Warum du Aussagen wortwörtlich festhalten solltest
Wenn du nur schreibst „Er hat mich scharf angegangen", kommt das bei Außenstehenden oft nicht richtig an.
Halte deshalb möglichst den tatsächlichen Wortlaut fest.
Zum Beispiel:
- „Das müsste man doch wissen."
- „Warum kriegst du das nicht hin?"
- „Völlig falsch."
- „Denk selbst nach."
- „Mach nicht einfach eigenmächtig irgendwas."
- „Nicht per Chat, sag es mir mündlich."
- „So war das nicht gemeint."
Wenn du dich nur vage erinnerst, solltest du natürlich nichts erzwingen und nichts als sicher hinstellen.
Schreib dann zum Beispiel so:
Der genaue Wortlaut ist mir nicht mehr bekannt, aber es fiel sinngemäß der Satz „Das müsste man doch wissen."
Wichtig ist, dass du nicht nur eine Zusammenfassung deiner Gefühle aufschreibst.
Halte auch fest, was du selbst getan hast
Im Protokoll gehört nicht nur, was die andere Person gesagt hat, sondern auch, wie du reagiert hast.
Denn bei Konflikten im Job heißt es später manchmal:
„Du hast das vielleicht selbst gar nicht geprüft."
„Du hast es vielleicht nicht gemeldet."
„Ist das nicht einfach nur deine einseitige Darstellung?"
Notiere deshalb:
- Wann du die Unterlagen abgegeben hast
- Wann du etwas geprüft hast
- Mit wem du darüber gesprochen hast
- Was du korrigiert hast
- Wie du geantwortet hast
- Bis wohin du selbst gekommen bist
- Ab wann du auf eine Entscheidung von anderen warten musstest
Das dient nicht nur dazu, dich zu rechtfertigen.
Es sind Informationen, die Dritte brauchen, um die ganze Lage beurteilen zu können.
Trenne Fakten, Vermutungen, Gefühle und Folgen
Bei der Dokumentation von Problemen im Job ist es entscheidend, nichts zu vermischen.
Ein schlechtes Beispiel:
Mein Chef will mich fertigmachen, das war alles nur Schikane.
Ich verstehe das Gefühl.
Aber als Material, das du Dritten zeigst, ist das schwach.
Ein gutes Beispiel:
Fakten
Am XX.XX. fiel in der Besprechung sinngemäß der Satz „Das müsste man doch wissen."
Was ich getan habe
Ich habe sofort gesagt: „Darf ich nachfragen, welchen Teil ich ändern soll?"
Folgen
Danach musste ich mehrfach nachbessern, und der Arbeitsaufwand stieg. Ich wurde zurückhaltend, wenn ich ihn um Rat fragen musste.
Vermutung
Weil die Beurteilungskriterien vorher nicht besprochen wurden, kann es sein, dass nachträglich Änderungen verlangt wurden.
Gefühle
Wegen des harten Tons empfand ich es als ungerecht und fühlte mich verunsichert.
Wenn du so trennst, kannst du alles als Fakten ordnen, ohne deine Gefühle auszublenden.
Vorlage: Protokoll für Mobbing und problematische Äußerungen
## Protokoll: Mobbing / Probleme am Arbeitsplatz
### 1. Datum und Uhrzeit
XX.XX.2026, ungefähr um XX Uhr
### 2. Ort
Besprechungsraum / Chat / Telefon / vor Ort / Online-Meeting
### 3. Beteiligte
Sprecher bzw. Sprecherin:
Anwesende:
Ich:
### 4. Hintergrund und Situation unmittelbar davor
Um welche Aufgabe, Besprechung oder Rücksprache ging es gerade?
### 5. Tatsächliche Äußerung bzw. Handlung
Möglichst im Originalwortlaut festhalten.
> „XX"
Wenn der genaue Wortlaut unbekannt ist:
> Es fiel sinngemäß die Äußerung „XX"
### 6. Meine Reaktion
Was ich geprüft, geantwortet, korrigiert und mit wem ich gesprochen habe.
### 7. Was danach passiert ist
Mehr Arbeit, Kurswechsel, erneute Korrekturen, Verunsicherung, Hemmung, um Rat zu fragen usw.
### 8. Was problematisch sein könnte
Abwertung der Person / überzogene Forderungen / Schuldzuweisung / nachträgliche Anweisungen / öffentliche Rüge / unklare Beurteilungskriterien / Behinderung von Rücksprachen usw.
### 9. Fakten, Vermutungen und Gefühle getrennt
Fakten:
Vermutungen:
Gefühle:
Auswirkungen auf die Arbeit:
### 10. Gab es das schon früher?
Erstmals / mehrfach / auch bei anderen / hält an
### 11. Zusammenfassung für das Beratungsgespräch
Eine kurze Zusammenfassung, die du Dritten zeigen kannst.
Was KI dabei leisten kann
Wenn du Aufnahmen von Besprechungen, Gesprächsnotizen, Chatverläufe oder handschriftliche Notizen hast, kann dir KI zum Beispiel dabei helfen:
- Ereignisse chronologisch zu ordnen
- Äußerungen herauszuziehen
- Deine eigenen Reaktionen herauszufiltern
- Fakten, Vermutungen und Gefühle zu trennen
- Mögliche Problempunkte einzuordnen
- Eine Zusammenfassung für die Beratung zu erstellen
- Das Ganze als DOCX / TXT / Markdown auszugeben
Wenn du aber Audiodateien oder personenbezogene Daten in einen externen Dienst eingibst, achte auf die Regeln deiner Firma und auf den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Fazit: Ein Protokoll, das Dritte verstehen, löscht die Gefühle nicht, sondern ordnet sie
Wenn du Mobbing oder andere Probleme im Job dokumentierst, musst du deine Gefühle nicht ausblenden.
Im Gegenteil: Wie schwer es für dich war, ist wichtig.
Als Material für eine Beratung wird es aber verständlicher, wenn du Folgendes trennst:
- Fakten
- Was du selbst getan hast
- Folgen
- Vermutungen
- Gefühle
Hör nicht bei „Es war schlimm" auf.
Halte auch fest, was passiert ist, was du getan hast und was problematisch sein könnte.
Das ist das Protokoll, das dich schützt.
