Khái quát
“Dọn giúp mình nhé.”
Người được nhờ mang bát đĩa khỏi bàn. Nhưng người nhờ lại hình dung rằng phải cho bát đĩa vào máy rửa, thêm chất tẩy rửa dành cho máy rồi bấm chạy.
“Mình muốn bạn làm đến bước đó cơ.” “Sao lại không hiểu?” “Cuối cùng mình vẫn phải làm.”
Hai bên có thể hiểu lệch nhau như vậy. Các cuộc trao đổi về việc nhà và công việc dưới đây là ví dụ hư cấu nhằm làm rõ vấn đề.
Điều đầu tiên cần kiểm tra là: hai bên đã hiểu thống nhất rằng làm đến đâu thì được coi là xong chưa?
Đây là mong muốn lần đầu được nói ra? Là phần việc đã thống nhất nhưng chưa được thực hiện? Hay việc sắp xếp và xử lý những phần còn lại hằng ngày đang dồn về một người? Cùng một lời phàn nàn “người kia không chịu làm”, nhưng điều cần bàn có thể rất khác nhau.
Đợi người kia làm rồi mới đưa ra một tiêu chí chưa từng nói rõ, lại dùng nó để đánh giá cả tính cách của họ. Nếu cách làm này lặp đi lặp lại, việc phối hợp sẽ khó khăn hơn.
Việc nhà lẫn công việc không nên trở thành cuộc thi đoán bảng chấm điểm trong đầu người khác.
1. Phân biệt các trường hợp đằng sau câu “người kia không chịu làm”
Lời phàn nàn “người kia không chịu làm” có ít nhất hai trường hợp.
Trường hợp thứ nhất là không làm phần việc đã nhận hoặc không đáp ứng tiêu chí hai bên đã thống nhất.
- Không mang rác đi đổ vào ngày đã định
- Đã nhận phụ trách việc giặt giũ nhưng bỏ quần áo đó, chưa đem phơi
- Nộp tài liệu mà bỏ qua các mục kiểm tra đã thống nhất
Ở đây, cần đối chiếu phạm vi đã nhận với những gì thực tế đã làm. Nếu lần nào cũng kết thúc bằng lý do “vì không được hướng dẫn chi tiết hơn”, gánh nặng sẽ quay lại người phải giải thích. Nếu hoàn cảnh thay đổi khiến việc thực hiện khó hơn, có thể cũng cần xem lại cách phân công hoặc thời hạn.
Trường hợp thứ hai là đã làm việc, nhưng bị cho là chưa đủ theo một tiêu chí chưa từng được nói rõ.
- Đã phơi quần áo theo cách để chúng khô được, nhưng thứ tự lại không đúng sở thích của người kia
- Đã đưa đủ số liệu cần thiết vào tài liệu, nhưng sau đó còn bị yêu cầu thêm bảng so sánh vốn không có trong lời nhờ ban đầu
- Đã hoàn tất phạm vi được yêu cầu, nhưng lại nghe câu “bình thường ai cũng làm luôn đến đó chứ”
Với trường hợp này, nên bắt đầu bằng việc làm rõ và thống nhất điều gì là cần thiết.
Tuy nhiên, thực tế có thể có cả hai trường hợp cùng lúc. Có thể ghi nhận rằng người kia đã mang bát đĩa khỏi bàn, đồng thời nói rõ rằng vẫn còn bước chạy máy rửa bát theo thỏa thuận trước đó. Tách phần đã làm khỏi phần còn lại sẽ giúp cuộc trao đổi cụ thể hơn.
Gộp tất cả thành “chẳng làm gì cả” sẽ xóa luôn phần việc thực sự đã được làm. Ngược lại, “đã làm một chút là đủ rồi” lại bỏ qua gánh nặng của người lần nào cũng phải làm nốt phần còn lại.
2. Khi vạch đích cứ dời đi, khó biết phải làm gì tiếp
Dù là việc nhà hay công việc, mọi người sẽ dễ bắt tay vào làm hơn khi đã hiểu thống nhất những điều sau.
- Cần làm gì và nhằm mục đích gì
- Làm đến đâu thì được coi là xong
- Khi nào cần có kết quả
- Những điểm nào bắt buộc phải đáp ứng, những điểm nào có thể trau chuốt thêm nếu còn thời gian
- Nếu người phụ trách gặp khó khăn với phần việc của mình thì sẽ trao đổi thế nào
Chỉ nói “làm cho đàng hoàng” không làm rõ được những điều quan trọng đó.
Lúc đầu không biết tiêu chí, đến khi làm xong lại bị đánh giá là không đạt. Hỏi lý do thì người kia nổi giận, hỏi cho rõ lại bị cho là có thái độ. Nếu chuyện này lặp lại, có người có thể nghĩ “mình làm gì cũng chẳng bao giờ đủ” rồi ngần ngại tham gia.
Nếu lúc đó lại trách “thấy chưa, rốt cuộc vẫn không chịu làm”, hai bên sẽ càng khó hiểu nhau.
Trong hướng dẫn về vai trò khi quản lý căng thẳng tại nơi làm việc, HSE, cơ quan phụ trách sức khỏe và an toàn lao động của Vương quốc Anh, cũng khuyến nghị làm rõ các yêu cầu công việc, vai trò và trách nhiệm, đồng thời có cơ chế để nêu những điểm chưa rõ hoặc xung đột về vai trò. Đây là hướng dẫn chung dành cho nơi làm việc tại Vương quốc Anh, không phải nghiên cứu chứng minh hiệu quả trong gia đình hay tiêu chuẩn pháp lý của Nhật Bản. Bài viết này lấy cách nghĩ đó làm điểm tựa để đề xuất cách thống nhất việc nhà và công việc.
Không cần viết hướng dẫn tỉ mỉ cho mọi việc. Có thể bắt đầu từ những việc thường xuyên gây bất đồng, rồi cùng xác định “làm đến đây là xong”.
3. Cho phép hỏi sẽ dễ nhận ra chỗ hiểu khác nhau
“Việc này làm đến bước nào thì được coi là xong?” “Bước kiểm tra này nhằm ngăn vấn đề gì?” “Việc này và những việc đang có, việc nào cần làm trước?”
Những câu hỏi như vậy giúp công việc tiến triển.
Nếu lần nào cũng đáp lại bằng “thái độ gì thế” hoặc “chuyện đó phải tự biết chứ”, ngay cả việc xác nhận những điều cần thiết cũng trở nên khó khăn. Người kia chỉ còn cách im lặng làm theo, hoặc đoán rồi đoán sai.
Tất nhiên, cách hỏi và thời điểm hỏi cũng cần được cân nhắc. Khi cần nhanh chóng tránh nguy hiểm, có thể phải bảo đảm an toàn trước, rồi xác nhận lại khi tình hình đã ổn. Bắt người khác giải thích từ đầu mỗi lần về quy trình vệ sinh hoặc an toàn đã được trao đổi cũng tạo thêm gánh nặng.
Đừng dừng ở câu “mình không biết”. Hãy tự xem lại những nội dung đã được chia sẻ và hỏi chỗ chưa hiểu. Người trả lời cũng cần phân biệt điều kiện mới nói lần đầu với điều kiện đã thống nhất từ trước.
Cả người hỏi lẫn người giải thích đều có trách nhiệm giúp công việc đi tiếp.
4. Mình được hỏi, nhưng người kia thì không
Một người hỏi người kia:
“Tại sao?” “Mục đích là gì?” “Chuyện này nghĩa là sao?”
Nhưng khi người kia hỏi tương tự, họ lại nổi giận.
“Hỏi thế để làm gì?” “Cứ làm theo đi.”
Trong tình thế này, chỉ một bên phải giải thích, còn bên kia được miễn giải thích. Đó là độc chiếm quyền đặt câu hỏi.
Vai trò và trách nhiệm khác nhau có thể dẫn đến phạm vi được quyết định khác nhau. Dù vậy, người thực hiện vẫn cần có thể hỏi cho rõ mục đích và thứ tự ưu tiên của công việc.
Ở nhà cũng như nơi làm việc, hai bên đều có thể nêu thắc mắc, giải thích những lý do cần thiết và trao đổi về việc điều chỉnh khi thỏa thuận không còn phù hợp với thực tế.
Có sự trao đổi qua lại như vậy thì những chỗ hiểu lệch nhau sẽ dễ được sửa hơn.
5. Cảm xúc là thông tin cần lắng nghe, không phải bản án
Khó chịu. Lo lắng. Không thích. Lấn cấn. Mệt mỏi. Lúc nào cũng chỉ có mình.
Đó đều là những thông tin quan trọng.
Đằng sau sự mệt mỏi và bất mãn có thể là cả quá trình một bên phải lo sắp xếp và xử lý phần việc còn lại. Đừng gạt đi bằng câu “chỉ là cảm xúc”; cũng cần xem những gì đã tích tụ.
Sau đó, hãy nói rõ điều cần thiết, thay vì từ cảm xúc nhảy thẳng sang đánh giá con người của đối phương.
- Việc hoặc sự việc nào đang khiến mình thấy nặng nề
- Những điểm nào cần bảo đảm, như vệ sinh, an toàn hoặc thời hạn
- Đâu là sở thích hay mong muốn về mức độ chỉn chu của kết quả
- Muốn ai phụ trách việc gì, đến bước nào
- Cách phân công hiện tại có khiến việc sắp xếp và kiểm tra dồn về một bên không
Chẳng hạn, sau câu “cuối cùng vẫn chỉ có mình”, có thể nói tiếp như sau:
“Bạn mang bát đĩa khỏi bàn là đã giúp mình rồi. Nhưng việc chạy máy, cất bát đĩa và bổ sung chất tẩy rửa dành cho máy lần nào cũng còn lại cho mình, nên mình thấy quá tải. Mình muốn hai đứa thống nhất cách chia toàn bộ việc dọn dẹp sau bữa ăn.”
Chuyển cảm xúc thành đề nghị giúp người kia dễ nghĩ xem cần thay đổi điều gì. Không cần đòi hỏi một lời giải thích hoàn hảo ngay cả khi ai đó đang kiệt sức. Cũng có thể thống nhất nghỉ trước, nói chuyện sau.
Với sở thích cũng vậy, đừng cố định thành quy tắc “ai thấy chướng mắt thì tự làm hết”. Hãy cùng điều chỉnh cả gánh nặng lẫn mong muốn, để sự thoải mái trong cuộc sống chung không thành công việc của riêng một người.
6. Thêm việc thì cũng cần thống nhất lại phân công và ưu tiên
Với việc dọn sau bữa ăn, có thể thống nhất như sau:
“Sau bữa ăn, làm đến bước cho bát đĩa vào máy, thêm chất tẩy rửa rồi bấm chạy. Còn cất bát đĩa đã rửa thì giao cho người phụ trách vào sáng hôm sau.”
Điều cần có không phải là một cách làm khiến ai đó phải chỉ dẫn từng li từng tí mỗi lần. Đó phải là cách phân công để người phụ trách hình dung được toàn bộ công việc, từ lúc bắt đầu đến khi thu dọn xong, và chủ động làm.
Nếu giao việc dùng máy rửa bát, lúc đầu hãy cùng xem cách xếp bát đĩa và những loại vật dụng không được cho vào máy. Những việc liên quan như để ý lượng chất tẩy rửa còn lại, bổ sung khi cần và cất bát đĩa muộn nhất vào sáng hôm sau cũng cần được phân công, thay vì mặc định sẽ có người tự nhận ra rồi lấp chỗ còn thiếu. Sau khi thống nhất, người phụ trách cũng cần chủ động kiểm tra tình hình.
Với việc chuẩn bị tài liệu ở nơi làm việc, có thể giao như sau:
“Tài liệu sẽ dùng trong cuộc họp thứ Sáu. Hãy tóm tắt doanh số ba tháng gần nhất cùng lý do tăng hoặc giảm so với tháng trước vào một trang, chậm nhất chiều thứ Năm. Bắt buộc kiểm tra số liệu và nguồn. Các chi tiết trình bày của biểu đồ có thể chỉnh thêm nếu còn thời gian.”
Nếu trong quá trình làm phát sinh nhu cầu so sánh với công ty khác, hãy nói rõ đây là phần được thêm vào.
“Giờ cần thêm phần so sánh với công ty khác. Nếu phần này cần thêm nửa ngày, mình cùng quyết định xem nên chuyển việc tổng hợp số liệu khác sang tuần sau, hay dời hạn nộp tài liệu này sang sáng thứ Sáu.”
Đừng biến yêu cầu bổ sung thành việc được coi là đương nhiên phải làm ngay từ đầu. Nếu tăng khối lượng công việc, cũng cần xem lại thời gian, người phụ trách và thứ tự ưu tiên.
Ở nhà cũng vậy. Nếu muốn “hôm nay có khách nên dọn kỹ hơn mọi khi”, hãy nói rõ những việc nào tăng thêm và bàn xem chia thế nào cùng với việc nấu ăn hoặc đi mua đồ.
Tiêu chí đã thống nhất có thể được cập nhật khi cuộc sống hay công việc thay đổi. Nếu phát hiện nguy cơ mới, hãy ưu tiên bảo đảm an toàn, nói rõ quy trình hoặc cách phân công cần thay đổi rồi thống nhất lại. Hãy coi đó là thỏa thuận mới, không lấy nó để quay lại đánh giá những việc đã làm đến hôm qua là không đạt.
7. Đừng biến việc cùng làm thành phiên tòa của cảm xúc
Trước khi nói “người kia không chịu làm”, có vài điều cần kiểm tra.
- Hai bên đã hiểu thống nhất làm đến đâu thì được coi là xong chưa
- Đây là thỏa thuận cũ chưa được thực hiện, hay mong muốn mới
- Đã tách yêu cầu cần thiết về an toàn và chất lượng khỏi sở thích chưa
- Có nhìn nhận cả phần đã làm lẫn phần còn lại không
- Đã phân công công bằng cả việc sắp xếp, kiểm tra và xử lý phần cuối chưa
- Đã xác định thời gian và thứ tự ưu tiên cho phần việc thêm vào chưa
- Cả hai bên có được đặt câu hỏi không
Những câu hỏi này nhằm giúp cải thiện mối quan hệ. Tuy nhiên, nếu có chửi mắng hoặc đe dọa và việc trao đổi khiến nguy hiểm tăng lên, có thể ưu tiên an toàn thay vì tiếp tục đối thoại. Hãy tìm sự hỗ trợ từ người đáng tin mà bạn có thể liên hệ an toàn, hoặc nơi tư vấn về vấn đề gia đình hay nơi làm việc.
Dù sống cùng nhau hay làm việc cùng nhau, kết tội người kia cũng không làm số việc nhà hay công việc còn lại ít đi.
Cùng thống nhất “làm đến đâu mới xong”; có việc phát sinh thì nói rõ đó là phần thêm và cùng bàn cách xử lý. Cách đó giúp xác định bước tiếp theo dễ hơn là mở một phiên tòa của cảm xúc.
