cách người phụ trách chính thức", mà là "chuyển tiếp tạm thời" hay "giúp đỡ vì lòng tốt".
Chẳng hạn, bạn nhận được yêu cầu sửa hợp đồng.
- Yêu cầu đến từ bộ phận khác
- Bạn chia sẻ nội dung cần sửa qua chat cho đồng nghiệp phụ trách
- Đã hiện "đã xem"
- Bạn để bản giấy gốc trên bàn đồng nghiệp đó
- Việc xuất và sửa hợp đồng vốn là công việc của đồng nghiệp đó
Làm đến mức này thì vai trò người chuyển tiếp của bạn đã trọn vẹn.
Tất nhiên, nếu gấp thì có thể cần xử lý thêm. Nhưng khi đó, điều cần là một lời yêu cầu rõ ràng từ sếp hoặc người quản lý.
Người phụ trách chưa xử lý và có hạn chót, nên nhờ cậu làm thay gấp, chỉ lần này thôi.
Như vậy thì mình hiểu.
Nhưng nếu nó biến thành:
Đó là đàn em của cậu mà, đúng không? Tôi nhắm mắt cho qua.
thì câu chuyện đã khác.
Đó không phải lời nhờ vả. Đó là đánh tráo trách nhiệm.
2. Sắp xếp bằng "luật chơi" công sở: người phụ trách, người chuyển tiếp và người quản lý là ba tầng khác nhau
Trong công việc có ít nhất ba vai trò.
Người phụ trách
Người thực sự làm công việc đó.
Sửa hợp đồng. Soạn tin tuyển dụng. Cập nhật dữ liệu gốc. Xuất tài liệu.
Người chuyển tiếp
Người đưa yêu cầu hoặc thông tin cho người phụ trách.
Chia sẻ qua chat. Đưa bản giấy gốc. Báo cho những người liên quan. Bắc cầu: "Có yêu cầu thế này gửi tới."
Người quản lý
Người kiểm tra tiến độ và thứ tự ưu tiên của người phụ trách.
Quyết định ai làm thay nếu chưa xử lý. Điều chỉnh để kịp hạn chót. Làm rõ phạm vi phụ trách của từng người. Nghĩ cách để không lặp lại.
Về nguyên tắc, ba vai này là riêng biệt.
Nhưng ở chỗ làm đầy lỗ hổng, chúng bị trộn lẫn.
Người chuyển tiếp bỗng thành người phụ trách. Người từng giúp một lần bỗng thành người quản lý tiến độ. Người vá lỗ hổng vì lòng tốt bỗng thành chủ của cái lỗ hổng.
Đây là điều mình gọi là "rửa quyền nuôi con của việc làm vì lòng tốt".
Chỉ chạm vào một lần thôi, là thành:
Đứa này là con cậu mà, đúng không?
Khá là cẩu thả.
3. Đổi sang cách nói hiện đại: rủi ro khi rửa trách nhiệm bằng miệng trong xã hội cái gì cũng có dấu vết
Nói bằng thuật ngữ bây giờ, cấu trúc này là tình trạng cố rửa trách nhiệm bằng miệng trong xã hội cái gì cũng có dấu vết.
Ngày xưa, có lẽ còn lấn át được nhờ khí thế và không khí lúc đó.
Tôi có nói thế à? Cậu phải trông chừng cho kỹ chứ. Chẳng phải cậu là người làm sao? Thôi, lần này tôi nhắm mắt cho qua.
Nói như vậy, có những lúc người bị nói chỉ còn cách nuốt xuống.
Nhưng giờ thì khác.
Có lịch sử chat. Có trạng thái "đã xem". Có email. Có lịch sử chỉnh sửa tệp. Có giờ gửi. Có nhật ký xử lý. Có ghi chú.
Ai làm gì, lúc nào, đến đâu, đều còn đó.
Vì thế, kiểu kiểm soát bằng miệng cẩu thả khó mà ăn thua.
Ngược lại, trong mắt người biết ghi chép, sự nông cạn ấy hiện ra hết.
À, vừa rồi đổi lời nhờ vả thành bài giảng đạo. À, muốn đẩy trách nhiệm điều phối sang mình. À, muốn biến người chuyển tiếp vì lòng tốt thành người phụ trách. À, mà không biết là tất cả đều có ghi lại.
Họ nghĩ như vậy đấy.
Điều này khá nguy hiểm.
Vì người đó tưởng mình đang kiểm soát khéo, nhưng với đối phương, đó chỉ là "đẩy trách nhiệm cẩu thả".
4. Vì sao lại thành "tôi tha cho" thay vì "nhờ giúp"
Sao kiểu người này không nhờ vả bình thường được?
Lẽ ra chỉ cần nói thế này:
X bây giờ chưa xử lý được, xin lỗi vì gấp, lần này nhờ cậu làm giúp một lần được không?
Vậy là xong.
Nhưng có người không nói nổi.
Mình đoán một lý do là họ cảm thấy nhờ vả thì mình thành người ở dưới.
Nhờ vả nghĩa là thừa nhận mình cần sự giúp đỡ của người kia. Cũng là nhận ra mình đang gây gánh nặng cho họ. Cũng là phải nói "xin lỗi nhé".
Có người không chịu nổi sự chao đảo thứ bậc dù chỉ trong thoáng chốc này.
Nên họ biến lời nhờ vả thành một dạng khác.
Biến lời nhờ vả thành bài giảng đạo
Đó là đàn em của cậu mà, đúng không?
Biến lời cầu xin thành sự cho phép
Lần này tôi nhắm mắt cho qua.
Biến việc nhờ theo dõi thành truy cứu trách nhiệm
Đừng có bảo "tôi để trên bàn rồi nên không biết gì" nhé.
Biến trách nhiệm điều phối của người quản lý thành thói lên mặt đàn anh
Nó là đàn em cậu thì cậu phải trông nom chứ.
Làm vậy thì bề ngoài mình đứng ở trên.
Thực ra là muốn được giúp. Thực ra là muốn người khác làm hộ. Thực ra chính mình, với tư cách người quản lý, mới phải đi điều phối.
Nhưng không chịu thừa nhận, nên đổi thành cho phép, giảng đạo, thói đàn anh.
Đó chính là bản chất của cảm giác khó chịu ấy.
5. Vì sao bị nhìn thấu: người biết ghi chép nhìn vào cấu trúc, chứ không phải lời nói
Người biết ghi chép không chỉ là người hay soi từng chi tiết.
Họ nhìn cấu trúc đằng sau lời nói.
- Ai vốn là người phụ trách
- Ai chỉ chuyển tiếp
- Ai chưa xử lý
- Ai, với tư cách người quản lý, lẽ ra phải kiểm tra
- Ai là người chữa cháy cuối cùng
- Trách nhiệm bị dịch chuyển vào thời điểm nào
- Thứ bậc được dựng lên bằng câu nói nào
Họ nhìn những điều đó.
Cho nên cách đổi lời cẩu thả bị nhận ra ngay.
Ví dụ câu "tôi nhắm mắt cho qua".
Thoạt nhìn, sếp có vẻ độ lượng.
Nhưng nhìn theo cấu trúc thì thế này.
Người phụ trách vốn chưa xử lý. Cần có người làm thay gấp. Lẽ ra phía quản lý phải là người nhờ. Vậy mà lại đặt người đi giúp vào vị trí "người được tha thứ".
Thế này rất kỳ.
Người đi nhờ lại đứng ở vị trí người ban phép.
Người biết ghi chép nhìn ra điều đó.
Vì vậy, họ nhìn thấu không chỉ "đã bị nói gì" mà cả "vì sao lại nói theo cách đó".
6. Một câu đâm thẳng: Đã nhờ thì nói là nhờ. Có ghi lại đấy.
Nếu phải tóm cấu trúc này trong một câu, thì là câu này:
Đã nhờ thì nói là nhờ. Có ghi lại đấy.
Chỉ có vậy.
Người phụ trách vắng mặt thì nói là vắng mặt. Gấp thì nói là gấp. Muốn ai đó làm thay tạm thời thì nhờ như vậy. Nếu đặt gánh nặng lên người vốn không phụ trách, thì hãy cảm ơn và nói rõ phạm vi.
Không làm thế, mà lại biến lời nhờ vả thành giảng đạo, lời cầu xin thành cho phép, trách nhiệm quản lý thành thói đàn anh...
thì lúc đó có thể trót lọt.
Nhưng nó sẽ ở lại trong nhật ký. Cũng ở lại trong trí nhớ của đối phương. Số dư lòng tin cũng giảm đi.
Và từ lần sau, sẽ không ai giúp bạn nữa.
7. Vì sao "đội cứu hộ lòng tốt" đóng cửa
Nếu chuyện này cứ tiếp diễn, người càng giỏi càng thôi không giúp.
Vì họ học được bài học.
Chuyển tiếp vì lòng tốt thì thành người phụ trách. Giúp một lần thì thành người quản lý tiến độ. Chữa cháy gấp một lần thì lần sau bị giao như chuyện đương nhiên. Mà nhận lại không phải lời cảm ơn, mà là bài giảng đạo hay lời "cho phép".
Thế này thì chẳng ai làm thêm việc gì nữa.
Khi đó sếp hay người quản lý có thể nói:
Mọi người chẳng chủ động gì cả. Không biết nhìn xung quanh mà hành động. Không coi đó là việc của mình.
Nhưng thực tế là ngược lại.
Người chủ động đã bị thiêu bởi việc rửa trách nhiệm.
Người có lòng tốt chỉ thiệt thòi.
Vì vậy, đội cứu hộ lòng tốt đóng cửa.
Đó không phải họ trở nên lạnh lùng. Đó là sự tự vệ bình thường.
8. Cách đối phó: giữ nhật ký như áo giáp, không phải vũ khí
Vậy ở chỗ làm như thế phải làm sao?
Trước hết, hãy lưu lại ghi chép.
Nhưng ghi chép không cần là vũ khí để tấn công người khác, chỉ cần là áo giáp để bảo vệ bản thân.
Những thông tin nên lưu
- Ngày giờ nhận yêu cầu
- Người yêu cầu
- Người phụ trách
- Nội dung đã chia sẻ
- Cách chia sẻ
- Có xem hay phản hồi chưa
- Nơi để bản giấy gốc hoặc dữ liệu
- Phần mình đã xử lý
- Phần chưa xử lý
- Bước tiếp theo ai nên xử lý
Nếu đã lưu những điều này, dù sau đó có bị đẩy trách nhiệm, bạn vẫn nói được:
Sự thật là thế này.
Không cần phản bác bằng cảm xúc. Chỉ cần có bằng chứng là sức phòng thủ đã tăng lên.
9. Cách đối phó: nếu giúp vì lòng tốt, hãy viết rõ phạm vi ngay từ đầu
Khi giúp vì lòng tốt, hãy viết phạm vi ngay từ đầu.
Một câu có thể dùng
Vì gấp nên lần này tôi xử lý tạm. Từ sau mong bên phụ trách tiếp nhận.
Nếu muốn lịch sự hơn thì thế này:
Việc này gấp nên lần này tôi xin xử lý. Tuy nhiên, vì người phụ trách gốc là X, nên phần sửa tiếp theo, theo dõi tiến độ và quản lý cuối cùng, mong bên phụ trách đảm nhận.
Trong tình huống như sửa hợp đồng, bạn có thể viết:
Vì có yêu cầu kiểm tra gấp nên trước mắt tôi đã sửa giờ làm việc từ 9:30 thành 9:00 trên bảng soạn thảo và gửi tới các bộ phận liên quan. Dữ liệu gốc vẫn chưa được sửa, nên sau đó mong bên phụ trách sửa dữ liệu gốc.
Câu văn này mạnh ở ba điểm:
- Cho thấy đây là xử lý tạm thời vì gấp
- Dữ liệu gốc và việc quản lý chính thức vẫn thuộc về bên phụ trách
- Cho thấy bạn không trở thành người phụ trách chính thức
Nếu thiếu những điều này, việc giúp vì lòng tốt rất dễ bị biến thành việc của mình.
10. Cách đối phó: không phải ngừng giúp, mà chỉ giúp khi đủ điều kiện
Nghĩ "mình sẽ không giúp nữa" là chuyện tự nhiên.
Thật ra, nếu đã bị rửa trách nhiệm nhiều lần, thì nên thôi giúp vô điều kiện.
Nhưng thay vì hoàn toàn không làm gì, chỉ giúp những việc đủ điều kiện sẽ thực tế hơn.
Điều kiện để giúp
- Người phụ trách rõ ràng
- Hạn chót rõ ràng
- Người yêu cầu rõ ràng
- Người kiểm tra cuối rõ ràng
- Phạm vi việc của mình rõ ràng
- Rõ là chỉ lần này hay phụ trách lâu dài
- Rõ ai sẽ sửa dữ liệu gốc và việc xử lý sau đó
Việc nào thiếu những điều này thì đừng nhận.
Thấy lỗ hổng không có nghĩa đó là lỗ hổng của mình.
Thấy lỗ hổng, nhưng không phải lỗ hổng của tôi. Nếu gấp, hãy nhờ kèm người phụ trách, hạn chót và người kiểm tra.
Thái độ này là đủ.
11. Gửi sếp và người quản lý: kiểm soát nông cạn sẽ bị nhìn thấu
Điều mình muốn nói với sếp và người quản lý là thế này.
Kiểm soát nông cạn sẽ bị nhìn thấu.
Dù bạn dựng thứ bậc bằng cách nói tại chỗ, đối phương vẫn đang quan sát.
À, người này không biết nhờ vả. À, người này không chịu điều phối với tư cách người quản lý mà chỉ muốn đẩy đi. À, người này đang cố biến lòng tốt thành nhiệm vụ. À, người này không biết là tất cả đều có ghi lại.
Họ sẽ nghĩ như vậy.
Rồi lòng tin giảm đi.
Đặc biệt với người làm việc giỏi, người nhìn ra cấu trúc, người biết ghi chép, người để lại bằng chứng bằng chữ viết, cách này gần như không ăn thua.
Những người đó bề ngoài có thể đáp lại bình thản. Nhưng bên trong, họ quan sát rất lạnh lùng.
Đây là đẩy trách nhiệm. Đây là biến lòng tốt thành nhiệm vụ. Đây là quy đổi lời nhờ vả thành sự cho phép. Lần sau đừng nhận nữa.
Họ phán đoán như vậy.
Và rồi một ngày, họ thôi không giúp nữa.
12. Tổng kết: lòng tốt mà đối xử cẩu thả thì sẽ chết
Người giúp đỡ vì lòng tốt rất quý giá với nơi làm việc.
Nhận ra người đang gặp khó. Chuyển tiếp yêu cầu. Gấp thì chữa cháy. Khi cần thì vá tạm lỗ hổng.
Nhờ có những người như vậy, chỗ làm đôi khi mới vận hành được.
Nhưng nếu đối xử cẩu thả với lòng tốt ấy, nó sẽ chết.
Biến lòng tốt thành nhiệm vụ. Đã biến thành nhiệm vụ rồi còn mắng. Là lời nhờ vả mà lại giảng đạo. Là lời cầu xin mà lại "cho phép". Việc điều phối đáng lẽ của người quản lý lại đẩy sang người khác bằng thói đàn anh.
Làm vậy thì người càng giỏi càng rút tay.
Cuối cùng còn lại là một chỗ làm mà chẳng ai làm thêm việc gì.
Và nhìn cảnh đó rồi nói "thiếu chủ động" thì thật là tiện miệng.
Kẻ giết chết sự chủ động có khi chính là nơi làm việc biến lòng tốt thành trách nhiệm.
Cuối cùng, một câu thôi.
Đã nhờ thì nói là nhờ. Đừng đứng ở phía người ban phép. Rửa trách nhiệm bằng miệng không ăn thua trong xã hội cái gì cũng có dấu vết. Đừng biến người bắc cầu vì lòng tốt thành công ty quản lý cây cầu.
Ở nơi làm việc không hiểu điều này, đội cứu hộ lòng tốt đóng cửa là điều đương nhiên.
