Phần lớn công việc thực ra đã xong.
Thế mà người vẫn không chịu động.
Tôi cứ lướt điện thoại lơ đãng, để thời gian trôi qua, rồi đến khoảng một giờ sáng, khi đã buồn ngủ, mới đột nhiên bắt tay vào làm. Nó giống một sinh viên thức trắng đêm rồi mới mở sách và nói: “Được rồi, giờ học thôi.” Thứ tự rõ ràng có vấn đề.
Điều lạ là một khi đã bắt đầu thì tôi lại làm tiếp được. Phần còn lại không phải việc khổng lồ: bỏ đồ vào thùng, sắp xếp tới mức nhân viên chuyển nhà có thể tiếp tục, hoặc với bài viết thì làm khâu đọc sửa và quyết định cuối cùng. Vấn đề có vẻ ít liên quan đến năng lực hơn và liên quan nhiều đến bước đầu tiên nặng một cách vô lý.
Đêm đó cho thấy một mẫu rất rõ: sức bùng nổ sát hạn có thể là lợi thế thật, nhưng chính cơ chế đó cũng khiến khi động cơ cuối cùng khởi động thì nhiên liệu gần như đã cạn.
1. Một giờ sáng, vừa buồn ngủ thì con người bỗng khởi động
Không phải trước nửa đêm tôi chẳng làm gì.
Phần lớn chuẩn bị đã xong. Lý trí biết rõ chỉ còn “một chút nữa”.
Nhưng chừng nào vẫn còn thời gian, điện thoại vẫn thắng. Chưa cần làm ngay. Năm phút nữa cũng được. Muộn hơn một chút cũng được.
Rồi một giờ sáng đến cùng cơn buồn ngủ.
Nếu cứ thế này, mình sẽ đi ngủ mà chẳng khép lại được gì.
Ngay lúc đó cơ thể bỗng có thể chuyển động.
Không giống như động lực từ trên trời rơi xuống. Giống như khoảng trống để trì hoãn đã biến mất.
Không có người giám sát xuất sắc nào đột nhiên xuất hiện bên trong. Đồng hồ tự ép mình vào vị trí giám sát.
2. Dù gần xong, vài phần trăm cuối lại có thể khó bắt đầu nhất
Điều buồn cười là chẳng còn nhiệm vụ khổng lồ nào.
Gần như mọi thứ đã xong. Chỉ còn bỏ vào, gom lại, kiểm tra và bàn giao. Từng hành động đều nhỏ.
Vậy mà vẫn khó bắt đầu.
Điều này cho thấy “ít việc” không đồng nghĩa với “dễ bắt đầu”.
Ngay cả việc nhỏ cũng nặng nếu cần chuyển trạng thái: đặt điện thoại xuống, đứng dậy, nhặt một món đồ, quyết định để ở đâu rồi nhìn sang món tiếp theo.
Ở đây, tôi gọi gánh nặng do chuyển hoạt động, ra quyết định và bắt đầu trước khi công việc chính thực sự chạy là “chi phí khởi động”.
Một việc chỉ mất năm phút vẫn có thể nằm im một giờ nếu chi phí khởi động cao.
Rồi việc năm phút đó thức dậy giữa đêm.
Một nhiệm vụ tồn đọng sống hoàn toàn về đêm.
3. Hạn chót có thể không tạo ra động lực; nó chỉ phá bức tường trước lúc bắt đầu
Càng gần hạn, số lựa chọn càng giảm.
Trước đó còn “làm bây giờ”, “làm sau”, “để mai” hay “làm việc khác trước”. Đến sát hạn, cây lựa chọn bị cắt gần hết, chỉ còn “làm ngay”.
Số quyết định cần có trước khi bắt đầu cũng giảm theo.
Vì vậy sự tập trung có thể xuất hiện đột ngột.
Điều này hữu ích. Những đợt tăng tốc phút cuối thực sự có thể hoàn thành công việc.
Nhưng nói rằng “hạn chót làm năng lực tăng lên” thì chưa đúng lắm.
Trong trường hợp này, hợp lý hơn khi nói rằng đường thoát và các lựa chọn khác biến mất, nên việc khởi động trở nên dễ hơn.
Hạn chót giống nút buộc khởi động hơn là một mũi tiêm động lực.
Bấm là chạy. Vấn đề là thường bấm quá muộn.
4. Chế độ tăng tốc sát hạn rất mạnh, nhưng khi máy nổ thì bình xăng có thể đã cạn
Đây là phần đau nhất.
Khi hạn đến gần, tôi có thể hành động. Vì thế cuối cùng nhiều việc vẫn xong.
Nhưng lúc bắt đầu chuyển động thì tôi đã buồn ngủ.
Sự chú ý và thể lực đều thấp hơn ban ngày. Khả năng khởi động tối đa trong khi biểu tượng pin đã đỏ.
Máy đã nổ. Không còn xăng.
Đó là chế độ “thức trắng rồi mới bắt đầu học”.
Nếu chỉ đo tỷ lệ hoàn thành ngắn hạn, hệ thống này thậm chí có vẻ khá tốt. Cuối cùng việc vẫn xong.
Nhưng nếu tính cả sự thoải mái, giấc ngủ và sức lực cho ngày hôm sau, cái giá sẽ lộ rõ.
Chế độ tăng tốc vì hạn chót rất tốt cho tình huống khẩn cấp. Dùng nó làm động cơ hằng ngày thì con người sẽ mòn trước.
5. Đưa phần thực thi số lượng lớn ra ngoài và giữ lại phán đoán cuối cùng
Cố sửa toàn bộ xu hướng này trong một lần chỉ làm vấn đề nặng hơn.
“Hãy trở thành người luôn bắt đầu ngay” hay “hãy bình tĩnh làm đúng kế hoạch” nghe rất hay. Nếu dễ như vậy thì đã không có màn khởi động lúc một giờ sáng.
Điều thật sự hữu ích là chia việc.
Phần thực thi lặp đi lặp lại với số lượng lớn có thể giao cho người khác hoặc hệ thống khi có thể.
Giữ lại những quyết định cuối cùng khó thay thế.
Với bài viết, người khác có thể tạo phần lớn bản nháp. Sau đó tôi đọc và quyết định: chỗ này sai, chỗ này giữ, chỗ này viết lại.
Với chuyển nhà, nếu dịch vụ cho phép, việc vận chuyển và đóng thùng cuối cùng có thể giao cho nhân viên. Tôi giữ quyết định món nào đi, món nào ở lại.
Đó không phải lười biếng.
Đó là dành nguồn lực khan hiếm là sự chú ý của mình cho những phán đoán khó thay thế.
6. Khi chuyển nhà, “sẵn sàng để người khác làm tiếp” có thể tốt hơn “đóng gói hoàn hảo”
Khi mệt, ta lại dễ có một thôi thúc kỳ lạ: muốn tự mình hoàn thành đến từng chi tiết cuối.
Đóng từng thùng thật đẹp. Dán băng keo. Phân loại hoàn hảo. Tự biến mọi thứ thành thành phẩm.
Nhưng nếu nhân viên có thể làm những bước đó, mục tiêu nên thay đổi.
Mục tiêu thật sự là đưa mọi thứ về trạng thái người tiếp theo có thể tiếp tục làm ngay.
Nếu chỉ cần nói “thùng này có những thứ này, nhờ anh chị đóng và dán lại” là đủ, vậy có thể đã đủ thật.
Không cần ôm hết các bước có giá trị thấp chỉ để tự làm mọi thứ.
Khi đổi mục tiêu, vạch đích bỗng đến gần.
“Đóng gói mọi thứ hoàn hảo” ở rất xa.
“Bỏ vào thùng và làm cho sẵn sàng bàn giao” ở gần.
Lúc đó gần như không còn là chuẩn bị chuyển nhà nữa.
Nó là tiền xử lý cho một giao diện con người.
7. Viết bài cũng vậy: giao phần nháp, giữ phần đọc sửa và quyết định
Cách chia việc tương tự xuất hiện trong công việc bài viết.
Đọc sửa, nhận ra chỗ nào không ổn và đưa ra quyết định biên tập có thể tiếp tục khá lâu.
Tạo nhiều văn bản từ một trang trắng lại khác. Chi phí khởi động cao hơn nhiều.
Vì vậy có thể giao phần viết số lượng lớn cho người khác, trong khi giữ lại việc đọc sửa cuối cùng, chỉnh sửa và quyết định chấp nhận hay loại bỏ.
Cách chia này rất thực tế.
Câu hỏi quan trọng không phải “Mình có tự làm mọi bước không?”.
Mà là “Ở nơi cần phán đoán của mình, phán đoán của mình có thực sự xuất hiện không?”.
Không có luật nào buộc việc tạo số lượng lớn và phán đoán cuối cùng phải do cùng một người thực hiện.
Nếu cuối cùng luôn có một đoạn việc chỉ mình làm được, thì không nên đốt hết nhiên liệu trước khi tới đó.
8. Điểm yếu chí mạng của trí tuệ nhân tạo: nó không cho tôi thêm hai cánh tay
Và đến khuya, thứ tôi thật sự muốn không còn là lời khuyên.
“Ai đó bên phía trí tuệ nhân tạo có thể tới đây giúp tôi đóng mấy cái thùng không?”
Đó mới là yêu cầu thật.
Hệ thống trò chuyện có thể giúp ra quyết định, sắp ưu tiên và cùng nghĩ xem nên bỏ gì.
Nhưng đồ trên sàn không dịch chuyển tức thời vào thùng qua cửa sổ trò chuyện.
Có thể tăng trí tuệ. Không thể tăng thêm hai cánh tay.
Lúc đó tiêu chuẩn hạ thêm một bậc.
Chiikawa cũng được. Chỉ cần bỏ vào thùng giúp tôi.
Không cần suy luận cao cấp.
Nhặt. Bỏ vào. Tiếp theo.
Trong khoảnh khắc đó, thiếu tự động hóa vật lý còn cấp bách hơn tương lai của trí tuệ nhân tạo.
Đứng trước một mô hình ngôn ngữ tiên tiến, con người vẫn chỉ muốn một trợ lý đóng thùng.
9. Kết luận: thiết kế điều kiện khởi động và cách chia việc thay vì ép mình thành một người khác
Đêm đó cho thấy một mẫu đơn giản.
Sức bùng nổ sát hạn thực sự hữu ích.
Nhưng khi nó bật lên, pin của con người có thể gần cạn.
Vì vậy “tôi vẫn làm xong vào phút cuối” không phải thước đo thành công đầy đủ. Nó có thể giống việc lần nào cũng vào trận đánh trùm với năm phần trăm pin.
Chiến lược thực tế hơn là thiết kế lại công việc thay vì cố biến mình thành người luôn bắt đầu đúng giờ và kỷ luật hoàn hảo.
Đưa phần thực thi số lượng lớn ra ngoài. Giao việc thể chất cho người có thể làm bằng cơ thể. Giao phần nháp lớn. Giữ lại những quyết định, lựa chọn và kiểm tra cuối cùng thật sự cần mình.
Với vài phần trăm cuối, mục tiêu cũng không nhất thiết luôn là “tự hoàn thành mọi thứ một cách hoàn hảo”. Đôi khi “làm cho người tiếp theo có thể tiếp tục” đã đủ.
Nếu đến một giờ sáng mà tất cả vẫn không giúp ích, mong muốn còn lại trở nên cực kỳ đơn giản.
Gọi Chiikawa.
Bỏ vào thùng giúp tôi.
Chỉ vậy thôi.
